How I Answer Email in 17 Minutes a Day - My System

Summary

Este video ofrece un enfoque práctico para gestionar eficazmente el correo electrónico y alcanzar el 'inbox zero' de manera eficiente. A través de cinco pasos clave, se enseña a eliminar suscripciones innecesarias, simplificar el uso del correo, configurar sistemas de productividad, optimizar el flujo de trabajo y tomar decisiones rápidas de triage. El objetivo es procesar los correos rápidamente, organizarlos en aplicaciones de referencia o tareas, y así liberar tiempo para actividades más importantes. Con herramientas como la automatización y el uso de atajos de teclado, se optimiza el tiempo y la eficiencia al manejar el correo de manera efectiva.

Takeaways

• 😀 Deshazte de los correos electrónicos innecesarios: Desuscríbete de boletines, listas de notificaciones y correos masivos que no sean esenciales.
• 😀 Simplifica el uso del correo electrónico: Limítalo a su función principal, que es recopilar nuevos insumos.
• 😀 Establece sistemas de productividad: Organiza tu calendario, gestor de tareas, aplicaciones de referencia y lectura posterior.
• 😀 Organiza tu bandeja de entrada: Crea carpetas o pestañas específicas para correos que deseas leer o archivar más tarde.
• 😀 Configura el flujo de trabajo: Crea un hábito que te permita procesar correos rápidamente en pocos minutos y dedicar tiempo a tareas más importantes.
• 😀 Toma decisiones rápidas de triage: Al procesar los correos, decide rápidamente si archivar, responder, agregar al calendario, crear una tarea, almacenarlo como referencia o enviarlo a la aplicación de lectura.
• 😀 Implementa atajos de teclado: Usa atajos para optimizar tu tiempo al procesar correos electrónicos y reducir fricciones.
• 😀 Activa la función de avance automático: Para evitar distracciones, cuando archivas un correo, se abrirá automáticamente el siguiente.
• 😀 Personaliza tu sistema de almacenamiento: Utiliza aplicaciones como Evernote o Instapaper para archivar correos electrónicos o artículos para leer más tarde.
• 😀 Usa el correo como un sistema de recopilación de insumos: Deja que el correo solo sirva para recibir entradas, no para gestionar tareas o almacenar información.
• 😀 La clave para una bandeja de entrada eficiente es tocar cada correo solo una vez: Esto ayuda a evitar la procrastinación y mejora la organización general del correo.

Q & A

¿Cuál es el primer paso para mantener tu bandeja de entrada organizada?

El primer paso es darse de baja de todos los boletines, notificaciones y listas de correo que no sean esenciales. Esto ayuda a reducir la cantidad de correos innecesarios que entran a la bandeja de entrada.

¿Por qué es importante reducir el uso del correo electrónico solo a su función principal?

Es importante porque el correo electrónico debe ser usado principalmente para recolectar nuevos inputs, en lugar de ser una herramienta para gestionar todo tipo de tareas. Esto ayuda a evitar la sobrecarga de información y mejora la productividad.

¿Qué sistemas de productividad deben configurarse para evitar que los correos se acumulen?

Es esencial configurar cuatro sistemas: un calendario digital que se sincronice con todos los dispositivos, un gestor de tareas, una aplicación de notas digitales para almacenar información clave, y una aplicación para leer más tarde.

¿Cómo se debe organizar el correo electrónico para una mejor gestión?

El correo electrónico debe organizarse en categorías claras como 'importante', 'lectura' y 'otros'. Además, es útil crear filtros para redirigir automáticamente ciertos correos a categorías específicas.

¿Qué significa 'triage' en el contexto de la gestión de correos electrónicos?

'Triage' se refiere al proceso de tomar decisiones rápidas sobre qué hacer con cada correo electrónico. Las opciones son archivar, responder, agregar a tu calendario, crear una tarea, almacenar como referencia o enviarlo a una aplicación para leer más tarde.

¿Cómo se pueden reducir los tiempos de reacción al procesar correos electrónicos?

Al establecer hábitos como usar atajos de teclado para archivar o responder correos, y habilitar la función 'Auto Avance' para que el correo siguiente se abra automáticamente después de archivar o eliminar uno.

¿Por qué es útil usar atajos de teclado cuando se gestiona el correo electrónico?

Los atajos de teclado permiten realizar acciones rápidamente sin necesidad de usar el ratón, lo que aumenta la eficiencia y reduce el tiempo perdido entre tareas.

¿Qué diferencia hay entre 'Evernote' e 'Instapaper' para gestionar correos electrónicos?

Evernote es ideal para guardar correos que ya has leído o que contienen información importante que quieres almacenar permanentemente. Instapaper, por otro lado, se usa para guardar artículos que deseas leer más tarde.

¿Cómo ayuda la función 'Auto Avance' en la bandeja de entrada?

La función 'Auto Avance' permite que, tras archivar o eliminar un correo, el siguiente correo se abra automáticamente. Esto elimina la distracción de volver a la bandeja de entrada y mejora el flujo de trabajo.

¿Cómo se pueden eliminar las distracciones al revisar correos electrónicos?

Para eliminar distracciones, es recomendable configurar el correo para que solo muestre las categorías necesarias, como 'importante' y 'lectura', y desactivar notificaciones de otras aplicaciones o categorías que no sean urgentes.