Top 9 Google Drive Tips for Productivity!

Summary

在这段视频中，Jeff 分享了九个关于 Google Drive 的高效使用技巧，旨在帮助学生和职场人士提升工作和学习效率。内容包括如何通过创建快捷方式来高效管理文件、利用浏览器地址栏快速搜索文件、使用高级搜索功能以及从 PDF 和图片中提取文本等实用功能。此外，还介绍了如何启用离线同步、常用快捷键和如何在手机应用中自定义默认应用程序等技巧。最后，Jeff 提醒观众在使用 Google Drive 时要有意识地整理和标记重要文件，以提高工作效率。

Takeaways

• 😀 提示一：在Google Drive中，使用快捷方式共享文件，而不是移动文件。这样可以保持文件的组织性，并确保团队对原文件的更改得到实时反映。
• 😀 提示二：通过浏览器地址栏直接搜索Google Drive文件，省去打开Google Drive页面的步骤。只需启用Chrome的搜索引擎设置即可。
• 😀 提示三：使用Google Drive的“在此文件夹中搜索”功能，帮助快速找到文件，尤其是文件名相同的情况下。
• 😀 提示四：在Google Drive中使用高级搜索，帮助通过文件格式、拥有者等条件找到文件，尤其在记不住文件名时。
• 😀 提示五：Google Drive支持从PDF和图片中提取文本。只需右键点击文件并选择用Google Docs打开，系统会自动提取文本并生成文档。
• 😀 提示六：启用Google Drive的离线同步功能，确保在没有网络连接的情况下仍能编辑和访问文件，连接上网后自动更新。
• 😀 提示七：常用Google Drive快捷键提高效率，例如使用N键重命名文件，G+N和G+L键快速在不同面板之间切换，Command+/打开快捷键帮助。
• 😀 提示八：在Google Drive移动端应用中，可以更改打开文件的默认应用，方便根据需要选择浏览器或其他服务。
• 😀 提示九：在Google Drive中只标记重要文件为“星标”，避免标记过多不常用的文件，从而保持快速访问的有效性。
• 😀 提示十：通过减少星标文件的数量，可以提升Google Drive的使用效率，仅保留常用文件，其他的可以随时取消星标，保持整洁和高效。

Q & A

如何在Google Drive中高效共享会议记录而不影响原始文件？

你可以使用快捷方式而不是直接移动文件。按住选定的键并拖动文件来创建快捷方式，这样原始文件会保留在你的Google Drive中，而同事对快捷方式的修改会实时反映在原始文件上。

在浏览器地址栏中如何直接搜索Google Drive的文件？

你可以通过按Command + T打开新标签页，输入'drive'并按Tab键，然后开始搜索文件。为了启用此功能，需要在Google Chrome的设置中添加Google Drive为搜索引擎。

如何在Google Drive中快速定位重复名称的文件？

你可以在已知文件所在的文件夹内，右键点击并选择'在此文件夹内搜索'，然后输入文件名，这样只会显示该文件夹中的文件，避免打开多个文件进行检查。

如何利用Google Drive的高级搜索功能？

在Google Drive中使用高级搜索功能时，可以点击下拉箭头选择文件格式、所有者等选项。这样，即使你记不住文件的名称，也可以通过其他信息快速找到文件。

Google Drive如何从PDF和图片中提取文本？

你可以右键点击PDF或图片文件，选择'用Google文档打开'，Google Drive会自动生成一个新文档，保留原始截图并将提取的文本放在下方，你可以直接编辑文本并分享给团队。

如何在没有Wi-Fi时使用Google Drive？

你可以启用Google Drive的离线同步功能，这样即使没有网络连接，你仍然可以编辑文件。当你重新连接互联网时，所有的更改会自动同步。

在Google Drive中，如何使用键盘快捷键快速重命名文件或文件夹？

你可以选择一个文件或文件夹，按'N'键来快速重命名，而不需要右键点击或选择'重命名'选项。

如何通过Google Drive的键盘快捷键快速在不同区域之间切换？

你可以按'G'和'N'键跳转到导航面板，按'G'和'L'键返回中间区域。通过这些快捷键，可以快速在文件和文件夹之间切换，提高工作效率。

Google Drive的移动应用如何设置默认打开文件的应用？

在Google Drive的移动应用中，你可以进入设置，选择默认应用来打开文件，比如选择默认的浏览器、邮件服务提供商等，这样每次打开文件时会自动使用设定的应用。

如何有效管理Google Drive中的星标文件？

只星标那些真正需要经常访问的文件或文件夹，而不是星标一切看似重要的文件。如果你发现自己一周内没有使用某个星标文件，可以取消星标，这样可以保持星标的文件简洁和高效。