Como VINCULAR una tabla de EXCEL con ACCESS o IMPORTAR SUS DATOS

Summary

En este tutorial, Francisco Terán enseña cómo vincular datos de Excel con Access de dos maneras: importando datos a una nueva tabla y creando una tabla vinculada. Explica el proceso paso a paso, desde la preparación de los archivos hasta la creación de la base de datos en Access. Al importar, se genera una tabla independiente, mientras que al vincular, los datos permanecen en Excel y se reflejan automáticamente en Access. Este enfoque práctico facilita la gestión de grandes conjuntos de datos y es ideal para quienes buscan optimizar el uso de ambas herramientas.

Takeaways

• 😀 En este video, se explica cómo vincular datos de una hoja de cálculo de Excel con Access de dos maneras: importando y vinculando los datos.
• 📊 Se destaca la importancia de cerrar el archivo de Excel antes de vincularlo o importarlo en Access.
• 📁 Se recomienda que la base de datos de Access esté en la misma carpeta que el archivo de Excel para facilitar su localización.
• 🔄 La primera opción presentada es importar datos de Excel a Access, lo que crea una tabla independiente en Access.
• ✅ Al importar, Access permite agregar una clave primaria automáticamente si no se tiene un campo que no se repita en la tabla original.
• 📑 En el proceso de importación, se muestra la definición de los tipos de datos de cada columna en la hoja de Excel.
• 🚫 Tras la importación, cualquier cambio en el archivo de Excel no se refleja automáticamente en Access, ya que las tablas son independientes.
• 🔗 La segunda opción es vincular la hoja de cálculo de Excel a Access, lo que permite que ambos archivos se mantengan conectados.
• ⚠️ Para abrir el archivo de Excel mientras se tiene una tabla vinculada en Access, es necesario cerrar la tabla en Access primero.
• 👏 El video finaliza agradeciendo a los espectadores y pidiendo que den 'like', compartan y se suscriban al canal.

Q & A

¿Qué tema aborda Francisco Terán en el video tutorial?

El video tutorial aborda cómo vincular datos de una hoja de cálculo de Excel con Access mediante dos métodos: importación y vinculación.

¿Por qué es necesario cerrar el archivo de Excel antes de importar los datos a Access?

Es necesario cerrar el archivo de Excel porque Access no puede importar o vincular datos si el archivo está en uso.

¿Qué pasos sigue Francisco para importar una tabla de Excel en Access?

Francisco va a 'Datos externos', selecciona 'Excel', elige el archivo de Excel y selecciona la opción de importar, permitiendo que Access cree una nueva tabla con los datos.

¿Qué se puede hacer si se desea mantener la conexión entre la tabla de Excel y Access?

Si se desea mantener la conexión, se debe elegir la opción de vincular al origen de datos en lugar de importar, lo que crea una tabla vinculada en Access.

¿Cómo se identifica una tabla vinculada en Access?

Una tabla vinculada en Access se identifica por su ícono de Excel, a diferencia de una tabla importada que muestra el ícono de Access.

¿Qué ocurre si se añaden registros a la tabla de Excel después de vincularla a Access?

Si se añaden registros a la tabla de Excel, estos aparecerán automáticamente en Access al abrir la tabla vinculada, ya que ambas están conectadas.

¿Qué recomendaciones hace Francisco sobre la clave primaria al importar datos?

Francisco recomienda permitir que Access agregue una clave primaria al importar datos, ya que es importante que esta no se repita en los registros.

¿Qué sucede si se intenta abrir el archivo de Excel mientras la tabla vinculada está abierta en Access?

Si se intenta abrir el archivo de Excel mientras la tabla vinculada está abierta en Access, se producirá un error, ya que ambas aplicaciones no pueden acceder al mismo archivo simultáneamente.

¿Cuántos registros tiene el archivo de Excel mencionado en el video?

El archivo de Excel mencionado en el video tiene aproximadamente 3,150 registros.

¿Cuál es la conclusión del video sobre el uso de Excel y Access?

La conclusión del video es que los usuarios pueden elegir entre importar o vincular datos de Excel a Access según sus necesidades, lo que facilita el manejo de grandes volúmenes de información de manera sencilla.