10 tips para auditar tus procesos
Summary
TLDREl video ofrece 10 valiosos consejos para auditores internos y externos que buscan mejorar la eficiencia y efectividad en su trabajo. Empieza con la importancia de la planificación, destacando que no es solo una lista de tareas, sino que debe estar enlazada a objetivos y recursos. Se recomienda evitar una lista rígida de preguntas para permitir una exploración más profunda. Se enfatiza la necesidad de definir criterios de auditoría, documentar evidencias para respaldar hallazgos y compartir los mismos con los auditados para evitar sorpresas. La flexibilidad en la planificación, establecer expectativas claras en las respuestas, respetar los tiempos y seguir el progreso de las acciones correctivas son aspectos clave. Finalmente, se sugiere que los auditores soliciten retroalimentación al auditado para mejorar sus propias tácticas, y se menciona la herramienta en línea de coach para auditoría que sigue los lineamientos de la norma ISO 19011:2018.
Takeaways
- 📈 Planifica tu auditoría meticulosamente, vinculando objetivos, recursos y actividades para alcanzarlos.
- 📝 No crees una lista de preguntas rígida; permite la profundidad y flexibilidad en la auditoría.
- 🎯 Define un criterio de auditoría claro para enfocar tus esfuerzos y alcanzar los objetivos.
- 📚 Documenta las evidencias para respaldar tus hallazgos y ayudar en la mejora continua.
- 🗣️ Comparte los hallazgos con los auditados de manera clara y abierta para evitar sorpresas.
- 🔄 Mantén flexibilidad en la planificación ante eventos imprevistos para adaptarte a las circunstancias.
- 📋 Establece las respuestas esperadas de los auditados para una auditoría más eficiente.
- ⏰ Respeta los tiempos establecidos y asegura una auditoría eficiente y respetuosa.
- 🔄 Realiza un seguimiento de los hallazgos para asegurar la implementación de acciones correctivas.
- 💌 Envía una evaluación al auditado para recibir retroalimentación y mejorar la auditoría.
- 🚀 Convertirse en auditor con la ayuda de herramientas y entrenamientos especializados para perfeccionar las tácticas de auditoría.
Q & A
¿Qué es el primer tip para una auditoría eficiente y por qué es importante?
-El primer tip es planificar la auditoría, lo cual implica definir objetivos, recursos y actividades para alcanzarlos. Es importante porque garantiza una auditoría estructurada y enfocada en objetivos específicos, evitando la improvisación y mejorando la eficacia del proceso.
¿Por qué es recomendable no hacer una lista de preguntas preconcebidas para la auditoría?
-No se debe hacer una lista de preguntas preconcebidas porque esto puede limitar la capacidad de profundizar en observaciones inesperadas y puede llevar a una auditoría que no es flexible. El objetivo principal es apoyar la mejora de los procesos y no simplemente cumplir con una tarea.
¿Qué se entiende por definir un criterio de auditoría y cómo ayuda a la eficacia del proceso?
-Definir un criterio de auditoría significa establecer en qué se centrará la auditoría, como los resultados de objetivos, medición de riesgos, retroalimentación de clientes, etc. Esto ayuda a enfocar los recursos y esfuerzos en áreas específicas, mejorando la eficacia y permitiendo un análisis más profundo de los procesos auditados.
¿Por qué es esencial documentar las evidencias durante una auditoría y cómo deben ser utilizadas?
-Es esencial documentar las evidencias ya que respaldan los hallazgos del auditor y proporcionan confianza en la gestión de los procesos. Las evidencias deben ser utilizadas para apoyar los hallazgos y no para culpar a alguien, ayudándolo a establecer acciones correctivas y abordar no conformidades.
Explique la importancia de compartir los hallazgos con los auditados y cómo esto afecta la relación auditor-auditado.
-Compartir los hallazgos con los auditados es importante para evitar sorpresas y para fomentar una comunicación abierta y honesta. Esto ayuda a crear un ambiente de confianza y respeto, reduciendo la tensión y permitiendo un mejor trabajo en equipo para lograr los resultados esperados.
¿Qué se entiende por flexibilidad en la planificación de la auditoría y por qué es necesaria?
-La flexibilidad en la planificación de la auditoría implica adaptarse a eventos imprevistos que pueden surgir durante el proceso. Es necesaria para mantener un buen clima laboral y un equipo de trabajo eficiente, mostrando empatía con el auditado y comunicando cualquier cambio al líder del equipo de auditoría.
¿Qué se espera que el auditor defina en términos de respuestas期待收到的审计回答?
-El auditor debe definir las respuestas que espera recibir del auditado, como indicadores medidos y resultados de procesos, para asegurar una conducción efectiva de la auditoría y profundizar en los hallazgos de manera adecuada.
¿Por qué es importante respetar los tiempos establecidos durante una auditoría y cómo debe ser gestionado?
-Respetar los tiempos establecidos es crucial para no interferir con las actividades diarias del auditado y asegurar una auditoría eficiente. Los auditores deben ser eficientes en la obtención de hallazgos y documentar cualquier tiempo adicional requerido en el informe de auditoría.
¿Qué implica dar seguimiento a los hallazgos una vez concluida la auditoría y cómo se debe hacer?
-Dar seguimiento a los hallazgos implica asegurarse de que se hayan establecido y cumplido las acciones correctivas. Se debe hacer según el tiempo establecido con el auditado, con resoluciones listas para la nueva auditoría, asegurando el cierre de no conformidades.
¿Qué es la evaluación al auto y cómo puede mejorar el desempeño del auditor?
-La evaluación al auto es un proceso en el que el auditor envía una hoja de evaluación al auditado para recibir retroalimentación sobre su gestión. Esto permite al auditor mejorar continuamente sus tácticas y desempeño, adaptándose a las mejores prácticas y mejorando la calidad de las auditorías.
Outlines
📈 Planificación de la Auditoría: La clave para un buen comienzo
Este primer párrafo aborda la importancia de la planificación en la ejecución de una auditoría. Se destaca que la planificación va más allá de una lista de tareas; está vinculada a un objetivo y define los recursos y actividades necesarios para alcanzarlo. Se enfatiza la necesidad de comunicar el plan con el equipo y con los auditados para que estén al tanto de los objetivos y resultados esperados.
📝 Definición de Criterios y Documentación de Evidencias
El tercer párrafo se enfoca en la definición de criterios de auditoría y la documentación de evidencias. Se recomienda a los auditores establecer criterios claros para los procesos que deseen auditar, como los resultados de objetivos, medición de riesgos, entre otros. Además, se destaca la importancia de las evidencias para respaldar los hallazgos y apoyar al auditado en la implementación de acciones correctivas.
🤝 Compartir Hallazgos y Comunicación Efectiva
El cuarto párrafo habla sobre la importancia de compartir los hallazgos con los auditados al final de la auditoría. Se insiste en la comunicación abierta para evitar sorpresas y se recomienda un trato cordial y respetuoso que fomente la confianza y reduzca la tensión en el proceso de auditoría.
🔄 Flexibilidad en la Planificación y Adaptación a Imprevistos
El quinto párrafo aborda la flexibilidad en la planificación de la auditoría y cómo adaptarse a eventos imprevistos. Se mencionan posibles imprevistos y se enfatiza la importancia de ser flexible y empático en tales situaciones, y de comunicar prontamente los cambios al líder de la auditoría.
⏱ Respeto al Tiempo y Eficiencia en la Auditoría
El sexto párrafo destaca la importancia de respetar el tiempo establecido para la auditoría y ser eficientes en la obtención de los hallazgos. Se sugiere documentar cualquier evento que requiera la conclusión temprana de la auditoría y determinar si es necesario repetirla.
🔄 Seguimiento de Hallazgos y Mejora Continua
El séptimo párrafo se centra en la necesidad de seguir los hallazgos una vez concluida la auditoría. Se resalta que el trabajo del auditor no termina con la auditoría, sino que incluye asegurar que las acciones correctivas estén establecidas y seguidas según lo acordado.
📋 Envío de Evaluación y Retroalimentación Constructiva
El octavo párrafo menciona la importancia de que el auditor envíe una evaluación al auditado para recibir retroalimentación sobre su gestión. Esta práctica permite al auditor mejorar continuamente y al líder de auditoría conocer el desempeño del equipo.
📚 Formación y Perfeccionamiento en Técnicas de Auditoría
El segundo párrafo finaliza con una oferta de capacitación y perfeccionamiento en técnicas de auditoría, alineadas con la norma ISO 19011:2018. Se invita a los lectores a convertirse en auditores con la ayuda de la herramienta online de auditoría mencionada, para mejorar sus habilidades y tácticas.
Mindmap
Keywords
💡Planificación de auditoría
💡Guión de preguntas
💡Criterio de auditoría
💡Documentación de evidencias
💡Compartir hallazgos
💡Flexibilidad en la auditoría
💡Establecer respuestas esperadas
💡Respeto de tiempos
💡Seguimiento de hallazgos
💡Evaluación del auditor
💡Coach online de auditoría
Highlights
Planifica tu auditoría teniendo en cuenta objetivos, recursos y actividades.
Comunica la planificación con el auditado para evitar sorpresas.
No hagas una lista de preguntas fijas; deja espacio para la profundidad.
Define un criterio de auditoría para enfocar en aspectos específicos.
Documenta las evidencias para respaldar los hallazgos del auditor.
Las evidencias deben ayudar a establecer acciones correctivas, no a reprender.
Comparte los hallazgos con los auditados para fomentar la comunicación abierta.
Mantén flexibilidad en la planificación ante eventos imprevistos.
Establece la respuesta esperada de los auditados para mejorar la eficacia.
Respeta los tiempos establecidos y sé eficiente en la obtención de hallazgos.
Da seguimiento a los hallazgos para asegurar la implementación de acciones correctivas.
Envía una evaluación al auditado para recibir retroalimentación sobre la gestión del auditor.
Utiliza herramientas prácticas y sesiones de formación para mejorar las tácticas de auditoría.
El propósito de la auditoría es apoyar la mejora continua de los procesos de la empresa.
La auditoría debe ser planificada y comunicada con el equipo y el auditado.
La flexibilidad es clave en la planificación de la auditoría ante posibles imprevistos.
El auditor debe ser empático y comunicativo para fomentar un buen clima laboral.
Es fundamental respetar el tiempo y ser eficiente durante la auditoría.
La retroalimentación es esencial para mejorar la gestión y el desempeño del equipo de auditoría.
La auditoría debe seguir los lineamientos de la norma ISO 19011:2018.
Transcripts
10 tips para utilizar tus procesos
aprende compro se hace un par de días
nos pidieron elaborar un vídeo con las
instancias que son necesarias para
auditar por lo que decidimos elaborar
este vídeo con 10 tips para apoyar a
todos los auditores internos de un
sistema de gestión a la hora de ejecutar
su trabajo listos empecemos tip número 1
planifica tu auditoría a diferencia de
lo que se cree comúnmente planificar no
es lo mismo que un tudo list o una lista
de cosas por hacer la planificación está
enlazada a un objetivo y define los
recursos y actividades a utilizar para
alcanzar todo auditor interno y externo
a una organización debe planificar su
auditoría definir los criterios en los
que se enfocará los recursos que
utilizará y el personal de apoyo que
necesitará un aspecto clave es comunicar
la planificación con el auditado el
auditor líder y el resto del equipo para
que estén enterados de los aspectos que
se abarcarán y los resultados a esperar
tip número dos no hagas una lista de
preguntas el contar con un guión de
preguntas a realizar para una auditoría
evita que se dé de forma natural en el
sentido que no permite profundizar sobre
algo que se observa en el momento
recuerda que el propósito no es cumplir
con una tarea sino apoyar a la mejora
continua de cada uno de los procesos de
la empresa
tip número 3 definir un criterio de
auditoría no es posible auditar todo en
una sola sesión de auditoría nuestra
recomendación a los auditores es que
definan un criterio en cada uno de los
procesos que se quieren auditar o en
otras palabras sobre que se quiere
auditar algunos ejemplos pueden ser los
resultados de los objetivos la medición
de los riesgos el aprovechamiento de las
oportunidades la retroalimentación de
los clientes o la evaluación de los
proveedores y partiendo de ahí puedes
profundizar lo necesario para lograr el
objetivo desarrollado en tu
planificación
tip número 4 documenta las evidencias el
propósito de todo tutoría es validar y
dar confianza a la gestión de los
procesos este propósito se cumple cuando
respaldamos nuestros hallazgos con
evidencias subjetivas desde fotografías
reportes escritos documentación
las evidencias apoyan al auditado a
establecer las acciones correctivas para
eliminar las causas y tratar las no
conformidades encontradas en su proceso
las evidencias deben
servir para ayudar a respaldar el
hallazgo y no buscar un culpable de las
no conformidades lo que nos lleva al
tipo número 5 compartir los hallazgos
con los auditados
al finalizar la auditoría es importante
que el auditor comparta los resultados a
fin de evitar cualquier sorpresa a la
hora de presentación de los mismos como
no me dijeron eso o no sabía por qué el
auditor no me lo dijo la comunicación
hospital en toda auditoría fomenta la
por medio de un trato cordial de
confianza respeto mutuo
de esa forma brindará un clima agradable
para reducir los nervios en el auditado
y permitir que se abra un poco más para
lograr los resultados esperados tip
número 6 tener flexibilidad en la
planificación de la auditoría es cierto
que la planificación ordena nuestras
actividades pero también dicha
planificación puede cambiar por eventos
que no son previstos por las partes
involucradas algunos ejemplos de estos
imprevistos pueden ser problemas de
emergencias con los pedidos
solicitudes de los clientes
inconvenientes con los proveedores o que
un personal se enferme cuando se den
estas ocasiones es importante ser
flexible y mostrar empatía con el
auditado e inmediatamente informar al
auditor líder de los cambios para que
sea agente una nueva sesión de auditoría
esto promueve un buen clima laboral y un
mejor trabajo en equipo tip número 7
establecer la respuesta que se espera de
la audi está hemos hablado que no
debemos hacer una lista de preguntas de
auditoría pero también es importante que
el auditor defina la respuesta que
espera recibir por parte del auditado
por ejemplo cuando un auditor pregunta
por los resultados de los objetivos de
los procesos cuáles sería la respuesta
que esperaría ver los indicadores como
los han medido como lograron este
resultado hace cuánto lo están midiendo
y cómo se ha mantenido en el tiempo esto
permite la eficacia en la conducción de
la auditoría y una mejor apertura para
profundizar en los hallazgos
tip número 8 respeta los tiempos
establecidos todos los líderes de
proceso deben estar abiertos a las
auditorías y reservar el tiempo dentro
de su día de trabajo a la vez que
cumplir con sus tareas cotidianas a la
hora de conducir una auditoría los
auditores deben respetar los tiempos y
ser eficientes en la obtención de los
hallazgos si en cualquier punto de la
auditoría el auditado debe concluir la
se debe documentar dicho evento en el
reporte auditoría y determinar si es
necesario repetir
tip número 9 dar seguimiento a los
hallazgos una vez concluye la auditoría
el trabajo no termina ahí es necesario
dar seguimiento a los resultados de la
auditoría para asegurar que los
auditados no solamente han establecido
las acciones correctivas sino que las
han cumplido el seguimiento debe hacerse
según el tiempo establecido con el
auditado y las resoluciones deben estar
listas previo a la nueva auditoría
fundada para ese proceso
tip número 10 enviar la evaluación al
auto está
como último pero no menos importante el
auditor debe enviar una hoja de
evaluación al auditado para que
califique su gestión esta
retroalimentación permitirá seguir
mejorando al auditor formarse en los
aspectos que considere necesario además
de servir como herramienta para que el
auditor líder conozca el desempeño de su
equipo
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