Interreg Europe: Defining the eligibility of staff costs

Summary

Anne Rocheteau et Ségolène Jean, financières, expliquent les coûts de personnel dans les projets de l'UE. Ils couvrent uniquement le personnel directement employé par l'organisation partenaire. Les coûts du personnel des membres ou d'une société interne ne sont pas inclus. La preuve de l'emploi est le contrat de travail. Les coûts admissibles sont les coûts bruts d'emploi, y compris les charges sociales, tant que l'employeur ne peut pas les récupérer. Les documents justificatifs sont le contrat signé, les fiches de paie, les preuves de paiement et les lettres d'affectation des tâches.

Takeaways

• 😀 Les coûts du personnel ne concernent que le personnel employé directement par l'organisation partenaire et travaillant sur le projet
• 👥 Les coûts du personnel d'une organisation membre ne peuvent pas être déclarés par le réseau ou l'association, à moins qu'ils ne soient employés directement
• 💼 Les coûts du personnel d'une société interne sont des services externes, pas des coûts de personnel
• 📃 La relation d'emploi doit être prouvée par un contrat de travail ou un autre document légal
• 💰 Les coûts bruts d'emploi sont admissibles, y compris les charges sociales
• 😊 Les primes sont admises si elles font partie des pratiques habituelles de l'organisation
• 🤔 En cas de doute, vérifier l'admissibilité auprès du contrôleur
• 📑 Les pièces justificatives sont le contrat de travail, les fiches de paie, les preuves de paiement et la lettre de mission
• 📝 Le contrat de travail et la lettre de mission ne sont fournis qu'une fois, sauf en cas de changement
• 💻 Tous les documents sont téléchargés directement sur le portail

Q & A

Qu'est-ce que les frais de personnel?

Les frais de personnel concernent uniquement le personnel employé directement par l'organisation partenaire et travaillant sur le projet.

Les frais de personnel des membres d'une association peuvent-ils être déclarés?

Non, seuls les frais de personnel des employés directs de l'organisation partenaire peuvent être déclarés.

Comment prouver qu'un employé fait partie de mon personnel?

La relation de travail entre l'employé et l'organisation partenaire peut être prouvée par un contrat de travail ou tout autre document légal.

Quels coûts liés au personnel sont admissibles?

On peut déclarer les coûts bruts d'emploi, y compris les charges sociales, tant que l'employeur ne peut pas récupérer ces coûts. Les primes sont également admissibles si elles font partie des pratiques habituelles.

De quels documents justificatifs ai-je besoin pour les frais de personnel?

Vous téléchargerez directement sur le portail : le contrat de travail signé, les fiches de paie avec le détail des coûts, les preuves de paiement et la lettre de mission.

À quelle fréquence dois-je fournir ces justificatifs?

Le contrat de travail et la lettre de mission ne sont fournis qu'une fois au début, puis de nouveau en cas de changement. Les fiches de paie et preuves de paiement sont régulières.

Puis-je inclure une société interne comme frais de personnel?

Non, les coûts d'une société interne constituent des services externes. Ils sont admissibles s'il y a un flux financier entre les deux entités.

Dois-je établir des contrats de travail uniquement pour le projet?

Non, les contrats de travail peuvent précéder le début du projet.

Puis-je déclarer les primes et avantages sociaux ?

Oui, si elles font partie des pratiques habituelles de l'organisation.

Qui contacter en cas de doute sur l'éligibilité?

Vous pouvez toujours vérifier auprès de votre contrôleur si des coûts peuvent être considérés comme admissibles.

Outlines

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😊 Définition des coûts du personnel

Ce paragraphe définit ce que sont les coûts du personnel : il s'agit des coûts pour le personnel employé directement par l'organisation partenaire et travaillant sur le projet. Cela n'inclut pas le personnel employé par les membres de l'organisation ou par une société interne séparée.

😃 Comment prouver qu'il s'agit de mon personnel

On peut prouver que le personnel appartient à l'organisation partenaire avec un contrat de travail ou tout autre document légal prouvant la relation d'emploi. Le contrat peut être signé avant le début du projet.

🙂 Quels coûts peuvent être réclamés

On peut réclamer les coûts bruts d'emploi, y compris les taxes et cotisations sociales. Les primes peuvent également être réclamées si l'employeur est impliqué dans le projet et font partie des pratiques habituelles de l'organisation.

📋 Documents justificatifs nécessaires

La plupart du temps, il faudra fournir le contrat de travail signé, les fiches de paie avec le détail des coûts, la preuve de paiement et la lettre d'affectation. Le contrat et la lettre d'affectation ne sont fournis qu'une fois au début, sauf en cas de changement.

Keywords

💡staff costs

The costs related to employees directly hired by the partner organization to work on the project. This includes salaries, taxes and benefits but does not include costs for staff of member organizations or subcontractors.

💡employment contract

A legal document proving the employment relationship between an employee and the organization. This is required to demonstrate the person is officially part of the staff.

💡gross employment costs

The total costs paid by the employer for an employee, including salary, taxes, and social security contributions. These can be claimed as staff costs.

💡pay slips

Documents showing salary payment details to an employee. Pay slips listing gross amounts paid are required to support staff costs claims.

💡task assignment letter

A document describing the tasks an employee will work on for the project. This helps demonstrate their involvement and is submitted with staff costs claims.

💡employment taxes

Taxes paid by the employer as part of the cost of hiring staff, such as social security contributions. These taxes can be included in staff costs claims.

💡external expertise and services

Work done by external consultants or companies as subcontractors. Their costs should not be claimed as staff costs but rather external services, provided there is a payment from the partner organization to them.

💡cash flow

The movement of money between organizations. There must be a cash flow or money transfer from the partner organization to any external subcontractors for their costs to be eligible.

💡reimbursement

Repayment made by one organization to another to cover costs or services provided. This cash flow is important to demonstrate when claiming subcontractor costs.

💡supporting documents

The documents required to justify and prove the eligibility of claimed staff expenses, usually employment contracts, pay slips, proof of payment and task assignment letters.

Highlights

Le personnel doit être employé directement par l'organisation partenaire pour que ses coûts soient admissibles

Le personnel des membres d'une association ou d'un réseau ne peut pas être déclaré comme frais de personnel

Le personnel d'une société interne qui est une entité juridique distincte ne peut pas être déclaré comme frais de personnel

Les coûts du personnel d'une société interne peuvent être déclarés comme expertise et services externes s'il y a un flux de trésorerie entre les deux

Un contrat de travail ou un autre document légal prouve la relation d'emploi entre l'employé et l'organisation partenaire

Le contrat de travail peut être signé avant le début du projet, il n'a pas besoin d'être fait uniquement pour le projet

Les coûts d'emploi bruts sont admissibles, y compris les taxes et cotisations de sécurité sociale

Les primes peuvent être réclamées si l'employeur participe au projet et qu'elles font partie des pratiques habituelles

Les documents justificatifs sont téléchargés directement sur le portail : contrat de travail, fiches de paie, preuves de paiement, lettre d'attribution des tâches

Le contrat de travail et la lettre d'attribution des tâches ne sont fournis qu'une fois, sauf en cas de changement

Les frais de personnel couvrent uniquement le personnel employé directement travaillant sur le projet

Il doit y avoir un flux de trésorerie entre l'organisation partenaire et la société interne pour que les coûts soient admissibles

Les coûts bruts d'emploi, y compris les taxes et cotisations sociales, sont admissibles dans la mesure où l'employeur ne peut pas les récupérer

Les contrôleurs peuvent toujours confirmer l'admissibilité des coûts en cas de doute

Tous les documents justificatifs sont téléchargés directement sur le portail dédié

Transcripts

Hello, I am Anne Rocheteau and I'm Finance  Officer. Hello, everyone I'm Ségolène Jean,  

and I'm also a finance officer. Let's start  with the basics of staff costs and define  

what it covers. So, what do you mean by  staff costs? So as the name stands for it,  

staff costs are only for staff members, meaning  the staff employed by your partner organisation  

and working directly on your project. All right,  so if I am an association or network only the  

staff directly employed by my organisation  can be reported as staff costs. This means  

the staff of my members which are not directly  employed by me as a partner cannot be reported  

as staff costs. Also if I work with an in-house  company who is a separate legal entity their  

cost for the staff working on the project  cannot be reported as staff costs. Indeed,  

they are not directly employed by the partner  organisation. Their costs can be reported as  

external expertise and services as as long  as there is a cash flow between the partner  

organisation and the in-house company. This means  that there is actually a reimbursement a payment  

from the partner to the in-house company. So how  do we prove they are my staff? Well you can prove  

they are your staff members with an employment  contract or any other legal document proving  

the employment relationship between the employee  and the partner organisation. So the employment  

contract can be signed before the beginning of  the project. It does not need to be made only  

for the project. What costs can be claimed?  You can claim the gross employment costs.  

This includes the employment taxes, the social  security contributions as long as the employer  

cannot recover the cost. Bonuses may also be  claimed as long as the employer is involved  

in the project and they are part of the usual  practices in the organisation. In case of doubt,  

you can always check with your controller if  costs can be determined eligible. So what are  

the supporting documents needed? You will be  uploading all the supporting documents directly  

in the portal for staff cost in most cases you  will provide the signed employment contract,  

the pay slips uh with the details of the gross  employment cost, the proof of payment and the task  

assignment letter. For the employment contract  and the task assignment letter, you will provide  

them once at the beginning of the project and  then upload them again only in case of change.