The 10-to-15 rule (PARA Method) | Part 2

Summary

Dieses Video führt durch die Erstellung einer Projektliste im Rahmen des PARA-Organisationsframeworks. Es geht darum, aktive Projekte zu identifizieren, sie klar zu definieren und sie in einer Liste zu erfassen. Dabei werden Methoden vorgestellt, um die Anzahl der Projekte auf 10 bis 15 zu begrenzen, um den Fokus zu gewährleisten. Zusätzlich wird erläutert, wie falsche Projekte identifiziert und aus der Liste entfernt werden, um die Effektivität zu steigern.

Takeaways

• 📝 Projekte sind Ergebnisse, die du innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens erreichen möchtest und die einen klaren Ziel und eine Frist haben.
• 📋 Um dein Projektliste zu erstellen, beginne mit einer Ideenbeschafferung und notiere alles, woran du gerade arbeitest, ohne vorher zu bewerten, ob es ein gutes Projekt ist oder nicht.
• 🔍 Durchsuche deine E-Mails, deinen Kalender und deine To-Do-Liste, um weitere Projektideen zu finden und diese deiner Liste hinzuzufügen.
• 🔢 Folge der Regel von 10 bis 15: Halte die Anzahl deiner Projekte zwischen 10 und 15, um sicherzustellen, dass du Fortschritte machen und nicht überlastet wirst.
• 🚫 Entferne falsche Projekte wie Träume, Hobbys oder allgemeine Verantwortungsbereiche von deiner Liste, da sie keine spezifischen Ziele oder Fristen haben.
• 🏁 Trenne große Projekte in kleinere, verwaltbare Subprojekte auf, um sie realisierbarer und handhabbarer zu machen.
• 📉 Überprüfe deine Liste und identifiziere Projekte, die zu groß sind, um in der kurzen Zeit abgeschlossen zu werden, und ersetze sie durch konkretere, kurzfristige Ziele.
• 🔄 Erhalte eine dynamische Projektliste, indem du Projekte hinzufügst und andere entfernst, um stets in Bewegung zu bleiben und nie festzustecken.
• 🚀 Verwende die 10- bis 15-Regel, um sicherzustellen, dass deine Projektliste fokussiert und realistisch ist, ohne dass Träume, Hobbys oder offene Verantwortungsbereiche enthalten sind.
• 📅 Nutze deinen Kalender und To-Do-Liste, um Projekte zu identifizieren, die möglicherweise Teil eines größeren Projekts sind, und prüfe, ob sie auf deiner Liste fehlen.
• 💡 Achte darauf, dass deine Projektliste nicht nur von anderen Personen beeinflusst wird, sondern auch deine eigenen Prioritäten und Fähigkeiten widerspiegelt, um eine effektive Projektverwaltung zu gewährleisten.

Q & A

Was ist das Ziel des in dem Video vorgestellten Projektlisten-Frameworks?

Das Ziel ist es, einen dedizierten Platz für jedes Projekt zu schaffen, indem man eine klare Liste aller aktiven Projekte erstellt, an denen man derzeit arbeitet. Dies hilft dabei, Fokus, Klarheit und Dynamik in der digitalen Notiznahme und kreativen Arbeit zu gewinnen.

Was sind die beiden Hauptmerkmale, die ein Projekt ausmachen?

Ein Projekt muss über ein klares Ziel verfügen, das man erreichen möchte, und zweitens einen Termin oder sogar nur eine grobe Zeitlinie, bis wann das Projekt abgeschlossen sein soll.

Wie viele Projekte sollten auf der Liste maximal sein, um signifikanten Fortschritt zu erzielen?

Maximal 15 Projekte, um sicherzustellen, dass man in jeder Woche signifikanten Fortschritt erzielen kann und die Projekte nicht aufgibt.

Was ist das Risiko, wenn man mehr als 15 Projekte auf der Liste hat?

Das Risiko ist, dass man keine sichtbaren Fortschritte erzielt und die Überzeugung verliert, dass man die Projekte beenden kann, was dazu führen kann, dass man die Projekte aufgibt.

Welche sind die Risiken, wenn man weniger als 10 Projekte auf der Liste hat?

Das Risiko ist, dass man bei einem Projekt feststeckt oder blockiert ist und kein anderes Projekt zur Verfügung hat, um problemlos zu wechseln, was dazu führen kann, dass die Projektliste nicht lebendig bleibt und man immer in Bewegung ist.

Was sind 'falsche Projekte' und wie identifiziert man sie?

Falsche Projekte sind Ziele, die keine spezifische Frist oder keine klaren Ergebnisse haben, wie Träume, Hobbies und Bereiche. Man identifiziert sie, indem man sie von echten Projekten unterscheidet, die spezifische Ergebnisse und Fristen haben.

Was ist das Problem mit Megaprojekten wie das Schreiben eines Buches?

Megaprojekte wie das Schreiben eines Buches sind zu groß und unhandlich, um sie als einzelne Projekte zu behandeln. Sie sollten in kleinere Unterprojekte aufgeteilt werden, um sie machbarer und realistischer zu machen.

Wie kann man die Anzahl der Projekte auf der Liste auf den optimalen Bereich von 10 bis 15 Projekten reduzieren?

Man identifiziert falsche Projekte, Megaprojekte und dann reduziert man die Liste, indem man die am wenigsten dringenden Projekte auf eine zukünftige Projektnotiz verschiebt.

Was ist der Vorteil, Projekte in kleinere Unterprojekte zu unterteilen?

Die Unterteilung in kleinere Unterprojekte macht die Projekte machbarer, erleichtert die Identifizierung der nächsten Schritte und hilft, das Gefühl der Erreichbarkeit und des Fortschritts zu erhalten.

Welche Schritte empfiehlt das Video, um eine Projektliste zu erstellen?

Zuerst sollte man eine Liste aller aktuellen Aktivitäten erstellen, dann die E-Mails und Kalender überprüfen, um mögliche Projekte zu identifizieren. Danach sollte man die 10 bis 15 Regel anwenden, falsche Projekte identifizieren und Megaprojekte in kleinere Unterprojekte unterteilen.

Welche Rolle spielt die Definition von Projekten in der digitalen Notiznahme und kreativen Arbeit?

Die klare Definition von Projekten ist entscheidend für Fokus, Klarheit und Impuls in der digitalen Notiznahme und kreativen Arbeit, da sie hilft, Prioritäten zu setzen, Projekte voranzutreiben und Fortschritte sichtbar zu machen.

Outlines

00:00

📚 Projektliste erstellen

Dieses Video führt durch die Erstellung einer Projektliste im Rahmen des PARA-Organisierkonzepts. Zunächst geht es darum, eine einfache Liste aller aktuellen Projekte zu erstellen, an denen man arbeitet. Projekte sind Ziele, die innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens erreicht werden sollen und ein klares Ziel sowie eine Frist haben. Der Prozess beginnt mit dem Brainstorming der Liste, indem man alles aufschreibt, an dem man arbeitet, ohne vorher zu bewerten, ob es ein Projekt ist oder nicht. Anschließend werden E-Mails, Kalender und To-Do-Listen überprüft, um mögliche Projekte zu identifizieren, die möglicherweise übersehen wurden.

05:02

📉 Prioritäten setzen und Projekte filtern

Nachdem eine umfangreiche Liste von Projekten erstellt wurde, wird im zweiten Teil des Videos die Regel der 10 bis 15 Projekte angewendet. Dies bedeutet, dass man versucht, die Anzahl der Projekte auf zwischen 10 und 15 zu begrenzen, um Fortschritte sichtbar zu machen und die Fähigkeit zu haben, Prioritäten zu setzen und Projekte voranzutreiben. Projekte, die keinerlei Fortschritt zulassen oder zu viele sind, sollten entweder gestrichen oder in zukünftige Projekte umgewandelt werden. Es wird auch darauf hingewiesen, dass manche Einträge auf der Liste tatsächlich keine Projekte sind, sondern Träume, Hobbys oder allgemeine Verantwortungsbereiche, die regelmäßig beachtet werden müssen, aber nicht als Projekte gelten sollten.

10:03

🔍 Projekte weiter definieren und priorisieren

Im dritten Teil des Videos geht es darum, die Projektliste weiter zu definieren und zu priorisieren. Hierbei werden Projekte, die zu groß oder unübersichtlich sind, in kleinere, handhabbare Subprojekte aufgeteilt. Beispielsweise wird das Schreiben eines Buches in mehrere kleinere Projekte aufgeteilt, die über einen längeren Zeitraum hinweg abgeschlossen werden können. Die Regel der 10 bis 15 Projekte wird erneut angewendet, um sicherzustellen, dass die Liste überschaubar und die Projekte realistisch sind. Das Ziel ist es, eine klare und fokussierte Projektliste zu haben, die es ermöglicht, die Arbeit an den Projekten effektiv zu organisieren und voranzutreiben.

Keywords

💡Organisieren

Organisieren ist der Prozess, bei dem man Dinge systematisch einteilt und anordnet, um sie leichter finden und nutzen zu können. Im Video ist das Organisieren der zentrale Aspekt, um Projekte effektiv zu verwalten und den Fokus auf wichtige Ziele zu legen. Ein Beispiel ist die Schaffung einer Liste aller aktiven Projekte, um Klarheit und Fortschritt zu gewährleisten.

💡Projekte

Projekte sind in diesem Video definiert als Ergebnisse, die man innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens erzielen möchte und die eine dedizierte Anstrengung erfordern. Sie sind mit klaren Zielen und Fristen verbunden, wie zum Beispiel das Schreiben eines Essays bis Donnerstag. Das Video betont die Bedeutung von Projekten für die Schaffung von Fokus und Fortschritt in der kreativen Arbeit.

💡Zielerreichung

Zielerreichung bezieht sich auf das Erreichen eines bestimmten Ziels oder die Fertigstellung eines Projekts. Im Kontext des Videos ist es entscheidend, dass jedes Projekt ein klares Ziel hat, um die Richtung und den Zweck des Projekts zu definieren und um Fortschritte zu messen.

💡Deadline

Ein Deadline ist ein festgelegtes Datum oder eine Uhrzeit, bis zu dem eine Aufgabe oder ein Projekt abgeschlossen sein muss. Im Video wird betont, dass Projekte einen Deadline haben sollten, um den Fortschritt zu überwachen und die Motivation zu erhöhen.

💡Fokus

Fokus bedeutet, dass man sich auf eine bestimmte Aufgabe oder ein bestimmtes Ziel konzentriert, um die Effizienz und Produktivität zu erhöhen. Das Video erklärt, wie die Erstellung einer Projektliste den Fokus verbessert, indem man sich auf die wichtigsten Projekte konzentriert.

💡Klarheit

Klarheit ist die Qualität, durch die Dinge deutlich und verständlich sind. Im Video wird Klarheit als ein Ergebnis der Projektliste hervorgehoben, da sie hilft, die Ziele und die notwendigen Schritte für jedes Projekt zu definieren.

💡Momentum

Momentum beschreibt die Dynamik oder den Schwung, der in einem Prozess entsteht, wenn man kontinuierlich Fortschritte macht. Das Video betont, dass durch das Definieren von Projekten und das Festlegen von Zielen ein Momentum entsteht, das den Fortschritt fördert.

💡Brainstorming

Brainstorming ist ein kreativer Prozess, bei dem man Ideen sammelt, indem man alle Vorschläge ohne vorherige Beurteilung aufzeichnet. Im Video wird Brainstorming verwendet, um eine Liste aller aktiven Projekte zu erstellen, indem man alle Eindrücke und Erinnerungen notiert.

💡10 bis 15 Regel

Die 10 bis 15 Regel ist ein Konzept im Video, das besagt, dass man zwischen zehn und fünfzehn Projekte gleichzeitig führen sollte. Dies hilft, den Fokus zu wahren und sicherzustellen, dass man Fortschritte in jedem Projekt erzielen kann, ohne überlastet zu werden.

💡Sub-Projekte

Sub-Projekte sind kleinere, spezifischere Aufgaben oder Ziele, die Teil eines größeren Projekts sind. Im Video wird erklärt, wie große Projekte wie das Schreiben eines Buches in kleinere, verwaltbare Sub-Projekte aufgeteilt werden können, um sie realistischer und erreichbarer zu gestalten.

💡Prioritäten setzen

Prioritäten setzen bedeutet, die Aufgaben oder Projekte zu bewerten und zu entscheiden, welche zuerst erledigt werden sollten. Im Video wird dies als Teil des Prozesses beschrieben, um die Projektliste zu optimieren und sicherzustellen, dass man sich auf die wichtigsten Projekte konzentriert.

Highlights

Creating a dedicated place for each project is essential for focus, clarity, and momentum in digital note-taking and creative work.

A project is defined by having a clear goal and a specific timeline to achieve it.

Making a list of every active project you're committed to is the first step in organizing your work.

Brainstorming your project list involves writing down everything you're working on without initial judgment.

Checking emails and calendars can reveal ongoing projects and trigger ideas for new ones.

The 10 to 15 rule for project lists ensures a manageable number of projects for progress and focus.

Having fewer than 10 projects can lead to stagnation, while more than 15 can cause a lack of visible progress.

False projects such as dreams, hobbies, and areas of responsibility should be identified and removed from the project list.

Dreams lack specific deadlines, hobbies lack defined outcomes, and areas are ongoing responsibilities without an end goal.

Mega projects like writing a book should be broken down into smaller, manageable sub-projects.

Each sub-project should have a clear action and a completion point to make the overall project feel achievable.

Re-evaluating and narrowing down the project list is crucial for maintaining focus and avoiding overcommitment.

Learning to say no or renegotiate commitments is important when you have too many projects.

The final project list should consist of 10 to 15 clearly defined, short-term projects that are all achievable in scope.

Maintaining a dynamic project list helps to ensure continuous progress and adaptability in your work.

The process of refining the project list involves checking emails, calendars, and to-do lists for hidden projects.

A well-crafted project list helps in prioritizing tasks and making daily efforts visible and impactful.

The importance of defining projects with clear goals and timelines cannot be overstated for effective work management.

Transcripts

in this video we're digging into the P

of my para organizing framework creating

a dedicated place for each of your

projects this starts with making a

simple list of every active project you

are currently committed to

[Music]

now making a list might not seem

monumentous but the reality is that

deciding what projects you're working on

and clearly defining them is the key to

gaining Focus Clarity and momentum in

your digital note-taking and your

creative work first to recap what are

projects projects are outcomes that you

are working toward that require a

dedicated effort within a certain time

frame projects must have two things

first a clear goal that you want to

achieve and second a deadline or even

just a rough timeline you want to

complete the project by finishing an

essay or a piece of writing by next

Thursday a is a project going on

vacation to a certain country by the end

of this year is a project redesigning

your website this quarter or reading a

book in the next two months are all

projects every project has a specific

outcome and a timeline to achieve it

even if that timeline isn't completely

precise with that in mind here's how to

craft your project list step one

brainstorm your list let's create our

project list together which I'm going to

do on paper for illustrative purposes

for your first project list you want to

start by writing down everything you're

working on right now whether or not

you're sure it's a project yet we'll

winnow things down in the next step I'm

going to start with just what

immediately comes to the top of my mind

without censoring myself or trying to

evaluate up front whether it's a good

project or not what immediately comes to

mind is the launch of my book something

else that comes to mind that that

reminds me of is we're designing a

custom notebook I know we also need to

plan and our summer Retreat which

reminds me I need to look at our

performance review system I have some

notes on that that I'll look at next

week we have cohort 14 of our course

which reminds me also that we need to

start thinking about a new product that

we're going to be launching which is a

learning community notice that as these

sort of come to the surface of my mind

each one triggers an idea for a

different one as I look over these the

book launch reminds me that we also have

a trip coming up to London and then New

York City okay I have a few items to

start these are just the immediate

things that were top of Mind next I'm

going to check my email from the past

few days to see if that Sparks any other

ideas for current projects

looking at my email from just the past

few days I'm reminded of several ongoing

threads that actually represent projects

so for example I'm going to add writing

an article on remote work which I've

been corresponding with with a

collaborator and also I have a thread

going with my lawyer about our estate

planning which is not exactly very

exciting but I'm going to put here to

complete estate planning paperwork and

finally one more ongoing thread which is

with my coach Mina which is to do my

coaching homework now I'm going to go to

my calendar app and my to-do list app

and what I'm looking for is anything

that reminds me or that reveals itself

as part of a bigger project even if I'm

not totally sure I'm going to write them

down for now

looking at my calendar I have both some

meetings from the recent past and

upcoming meetings that remind me of a

few projects that are ongoing for

example I was just talking to my brother

who's a contractor about home Studios

and that reminds me that I want to write

an article with what we've learned from

designing and building the studio that

we're in right now so I'll say right

home studio article looking here on my

calendar we visited a local kite

boarding school recently we're actually

in one of the world capitals of

kiteboarding which is Long Beach

California so that reminds me I have a

project that I want to take on which is

to learn how to kiteboard so let's put

learn kiteboarding thinking about

kiteboarding reminds me of something

else that I'd like to spend some time on

which is practicing piano looking at my

calendar also reminds me of my fitness

routine which I have as a recurring

calendar item so I'm going to put here

on my list Fitness routine and finally

I'm going to look at my to-do list often

our to-do list has a lot lot of small

tasks but sometimes what seems like a

small task can actually be part of a

much bigger project let's take a look

and see if there's any hidden invisible

projects that I've missed looking at my

to-do list I'm reminded that I have to

do my 2021 taxes so let's write that

down I also have an item here to talk to

a contractor about doing an addition to

our home so I'm going to add home

edition to the list I also see a to do

to read a best-selling sci-fi book so

I'm going to add sci-fi reading and

finally something that comes to mind is

spending more time with my son

you can see here in just a few minutes

we've already generated a big list of

potential active projects based on all

the items in my mind my calendar my

email and my existing to-do list step

two follow the 10 to 15 rule you want to

end up with no more than about 15

projects on your list and no fewer than

about 10. if you have more than 15

projects you're unlikely to make

significant visible progress on them in

any given week the risk there is that if

you don't make visible progress you'll

stop believing you can and you'll

abandon your projects the point of a

project list is focus it's the ability

to decide on your priorities move them

forward and see progress it's making the

invisible effort you put in every day

visible on the opposite side of the

spectrum having fewer than about 10

projects in play holds a different risk

no matter how motivated you are to

complete any particular project you will

eventually find yourself stuck or

stalled Out On Any Given one at any

given time whether it's a creative block

fatigue or something entirely out of

your control sometimes a project is

simply unable to move forward and since

there's no way for anyone to avoid that

entirely you always want another project

that you can seamlessly switch to

whenever you get stalled out this keeps

your project list living and breathing

you're never stuck always in motion so

try to keep the number at around 10

minimum as you can see I have too many

projects on my list I have 18 that I

thought of for most people watching this

I'm guessing you're in a similar

situation thankfully I have a few ways

to narrow things down before simply

striking projects off my list step 3

identify false projects first of all we

have some items here that aren't really

projects the most common items that

sneak onto a project list are dreams

hobbies and areas dreams are like

projects but they don't have a specific

deadline or timeline you'd like them to

happen by hobbies are projects without

any particular outcome or goal in mind

and areas are a general term to describe

ongoing areas of responsibility that

don't really end but that you need to

support and develop over time but that

you never really complete things like

your health your family your finances or

your career let's take a look and try to

identify the and remove them from our

list so first let's start with dreams if

I'm very honest with myself what strikes

me as dreams are the home edition we

just did a major remodel of our garage I

do not want to do any major remodels for

the foreseeable future the other one

that strikes me as actually not very

realistic right now is learning

kiteboarding it's not the summer anyway

which is when I would really be doing

that so I'm going to strike that from

the list as a dream next I'm going to

look for hobbies what jumps out at me is

practicing piano that doesn't mean it's

not important but we don't really need

to manage it ongoingly as a project it's

really just a a weekly habit that I can

spend time on whenever I have some free

time the other one that seems like a

hobby is sci-fi reading it doesn't have

any particular deadline there's no time

frame by which I need to do this reading

it's really just something I do in the

evening to relax and finally let's look

at areas what are areas of

responsibility that do need some ongoing

attention but don't have this kind of

specific Moment In Time that I'm trying

to get them done by obvious ones are

Fitness routine which again is something

that I can just put on my calendar

certain day a certain time I don't need

to really manage a lot of information

related to it and the other one is time

with my son

that is actually probably the most

important item on this list but I don't

want to think of time with my son as a

project something I'm trying to achieve

something I'm trying to overcome it's

again really just a block of time that I

want to set aside each day when I finish

work and doesn't really belong on my

project list now we have some items here

that are actually too big to be a proper

project they're actually a container for

other sub projects or they don't have a

clear enough way to complete them in the

short term one example of this is the

building a second brain book you might

think writing a book is a project it has

an outcome and it has a deadline which

is the release date but no it's way too

big writing a book is actually a

collection of many many smaller projects

which take place over years for me this

endeavor started with finding an agent

which by itself took several months that

was a project within itself once that

was complete and only when that was

complete did it make sense to start

looking for an Editor to work with me on

the book proposal which again was a

project within itself that took a few

more months only after that was done did

I even start working on the book

proposal you can see that what I call

Mega projects such as writing a book can

always be broken down into smaller

sub-projects which has the benefit of

making them feel much more feasible and

tells you what action to take next the

completion of each small sub-project

kicks off the next one since I know

launching the book is too big of a

project I'm actually going to cross that

out and replace it with increasing book

pre-orders can you see how that's a much

more feasible realistic shorter term

project it's going to happen within the

next couple months and then have a clear

completion and then I can ask myself

what's next that makes it feel much more

achievable than something as massive as

writing an entire book now that we've

called out false projects and projects

that are too big and unwieldy let's look

at our list again to apply the 10 to 15

rule you can see here that with all the

changes I've made I now have 12 very

clearly defined short-term projects

which is within that 10 to 15 range that

I'm looking for if you still have more

than 15 items you need to move the least

urgent to a future Project's note so it

doesn't distract you in the meantime if

you have 15 projects because they've all

been put on your plate by someone else

this is a chance for you to learn how to

say no because you've over committed

yourself or to renegotiate the scope of

those commitments with someone else at

this stage we have an excellent project

list we're following the 10 to 15 rule

all of these projects are achievable in

scope and we don't have any dreams

Hobbies or open-ended areas of

responsibility on this list