How to Organize Your Digital Life in Seconds (PARA Method) | Part 1

Summary

Dieses Video präsentiert das PARA-System, ein effektives Organisationsframework für digitale Informationen. Es basiert auf vier Kategorien: Projekte, Bereiche, Ressourcen und Archive. Das System hilft dabei, Notizen und Dokumente logisch zu organisieren, um Entscheidungen über die Platzierung von Informationen zu erleichtern und die Produktivität zu steigern.

Takeaways

• 📚 PARA ist ein Organisationssystem für digitale Notizen und Dateien, basierend auf vier Kategorien: Projekte, Bereiche, Ressourcen und Archive.
• 🏆 Projekte sind Ziele, an die man aktiv arbeitet und die einen Endtermin haben, sie sind kurzfristig und veranlassungsorientiert.
• 📈 Bereiche repräsentieren laufende Rollen oder Verantwortlichkeiten, die einen Standard definieren, den man aufrechterhalten möchte, und sind langfristig relevant.
• 📘 Ressourcen sind Themen von dauerhaftem Interesse oder nützliche Referenzen, die für zukünftige Projekte oder Bereiche relevant sein könnten.
• 🗃 Archive sind inaktive Elemente aus Projekten, Bereichen oder Ressourcen, die für zukünftige Referenzen gespeichert werden, ohne den Arbeitsbereich zu stören.
• 🔍 Die PARA-Methode hilft, Entscheidungen darüber zu minimieren, wie man Notizen organisiert, und fördert stattdessen die Aktion statt ständige Neuorganisation.
• 📱 Der Redakteur verwendet Evernote als digitale Notiz-App und organisiert seine Notizen in Notebooks, die den PARA-Kategorien entsprechen.
• 🔢 Die Ordnungsnummern vor jeder Kategorie (1, 2, 3, 4) helfen, die Notizen von der höchsten zur geringsten Aktualität zu sortieren.
• 📝 Die Projekte haben in der Regel zwischen 15 und 25 aktiver Ziele, die man verfolgen möchte.
• 🌐 Bereiche umfassen alle Lebensaspekte, von persönlichen wie Gesundheit und Beziehungen bis hin zu beruflichen wie Verwaltung und Marketing.
• 🎯 Ressourcen sind eine Sammlung von diversen Informationen, die man für zukünftige Zwecke speichern möchte, ohne dass sie unmittelbar relevant sind.
• 🕒 Archive sind wie eine 'Kaltlagerung' für alle abgeschlossenen oder inaktiven Projekte und Notizen, die für die Zukunft gespeichert werden könnten.

Q & A

Was ist das PARA-System und wie hilft es beim Organisieren?

Das PARA-System ist ein Organisationsframework, das auf den vier Buchstaben PARA basiert: Projekte (Projects), Bereiche (Areas), Ressourcen (Resources) und Archive (Archives). Es hilft dabei, Informationen und Notizen in einem konsistenten Workflow zu organisieren, sodass man Entscheidungen darüber, wo Dinge hingehören, nicht wiederholt treffen muss.

Was sind Projekte im Kontext des PARA-Systems?

Projekte sind Ziele oder Ergebnisse, an die man aktiv arbeitet und die mehrere Arbeitssitzungen erfordern, um abgeschlossen zu werden. Sie haben ein spezifisches Ergebnis und einen Zeitrahmen oder eine Frist, bis sie abgeschlossen sein sollen.

Wie unterscheidet man Projekte von Bereichen im PARA-System?

Bereiche sind Rollen oder Verantwortlichkeiten, die einen Standard aufrechterhalten, den man über die Zeit beizubehalten versucht. Im Gegensatz zu Projekten, die abgeschlossen werden können, sind Bereiche nie wirklich fertig und erfordern dauerhafte Aufmerksamkeit.

Was sind Ressourcen im PARA-System?

Ressourcen sind Themen von dauerhafter Interesse oder nützliche Referenzen, die nicht unmittelbar für ein Projekt oder einen Bereich relevant sind, aber zukünftig von Interesse sein könnten. Sie sind eher auf Action wartend und werden später für zukünftige Projekte oder Bereiche genutzt.

Was sind Archive im PARA-System und wie werden sie verwendet?

Archive sind inaktive Elemente aus den Kategorien Projekte, Bereiche oder Ressourcen. Sie dienen als 'Kaltlager' und sind fast vollständig unactionable. Sie werden aufbewahrt, falls sie zukünftig referenziert oder gefunden werden müssen, ohne dabei den Arbeitsplatz zu stören oder Ablenkung zu verursachen.

Wie organisiert man die Notizen und Dateien im PARA-System?

Man verwendet die vier Kategorien des PARA-Systems, um Notizen und Dateien zu organisieren. Projekte werden in separate Unterordner organisiert, Bereiche entsprechen den verschiedenen Lebensbereichen, Ressourcen sind Themen, die für zukünftige Projekte oder Bereiche relevant sein könnten, und Archive enthalten inaktive Elemente aus den anderen Kategorien.

Wie viele Projekte sollte man normalerweise gleichzeitig haben?

Die meisten Menschen haben zwischen 15 und 25 gleichzeitig aktive Projekte. Dies kann je nach individuellen Zielen und Arbeitsabläufen variieren, aber 15 bis 25 ist eine durchschnittliche Zahl.

Wie wird der Übergang von Ressourcen zu Projekten im PARA-System abgebildet?

Wenn man eine bestimmte Ressource für ein Projekt benötigt, kann man die gesamte Notizbuch-Kategorie von Ressourcen in Projekte verschieben. Dies erleichtert die Organisation und erleichtert den Zugriff auf relevante Informationen, wenn sie für ein Projekt relevant werden.

Was sind die Vorteile des PARA-Systems in Bezug auf die Entscheidungsfindung?

Das PARA-System minimiert die Zeit, die man für die Entscheidung, wie man Notizen und Dateien organisiert, aufwendet. Es hilft, die Entscheidungen einmalig zu treffen und den Fokus auf die Aktion statt auf die ständige Neuorganisation zu legen.

Wie kann man das PARA-System in verschiedenen Apps und digitalen Umgebungen anwenden?

Das PARA-System kann in verschiedenen Apps wie Evernote oder anderen Notizanwendungen verwendet werden. Man kann Projekte, Bereiche, Ressourcen und Archive als separate Ordner oder mit Tags organisieren, um eine konsistente Organisationsstruktur beizubehalten.

Welche Rolle spielt das digitale Notizbuch im PARA-System?

Das digitale Notizbuch dient als zentrales Element im PARA-System und kann als das 'Neuronale Zentrum' des zweiten Gehirns betrachtet werden. Es ist der Kern, in dem alle Notizen und Informationen organisiert sind und leicht zugänglich sind.

Outlines

00:00

📚 Einführung in das PARA-System

Dieses Video präsentiert das PARA-System, eine Organisationsmethode für Informationen im digitalen Leben. Das System basiert auf vier Kategorien: Projekte, Bereiche, Ressourcen und Archive. Projekte sind Ziele, die mehrere Arbeitssitzungen erfordern und ein bestimmtes Ergebnis haben. Bereiche sind dauerhafte Rollen oder Verantwortlichkeiten, die einen Standard aufrechterhalten müssen. Ressourcen sind Themen von Interesse oder nützliche Referenzen für die Zukunft. Archive sind inaktive Elemente aus den anderen Kategorien, die für zukünftige Referenzen gespeichert werden. Das Ziel des PARA-Systems ist es, die Organisation von Notizen und Dateien zu standardisieren, um Entscheidungsprozesse zu minimieren und den Fokus auf die Aktion statt auf die Neuorganisation zu legen.

05:01

🗂️ Anwendung des PARA-Systems in Evernote

Der Sprecher verwendet Evernote als digitale Notiz-App und organisiert seine Notizen in Kategorien, die Projekte, Bereiche, Ressourcen und Archive umfassen. Projekte sind in Unterordner unterteilt, wobei jeder Unterordner einem aktiven Projekt entspricht. Bereiche umfassen sowohl persönliche als auch berufliche Aspekte des Lebens. Ressourcen sind Themen, die für zukünftige Projekte oder Bereiche von Interesse sein könnten, aber derzeit nicht unbedingt relevant sind. Archive enthalten inaktive Elemente aus früheren Projekten, Bereichen oder Ressourcen, die für zukünftige Referenzen aufbewahrt werden. Durch die Verwendung von PARA in Evernote kann eine konsistente Organisationsphilosophie aufrechterhalten werden.

10:02

🌐 Die universelle Anwendbarkeit des PARA-Systems

Das PARA-System ist nicht auf Evernote beschränkt, sondern kann überall dort angewendet werden, wo Informationen gespeichert werden. Die Vorteile des Systems liegen in der vereinheitlichten Organisationsmethode, die es ermöglicht, schnell auf vergangene Projekte und Erfahrungen zurückzugreifen. Der Sprecher teilt, wie inspirierend es ist, durch die Archive zu scrollen und an vergangene Erfahrungen zu denken, die wie ein Portfolio oder Lebenslauf funktionieren. In zukünftigen Videos der Serie wird er Schritt für Schritt zeigen, wie man die PARA-Kategorien anwendet und verschiedene App-spezifische Workflows für die Verwendung von PARA in verschiedenen digitalen Umgebungen erläutert.

Keywords

💡Pera

Pera ist das von dem Sprecher entwickelte Organisationssystem, das er verwendet, um Informationen in seinem gesamten digitalen Leben zu organisieren. Es ist das beliebteste Framework, das er je entwickelt hat. In dem Video wird gezeigt, wie dieses System funktioniert. Pera basiert auf den vier Buchstaben P (Projects), A (Areas), R (Resources) und A (Archives), die die vier Hauptkategorien des Systems darstellen.

💡Projects

Projekte sind Ziele, an die man aktiv arbeitet und die mehrere Arbeitssitzungen erfordern, um abgeschlossen zu werden. Sie haben ein Ziel und einen Zeitrahmen. Projekte sind wichtig und haben eine kurzfristige Orientierung. Beispiele für Projekte könnten das Schreiben eines neuen Blogposts, das Umorganisieren eines Teils des Hauses oder das Planen eines Urlaubstrips sein.

💡Areas

Bereiche sind Rollen oder Verantwortlichkeiten, die man über einen längeren Zeitraum aufrechterhalten möchte. Bereiche sind nie wirklich abgeschlossen, sie erfordern Aufmerksamkeit über einen längeren Zeitraum. Beispiele für Bereiche könnten Finanzen, Gesundheit oder Beziehungen sein, wo man Informationen über die Zeit verfolgen möchte.

💡Resources

Ressourcen sind Themen von fortlaufendem Interesse oder nützliche Referenzen, die man für zukünftige Projekte oder Bereiche speichern möchte. Sie sind nicht unmittelbar relevant, aber wichtig für zukünftige Aktivitäten. Beispiele könnten Interessen und Hobbys, Orte, die man besuchen möchte, oder Inhalte und Zitate sein, die für zukünftige Projekte relevant sein könnten.

💡Archives

Archive sind inaktive Elemente aus den Kategorien Projekte, Bereiche oder Ressourcen. Sie dienen als 'Kaltlager' und sind fast vollständig unaktionierbar. Archive sind wichtig, um Informationen aufzubewahren, die man möglicherweise in der Zukunft benötigt, ohne sie im aktuellen Arbeitsprozess zu stören.

💡Workflow

Ein Workflow ist der Prozess, den man befolgt, wenn man eine neue Notiz erstellt oder ein neues Dokument speichert. In diesem Video wird ein Workflow vorgestellt, der es ermöglicht, Entscheidungen darüber zu treffen, wohin Informationen gehören, ohne dass man sich an eine komplexe Regelung erinnern muss.

💡Evernote

Evernote ist die digitale Notiz-App, die der Sprecher verwendet. Es wird genutzt, um Notizen und Dateien in den vier Kategorien Projekte, Bereiche, Ressourcen und Archive zu organisieren. Die App ermöglicht es, eine große Anzahl von Notizen leicht in diese vier Gruppen zu sortieren.

💡Notizen

Notizen sind kleine Einheiten von Informationen, die der Sprecher in seinem digitalen Leben organisiert. Sie können von Ideen über Forschung, Pläne, Zeitpläne bis hin zu persönlichen Gedanken reichen. Notizen sind ein zentrales Element des Pera-Systems und werden in Evernote organisiert.

💡Digital Life

Das digitale Leben bezieht sich auf die digitale Präsenz und Aktivitäten eines Menschen, einschließlich der Verwaltung von Informationen, Kommunikation und Arbeit. In diesem Video wird das digitale Leben durch das Pera-System organisiert, um die Verwaltung von Informationen zu erleichtern.

💡Kategorien

Kategorien sind die verschiedenen Gruppen oder Abschnitte, in die der Sprecher seine Informationen in seinem digitalen Leben einteilt. Im Kontext des Pera-Systems sind dies Projekte, Bereiche, Ressourcen und Archive. Kategorien helfen dabei, Informationen effektiv zu organisieren und leicht zugänglich zu machen.

💡Aktionierbarkeit

Aktionierbarkeit bezieht sich auf die Fähigkeit, Maßnahmen zu ergreifen oder Entscheidungen zu treffen, die unmittelbar relevant sind. In dem Video wird die Aktionierbarkeit von Projekten und Bereichen hervorgehoben, um zu zeigen, wie wichtig es ist, diese Informationen im Fokus zu halten.

Highlights

Pera是一个用于组织数字生活中信息的系统，它通过一个框架帮助人们决定信息的存放位置。

大多数人在记笔记和知识管理上过于复杂化，因为他们没有一个帮助他们决定信息存放位置的框架。

Pera系统通过四个字母：P（项目）、A（领域）、R（资源）和H（档案）来组织工作流程。

项目是任何需要多次工作会话才能完成的结果，具有目标和截止日期两个重要特征。

领域是持续需要维护的角色或责任，与项目不同，领域没有完成的目标。

资源是任何持续感兴趣的主题或有用的参考资料，类似于一个备用存储库。

档案是来自项目、领域和资源的不活跃项目，类似于冷存储，几乎不具有可操作性。

项目是短期且行动导向的，而领域则是长期且持续相关的。

资源可以是有趣的主题或实际的参考资料，如食谱或案例研究。

档案中的内容是过去完成的项目，但仍然可以被搜索和访问。

Pera系统的核心是回答如何一次性组织笔记和文件的问题，从而减少每天做决定的时间。

作者使用Evernote作为数字记笔记应用，展示了如何将笔记分类到Pera系统中。

作者展示了他的数字记笔记应用中，如何将数千条笔记分类到四个清晰的类别中。

作者展示了如何在Evernote中创建项目列表，并将其组织到Pera类别中。

作者提到，大多数人通常有15到25个活跃项目，这看起来很多，但实际上是一个标准数字。

领域包括个人生活和职业生活的各个方面，如健康、财务、家庭等。

资源是所有其他主题和主题的集合，是一个多样化信息的抓取袋。

档案是过去的所有活动，比当前正在处理的内容更加广泛。

作者强调，Pera系统可以应用于生活中的每一个部分，而不仅仅是数字记笔记应用。

作者计划在接下来的视频中逐步展示如何创建项目列表，如何将笔记移动到Pera类别，并展示不同应用程序中使用Pera的具体工作流程。

Transcripts

let me introduce you to Pera the

organizing system that I use to organize

information across my entire Digital

Life this is the single most popular

framework I've ever developed and in

this video I'm going to show you how it

works

most people over complicate their

note-taking and Knowledge Management

because they don't have a framework that

helps them make decisions about where

things should go they have to remember a

complex set of rules or redo decisions

over and over again instead I want you

to create a workflow that you can follow

every single time you create a new note

or save a new document that workflow

follows the four letters of paraph your

projects areas resources and archives

let's talk more about each one

projects are any outcome you're actively

committed to that requires multiple work

sessions to complete projects have two

important features first they have an

outcome a goal that you're trying to

reach and second projects end they have

a deadline or a time frame you want to

complete them by the key thing to notice

about projects is that they're important

they're actionable right now they're

action oriented and short term in Focus

some examples writing a new blog post

reorganizing a part of your house potty

training a dog planning a vacation trip

each of these Endeavors will require

different kinds of information notes and

research plans schedules and you'll need

a way to track the thoughts and ideas

that you have over time I'll show you my

current projects and how I organize them

shortly second areas an area is a role

or a responsibility that you have that

has a standard you want to maintain over

time areas are never really complete

there's no goal that you reach and check

off that thing Forever The key thing to

notice about areas they're important and

relevant on an ongoing basis including

right now but unlike projects they're

also important later too they aren't

quite as actionable as projects but

still require attention for example in

your finances you might need to keep

track of taxes for your health that

could be your weight or cholesterol for

your relationship with your significant

other gift ideas or favorite places that

you might want to visit together so you

see even though you can't complete an

area it's still important to be able to

track your ideas and your information

and your dreams and your wishes over

time for each area

third we have resources resources is

really any topic of ongoing interest or

any kind of just useful reference and

they're basically like a catch-all for

everything else that isn't something you

need to keep track of right now for say

a project or an area but it might be

interesting in the future they are low

on actionability they're waiting to be

activated later for future projects or

future areas that they could contribute

to a few examples interesting subjects

you'd like to learn more about random

interests and hobbies places you'd like

to visit one day content or quotes or

information related to architecture or

books you've read it can really be

anything sometimes these resources are

for fun or just in case other times

they're very practical like recipes or

case studies for your business or photos

for a future project even if it's not

something you're committed to right now

fourth we have the archives your

archives are just inactive items from

any of the three previous categories

think of them like cold storage they're

almost completely unactionable just

waiting there in case you need to find

or reference them sometime in the future

the key for archives is that whenever a

project becomes inactive you don't want

to delete that material there's no

reason to delete anything these days

just archive it that way it can still be

searched for later can be accessible

whenever you have a Notes app available

such as on your computer your tablet or

your smartphone but in the meantime it

won't clutter up your workspace and

distract your focus I put resources and

projects into the archives pretty often

the projects are the most commonly

archived because they have a built-in

completion date it's rare that I'd

archive an entire area but it does

happen for example if I have a big life

change or decide to change my priorities

this is how I organize my notes and all

my files and the key is that I can have

all of these categories in every single

part of my life I have the exact same

system in Google Drive on my personal

computer among other places the purpose

of para is really to answer the question

how do I organize my notes and files

once and for all and therefore to

minimize the amount of time I'm spending

making that decision every day focusing

on taking action instead of constantly

reorganizing things let me give you a

little tour of what my own para system

looks like day to day what you see on

the screen is my digital note-taking app

which is Evernote been using it for

years I just clicked here on the left

where it says notebooks notebooks is

what Evernote calls folders some note

taking systems also use tags which work

just as well many thousands of notes I

think I have more than six or seven

thousand notes they all fit into just

four very straightforward clear

categories think about how amazing that

is that thousands of discrete pieces of

information can be easily sorted into

four groups project areas resources and

archives I like to put a number before

each one one two three and four so that

they appear in this order from most

actionable to least actionable before we

dive into what is contained within each

of these para categories take a look at

this number in parentheses after each

one so think of this number one projects

as a folder and then within that big

folder there are a number of smaller

subfolders one for each active project I

typically find that most people have

somewhere between 15 and 25 projects

that might actually seem like a lot but

if you take the time to really list out

all the different goals and outcomes

that you're working toward 15 to 25 is

quite a standard number so you can see

here that I have 19 currently active

projects my taxes for last year I have a

blog post that I'm working on I have

cohorts of my online course I have the

book that I'm launching 18 notes related

to my son's education plan uh all sorts

of different things and once again look

at the numbers in parentheses for an

idea of how much information I'm keeping

for each one of these projects it ranges

from zero so you can tell I really have

not even started on the research for

this article that I'm writing all the

way to some that have 25 or 30 or the

biggest one of all which is the book

I've been working on for a couple years

which is 71 notes let's just take a look

at the notes contained within one of

these project folders if I look at the

brand Identity Design that we've been

creating for building a second brain for

example I can see all sorts of things

from brainstorms around different words

that we wanted to use in our branding to

some notes on fair use there is imagery

from Pinterest that we might want to

draw on all sorts of different things

that anytime I'm working on this project

I want to just be able to click one

place and have these nodes displayed

before me let's go back to notebooks

close the project stack which is what

this is called within Evernote and let's

take a look at areas this is really

really every single area of my life that

I have information to keep track of all

the ones that start with FL are business

related FL stands for Forte Labs my

company and you can see it ranges from

my son to our car to finances my health

my wife my personal development those

are all the personal ones and then on

the business side there's administrative

stuff there is notes related to our

course related to email related to Legal

marketing people the studio where we're

filming this right now our website these

are kind of like the two halves of my

life my personal life and my

professional life let's close the areas

stack and take a look at resources so

here's kind of everything else all the

other topics and subjects that I'm

interested in from climate change to

marketing to design music Neuroscience

other ones are more like assets like

stock photos so this is kind of a grab

bag a catch-all of very diverse kinds of

information the important thing is that

none of this is particularly actionable

it's all kind of just in case it's when

needed as needed let's take a look at

what's contained within say a resource

Notebook on habits and behavior change

so I have notes from an article called

The Art of laser focus I have notes from

a paper on something called the good art

effect I have highlights from an article

called habits versus goals think about

how useful this is when the time comes

and this might be rare that I really

want to look at my habits and my

routines I really want to change my

routines I don't have to spend hours

trying to find all the different things

I've read and heard in the past about

habits it's all here in one centralized

place and I could actually get this

entire notebook retitle it to a project

like you know start a meditation routine

or create a morning routine or some

specific outcome that I'm trying to

achieve and I could move the entire

notebook from the resources straight

right over here to the projects in one

step let's go back to notebooks collapse

the resources and take a look at

archives archives is the Cold Storage

there's more notebooks and archives than

all the others combined and that's the

way it should be right archives is

everything you've done in the past

everything I've done in the past is way

more extensive than the stuff that I'm

working on right now so everything from

you know past years taxes to um old

apartments that I was looking for so

previous cohorts of my course there's so

many things that I've done in the past I

really only go in here if there's a

specific thing that I'm looking for but

just scrolling through this list is such

a blast from the past it's such a walk

down memory lane through all the very

diverse interesting things that I've

been involved with in the past it's

actually inspiring to me it reminds me

of the breadth of experience that I have

it's almost like my portfolio it's like

a resume of all the stuff that I've done

and achieved in the past except instead

of you know one page resume with some

lines of text I can click into any one

of these and see for example all the

details about you know the apartment

that we had in Mexico how to transfer

money to my landlord in Mexico like who

knows if this will ever be relevant

again but if it ever is or let's say I

have a friend who moves to Mexico and

wants some advice I know exactly where

it's found and it will always be here

for my safekeeping so this is my digital

note-taking app that I've just shown you

and I think of my notes app as kind of

the neural center of my second brain

it's the core of it but the whole

purpose of para the power of it is that

you can use it everywhere what you

really don't want to do is have a

completely different organizing

philosophy in each one of the many

dozens of places where you keep

information

in the next few videos of this series

I'll show you step by step how to create

your project list how to actually move

your notes into the para categories and

even app specific workflows for how to

use para and different kinds of apps and

different digital environments thanks

for watching and talk more soon