Gestión de Procesos y Mejora Continua

Summary

En este video, Mario Briseño explora la gestión por procesos y la mejora continua, destacando su importancia en la administración moderna. La gestión por procesos transforma la estructura organizacional tradicional, orientándola hacia la eficiencia, agilidad y enfoque en el cliente. Además, se abordan las etapas clave del Business Process Management, incluyendo optimización, automatización e inteligencia de negocios. El ciclo de Deming y el modelo de mejora continua se presentan como herramientas fundamentales para lograr competitividad en las empresas de Latinoamérica, con un énfasis especial en la tecnología y la formación continua de los colaboradores.

Takeaways

• 😀 La gestión por procesos es una práctica moderna que reemplaza la administración tradicional por áreas, enfocándose en la dinámica de los procesos y los roles dentro de la organización.
• 😀 Las tecnologías de la información son fundamentales en la gestión por procesos, ya que permiten la circulación precisa, oportuna, completa y ordenada de la información dentro de la empresa.
• 😀 La relación entre los clientes internos (empleados) y los clientes externos en términos de satisfacción es de 1 a 3, lo que implica que una alta satisfacción interna genera tres veces más satisfacción externa.
• 😀 El Business Process Management (BPM) se desarrolla en tres grandes etapas: optimización/rediseño, automatización y la integración de inteligencia de negocios.
• 😀 La optimización de procesos comienza con la estrategia, seguida del mapeo y rediseño de los procesos, y termina con la implementación efectiva de las mejoras.
• 😀 La automatización de procesos se realiza mediante aplicaciones y sistemas que optimizan partes específicas del flujo de trabajo.
• 😀 La inteligencia de negocios juega un papel crucial al permitir la toma de decisiones en tiempo real basadas en la información monitoreada durante el proceso.
• 😀 Para lograr una optimización exitosa de los procesos, la organización debe centrarse en lo que va a entregar a los clientes, asegurando que todos los esfuerzos estén alineados hacia la satisfacción del cliente.
• 😀 La palabra 'proceso' viene del latín 'procedere', que significa avanzar. Los procesos deben ser dinámicos y centrados en actividades que generen valor para los clientes.
• 😀 Los procesos de negocio deben tener cuatro características esenciales: un disparador, al menos una salida, entrega a un cliente y la posibilidad de ser medidos para retroalimentación.
• 😀 La mejora continua debe seguir un ciclo estructurado como el ciclo de Deming (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar), y debe ser apoyada por una cultura organizacional que fomente la educación y la actualización constante de todos los colaboradores.

Q & A

¿Qué es la gestión por procesos y cómo se diferencia de la administración tradicional?

La gestión por procesos es un enfoque que organiza a la empresa a través de procesos y roles interconectados, en lugar de áreas o puestos tradicionales. Busca mejorar la eficiencia y alineación al enfocarse en cómo las actividades dentro de la organización crean valor de manera continua.

¿Cuáles son los requisitos de la información dentro de un proceso de negocio?

La información debe ser precisa, oportuna, completa y ordenada. Además, debe considerar los factores de seguridad para asegurar la correcta ejecución del proceso y la satisfacción de los clientes internos y externos.

¿Cómo se define el ciclo de vida de los procesos dentro de la gestión por procesos?

El ciclo de vida se desarrolla en tres grandes etapas: optimización o rediseño de procesos, automatización de procesos a través de sistemas, y la implementación de inteligencia de negocios para monitorear y tomar decisiones en tiempo real.

¿Qué es la inteligencia de negocios en el contexto de la gestión por procesos?

La inteligencia de negocios se refiere a la recopilación y análisis de datos en tiempo real para facilitar la toma de decisiones estratégicas dentro de la empresa. Esto permite ajustar y mejorar los procesos de manera ágil y efectiva.

¿Por qué es importante orientar la mejora de procesos hacia el cliente?

Es fundamental centrarse en el cliente, ya sea interno o externo, para asegurar que todos los procesos estén alineados a sus necesidades y expectativas. Esto garantiza que los productos y servicios entregados sean de alta calidad y eficiencia.

¿Qué significa la palabra 'proceso' y por qué es clave en la gestión por procesos?

La palabra 'proceso' proviene del latín 'procedere', que significa avanzar o desarrollarse. En la gestión por procesos, es clave porque la actividad y dinámica de los procesos son las que permiten mover la organización hacia la entrega efectiva de productos y servicios.

¿Cuáles son las cuatro características esenciales de un proceso de negocio?

Un proceso de negocio debe tener un disparador (evento o insumo que lo inicia), al menos una salida (que se entrega a un cliente), un cliente interno o externo que reciba esta salida, y debe ser medible a través de retroalimentación continua.

¿Cómo se vinculan las capacidades y los recursos en la creación de valor dentro de los procesos de negocio?

El valor se crea cerrando la brecha entre las capacidades de la organización y los recursos disponibles, asegurando que las actividades se realicen de manera eficiente y se entregue el mejor resultado posible para los clientes.

¿Qué es el ciclo de Deming y cómo se aplica en la mejora continua?

El ciclo de Deming es un modelo que se aplica en la mejora continua y consta de cuatro fases: planificar, hacer, verificar y actuar. Es una metodología que ayuda a las organizaciones a mejorar sus procesos de forma sistemática y constante.

¿Qué son las 'siete es' de la competitividad y cómo ayudan a las organizaciones en América Latina?

Las 'siete es' son un modelo que ayuda a las organizaciones a mejorar su competitividad mediante la evaluación de su estado actual, la gestión de la estrategia, el diseño organizacional, la ejecución de proyectos, la evaluación de resultados, la estandarización y la educación continua. Este enfoque permite a las empresas optimizar sus procesos y adaptarse a cambios en el entorno competitivo.