Gestión de las Comunicaciones

Summary

En este módulo sobre gestión de la comunicación en proyectos, se enfatiza la importancia de los canales, documentos y métodos de comunicación necesarios. Los gerentes de proyecto dedican entre el 70 y el 80% de su tiempo a comunicar de manera efectiva, tanto vertical como horizontalmente. Se discuten tipos de comunicación formal e informal, y la necesidad de que tanto el emisor como el receptor asuman responsabilidad en la claridad del mensaje. Se destacan dos pasos clave: definir los canales de comunicación y asegurar su cumplimiento a lo largo del proyecto, subrayando la relevancia de informes de desempeño y documentación formal para gestionar cambios.

Takeaways

• 😀 La comunicación es crucial en la gestión de proyectos, ocupando entre el 70 y 80% del tiempo de los gerentes de proyecto.
• 📞 Existen diferentes tipos de comunicación: formal (escrita y verbal) e informal, cada una con su propio contexto y uso.
• 🔄 La responsabilidad de la comunicación recae tanto en el emisor como en el receptor, con un 50% de responsabilidad para cada uno.
• 🚧 Se deben identificar y gestionar las barreras de comunicación, como diferencias culturales, malentendidos y problemas tecnológicos.
• 📊 Es fundamental definir los canales de comunicación, especificando quién es el emisor, quién es el receptor y cuál es el mensaje.
• 📅 La planificación de la comunicación debe incluir detalles como el momento y la forma en que se llevará a cabo.
• 📝 Los informes de desempeño son esenciales para mantener a todos los interesados informados sobre el estado del proyecto.
• 🔍 Las solicitudes de cambio deben manejarse de manera formal, ya que pueden impactar en el alcance, cronograma y presupuesto del proyecto.
• 💻 La tecnología actual permite una comunicación más efectiva y en tiempo real, facilitando el trabajo en equipo, incluso a larga distancia.
• 🤝 La comunicación no se limita a palabras; incluye también la paralingüística y la forma en que se presenta la información.

Q & A

¿Cuánto tiempo invierten los gerentes de proyecto en comunicación?

Los gerentes de proyecto invierten entre el 70% y el 80% de su tiempo en comunicarse con otros.

¿Qué tipos de comunicación se mencionan en el módulo?

Se mencionan dos tipos de comunicación: formal e informal, que pueden ser escritas o verbales.

¿Cuál es la importancia de la retroalimentación en la comunicación?

La retroalimentación es crucial para asegurar que el mensaje se haya entendido correctamente, tanto para el emisor como para el receptor.

¿Qué se entiende por 'ruidos' en el contexto de la comunicación?

Los 'ruidos' son barreras que impiden que el mensaje se comunique de manera efectiva, como diferencias culturales o tecnológicas.

¿Cuáles son las dos tareas principales para gestionar la comunicación en un proyecto?

Las dos tareas son definir los canales de comunicación y asegurarse de que se cumplan durante la ejecución del proyecto.

¿Qué tipos de documentos se sugieren como canales de comunicación?

Se sugieren informes de desempeño, actas de reuniones y cualquier otro documento necesario para la comunicación del proyecto.

¿Por qué es importante documentar las solicitudes de cambio en un proyecto?

Documentar las solicitudes de cambio es esencial para gestionar adecuadamente las modificaciones al alcance, cronograma y presupuesto del proyecto.

¿Qué se debe considerar al elegir el método de comunicación?

Se debe considerar el interlocutor, el contenido de la comunicación y la situación específica para seleccionar el método más adecuado.

¿Qué tipo de informes se recomienda hacer durante la ejecución del proyecto?

Se recomienda realizar informes de desempeño de forma semanal, quincenal o mensual para monitorear la salud del proyecto.

¿Cómo puede la tecnología mejorar la comunicación en los proyectos?

La tecnología puede facilitar la comunicación a través de herramientas audiovisuales y de colaboración en línea, permitiendo interacciones más efectivas y rápidas.