6 Instrumentos organizar archivos acumulados
Summary
TLDRLa lección aborda la importancia de los instrumentos para la organización documental, que son herramientas clave para gestionar archivos de manera eficiente. Se destaca la necesidad de realizar inventarios documentales para conocer y controlar el fondo documental acumulado. Estos inventarios son fundamentales para asignar responsabilidades, controlar la producción documental, y llevar a cabo eliminaciones y transferencias de documentos de manera segura y legal. Además, se menciona la utilización de la norma colombiana NFC 50 29 para medir y calcular el volumen de documentos en metros lineales, lo que facilita la gestión y el proceso de selección y eliminación de archivos. El inventario documental en su estado natural es esencial para identificar dependencias productoras y grupos de documentos, así como para detectar cualquier deterioro físico, químico o biológico en los archivos.
Takeaways
- 📚 El inventario documental es una herramienta clave para organizar y gestionar los archivos de una empresa de manera eficiente.
- 🔍 Se realiza un inventario documental en su estado natural para conocer y describir detalladamente el contenido del fondo documental acumulado.
- 📋 Se utilizan diferentes tipos de inventarios documentales, como inventarios por áreas de trabajo, inventarios individuales de miembros de la organización y para el archivo central y histórico.
- 🏢 Es fundamental conocer bien la empresa y todas sus etapas para llevar a cabo un inventario documental preciso.
- 📈 Los inventarios documentales permiten asignar y asegurar responsabilidades de los documentos a las personas que trabajan en la organización.
- 🗂️ Facilitan el control, consulta y descripción, permitiendo el acceso sencillo y la localización exacta de la información en la empresa.
- ✅ Son un requisito previo para realizar eliminaciones y transferencias documentales, así como también para identificar asuntos, series y subseries.
- 📅 Determinan las fechas reales de producción y la frecuencia de consulta de cada serie, subserie o asunto documental.
- 📏 Registran el volumen documental de cada serie, subserie o asunto, y el tipo de unidades de conservación y almacenamiento.
- 📆 Los inventarios documentales deben actualizarse entre el primero de enero y el 30 de marzo del año siguiente al año de gestión para los archivos de gestión.
- 📏 La norma colombiana NFC 50 29 proporciona cálculos aproximados para medir el volumen documental en metros lineales, lo que ayuda en la eliminación de documentos.
Q & A
¿Cuáles son los instrumentos para la organización documental que se mencionan en la lección?
-Los instrumentos para la organización documental mencionados son: inventarios documentales, cuadro de evolución de la historia organizacional, fichas de valoración documental, tablas de valoración documental, actas de eliminación documental y el inventario definitivo en versión final.
¿Para qué sirven los inventarios documentales en su estado natural?
-Los inventarios documentales en su estado natural sirven para conocer detalladamente la documentación que integra el fondo documental acumulado, identificar las dependencias productoras y los grupos homogéneos de documentos, y establecer si la documentación tiene algún tipo de deterioro físico, químico o biológico.
¿Qué es el cuadro de evolución de la historia organizacional y por qué es importante?
-El cuadro de evolución de la historia organizacional es un instrumento que nos permite conocer muy bien la empresa y todas las etapas por las que ha atravesado. Es importante porque permite entender la evolución de la organización y cómo ha impactado en la generación y almacenamiento de documentos.
¿Cómo se asigna un valor a los documentos en el proceso de organización documental?
-Se asigna un valor a los documentos mediante las fichas de valoración documental, donde se evalúa la importancia y el contenido de cada documento para la organización, lo que permite su posterior clasificación y organización.
¿Qué son las tablas de valoración documental y qué función cumplen?
-Las tablas de valoración documental son instrumentos clave que nos dan el permiso de poder eliminar nuestros documentos de forma segura y legal. Son esenciales para garantizar que la eliminación de documentos se realice de acuerdo con las normas y regulaciones vigentes, evitando posibles delitos de destrucción de documentos.
¿Cuándo se debe actualizar el inventario para archivos de gestión o los archivos de la oficina?
-El inventario para archivos de gestión o los archivos de la oficina siempre se debe actualizar entre el primero de enero y el 30 de marzo del año siguiente al año de gestión.
¿Cómo se realiza el cálculo de folios en los inventarios documentales de fondos documentales acumulados?
-Para los inventarios documentales de fondos documentales acumulados, el cálculo de folio se realiza por serie, subserie o asunto. Se puede utilizar una norma como la NFC 50 29, que proporciona cálculos aproximados para estimar el número de folios a eliminar.
¿Qué son los depósitos y los estantes en el contexto de los archivos centrales e históricos?
-Los depósitos y los estantes en el contexto de los archivos centrales e históricos son lugares donde se almacenan y organizan los documentos. Deben estar debidamente señalizados para facilitar la rápida localización de los documentos durante los inventarios.
¿Qué información se debe incluir en el inventario documental en su estado natural?
-El inventario documental en su estado natural debe incluir una descripción detallada de la documentación que integra el fondo documental acumulado, incluyendo la identificación de las dependencias productoras, los grupos homogéneos de documentos, y el estado físico de la documentación en términos de deterioro.
¿Qué beneficios ofrece el inventario documental para una organización?
-El inventario documental ofrece múltiples beneficios, incluyendo la asignación y aseguración de responsabilidades de los documentos, el control y consulta de la información, la facilidad de acceso y localización de la información, la identificación de asuntos, series y subseries, el control de la producción documental por dependencias, la determinación de fechas y frecuencias de consulta, y la identificación del volumen documental y las unidades de conservación y almacenamiento.
¿Cómo se puede realizar el inventario documental si ya se cuenta con un software de gestión documental?
-Si ya se cuenta con un software de gestión documental, se puede utilizar este para ingresar toda la información requerida para el inventario. Si el software es de código abierto, es posible adaptarlo a las necesidades específicas de la empresa para facilitar el proceso de inventario.
¿Qué es la NFC 50 29 y cómo ayuda en el cálculo de folios en los inventarios documentales?
-La NFC 50 29 es una norma colombiana para la medición de archivos que proporciona cálculos aproximados para estimar el número de folios en un volumen dado, ya sea en centímetros o metros. Esto ayuda a realizar una estimación rápida y precisa del número de folios a eliminar en los inventarios documentales.
Outlines
📚 Organización Documental y Técnicas Archivísticas
El primer párrafo aborda la importancia de la organización documental en el capítulo actual. Se mencionan varios instrumentos clave para la organización de archivos, incluyendo la realización de inventarios documentales, la creación de un cuadro de evolución de la historia organizacional, la asignación de valor a los documentos a través de fichas de valoración documental, y el uso de tablas de valoración documental para eliminar documentos de manera segura y legal. Además, se destaca la importancia del inventario documental como herramienta de recuperación de información que describe con precisión las series, subseries o asuntos de un fondo documental. Se discuten los diferentes objetivos de los inventarios documentales y cómo estos pueden ser utilizados para controlar la producción documental, establecer fechas de documentos y realizar transferencias documentales.
📋 Beneficios y Procedimientos de los Inventarios Documentales
El segundo párrafo se enfoca en los beneficios de los inventarios documentales y en las condiciones y procedimientos para llevar a cabo estos inventarios. Se destaca que estos inventarios son fundamentales para asignar responsabilidades, controlar y describir la documentación, facilitar el acceso a la información, y realizar eliminaciones y transferencias documentales. Además, se menciona la importancia de la identificación de asuntos, series, subseries, y el registro de la frecuencia de consultas y soportes de información. Se describe cómo se determinan el volumen documental y las unidades de conservación y almacenamiento. También se discuten las condiciones especiales para la realización de inventarios, como la actualización de inventarios para archivos de gestión y oficina, y la señalización de depósitos y estantes en archivos centrales e históricos. Finalmente, se menciona la norma colombiana NFC 50 29, que proporciona cálculos aproximados para medir el volumen de documentos en metros lineales y cómo se realiza el cálculo de folios en inventarios documentales.
Mindmap
Keywords
💡Inventario documental
💡Cuadro de evolución
💡Fichas de valoración documental
💡Tablas de valoración documental
💡Actas de eliminación documental
💡Inventario definitivo
💡Norma NFc 50 029
💡Software de gestión documental
💡Documentos de gestión
💡Depósitos y estantes
💡Documentos acumulados
Highlights
La lección aborda temas arquivísticos importantes para la organización documental.
Se mencionan instrumentos para organizar archivos de manera eficiente.
Importancia de realizar inventarios documentales en su estado natural.
El cuadro de evolución de la historia organizacional es crucial para conocer la empresa.
Las fichas de valoración documental permiten asignar un valor a cada documento.
Las tablas de valoración documental son fundamentales para la eliminación segura y legal de documentos.
La elaboración de inventarios y actas de eliminación documental requiere aprobación del comité interno de archivo.
El inventario definitivo se aplica a documentos de conservación permanente o vencido el tiempo de retención.
El inventario documental es esencial para la recuperación de información y descripción precisa del fondo documental.
Los inventarios documentales son útiles en todas las fases del ciclo vital del documento.
Diferentes objetivos de inventarios documentales, como el control de documentos en cargos o áreas de trabajo.
Los inventarios documentales facilitan la asignación de responsabilidades y el control de documentos.
Se describe cómo los inventarios mejoran el acceso y la localización de la información en la empresa.
Los inventarios son un requisito para realizar eliminaciones y transferencias documentales.
Identificación de asuntos, series y subseries que la organización maneja en sus dependencias.
Control de la producción documental por dependencias y determinación de fechas reales.
Registro de la frecuencia de consulta y volumen documental de cada serie, subserie o asunto.
Identificación del número y tipo de unidades de conservación y almacenamiento para cada serie o subsidio.
Las condiciones especiales y generales para realizar inventarios documentales.
Actualización del inventario para archivos de gestión entre enero y marzo del año siguiente.
La norma colombiana NFC 50 29 proporciona cálculos aproximados para la medición de archivos.
El cálculo de folios en inventarios se realiza por serie, subserie o asunto para procesos de selección y eliminación.
Se recomienda el uso de software de gestión documental, preferentemente de código abierto, para facilitar los inventarios.
El inventario documental en su estado natural busca conocer detalladamente la documentación del fondo acumulado.
Identificación de dependencias productoras y grupos homogéneos de documentos en el inventario.
Establecimiento del estado de deterioro físico, químico o biológico de la documentación en inventarios.
Transcripts
hola hola bienvenidos nuevamente
seguimos con esta lección que es muy
importante porque de esta lección en
adelante ya vamos a hablar los temas
netamente archivísticos que son los que
nos interesan en este capítulo vamos a
hablar de instrumentos para la
organización documental entonces los
instrumentos son esas herramientas que
nos van a servir para poder organizar
nuestros archivos fácilmente primero
vamos a tener que realizar unos
inventarios documentales en su estado
natural una vez tenemos esos inventarios
pasamos a un segundo instrumento
importantísimo siempre que es el cuadro
de evolución de la historia
organizacional tenemos que conocer muy
bien la empresa todas las etapas por las
que atravesada cuando ya conocemos la
empresa tenemos claros los inventarios
vamos a pasar a lo que son las fichas de
valoración documental es decir vamos a
asignarle un valor a cada uno de los
documentos
continuamos con un instrumento clave que
son las tablas de valoración documental
son las que nos van a dar el permiso
entre comillas de poder eliminar
nuestros documentos en forma segura y
legal porque en algunos países la
eliminación de documentos es una
destrucción y puede ser un delito
entonces necesitamos un instrumento
aprobado por nuestro comité interno
archivo para poder empezar a eliminar
estos documentos
cuando ya tenemos la tabla tendremos que
elaborar todos esos inventarios y actas
de eliminación documental que también
están aprobados por nuestro comité
interno archivo
y por último nuestro último paso es
hacer el inventario definitivo en
versión final este ya lo vamos a aplicar
a todos esos documentos que serán de
conservación permanente o que no han
cumplido su tiempo de retención
ahora hablemos un poquito de su
inventario documental qué es eso
el inventario documental es el
instrumento de recuperación de
información que describe de manera
exacta y precisa las series sub series o
asuntos de un fondo documental aquí en
este momento nosotros pues no conocemos
el fondo documental digamos que vamos a
empezar a describir asuntos que después
nos agruparemos en grupos homogéneos y
sabemos constituyendo lo que son las
series y subsidios documentales
el inventario documental se elabora para
todas las fases del ciclo vital del
documento tendremos inventarios
documentales en el archivo de gestión en
el archivo central y lógicamente no es
archivo histórico
los inventarios documentales tienen
diferentes objetivos como por ejemplo
inventarios documentales en su estado
natural para conocer este fondo
documental que tenemos acumulados pero
también tenemos inventario individual de
cada uno de los miembros de la
organización que nos va a servir para
controlar los documentos que se manejan
en cada uno de los cargos tenemos
inventarios documentales por áreas de
trabajo dependencias departamentos o
procesos y tenemos inventarios
documentales para el archivo central y
para el archivo histórico también vamos
a usar nuestros inventarios documentales
para realizar transferencias
documentales
el inventario para eliminar los
documentos
este instrumento inventario documental
tiene muchísimos beneficios
vamos a mirar cuáles son esos beneficios
es una herramienta fundamental para
asignar y asegurar responsabilidades de
los documentos a cada persona que
trabaja en nuestra organización puede
ser que trabaja y house o en una oficina
va a manejar una cantidad de documentos
como vamos a controlar esto mediante
nuestros inventarios documentales
es un instrumento de control consulta y
descripción
facilita el acceso de manera sencilla y
localización exacta de la información
que posee en la empresa
es un requisito para realizar
eliminaciones y transferencias
documentales
permite identificar los asuntos series
sub series que maneja la organización en
cada una de sus dependencias también
permite controlar la producción
documental por dependencias
determina las fechas reales de cada ser
y sub serie o asunto
y
registra la frecuencia de la consulta
correspondiente a cada asunto o share
registre los soportes en los que se
produce y se reciben información de cada
ser y sucedió asunto
determina el volumen documental de cada
serie sub serio asunto
[Música]
identifica el número y tipo de unidades
de conservación y almacenamiento para
cada serie subsidios o miremos que
también los inventarios documentales nos
van a manejar las fechas extremas fecha
inicial en que se producen los
documentos un expediente una carpeta
determinada puede ser de series
documentales simples o complejas y la
fecha final en que esté destierra esta
carpeta
para realizar los inventarios
documentales existen unas condiciones
especiales unas condiciones generales
digamos que es importante que las
tengamos en cuenta aunque algunas no las
vamos a aplicar ahora en este módulo de
organización de documentos el inventario
para archivo de gestión o los archivos
de la oficina siempre se debe actualizar
entre el primero de enero y el 30 de
marzo del año siguiente al año de
gestión los depósitos y los estantes en
el archivo central e históricos deben
estar debidamente señalizados para que
podamos localizar rápidamente los
documentos para los inventarios de
fondos documentales acumulados que son
los que vamos a trabajar en este módulo
y documentos objeto de eliminación no se
realizará foliación sin embargo este
campo se puede diligenciar mediante el
cálculo de folios y aquí va a haber una
norma maravillosa que nos va a servir
muchísimo que la nfc 50 29
la norma colombiana para la medición de
archivos es decir acá nos va a dar unos
cálculos aproximados para que sepamos
aproximadamente cuántos folios
vamos a eliminar esta norma nos dice que
si el volumen está no en centímetros
podemos multiplicar por 63 y si está
dado en metros multiplicamos por 6.300
que es el promedio de folio por metro
lineal de papel convencional
recordemos que en archivos los
documentos se van a medir en metros
lineales
en los inventarios para los procesos de
selección y eliminación en los fondos
documentales acumulados el cálculo de
folio se hará por serie sub serie o
asunto no vamos a ir a cada una de las
unidades documentales porque sería
perder el tiempo realmente los
inventarios documentales podemos hacerlo
de dos formas mediante un software de
gestión documental si ya tenemos un
software siempre nosotros recomendamos
ojalá que sea un software de código
abierto que lo podemos acondicionar a lo
que necesitamos en nuestra empresa y en
este software podemos ir ingresando toda
la información o simplemente muy fácil
con unas hojas de excel después vamos a
ver la planilla con todos los campos que
tendrá este inventario documental
pasamos al inventario documental en su
estado natural es el inventario que
vamos a tomar así como están los
documentos es decir nos vamos a ese el
fondo acumulado a ese archivo que
podemos ver aquí en estas fotos
[Música]
[Música]
donde tenemos los documentos y no
sabemos que alguien cada carpeta y este
instrumento tiene como objetivo conocer
detalladamente la documentación que
integra el fondo documental acumula
permite identificar las dependencias
productoras que van a ser tan
importantes para nosotros
los grupos homogéneos de documentos que
en un primer momento los vamos a llamar
asuntos
luego los estaremos denominado como
series o sub series documentales
igualmente se establece si la
documentación tiene algún tipo de
deterioro físico químico o biológico
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