ISO 14001 versión 2015 7.5 Información documentada en ISO 14001:2015 Sistema de Gestión Ambiental

Summary

El guía de ISO 14001 para principiantes, conducido por Caña Linares Sosa, se centra en el requisito 7.5: información documentada. Expone la importancia del control de documentos para asegurar su legitimidad y accesibilidad. Aborda la digitalización de información, su uso en la nube y la necesidad de adaptarse al tamaño y complejidad de la organización. Se enfatiza la necesidad de cumplir con requisitos legales y la importancia de la documentación para demostrar conformidad y evaluar la eficacia del sistema de gestión ambiental.

Takeaways

• 📚 El requisito 7.5 de la ISO 14001 se centra en la información documentada y su control para garantizar su legitimidad, accesibilidad y utilidad.
• 🔍 La información documentada es crucial para demostrar el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos, así como para la efectividad del sistema de gestión ambiental.
• 🏢 La cantidad y tipo de información documentada dependerá del tamaño y complejidad de la organización y de sus procesos y actividades.
• 📈 La digitalización de la información ha permitido una mayor agilidad y accesibilidad, especialmente en entornos de trabajo remoto.
• 📁 Se pueden utilizar diferentes formatos de información documentada, como videos, archivos digitales, fotografías y registros físicos, según sea necesario.
• 🗂️ La información documentada es esencial para la comunicación del propósito y la coherencia de las acciones dentro del sistema de gestión ambiental.
• 📋 Los instructivos, procedimientos y planes de manejo ambiental son ejemplos de tipos de información documentada que son importantes para el cumplimiento de los requisitos.
• 📊 La evaluación de la eficacia del sistema de gestión ambiental requiere registros y evidencias objetivas, que pueden incluir fotografías, afirmaciones y registros.
• 📈 La implementación de un sistema de gestión ambiental efectivo incluye la identificación y control de aspectos ambientales significativos, planificación y control operacional, y preparación ante emergencias.
• 🔑 La gestión de la información documentada incluye la creación, identificación, revisión, aprobación, distribución, uso y almacenamiento, todo lo cual debe estar en línea con las políticas y procedimientos de la organización.

Q & A

¿Qué es el requisito 7.5 en el contexto del curso de ISO 14.001?

El requisito 7.5 trata sobre la información documentada en un sistema de gestión ambiental, la cual debe ser controlada para su legitimidad, accesible, comprensible y útil para las personas involucradas.

¿Cuál es la importancia de la información documentada en una organización según el estándar ISO 14.001?

La información documentada es crucial para demostrar el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos, así como para comunicar el propósito y la coherencia de las acciones dentro de la organización.

¿Cómo debe ser la información documentada dependiendo del tamaño de la organización?

La información documentada debe ser ágil y versátil, permitiendo obtener información precisa y concisa para adaptarse al tamaño y complejidad de la organización y sus procesos.

¿Qué tipos de documentos y registros pueden ser considerados como información documentada en un sistema de gestión ambiental?

Los tipos de documentos y registros incluyen procedimientos, instructivos, planes de manejo ambiental, registros de generación de residuos sólidos, fotografías, archivos físicos y digitales, y otros que demuestren cumplimiento de requisitos.

¿Qué es la 'información centralizada' y por qué es importante en un sistema de gestión ambiental?

La 'información centralizada' es la consolidación de todos los documentos y registros relevantes en un solo lugar, lo que facilita el acceso y el manejo de la documentación, evita la pérdida de información y mejora la eficiencia.

¿Cómo se deben manejar los registros físicos y digitales en un sistema de gestión ambiental?

Los registros físicos y digitales deben ser preservados y almacenados de manera que se mantenga su legitimidad y disponibilidad para su uso cuando sea necesario, siguiendo los requisitos legales y de la organización.

¿Qué son los 'registros ambientales' y cómo se relacionan con los aspectos ambientales significativos?

Los 'registros ambientales' son documentos que registran la información relacionada con los aspectos ambientales significativos de la organización, ayudando a monitorear y controlar su impacto ambiental.

¿Qué papel juegan las políticas y los manuales en la gestión de la información documentada?

Las políticas y los manuales establecen las directrices y procedimientos para la gestión de la información documentada, asegurando que se maneje de acuerdo con los requisitos de la norma y las necesidades de la organización.

¿Cómo se deben actualizar y mantener los documentos de información documentada según el estándar ISO 14.001?

Los documentos de información documentada se deben actualizar y mantener de acuerdo con un proceso que incluya identificación, revisión, aprobación y distribución, asegurando que la información sea actualizada y accesible para su uso correcto.

¿Qué beneficios trae la digitalización de la información documentada para una organización?

La digitalización de la información documentada mejora la accesibilidad,减少了物理存储的需求，提高了信息的安全性，並且通過允许远程访问，增加了工作的灵活性。