ISO 14001 versión 2015 7.5 Información documentada en ISO 14001:2015 Sistema de Gestión Ambiental
Summary
TLDREl guía de ISO 14001 para principiantes, conducido por Caña Linares Sosa, se centra en el requisito 7.5: información documentada. Expone la importancia del control de documentos para asegurar su legitimidad y accesibilidad. Aborda la digitalización de información, su uso en la nube y la necesidad de adaptarse al tamaño y complejidad de la organización. Se enfatiza la necesidad de cumplir con requisitos legales y la importancia de la documentación para demostrar conformidad y evaluar la eficacia del sistema de gestión ambiental.
Takeaways
- 📚 El requisito 7.5 de la ISO 14001 se centra en la información documentada y su control para garantizar su legitimidad, accesibilidad y utilidad.
- 🔍 La información documentada es crucial para demostrar el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos, así como para la efectividad del sistema de gestión ambiental.
- 🏢 La cantidad y tipo de información documentada dependerá del tamaño y complejidad de la organización y de sus procesos y actividades.
- 📈 La digitalización de la información ha permitido una mayor agilidad y accesibilidad, especialmente en entornos de trabajo remoto.
- 📁 Se pueden utilizar diferentes formatos de información documentada, como videos, archivos digitales, fotografías y registros físicos, según sea necesario.
- 🗂️ La información documentada es esencial para la comunicación del propósito y la coherencia de las acciones dentro del sistema de gestión ambiental.
- 📋 Los instructivos, procedimientos y planes de manejo ambiental son ejemplos de tipos de información documentada que son importantes para el cumplimiento de los requisitos.
- 📊 La evaluación de la eficacia del sistema de gestión ambiental requiere registros y evidencias objetivas, que pueden incluir fotografías, afirmaciones y registros.
- 📈 La implementación de un sistema de gestión ambiental efectivo incluye la identificación y control de aspectos ambientales significativos, planificación y control operacional, y preparación ante emergencias.
- 🔑 La gestión de la información documentada incluye la creación, identificación, revisión, aprobación, distribución, uso y almacenamiento, todo lo cual debe estar en línea con las políticas y procedimientos de la organización.
Q & A
¿Qué es el requisito 7.5 en el contexto del curso de ISO 14.001?
-El requisito 7.5 trata sobre la información documentada en un sistema de gestión ambiental, la cual debe ser controlada para su legitimidad, accesible, comprensible y útil para las personas involucradas.
¿Cuál es la importancia de la información documentada en una organización según el estándar ISO 14.001?
-La información documentada es crucial para demostrar el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos, así como para comunicar el propósito y la coherencia de las acciones dentro de la organización.
¿Cómo debe ser la información documentada dependiendo del tamaño de la organización?
-La información documentada debe ser ágil y versátil, permitiendo obtener información precisa y concisa para adaptarse al tamaño y complejidad de la organización y sus procesos.
¿Qué tipos de documentos y registros pueden ser considerados como información documentada en un sistema de gestión ambiental?
-Los tipos de documentos y registros incluyen procedimientos, instructivos, planes de manejo ambiental, registros de generación de residuos sólidos, fotografías, archivos físicos y digitales, y otros que demuestren cumplimiento de requisitos.
¿Qué es la 'información centralizada' y por qué es importante en un sistema de gestión ambiental?
-La 'información centralizada' es la consolidación de todos los documentos y registros relevantes en un solo lugar, lo que facilita el acceso y el manejo de la documentación, evita la pérdida de información y mejora la eficiencia.
¿Cómo se deben manejar los registros físicos y digitales en un sistema de gestión ambiental?
-Los registros físicos y digitales deben ser preservados y almacenados de manera que se mantenga su legitimidad y disponibilidad para su uso cuando sea necesario, siguiendo los requisitos legales y de la organización.
¿Qué son los 'registros ambientales' y cómo se relacionan con los aspectos ambientales significativos?
-Los 'registros ambientales' son documentos que registran la información relacionada con los aspectos ambientales significativos de la organización, ayudando a monitorear y controlar su impacto ambiental.
¿Qué papel juegan las políticas y los manuales en la gestión de la información documentada?
-Las políticas y los manuales establecen las directrices y procedimientos para la gestión de la información documentada, asegurando que se maneje de acuerdo con los requisitos de la norma y las necesidades de la organización.
¿Cómo se deben actualizar y mantener los documentos de información documentada según el estándar ISO 14.001?
-Los documentos de información documentada se deben actualizar y mantener de acuerdo con un proceso que incluya identificación, revisión, aprobación y distribución, asegurando que la información sea actualizada y accesible para su uso correcto.
¿Qué beneficios trae la digitalización de la información documentada para una organización?
-La digitalización de la información documentada mejora la accesibilidad,减少了物理存储的需求,提高了信息的安全性,並且通過允许远程访问,增加了工作的灵活性。
Outlines
📚 Introducción al Requisito 7.5 de ISO 14001
El primer párrafo introduce el tema del video, enfocado en el requisito 7.5 de la norma ISO 14001, que trata sobre la información documentada en un sistema de gestión ambiental. Se destaca la importancia de controlar la información para garantizar su legitimidad, accesibilidad y utilidad. La discusión abarca la necesidad de adaptar la gestión documental según el tamaño y complejidad de la organización, así como la importancia de cumplir con los requisitos legales y normativos de cada país. Se menciona la transición hacia la digitalización de documentos y la centralización de la información para facilitar el acceso y el manejo eficiente de la documentación.
📂 Gestión y Documentación de la Información
El segundo párrafo profundiza en los tipos de documentos y registros que forman parte del sistema de gestión ambiental, incluyendo instructivos, procedimientos y registros que demuestran el cumplimiento de los requisitos legales y normativos. Se discute la importancia de tener un sistema de documentación bien estructurado y accesible, ya sea en formato físico o digital, para garantizar la efectividad en la gestión ambiental. Además, se menciona la necesidad de adaptar los documentos y registros a los procesos y actividades específicos de la organización.
🔍 Detalles de la Documentación y Control de la Información
El tercer párrafo se centra en la creación, identificación, revisión y aprobación de la información documentada, destacando la importancia de proteger, distribuir y acceder adecuadamente a los documentos. Se aborda el tema de la digitalización de la información para mejorar la productividad y la accesibilidad, así como la importancia de mantener la información de acuerdo con los requisitos legales y normativos. Además, se sugiere la utilización de herramientas como hojas de cálculo para centralizar y controlar la información documental.
💼 Beneficios y Mejores Prácticas en la Gestión Documental
El cuarto y último párrafo del video script aborda los beneficios de una eficiente gestión documental, como la mayor productividad y la reducción del tiempo de respuesta a solicitudes de información. Se enfatiza la importancia de tener una documentación que genere valor para la organización, facilitando la identificación de áreas de mejora y no conformidad. Se recomienda la digitalización de registros físicos y la centralización de la información para mejorar la accesibilidad y la colaboración dentro de la organización. Finalmente, se agradece a la audiencia y se cierra el video.
Mindmap
Keywords
💡ISO 14.001
💡Requisito 7.5
💡Información documentada
💡Legitimidad
💡Accesibilidad
💡Control de la información
💡Procedimientos
💡Evidencias
💡Auditoría
💡Cumplimiento legal
Highlights
El requisito 7.5 enfatiza la importancia del control de la información documentada para su legitimidad, accesibilidad y utilidad.
La información documentada debe ser relevante y suficiente para demostrar el cumplimiento de los requisitos legales y de la organización.
La cantidad y tipo de información documentada depende del tamaño y complejidad de la organización y sus procesos.
La información documentada puede incluir videos, archivos digitales, fotografías y registros físicos, adaptándose a las necesidades de la organización.
La centralización de la información es crucial para evitar la pérdida de datos y garantizar el acceso adecuado al personal.
La información documentada debe comunicar el propósito y la coherencia de las acciones para lograr la conformidad con los requisitos del cliente.
Los instructivos, procedimientos y planes de manejo ambiental son ejemplos de información documentada que contribuye a la conformidad y eficacia del sistema de gestión ambiental.
Los registros como fotografías, afirmaciones y constancias son importantes para demostrar la objetividad del cumplimiento de los requisitos.
La información documentada es esencial para la auditoría interna y para evaluar la eficacia y adecuación del sistema de gestión ambiental.
Las políticas a nivel gerencial y estratégico son fundamentales para definir los objetivos y valores de la organización en relación con la gestión ambiental.
Los procedimientos y manuales del sistema de gestión ambiental ayudan a centralizar y organizar la información documental.
Los registros y evaluaciones de auditorías, así como las acciones correctivas y preventivas, son parte integral de la información documentada para mejorar el sistema de gestión ambiental.
La creación y actualización de la información documentada debe ser controlada, identificada y distribuida de manera eficiente dentro de la organización.
La protección adecuada de la información documental es esencial, incluyendo la preservación de la legitimidad y la disponibilidad para su uso.
La digitalización de la información documentada mejora la accesibilidad y permite un manejo más eficiente de la documentación.
La centralización de la información en la nube mejora la productividad y permite el acceso a la información desde diferentes dispositivos y ubicaciones.
La reducción del tiempo de respuesta de la información documental ante las partes interesadas es un beneficio significativo de un sistema de gestión de documentos eficiente.
La accesibilidad y conservación de la información documentada es fundamental para su uso y mantenimiento a largo plazo.
Transcripts
hola qué tal me da un gusto tener de una
vez más a que canalizó tema
intercontinental pues seguimos con
nuestro curso de iso 14.001 para
principiantes el día de hoy de nuestra
amiga y colega y master caína linares
sosa de perú nos va a hablar de
requisito 7.5 donde nuestra amiga caída
nos va a hablar de la información
documentada en un sistema de gestión
ambiental adelante cariño
muchísimas gracias era bueno
a continuación hablar sobre el requisito
7.5 información documentada cuál es la
intención de este requisito la
información documentada debe ser
controlada para su legitimidad
esta información debe ser accesible
dependerá también comprensible y de
alguna manera útil para las personas
esta información dependerá de que del
tamaño cuando uno va a hacer que
actualmente los documentos tenemos que
hacerlos de manera ágil es versátil es
que nos permitan obtener información
precisa y concisa para poder obtener
resultados entonces es mucho depende del
tamaño de la organización qué tan grande
es la organización para ver sus procesos
sus actividades sus servicios qué tipo
de información documental necesito para
poder trabajar necesito demostrar
también en cumplimiento de los
requisitos legales y otros requisitos
desde acuerdo a las normativas de cada
país a la complejidad del proceso sin
tener acciones va a depender por ejemplo
un proceso administrativo que un proceso
por activo donde de repente necesito más
procedimientos instructivos para poder
tener la legitimidad de la información o
de lo que necesite la competencia del
personal bajo control de la organización
quienes van a ser estos responsables del
manejo adecuado de la documentación
donde cuando se va a archivar en qué
momento se va a registrar
se va a generar y no son los
responsables para crear incluso la
documentación
además qué tipo de información
documentada en la actualidad ahora
tenemos por ejemplo vídeos podemos
utilizar archivos digitales como ustedes
han visto el trabajo remoto
ahorita nos ha llevado a digitalizar a
obtener toda la información en la nube o
de repente tenemos un acceso a un
servidor en la organización pues qué tan
importante para nosotros es contar con
la información centralizada que nos
permita tener acceso y al manejo de la
documentación para así evitar supervía
también podemos utilizar fotografías en
el proceso de certificación
o archivos físicos cuando tengamos que
demostrarlo sobre todo a veces en los
archivos contables son los que mayores
se archiva la información física o
algunos registros que si bien es cierto
los puedes tener de manera física
también los puedes digitalizar para que
la información pueda o el personal pueda
tener acceso virtualmente a dicha
información
y la información documentada te permite
la comunicación del propósito y la
coherencia de la acción qué quiere decir
su utilización no nos va a contribuir a
lograr la conformidad de los requisitos
del cliente por ejemplo si nosotros
vamos a implementar para el área de
auditorías en el área de auditoría
interna hay ciertos requisitos que
debemos de cumplir pero además cuáles
son los requisitos que nosotros debemos
tener de conformidad a los servicios del
cliente
para proveer la formación apropiada
sobre el sistema de gestión ambiental
qué tipo de información llámese
instructivos procedimientos planes de
manejo ambiental generación de residuos
sólidos otros toda esta información
donde la tenemos proporcionar evidencias
objetivas podemos tener incluso hay
fotografías afirmaciones registros
constancias permisos que nos permitan
tener la objetividad de cumplimiento de
los requisitos y evaluar la eficacia y
la adecuación del sistema sobre el
sistema de gestión por ejemplo nosotros
qué hacemos con el proceso auditoría nos
aseguramos la conformidad de los
requisitos y además de nuestro sistema
de gestión ambiental implementado es por
ello que nosotros debemos tener toda la
información de acuerdo a los requisitos
pero también a la organización
para contribuir al sistema de
información documentada y dar respuesta
a los requisitos se debe considerar
vamos a encontrar siempre este triángulo
donde vamos a tener las políticas a
nivel gerencial a nivel estratégico la
organización debe saber sus
declaraciones estas declaraciones
incrementación de la organización que
que van de alguna manera a ser el
objetivo de la organización el tema de
valores cultura no hablamos mucho de la
cultura ambiental de la bioseguridad
entonces nuestras políticas que las
organizaciones y en base a ello
trabajamos luego manuales no si bien es
cierto no es un requisito de la norma
pues cada organización
independientemente puede establecer un
manual del sistema de gestión ambiental
u otro manual que se adecue a los
requisitos en ese momento que quiere
trabajar también tenemos los
procedimientos los procedimientos de
acuerdo a las exigencias de la norma
pero también podemos tener otros
procedimientos internos de manera que
nos ayude a centralizar y organizar toda
nuestra información documental
instructivos y otros documentos pues
esta información detallada los pasos a
seguir para cada proceso por ejemplo
para la presentación del plan de gestión
de residuos sólidos para ciertos
requisitos que debemos cumplir cuáles
son esos pasos y los podemos tener
mapeados en instructivos u otros
documentos ahora ya más otros documentos
también a formatos virtuales o vídeos o
fotografías u secuencia de que ahora nos
permiten un poco también el pensamiento
visual poder tener de manera gráfica
cuáles son los pasos porque de esta
manera las personas se entienden más
gráficamente cuáles son las
recomendaciones a seguir y los registros
que es de alguna manera la referencia
para demostrar nuestros cumplimientos
todos estos registros también podemos
tenerlos digitalizados o en forma física
en una nube o puede estar en un servidor
de la organización cualquier registro
que nos permita determinar el
cumplimiento de los requisitos de la
norma si estamos hablando de requisitos
legales pues debemos de cumplir los
requisitos legales
país porque hay ciertos requisitos y
presentaciones y aprobaciones que no
dependen de nosotros sino de terceros
para continuar sobre todo en la parte
ambiental
cuáles son esos documentos o registros
dentro de los requisitos tenemos
información documentada y también
tenemos registros del sistema de gestión
ambiental que tenemos que presentar
a continuación tengo un cuadro resumen
de cuáles son esos documentos de
información documentada que se debe de
mantener tenemos en el 4.3 pues nuestro
alcance del sistema de gestión ambiental
podemos tener una instalación o varios
puntos de oficinas tanto en un solo
sitio a nivel nacional
donde tenemos que definir este alcance
de nuestro sistema de gestión la
declaración de nuestra política del
sistema que esté en un ambiente a las
que se está comprometiendo la empresa no
de acuerdo también con el 5.2
el 5.3 todo lo que son los roles
responsabilidades rendición de cuentas
autoridades pues acá tenemos no
solamente la a nivel organizacional sino
también los responsables a nivel del
sistema de gestión ambiental en el 6.1
todos los procesos apartados de 6.1
16.14 para confirmar que estos
requisitos se llevan a cabo según lo
previsto también tenemos todos aquellos
aspectos ambientales significativos pues
tenemos nuestro procedimiento y tenemos
nuestros registros ambientales que lo
vamos a ver a continuación también los
requisitos legales y otros quien se va a
hacer cargo de la actualización cada
cuánto vamos a estar responsable de
teorización y muchos mis compañeros ya
con anterioridad les han explicado cada
uno de estos puntos el 8.1 lo que es la
planificación y el control operacional
pues no como vamos a minimizar estos
aspectos ambientales sobre este impacto
ambiental que se pueda generar dentro
del sistema de gestión y cómo los vamos
a controlar el 8.2 las organizaciones
deben de tener preparado un plan de
respuesta ante emergencias
emergencias ambientales simulacros
información que debemos de tener frente
a las determinadas situaciones que se
pudieran presentar
por otro lado tenemos los registros que
se deben mantener en el sistema de
gestión ambiental como por ejemplo los
registros de inducción información y
evaluación de la eficacia de las
formaciones brindadas al igual que los
otros sistemas de gestión nosotros
debemos demostrar que el personal ha
sido concientizado entrenado y ha sido
capacitado en toda la documentación del
sistema y también en toda la información
que debe manejar en su punto de euros
tenemos los registros de comunicación
interna y externa quejas por
contaminación a nivel interno y a nivel
externo como van a hacer estas
comunicaciones en la parte mental pues
cartas mejoran un avisos
por ejemplo quejas reclamos de los
usuarios o clientes los registros de
pruebas de preparación ante emergencia
los simulacros que se deben ir
realizando de acuerdo a las actividades
de la organización porque por ejemplo me
decían en oficinas oye qué simulacro voy
a realizar en oficinas si yo no genera
un impacto ambiental porque puede ser
que la empresa se haya certificado
inicio 14 mil pues por ejemplo tenemos
el derrame de los líquidos de limpieza
no voy a ver alguna fuga
en los servicios entonces eso puede
generar pues cierta contaminación
ambiental y también daño a la salud y
salud de las personas
tenemos los registros de pruebas de
preparación de los registros de
seguimiento medición análisis evaluación
y desempeño pues también tenemos que
hacer esas evaluaciones para ver el
ruido o la iluminación los gases que
están contaminantes y tener todos estos
registros con sus certificados y
autorizaciones correspondientes de las
entidades correspondientes al momento de
poder demostrar también tenemos los
registros y evaluación de las auditorías
o cumplimiento legal algunas que son de
nuestro sistema de gestión y otras de
cumplimiento de acuerdo a las factorías
que pueden hacer terceras partes tenemos
la auditoría programas informe de
auditoría en esto tenemos el informe
para poder verificar hacer el
seguimiento la mejora de nuestro sistema
de gestión nosotros vamos programando
auditorías internas y elaborando estos
informes de nuestro sistema las salidas
de la revisión por la dirección pues
cómo está funcionando realmente cuáles
son el liderazgo que tiene la alta
gerencia y qué información qué
decisiones ha tomado respecto
un sistema de gestión ambiental por otro
lado los registros de incidentes
ambientales registros de los resultados
de las acciones correctivas y acciones
preventivas
y lo que es la oportunidad de mejorar
entonces esto va en base a las no
conformidades que pudieron haber de la
auditoría a otras que pudieron haber
dentro del proceso de inspecciones o
dentro de procesos de seguimiento de
desempeño
luego tenemos la creación y
actualización dentro del proceso de
información documentada nosotros tenemos
cómo crear esta información documentada
cómo identificarla quién la revisa aquí
en la prueba donde podemos tener esta
información la podemos tener en los
documentos tal como les muestra acá un
cuadro de suma por ejemplo el logo de la
organización que pasa cuando son varias
empresas no hacen consorcios pues van a
colocar pues los logos porque pueden
utilizar de manera conjunta en los
consorcios podrían utilizar por ejemplo
los mismos formatos
luego tenemos el tipo de documento el
título su código para poder saber la
versión en qué versión cada cambio de
versión como estamos controlando estos
documentos y la fecha en que sean
emitidos quién lo elabora el nombre
responsable también que nos revisen
quien lo aprueba pero esto es una forma
y la obra la norma puntualmente nos pide
cómo controlamos la información
documental entonces nosotros tenemos que
parar al momento de la creación ver su
identificación el título del documento
quien lo revisa a quien lo aprueba y
para su distribución y uso en los puntos
de la organización
el control de la información documental
y de que le puse información documental
primero protección adecuada tenemos que
proteger todos los documentos del
sistema de gestión y los registros todos
estos documentos como les dije pueden
estar escaneados podemos tenerlos
digitalizados ahora más que nunca puedes
tener la información digitalizada es
mucho más apropiada porque la vamos a
tener accesible además podemos tener un
servidor o una joya de alguna manera de
forma centralizada en la nube la
información adecuada para su uso por las
personas luego tenemos la distribución
quienes van a tener acceso a esta
información no en las áreas pues hacer
llegar toda la información a las
personas responsables o a los
responsables dentro de la organización
luego tenemos el acceso quienes van a
tener acceso a esta información no todos
tienen que tener información la
información o estos accesos porque
podríamos tener por ejemplo pérdida de
la información robo de la información
por otro lado vamos a otras normativas
y luego tenemos la recuperación y uso
que vamos a hacer con estos documentos
luego de que pasen su proceso o cuántos
años de acuerdo a los requisitos también
legales de cada país luego tenemos el
almacenamiento y preservación de hecho
que vamos a tener registros físicos y
vamos a tener registros digitales
entonces también como los vamos a
preservar la preservación de legitimidad
a bordo de manchas borrones por ejemplo
no es algo nuevo que ha salido ya todas
las normativas pues que vamos a hacer
de qué manera vamos a legitimizar y su
disponibilidad idoneidad para su uso
dónde y cuando se le requiera entonces
es muy importante tenerlo todo este
mapeado toda esta información yo les
recomiendo que lo tengan en un solo
excel en un excel donde pongan toda la
información y en ese responsable del uso
quien es responsable de la información
en el que lo aprobado con su código con
su versión y además todos estos
requisitos de las normas porque porque
nos van a tener ayudar mayor control de
la información en un solo documento no
tenemos no podemos crear tantos
registros
y va a la organización y teníamos un
control de información documentada para
documentos externos controla la
información documentada para documentos
internos control información documentada
por documentos externos cuando podrías
tener un solo archivo y podrías tener
por ejemplo un excel tres hojas y cada
una para los archivos y tienes cómo
demostrar simplemente con un código
versión y vas cambiando internamente a
quienes corresponde entonces es
importante no llenarnos de documentos
sino firmar finalmente hacerlos legibles
fáciles de uso que nos que nos den valor
los documentos no por qué porque por
ejemplo si yo hago un check list cuál es
la finalidad de hacer el check list no
solamente llenar la normativa no sino yo
quiero saber cuántas oportunidades de
mejora y cuántas por ejemplo no
conformidades podría encontrar y qué es
lo que puedo aportar no en de repente
puedo delinear lo si es por arias por
sectores no entonces yo podría saber en
qué áreas tengo más fugas en qué áreas
tengo más problemas ambientales
tenemos que ver para qué nos sirven los
documentos entonces es importante tener
en consideración esa información de
manera que nos genere valor
todos estos documentos y registros mi
recomendación es que los digitales
siempre que implemente un sistema de
gestión
yo tengo sus registros físicos que los
pueden digitalizar en un servidor
interno de la organización o pueden
tener información en la nube toda esta
información centralizada que va a
permitir va a permitir que cualquier
persona esté en la oficina oeste de su
casa pueda tener acceso a esa
información claro a qué información
solamente la información que se les ha
dado los permisos para su uso de esa
manera nos vamos a asegurar que
solamente trabajemos o tengan
información precisa de acuerdo al
trabajo que van a realizar
por otro lado ahorita tenemos el acceso
en la nube que nos permite por si quiera
desde el celular nosotros podemos tener
acceso la información en una tablet
podemos tener acceso a la información
más fácil subir fotos videos evidencias
es forma como de mostrar y toda esa
información puede ir directa a la nube
sin tener muchos registros nótese que
vídeos fotos son registros en
información
y podemos complementar con informes para
ver los resultados de sus evaluaciones
cuáles son los beneficios para la
organización dentro de todo este proceso
es la mayor productividad en el manejo
que esté una la información documental
nos tratemos de llenarnos de documentos
sino veamos cuáles son los documentos
uno que nos permiten los requisitos del
cliente y ninguno de los como
organización para mi proceso cuáles son
los que necesito
y los requisitos legales que tengo que
cumplir ahora he aquí por qué por qué me
tomo el tiempito porque a veces dentro
de los requisitos legales por ejemplo
anualmente hay que presentar un plan de
gestión de residuos sólidos
y este plan de gestión de residuos
sólidos se presenta a una entidad todos
los años que tengo que estar cambiando
de versión modificaciones y tiene como
control cosas y sigo pasando los años va
a tener cuantos controles de cambios ese
plan porque le pusieron control de
cambios no es yo puedo ponerte en que mi
procedimiento o en el registro yo puedo
poner que ese se va a actualizar con el
año no es necesario de ponerle toda la
fecha completa entonces no tengo que
estar poniendo versión 1 versión 2
versión 3 si durante el año hice cambios
de ese mismo documento que lo presenté a
esa entidad si podría hacer los cambios
de versión pero si por año no amerita
porque normalmente haces esas revisiones
anuales disminución del tiempo de
respuesta de la información documental
ante las partes interesadas en este
punto pues es muy beneficioso si tú
tienes toda la información ordenada
organizada pues fácilmente todas las
personas van a tener su uso inmediato no
sabe dónde está cómo se almacena la
información por ejemplo si se sale un
trabajador y entra otro trabajador pues
sabe exactamente cómo está la
información
de qué manera se almacena de cómo se
guarda entonces es muy importante en el
tiempo de respuesta para la organización
a veces te piden cierta información y no
sabes dónde está a quien no tiene si ya
tú tienes
incluso en tu procedimiento de
información documentada cómo se va a
almacenar esa información es más fácil
para que la información esté accesible
para todos mayor accesibilidad de
información para su uso y conservación
de la misma para cuando se la requiera
entonces es muy importante la
información documentada mantenerla de
acuerdo a los requisitos de la norma a
los de la organización y a los
requisitos legales gracias
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