ISO 14001 versión 2015 7.5 Información documentada en ISO 14001:2015 Sistema de Gestión Ambiental

Summary

El guía de ISO 14001 para principiantes, conducido por Caña Linares Sosa, se centra en el requisito 7.5: información documentada. Expone la importancia del control de documentos para asegurar su legitimidad y accesibilidad. Aborda la digitalización de información, su uso en la nube y la necesidad de adaptarse al tamaño y complejidad de la organización. Se enfatiza la necesidad de cumplir con requisitos legales y la importancia de la documentación para demostrar conformidad y evaluar la eficacia del sistema de gestión ambiental.

Takeaways

• 📚 El requisito 7.5 de la ISO 14001 se centra en la información documentada y su control para garantizar su legitimidad, accesibilidad y utilidad.
• 🔍 La información documentada es crucial para demostrar el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos, así como para la efectividad del sistema de gestión ambiental.
• 🏢 La cantidad y tipo de información documentada dependerá del tamaño y complejidad de la organización y de sus procesos y actividades.
• 📈 La digitalización de la información ha permitido una mayor agilidad y accesibilidad, especialmente en entornos de trabajo remoto.
• 📁 Se pueden utilizar diferentes formatos de información documentada, como videos, archivos digitales, fotografías y registros físicos, según sea necesario.
• 🗂️ La información documentada es esencial para la comunicación del propósito y la coherencia de las acciones dentro del sistema de gestión ambiental.
• 📋 Los instructivos, procedimientos y planes de manejo ambiental son ejemplos de tipos de información documentada que son importantes para el cumplimiento de los requisitos.
• 📊 La evaluación de la eficacia del sistema de gestión ambiental requiere registros y evidencias objetivas, que pueden incluir fotografías, afirmaciones y registros.
• 📈 La implementación de un sistema de gestión ambiental efectivo incluye la identificación y control de aspectos ambientales significativos, planificación y control operacional, y preparación ante emergencias.
• 🔑 La gestión de la información documentada incluye la creación, identificación, revisión, aprobación, distribución, uso y almacenamiento, todo lo cual debe estar en línea con las políticas y procedimientos de la organización.

Q & A

¿Qué es el requisito 7.5 en el contexto del curso de ISO 14.001?

El requisito 7.5 trata sobre la información documentada en un sistema de gestión ambiental, la cual debe ser controlada para su legitimidad, accesible, comprensible y útil para las personas involucradas.

¿Cuál es la importancia de la información documentada en una organización según el estándar ISO 14.001?

La información documentada es crucial para demostrar el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos, así como para comunicar el propósito y la coherencia de las acciones dentro de la organización.

¿Cómo debe ser la información documentada dependiendo del tamaño de la organización?

La información documentada debe ser ágil y versátil, permitiendo obtener información precisa y concisa para adaptarse al tamaño y complejidad de la organización y sus procesos.

¿Qué tipos de documentos y registros pueden ser considerados como información documentada en un sistema de gestión ambiental?

Los tipos de documentos y registros incluyen procedimientos, instructivos, planes de manejo ambiental, registros de generación de residuos sólidos, fotografías, archivos físicos y digitales, y otros que demuestren cumplimiento de requisitos.

¿Qué es la 'información centralizada' y por qué es importante en un sistema de gestión ambiental?

La 'información centralizada' es la consolidación de todos los documentos y registros relevantes en un solo lugar, lo que facilita el acceso y el manejo de la documentación, evita la pérdida de información y mejora la eficiencia.

¿Cómo se deben manejar los registros físicos y digitales en un sistema de gestión ambiental?

Los registros físicos y digitales deben ser preservados y almacenados de manera que se mantenga su legitimidad y disponibilidad para su uso cuando sea necesario, siguiendo los requisitos legales y de la organización.

¿Qué son los 'registros ambientales' y cómo se relacionan con los aspectos ambientales significativos?

Los 'registros ambientales' son documentos que registran la información relacionada con los aspectos ambientales significativos de la organización, ayudando a monitorear y controlar su impacto ambiental.

¿Qué papel juegan las políticas y los manuales en la gestión de la información documentada?

Las políticas y los manuales establecen las directrices y procedimientos para la gestión de la información documentada, asegurando que se maneje de acuerdo con los requisitos de la norma y las necesidades de la organización.

¿Cómo se deben actualizar y mantener los documentos de información documentada según el estándar ISO 14.001?

Los documentos de información documentada se deben actualizar y mantener de acuerdo con un proceso que incluya identificación, revisión, aprobación y distribución, asegurando que la información sea actualizada y accesible para su uso correcto.

¿Qué beneficios trae la digitalización de la información documentada para una organización?

La digitalización de la información documentada mejora la accesibilidad,减少了物理存储的需求，提高了信息的安全性，並且通過允许远程访问，增加了工作的灵活性。

Outlines

00:00

📚 Introducción al Requisito 7.5 de ISO 14001

El primer párrafo introduce el tema del video, enfocado en el requisito 7.5 de la norma ISO 14001, que trata sobre la información documentada en un sistema de gestión ambiental. Se destaca la importancia de controlar la información para garantizar su legitimidad, accesibilidad y utilidad. La discusión abarca la necesidad de adaptar la gestión documental según el tamaño y complejidad de la organización, así como la importancia de cumplir con los requisitos legales y normativos de cada país. Se menciona la transición hacia la digitalización de documentos y la centralización de la información para facilitar el acceso y el manejo eficiente de la documentación.

05:00

📂 Gestión y Documentación de la Información

El segundo párrafo profundiza en los tipos de documentos y registros que forman parte del sistema de gestión ambiental, incluyendo instructivos, procedimientos y registros que demuestran el cumplimiento de los requisitos legales y normativos. Se discute la importancia de tener un sistema de documentación bien estructurado y accesible, ya sea en formato físico o digital, para garantizar la efectividad en la gestión ambiental. Además, se menciona la necesidad de adaptar los documentos y registros a los procesos y actividades específicos de la organización.

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🔍 Detalles de la Documentación y Control de la Información

El tercer párrafo se centra en la creación, identificación, revisión y aprobación de la información documentada, destacando la importancia de proteger, distribuir y acceder adecuadamente a los documentos. Se aborda el tema de la digitalización de la información para mejorar la productividad y la accesibilidad, así como la importancia de mantener la información de acuerdo con los requisitos legales y normativos. Además, se sugiere la utilización de herramientas como hojas de cálculo para centralizar y controlar la información documental.

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💼 Beneficios y Mejores Prácticas en la Gestión Documental

El cuarto y último párrafo del video script aborda los beneficios de una eficiente gestión documental, como la mayor productividad y la reducción del tiempo de respuesta a solicitudes de información. Se enfatiza la importancia de tener una documentación que genere valor para la organización, facilitando la identificación de áreas de mejora y no conformidad. Se recomienda la digitalización de registros físicos y la centralización de la información para mejorar la accesibilidad y la colaboración dentro de la organización. Finalmente, se agradece a la audiencia y se cierra el video.

Keywords

💡ISO 14.001

ISO 14.001 es un estándar internacional que establece los requisitos para un sistema de gestión ambiental (SGA). En el guion, se menciona que el curso trata sobre este estándar, lo que indica que el video tiene como tema central la implementación y el manejo de un SGA según esta norma. La instructora, Caña Linares Sosa, utiliza este término para introducir el requisito 7.5 dentro del contexto de la norma ISO 14.001.

💡Requisito 7.5

El 'Requisito 7.5' se refiere a una sección específica del estándar ISO 14.001 que trata sobre la información documentada dentro de un SGA. Según el guion, este requisito establece que la información documentada debe ser controlada para garantizar su legitimidad, accesibilidad y utilidad. Se destaca la importancia de esta información para demostrar el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos, y para la efectividad del SGA.

💡Información documentada

La 'Información documentada' es un concepto clave en el SGA que implica la creación, control, acceso y uso de documentos y registros que demuestren la conformidad con los requisitos del SGA y las normas legales. En el guion, se discute cómo gestionar esta información de manera ágil y versátil, y cómo es fundamental para la legitimidad y la eficacia del sistema.

💡Legitimidad

La 'Legitimidad' en el contexto del SGA se refiere a la capacidad de una organización para demostrar que sus prácticas y procesos cumplen con los requisitos legales y los estándares establecidos. En el guion, se menciona que la información documentada debe ser controlada para su legitimidad, lo que implica que los documentos y registros deben ser precisos y actualizados para reflejar adecuadamente la conformidad de la organización.

💡Accesibilidad

La 'Accesibilidad' de la información documentada es un aspecto importante para garantizar que los documentos y registros estén disponibles y comprendibles para los miembros de la organización que los necesitan. En el guion, se destaca la importancia de que la información sea accesible para permitir una gestión ambiental efectiva y para cumplir con los requisitos legales.

💡Control de la información

El 'Control de la información' es el proceso de gestionar la información documentada de manera que se mantenga actualizada, se distribuya adecuadamente y se preserve para su uso futuro. En el guion, se discute cómo es fundamental para la efectividad del SGA y para demostrar el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos.

💡Procedimientos

Los 'Procedimientos' son documentos que describen los pasos a seguir para realizar actividades específicas dentro del SGA. En el guion, se menciona que estos procedimientos son importantes para centralizar y organizar la información documental, y para asegurar que las actividades se realicen de acuerdo con los requisitos del SGA.

💡Evidencias

Las 'Evidencias' son documentos o registros que demuestran el cumplimiento de los requisitos del SGA y las normas legales. En el guion, se habla de la importancia de tener fotografías, registros, constancias y permisos como evidencias objetivas de cumplimiento.

💡Auditoría

Una 'Auditoría' es un proceso sistemático de evaluación del SGA para determinar su conformidad con los requisitos del estándar ISO 14.001 y las normas legales. En el guion, se menciona que las auditorías son esenciales para asegurar la conformidad y para mejorar la eficacia del SGA.

💡Cumplimiento legal

El 'Cumplimiento legal' se refiere a la obligación de una organización de adherirse a las leyes y regulaciones aplicables en su operación. En el guion, se destaca la importancia de mantener registros y documentos que demuestren el cumplimiento de los requisitos legales, ya que esto es fundamental para la legitimidad y la sostenibilidad de la organización.

Highlights

El requisito 7.5 enfatiza la importancia del control de la información documentada para su legitimidad, accesibilidad y utilidad.

La información documentada debe ser relevante y suficiente para demostrar el cumplimiento de los requisitos legales y de la organización.

La cantidad y tipo de información documentada depende del tamaño y complejidad de la organización y sus procesos.

La información documentada puede incluir videos, archivos digitales, fotografías y registros físicos, adaptándose a las necesidades de la organización.

La centralización de la información es crucial para evitar la pérdida de datos y garantizar el acceso adecuado al personal.

La información documentada debe comunicar el propósito y la coherencia de las acciones para lograr la conformidad con los requisitos del cliente.

Los instructivos, procedimientos y planes de manejo ambiental son ejemplos de información documentada que contribuye a la conformidad y eficacia del sistema de gestión ambiental.

Los registros como fotografías, afirmaciones y constancias son importantes para demostrar la objetividad del cumplimiento de los requisitos.

La información documentada es esencial para la auditoría interna y para evaluar la eficacia y adecuación del sistema de gestión ambiental.

Las políticas a nivel gerencial y estratégico son fundamentales para definir los objetivos y valores de la organización en relación con la gestión ambiental.

Los procedimientos y manuales del sistema de gestión ambiental ayudan a centralizar y organizar la información documental.

Los registros y evaluaciones de auditorías, así como las acciones correctivas y preventivas, son parte integral de la información documentada para mejorar el sistema de gestión ambiental.

La creación y actualización de la información documentada debe ser controlada, identificada y distribuida de manera eficiente dentro de la organización.

La protección adecuada de la información documental es esencial, incluyendo la preservación de la legitimidad y la disponibilidad para su uso.

La digitalización de la información documentada mejora la accesibilidad y permite un manejo más eficiente de la documentación.

La centralización de la información en la nube mejora la productividad y permite el acceso a la información desde diferentes dispositivos y ubicaciones.

La reducción del tiempo de respuesta de la información documental ante las partes interesadas es un beneficio significativo de un sistema de gestión de documentos eficiente.

La accesibilidad y conservación de la información documentada es fundamental para su uso y mantenimiento a largo plazo.

Transcripts

hola qué tal me da un gusto tener de una

vez más a que canalizó tema

intercontinental pues seguimos con

nuestro curso de iso 14.001 para

principiantes el día de hoy de nuestra

amiga y colega y master caína linares

sosa de perú nos va a hablar de

requisito 7.5 donde nuestra amiga caída

nos va a hablar de la información

documentada en un sistema de gestión

ambiental adelante cariño

muchísimas gracias era bueno

a continuación hablar sobre el requisito

7.5 información documentada cuál es la

intención de este requisito la

información documentada debe ser

controlada para su legitimidad

esta información debe ser accesible

dependerá también comprensible y de

alguna manera útil para las personas

esta información dependerá de que del

tamaño cuando uno va a hacer que

actualmente los documentos tenemos que

hacerlos de manera ágil es versátil es

que nos permitan obtener información

precisa y concisa para poder obtener

resultados entonces es mucho depende del

tamaño de la organización qué tan grande

es la organización para ver sus procesos

sus actividades sus servicios qué tipo

de información documental necesito para

poder trabajar necesito demostrar

también en cumplimiento de los

requisitos legales y otros requisitos

desde acuerdo a las normativas de cada

país a la complejidad del proceso sin

tener acciones va a depender por ejemplo

un proceso administrativo que un proceso

por activo donde de repente necesito más

procedimientos instructivos para poder

tener la legitimidad de la información o

de lo que necesite la competencia del

personal bajo control de la organización

quienes van a ser estos responsables del

manejo adecuado de la documentación

donde cuando se va a archivar en qué

momento se va a registrar

se va a generar y no son los

responsables para crear incluso la

documentación

además qué tipo de información

documentada en la actualidad ahora

tenemos por ejemplo vídeos podemos

utilizar archivos digitales como ustedes

han visto el trabajo remoto

ahorita nos ha llevado a digitalizar a

obtener toda la información en la nube o

de repente tenemos un acceso a un

servidor en la organización pues qué tan

importante para nosotros es contar con

la información centralizada que nos

permita tener acceso y al manejo de la

documentación para así evitar supervía

también podemos utilizar fotografías en

el proceso de certificación

o archivos físicos cuando tengamos que

demostrarlo sobre todo a veces en los

archivos contables son los que mayores

se archiva la información física o

algunos registros que si bien es cierto

los puedes tener de manera física

también los puedes digitalizar para que

la información pueda o el personal pueda

tener acceso virtualmente a dicha

información

y la información documentada te permite

la comunicación del propósito y la

coherencia de la acción qué quiere decir

su utilización no nos va a contribuir a

lograr la conformidad de los requisitos

del cliente por ejemplo si nosotros

vamos a implementar para el área de

auditorías en el área de auditoría

interna hay ciertos requisitos que

debemos de cumplir pero además cuáles

son los requisitos que nosotros debemos

tener de conformidad a los servicios del

cliente

para proveer la formación apropiada

sobre el sistema de gestión ambiental

qué tipo de información llámese

instructivos procedimientos planes de

manejo ambiental generación de residuos

sólidos otros toda esta información

donde la tenemos proporcionar evidencias

objetivas podemos tener incluso hay

fotografías afirmaciones registros

constancias permisos que nos permitan

tener la objetividad de cumplimiento de

los requisitos y evaluar la eficacia y

la adecuación del sistema sobre el

sistema de gestión por ejemplo nosotros

qué hacemos con el proceso auditoría nos

aseguramos la conformidad de los

requisitos y además de nuestro sistema

de gestión ambiental implementado es por

ello que nosotros debemos tener toda la

información de acuerdo a los requisitos

pero también a la organización

para contribuir al sistema de

información documentada y dar respuesta

a los requisitos se debe considerar

vamos a encontrar siempre este triángulo

donde vamos a tener las políticas a

nivel gerencial a nivel estratégico la

organización debe saber sus

declaraciones estas declaraciones

incrementación de la organización que

que van de alguna manera a ser el

objetivo de la organización el tema de

valores cultura no hablamos mucho de la

cultura ambiental de la bioseguridad

entonces nuestras políticas que las

organizaciones y en base a ello

trabajamos luego manuales no si bien es

cierto no es un requisito de la norma

pues cada organización

independientemente puede establecer un

manual del sistema de gestión ambiental

u otro manual que se adecue a los

requisitos en ese momento que quiere

trabajar también tenemos los

procedimientos los procedimientos de

acuerdo a las exigencias de la norma

pero también podemos tener otros

procedimientos internos de manera que

nos ayude a centralizar y organizar toda

nuestra información documental

instructivos y otros documentos pues

esta información detallada los pasos a

seguir para cada proceso por ejemplo

para la presentación del plan de gestión

de residuos sólidos para ciertos

requisitos que debemos cumplir cuáles

son esos pasos y los podemos tener

mapeados en instructivos u otros

documentos ahora ya más otros documentos

también a formatos virtuales o vídeos o

fotografías u secuencia de que ahora nos

permiten un poco también el pensamiento

visual poder tener de manera gráfica

cuáles son los pasos porque de esta

manera las personas se entienden más

gráficamente cuáles son las

recomendaciones a seguir y los registros

que es de alguna manera la referencia

para demostrar nuestros cumplimientos

todos estos registros también podemos

tenerlos digitalizados o en forma física

en una nube o puede estar en un servidor

de la organización cualquier registro

que nos permita determinar el

cumplimiento de los requisitos de la

norma si estamos hablando de requisitos

legales pues debemos de cumplir los

requisitos legales

país porque hay ciertos requisitos y

presentaciones y aprobaciones que no

dependen de nosotros sino de terceros

para continuar sobre todo en la parte

ambiental

cuáles son esos documentos o registros

dentro de los requisitos tenemos

información documentada y también

tenemos registros del sistema de gestión

ambiental que tenemos que presentar

a continuación tengo un cuadro resumen

de cuáles son esos documentos de

información documentada que se debe de

mantener tenemos en el 4.3 pues nuestro

alcance del sistema de gestión ambiental

podemos tener una instalación o varios

puntos de oficinas tanto en un solo

sitio a nivel nacional

donde tenemos que definir este alcance

de nuestro sistema de gestión la

declaración de nuestra política del

sistema que esté en un ambiente a las

que se está comprometiendo la empresa no

de acuerdo también con el 5.2

el 5.3 todo lo que son los roles

responsabilidades rendición de cuentas

autoridades pues acá tenemos no

solamente la a nivel organizacional sino

también los responsables a nivel del

sistema de gestión ambiental en el 6.1

todos los procesos apartados de 6.1

16.14 para confirmar que estos

requisitos se llevan a cabo según lo

previsto también tenemos todos aquellos

aspectos ambientales significativos pues

tenemos nuestro procedimiento y tenemos

nuestros registros ambientales que lo

vamos a ver a continuación también los

requisitos legales y otros quien se va a

hacer cargo de la actualización cada

cuánto vamos a estar responsable de

teorización y muchos mis compañeros ya

con anterioridad les han explicado cada

uno de estos puntos el 8.1 lo que es la

planificación y el control operacional

pues no como vamos a minimizar estos

aspectos ambientales sobre este impacto

ambiental que se pueda generar dentro

del sistema de gestión y cómo los vamos

a controlar el 8.2 las organizaciones

deben de tener preparado un plan de

respuesta ante emergencias

emergencias ambientales simulacros

información que debemos de tener frente

a las determinadas situaciones que se

pudieran presentar

por otro lado tenemos los registros que

se deben mantener en el sistema de

gestión ambiental como por ejemplo los

registros de inducción información y

evaluación de la eficacia de las

formaciones brindadas al igual que los

otros sistemas de gestión nosotros

debemos demostrar que el personal ha

sido concientizado entrenado y ha sido

capacitado en toda la documentación del

sistema y también en toda la información

que debe manejar en su punto de euros

tenemos los registros de comunicación

interna y externa quejas por

contaminación a nivel interno y a nivel

externo como van a hacer estas

comunicaciones en la parte mental pues

cartas mejoran un avisos

por ejemplo quejas reclamos de los

usuarios o clientes los registros de

pruebas de preparación ante emergencia

los simulacros que se deben ir

realizando de acuerdo a las actividades

de la organización porque por ejemplo me

decían en oficinas oye qué simulacro voy

a realizar en oficinas si yo no genera

un impacto ambiental porque puede ser

que la empresa se haya certificado

inicio 14 mil pues por ejemplo tenemos

el derrame de los líquidos de limpieza

no voy a ver alguna fuga

en los servicios entonces eso puede

generar pues cierta contaminación

ambiental y también daño a la salud y

salud de las personas

tenemos los registros de pruebas de

preparación de los registros de

seguimiento medición análisis evaluación

y desempeño pues también tenemos que

hacer esas evaluaciones para ver el

ruido o la iluminación los gases que

están contaminantes y tener todos estos

registros con sus certificados y

autorizaciones correspondientes de las

entidades correspondientes al momento de

poder demostrar también tenemos los

registros y evaluación de las auditorías

o cumplimiento legal algunas que son de

nuestro sistema de gestión y otras de

cumplimiento de acuerdo a las factorías

que pueden hacer terceras partes tenemos

la auditoría programas informe de

auditoría en esto tenemos el informe

para poder verificar hacer el

seguimiento la mejora de nuestro sistema

de gestión nosotros vamos programando

auditorías internas y elaborando estos

informes de nuestro sistema las salidas

de la revisión por la dirección pues

cómo está funcionando realmente cuáles

son el liderazgo que tiene la alta

gerencia y qué información qué

decisiones ha tomado respecto

un sistema de gestión ambiental por otro

lado los registros de incidentes

ambientales registros de los resultados

de las acciones correctivas y acciones

preventivas

y lo que es la oportunidad de mejorar

entonces esto va en base a las no

conformidades que pudieron haber de la

auditoría a otras que pudieron haber

dentro del proceso de inspecciones o

dentro de procesos de seguimiento de

desempeño

luego tenemos la creación y

actualización dentro del proceso de

información documentada nosotros tenemos

cómo crear esta información documentada

cómo identificarla quién la revisa aquí

en la prueba donde podemos tener esta

información la podemos tener en los

documentos tal como les muestra acá un

cuadro de suma por ejemplo el logo de la

organización que pasa cuando son varias

empresas no hacen consorcios pues van a

colocar pues los logos porque pueden

utilizar de manera conjunta en los

consorcios podrían utilizar por ejemplo

los mismos formatos

luego tenemos el tipo de documento el

título su código para poder saber la

versión en qué versión cada cambio de

versión como estamos controlando estos

documentos y la fecha en que sean

emitidos quién lo elabora el nombre

responsable también que nos revisen

quien lo aprueba pero esto es una forma

y la obra la norma puntualmente nos pide

cómo controlamos la información

documental entonces nosotros tenemos que

parar al momento de la creación ver su

identificación el título del documento

quien lo revisa a quien lo aprueba y

para su distribución y uso en los puntos

de la organización

el control de la información documental

y de que le puse información documental

primero protección adecuada tenemos que

proteger todos los documentos del

sistema de gestión y los registros todos

estos documentos como les dije pueden

estar escaneados podemos tenerlos

digitalizados ahora más que nunca puedes

tener la información digitalizada es

mucho más apropiada porque la vamos a

tener accesible además podemos tener un

servidor o una joya de alguna manera de

forma centralizada en la nube la

información adecuada para su uso por las

personas luego tenemos la distribución

quienes van a tener acceso a esta

información no en las áreas pues hacer

llegar toda la información a las

personas responsables o a los

responsables dentro de la organización

luego tenemos el acceso quienes van a

tener acceso a esta información no todos

tienen que tener información la

información o estos accesos porque

podríamos tener por ejemplo pérdida de

la información robo de la información

por otro lado vamos a otras normativas

y luego tenemos la recuperación y uso

que vamos a hacer con estos documentos

luego de que pasen su proceso o cuántos

años de acuerdo a los requisitos también

legales de cada país luego tenemos el

almacenamiento y preservación de hecho

que vamos a tener registros físicos y

vamos a tener registros digitales

entonces también como los vamos a

preservar la preservación de legitimidad

a bordo de manchas borrones por ejemplo

no es algo nuevo que ha salido ya todas

las normativas pues que vamos a hacer

de qué manera vamos a legitimizar y su

disponibilidad idoneidad para su uso

dónde y cuando se le requiera entonces

es muy importante tenerlo todo este

mapeado toda esta información yo les

recomiendo que lo tengan en un solo

excel en un excel donde pongan toda la

información y en ese responsable del uso

quien es responsable de la información

en el que lo aprobado con su código con

su versión y además todos estos

requisitos de las normas porque porque

nos van a tener ayudar mayor control de

la información en un solo documento no

tenemos no podemos crear tantos

registros

y va a la organización y teníamos un

control de información documentada para

documentos externos controla la

información documentada para documentos

internos control información documentada

por documentos externos cuando podrías

tener un solo archivo y podrías tener

por ejemplo un excel tres hojas y cada

una para los archivos y tienes cómo

demostrar simplemente con un código

versión y vas cambiando internamente a

quienes corresponde entonces es

importante no llenarnos de documentos

sino firmar finalmente hacerlos legibles

fáciles de uso que nos que nos den valor

los documentos no por qué porque por

ejemplo si yo hago un check list cuál es

la finalidad de hacer el check list no

solamente llenar la normativa no sino yo

quiero saber cuántas oportunidades de

mejora y cuántas por ejemplo no

conformidades podría encontrar y qué es

lo que puedo aportar no en de repente

puedo delinear lo si es por arias por

sectores no entonces yo podría saber en

qué áreas tengo más fugas en qué áreas

tengo más problemas ambientales

tenemos que ver para qué nos sirven los

documentos entonces es importante tener

en consideración esa información de

manera que nos genere valor

todos estos documentos y registros mi

recomendación es que los digitales

siempre que implemente un sistema de

gestión

yo tengo sus registros físicos que los

pueden digitalizar en un servidor

interno de la organización o pueden

tener información en la nube toda esta

información centralizada que va a

permitir va a permitir que cualquier

persona esté en la oficina oeste de su

casa pueda tener acceso a esa

información claro a qué información

solamente la información que se les ha

dado los permisos para su uso de esa

manera nos vamos a asegurar que

solamente trabajemos o tengan

información precisa de acuerdo al

trabajo que van a realizar

por otro lado ahorita tenemos el acceso

en la nube que nos permite por si quiera

desde el celular nosotros podemos tener

acceso la información en una tablet

podemos tener acceso a la información

más fácil subir fotos videos evidencias

es forma como de mostrar y toda esa

información puede ir directa a la nube

sin tener muchos registros nótese que

vídeos fotos son registros en

información

y podemos complementar con informes para

ver los resultados de sus evaluaciones

cuáles son los beneficios para la

organización dentro de todo este proceso

es la mayor productividad en el manejo

que esté una la información documental

nos tratemos de llenarnos de documentos

sino veamos cuáles son los documentos

uno que nos permiten los requisitos del

cliente y ninguno de los como

organización para mi proceso cuáles son

los que necesito

y los requisitos legales que tengo que

cumplir ahora he aquí por qué por qué me

tomo el tiempito porque a veces dentro

de los requisitos legales por ejemplo

anualmente hay que presentar un plan de

gestión de residuos sólidos

y este plan de gestión de residuos

sólidos se presenta a una entidad todos

los años que tengo que estar cambiando

de versión modificaciones y tiene como

control cosas y sigo pasando los años va

a tener cuantos controles de cambios ese

plan porque le pusieron control de

cambios no es yo puedo ponerte en que mi

procedimiento o en el registro yo puedo

poner que ese se va a actualizar con el

año no es necesario de ponerle toda la

fecha completa entonces no tengo que

estar poniendo versión 1 versión 2

versión 3 si durante el año hice cambios

de ese mismo documento que lo presenté a

esa entidad si podría hacer los cambios

de versión pero si por año no amerita

porque normalmente haces esas revisiones

anuales disminución del tiempo de

respuesta de la información documental

ante las partes interesadas en este

punto pues es muy beneficioso si tú

tienes toda la información ordenada

organizada pues fácilmente todas las

personas van a tener su uso inmediato no

sabe dónde está cómo se almacena la

información por ejemplo si se sale un

trabajador y entra otro trabajador pues

sabe exactamente cómo está la

información

de qué manera se almacena de cómo se

guarda entonces es muy importante en el

tiempo de respuesta para la organización

a veces te piden cierta información y no

sabes dónde está a quien no tiene si ya

tú tienes

incluso en tu procedimiento de

información documentada cómo se va a

almacenar esa información es más fácil

para que la información esté accesible

para todos mayor accesibilidad de

información para su uso y conservación

de la misma para cuando se la requiera

entonces es muy importante la

información documentada mantenerla de

acuerdo a los requisitos de la norma a

los de la organización y a los

requisitos legales gracias