Curso Word - Capitulo 7, Combinar Correspondencia

Dostin Hurtado

14 Jul 201420:01

Summary

TLDREn este tutorial, se explica cómo utilizar la función de combinación de correspondencia en Word para crear y personalizar documentos para múltiples destinatarios. Aprende a generar cartas a partir de una plantilla y una base de datos, reemplazando marcadores con información específica de cada cliente. Se detallan los pasos para crear una lista de clientes, insertar datos en un documento y corregir errores antes de finalizar la combinación. Se enfatiza la importancia de guardar el documento original y la base de datos para futuras referencias y uso.

Takeaways

😀 El video enseña cómo generar documentos de correspondencia masiva en Word, útil para empresas que necesitan enviar cartas a múltiples clientes.
📝 Se asume que el usuario tiene una base de datos de clientes, pero se muestra cómo crear una lista de clientes desde cero si es necesario.
💼 Se explica cómo personalizar columnas en una lista de clientes, lo que incluye detalles como nombres, apellidos, identificación y números de contacto.
🔍 Se detalla el proceso de reemplazar marcadores en una plantilla de carta con datos de la base de datos para personalizar cada documento.
✉️ Se resalta la importancia de finalizar y combinar la correspondencia antes de editar los documentos individuales para asegurar la correcta generación de los mismos.
🖋️ Se sugiere la corrección de errores en el documento original antes de volver a generar los documentos para que los cambios se apliquen a todos.
🖥️ Se menciona la posibilidad de utilizar Microsoft Access para gestionar la base de datos, aunque también se ofrece la opción de editar la lista directamente desde Word.
📑 Se enfatiza la necesidad de guardar el documento original y la base de datos en lugares seguros, ya que son fundamentales para la creación de documentos masivos.
🖨️ Al finalizar el proceso, el usuario puede guardar e imprimir los documentos individuales, que en este ejemplo son cartas personalizadas.
🗂️ Se aconseja revisar y resaltar los datos importantes en las cartas, como nombres y números de identificación, para mejorar la presentación y legibilidad.

Q & A

¿Qué es la combinación de correspondencia en Microsoft Word?
-La combinación de correspondencia es una herramienta en Microsoft Word que permite crear múltiples documentos a partir de una plantilla y una lista de destinatarios, como cartas personalizadas para cada cliente de una empresa.
¿Por qué se usaría la combinación de correspondencia en lugar de crear documentos individuales a mano?
-Se usaría para ahorrar tiempo y esfuerzo al tener que crear documentos para un gran número de personas, como cartas para 100 clientes, ya que automatiza el proceso y evita la necesidad de crear cada uno a mano.
¿Cómo se inicia el proceso de combinación de correspondencia en Word?
-Se inicia seleccionando la pestaña 'Correspondencia' y haciendo clic en 'Iniciar combinación de correspondencia', donde se indica que se van a crear cartas y se selecciona la lista de destinatarios.
¿Qué es una base de datos en el contexto de la combinación de correspondencia?
-Una base de datos es una lista organizada de información, como nombres, direcciones y números de identificación, que se utiliza para personalizar los documentos en la combinación de correspondencia.
¿Cómo se crea una nueva lista de clientes en Word?
-Se crea un nuevo documento, se personalizan las columnas según las necesidades, se ingresan los datos de los clientes y se guarda la lista, que luego se utiliza en la combinación de correspondencia.
¿Qué campos son comunes para incluir en una lista de clientes para la combinación de correspondencia?
-Los campos comunes incluyen nombre, apellido, dirección, número de identificación y teléfono, que luego se utilizan para personalizar los documentos.
¿Cómo se insertan los campos de la base de datos en la plantilla de carta en Word?
-Se utilizan los marcadores de campo en la plantilla de carta, como 'nombre', 'apellido' y 'cédula', que luego se reemplazan automáticamente con los datos de la base de datos al finalizar la combinación.
¿Qué significa 'finalizar y combinar' en el proceso de combinación de correspondencia?
-Es el paso donde Word crea un nuevo documento para cada entrada de la base de datos, combinando la plantilla con los datos de la lista para generar los documentos finales.
¿Cómo se corrigen errores en los documentos individuales generados por la combinación de correspondencia?
-Se abren los documentos generados, se realizan las correcciones necesarias y se guardan los cambios. Al volver a ejecutar la combinación de correspondencia con la plantilla corregida, se actualizan todos los documentos con los cambios.
¿Cómo se resalta la información en los documentos generados para hacer que los datos importantes se destaquen?
-Se seleccionan los campos en los documentos y se aplican estilos como negrilla, cursiva o subrayado para resaltar la información, como el nombre o la cédula del destinatario.

Outlines

00:00

📄 Introducción a la combinación de correspondencia en Word

El video comienza explicando el concepto de combinar correspondencia en Word, ideal para empresas que necesitan enviar documentos personalizados a múltiples clientes. Se menciona un escenario hipotético donde una empresa tiene 100 clientes y desea enviarles cartas individuales. Se sugiere que no es práctico crear manualmente 100 cartas, sino que se debe utilizar una función de Word para generar automáticamente múltiples documentos. Se da un ejemplo de una carta con marcadores que se reemplazarán con información de una base de datos.

05:00

🔍 Creando una lista de clientes y personalizando columnas

El video continúa con la creación de una lista de clientes, que puede ser una nueva lista o basarse en una ya existente. Se muestra cómo personalizar columnas en la lista, eliminando información innecesaria y agregando campos relevantes como cédula, dirección, teléfono y campo de estudio. Se ingresan datos de ejemplo para ilustrar cómo se llenaría la lista con información de estudiantes, incluyendo detalles como nombres, apellidos, cédulas y números de teléfono.

10:02

📝 Reemplazo de marcadores y creación de documentos

Se explica cómo reemplazar los marcadores en la carta por los campos de la base de datos, como el nombre, apellido, cédula y dirección. Se detalla el proceso de hacer clic en 'Finalizar y combinar' y seleccionar 'Editar documentos individuales' para revisar y ajustar cada documento generado. Se menciona la creación de un nuevo documento que contiene todas las cartas generadas y cómo se pueden corregir errores antes de guardar los documentos finales.

15:03

🖋️ Personalización y finalización de la correspondencia

El último párrafo aborda la personalización de los documentos, como resaltar el nombre y la cédula del destinatario para mejorar la presentación de la carta. Se sugiere cómo se pueden aplicar diferentes estilos y formatos para mejorar la apariencia de los documentos. Finalmente, se habla sobre la importancia de guardar el documento original y la base de datos como archivos valiosos para futuras referencias y uso. El video concluye con una invitación a los espectadores para que dejen comentarios con sus dudas y un recordatorio de suscribirse y calificar el contenido.

Mindmap

Keywords

💡Combinar correspondencia

Es el proceso de crear múltiples documentos personalizados a partir de una plantilla y una base de datos. En el video, se utiliza para generar cartas personalizadas para cada cliente de una empresa, mostrando cómo automatizar el proceso de envío de correspondencia.

💡Base de datos

Una colección organizada de datos que se puede consultar, actualizar y administrar. En el contexto del video, la base de datos contiene información de clientes, como nombres, direcciones y números de identificación, que se utilizan para personalizar las cartas.

💡Campos

En una base de datos, los campos son los elementos individuales que contienen información específica, como el nombre, la dirección o el número de identificación de un cliente. El video muestra cómo seleccionar y utilizar estos campos para rellenar los documentos.

💡Personalizar

El acto de adaptar o modificar algo para satisfacer las necesidades individuales o específicas. En el video, se personalizan las cartas cambiando los campos de la plantilla con los datos de la base de datos para crear correspondencia única para cada cliente.

💡Plantilla

Una plantilla es un modelo predefinido que se puede usar para crear documentos con un diseño y formato establecidos. En el video, se utiliza una plantilla de carta para insertar los datos de la base de datos y generar cartas personalizadas.

💡Correspondencia

Se refiere a la comunicación escrita, como cartas, recibos o documentos oficiales. El video se centra en cómo crear y enviar correspondencia personalizada a una gran cantidad de personas de manera eficiente.

💡Automatización

El proceso de automatizar tareas para ahorrar tiempo y recursos humanos. El video enseña cómo automatizar el envío de correspondencia a múltiples destinatarios utilizando una combinación de plantillas y bases de datos.

💡Destinatarios

Las personas a quienes se dirige la correspondencia. El video explica cómo seleccionar y usar la información de los destinatarios de una base de datos para personalizar y dirigir las cartas.

💡Editar documentos individuales

Una función que permite revisar y corregir cada documento generado por la combinación de correspondencia antes de su finalización. En el video, se menciona este paso para asegurar la precisión de los datos en las cartas antes de su impresión o envío.

💡Guardar lista de direcciones

El acto de almacenar la información de los destinatarios, como nombres y direcciones, en un formato organizado. En el video, se guarda una 'lista de direcciones' o base de datos para usarla en la generación de correspondencia.

Highlights

Introducción al tema de combinar correspondencia en Word para automatizar el envío de documentos a múltiples destinatarios.

Explicación de la eficiencia en la generación de correspondencia para 100 clientes en comparación con hacerlas manualmente.

Importancia de la automatización en empresas públicas, como la generación de recibos de servicios públicos.

Proceso para crear una carta de ejemplo en Word que contendrá información personalizada para cada destinatario.

Uso de marcadores en la carta para indicar dónde se insertarán los datos de la base de datos.

Selección de la pestaña Correspondencia y uso del comando 'Iniciar combinación de correspondencia' para configurar la tarea.

Elegir el tipo de documento que se va a generar (cartas, sobres, recibos, fichas) y configurar el tamaño del documento.

Selección de una lista de clientes existente o creación de una nueva lista para la base de datos.

Personalización de las columnas en la lista de clientes, eliminando y agregando campos según las necesidades de la carta.

Inserción de datos en la lista de clientes, como cédula, nombre, apellido, dirección, teléfono y técnica de estudio.

Guardar la base de datos como un archivo separado, lo que permite su edición y actualización fuera de Word.

Reemplazo de los marcadores en la carta por los campos correspondientes a los datos de la base de datos.

Finalización de la combinación de correspondencia y creación de un documento nuevo con las cartas individuales.

Revisión y corrección de errores en los documentos individuales antes de finalizar la combinación.

Importancia de resaltar los datos personales en las cartas para mejorar la presentación y legibilidad.

Opciones para aplicar formato adicional a los documentos, como cambiar fuentes, agregar tablas y resaltar información.

Instrucciones para guardar y almacenar de manera segura el documento original y la base de datos para futuras generaciones de correspondencia.

Conclusión del tutorial y oferta de respuesta a dudas o sugerencias de temas para futuras sesiones.