4. Enfoque por Procesos y Gestión de Procesos

Summary

El video trata sobre la gestión de procesos y el enfoque basado en procesos dentro de una empresa. Se explica cómo las empresas, aunque parecen operar de manera estructurada, realmente funcionan a través de una serie de procesos interconectados. El presentador enfatiza la importancia de definir claramente los límites, entradas, salidas e indicadores para cada proceso, siguiendo la norma ISO9001. Se destaca que la gestión de procesos implica hacer seguimiento constante y tomar decisiones basadas en indicadores confiables y oportunos para garantizar un desempeño económico adecuado y alcanzar los objetivos empresariales.

Takeaways

• 😀 El enfoque en procesos es una perspectiva que se centra en la gestión y la organización de las actividades de una empresa de manera que se optimice la eficiencia y la efectividad.
• 🏭 La empresa se organiza a través de estructuras y funciones, pero en realidad, funciona como una serie de procesos interconectados.
• 🔄 Los procesos primarios son aquellos que directamente generan el producto o servicio, mientras que los procesos secundarios son soportes que facilitan los procesos primarios.
• 📊 La gestión de procesos implica no solo definir entradas, salidas e indicadores, sino también realizar un seguimiento y tomar decisiones alineadas con los objetivos de la empresa.
• 🎯 Los indicadores son herramientas esenciales para medir el desempeño de los procesos, y deben estar alineados con los objetivos generales de la empresa.
• 📏 La ISO 9001 establece que para gestionar procesos es necesario definir entradas, salidas e indicadores, lo que es fundamental para la gestión de calidad.
• 📈 Los indicadores pueden medir el uso de materiales, la productividad, la conformidad del producto, y la variabilidad, lo que ayuda a evaluar el rendimiento y la calidad.
• ⏱ La veracidad y oportunidad de los datos de los indicadores son cruciales para que la información sea útil y permita tomar decisiones oportunas.
• 🔍 La gestión de procesos requiere una visión holística que abarque desde la definición de procesos hasta el seguimiento y mejora continua.
• 🌟 La finalidad de la gestión de procesos es asegurar un rendimiento económico aceptable y sostenible a través de la optimización de los recursos y la mejora continua de los procesos.

Q & A

¿Qué es el enfoque basado en procesos y cómo se relaciona con la gestión de una empresa?

El enfoque basado en procesos es una perspectiva que se centra en la comprensión y la gestión de los procesos internos de una empresa para lograr la eficiencia y la efectividad. Se relaciona con la gestión de una empresa al definir claramente los límites y condiciones de funcionamiento de cada proceso, asegurando que estén alineados con los objetivos generales de la empresa y contribuyan al desempeño económico deseado.

¿Cuál es la diferencia entre cómo se ve una empresa desde el exterior y cómo realmente funciona internamente según el guion?

Desde el exterior, una empresa puede parecer una operación lineal donde la materia prima entra y el producto terminado sale. Sin embargo, internamente, la empresa funciona como una serie de procesos interconectados, incluyendo procesos primarios y procesos de soporte, que trabajan juntos para entregar el producto final al cliente.

¿Qué son los procesos primarios y los procesos de soporte según el ejemplo del guion?

Los procesos primarios son aquellos que directamente contribuyen a la creación del producto final, como la producción y el envase. Los procesos de soporte son aquellos que facilitan o apoyan a los procesos primarios, como la logística, mantenimiento o administración.

¿Por qué es importante definir claramente los límites de cada proceso en una empresa?

Definir claramente los límites de cada proceso es importante para evitar zonas grises donde las responsabilidades no estén claras, lo que puede llevar a desperdicios, costos adicionales, productos no conformes y retrasos. Esto ayuda a mantener la eficiencia y la calidad en la operación de la empresa.

¿Qué es un indicador en el contexto de la gestión de procesos y cómo se utiliza?

Un indicador en el contexto de la gestión de procesos es una medida que se utiliza para evaluar el desempeño de un proceso específico. Se utiliza para monitorear si los procesos están funcionando bien o si hay áreas que necesitan mejora, permitiendo tomar decisiones informadas para mejorar la eficiencia y la calidad.

¿Qué es la ISO 9001 y cómo define la gestión de procesos según el guion?

La ISO 9001 es una norma internacional que establece los requisitos para sistemas de gestión de calidad. Según el guion, la norma ISO 9001 define la gestión de procesos como la necesidad de tener definidas las entradas, salidas y los indicadores para cada proceso, lo que permite una gestión efectiva y eficiente.

¿Cómo se relacionan los indicadores con el uso de los recursos y los objetivos de la empresa?

Los indicadores están relacionados con el uso de los recursos y los objetivos de la empresa porque proporcionan una medida clara de la eficiencia y la efectividad en el uso de los materiales, el tiempo y otros recursos. Esto permite a la empresa evaluar si sus procesos están alineados con sus objetivos y tomar decisiones para mejorar el rendimiento económico.

¿Qué importancia tiene la veracidad y la oportunidad en los datos de los indicadores según el guion?

La veracidad y la oportunidad son cruciales en los datos de los indicadores porque si los datos no son veraces, no reflejan la realidad del proceso y si no son oportunos, no pueden ser útiles para tomar decisiones actuales. Los datos precisos y oportunos son esenciales para una gestión de procesos efectiva.

¿Qué es una 'zona gris' en la gestión de procesos y cómo se evita según el guion?

Una 'zona gris' en la gestión de procesos es una área donde las responsabilidades y los procesos no están claramente definidos, lo que puede causar ineficiencias y errores. Se evita al definir claramente los límites y las responsabilidades de cada proceso y utilizando indicadores para monitorear y controlar el rendimiento.

¿Cuál es la relación entre la gestión de procesos y el desempeño económico de una empresa según el guion?

Según el guion, la gestión de procesos está directamente relacionada con el desempeño económico de una empresa porque una gestión efectiva de procesos puede reducir los costos, aumentar la calidad y la productividad, y asegurar que los objetivos de la empresa sean alcanzados de manera eficiente, lo que a su vez impacta positivamente en el rendimiento económico.

Outlines

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🔍 Enfoque en Proceso y Gestión de Procesos

El Alcalde explica el concepto de enfoque en proceso y enfoque basado en procesos utilizando como ejemplo la operación de su empresa. Describe cómo, a simple vista, un cliente solo ve materias primas entrar y un producto terminado salir, pagando por este. Sin embargo, internamente, la empresa se organiza en estructuras y funciones con responsabilidades específicas. A medida que se adentra en el funcionamiento de la empresa, se observa que en realidad opera como una serie de procesos donde los materiales pasan por etapas hasta llegar al cliente. Destaca la importancia de definir límites claros para cada proceso y las condiciones de funcionamiento alineadas con los objetivos de la empresa, evitando así zonas grises que generan desperdicios y retrasos.

05:02

📊 Utilización de Indicadores en la Gestión de Procesos

Se profundiza en la importancia de los indicadores en la gestión de procesos, mencionando que según la norma ISO 9001, es necesario definir entradas, salidas e indicadores para cada proceso. La gestión de procesos no se limita a definir estos elementos, sino que también implica realizar un seguimiento y tomar decisiones alineadas con los objetivos empresariales. Los indicadores son herramientas esenciales para medir el desempeño de los procesos en términos de uso de materiales, tiempo, resultados y conformidad del producto. Se enfatiza la necesidad de que los datos de los indicadores sean veraces y oportunos para que la toma de decisiones sea efectiva y orientada al logro de resultados económicos aceptables.

10:04

🎥 Conclusión y Llamado a Acción

El Alcalde concluye el video agradeciendo la atención del público y animándolos a suscribirse al canal, dar like y dejar comentarios. Se menciona que él es 'Igual el Cambia' y se despide con música y aplausos, dejando al espectador con una invitación a seguir explorando temas relacionados en futuras entregas.

Keywords

💡Enfoque en procesos

El enfoque en procesos es una metodología de gestión que se centra en la optimización y el control de los procesos internos de una organización para mejorar la eficiencia y la calidad. En el guion, se menciona que la empresa funciona como una estructura de procesos, donde los materiales pasan por diferentes etapas hasta llegar al cliente, y esto es un ejemplo de cómo se aplica el enfoque en procesos en la gestión de la empresa.

💡Funcionamiento transversal

El funcionamiento transversal se refiere a la interacción y la colaboración entre diferentes áreas o departamentos de una organización para lograr un objetivo común. En el guion, se habla de cómo las actividades de la empresa transcurren de forma transversal a lo largo de las distintas funciones, lo que es esencial para entender cómo fluye el trabajo dentro de la organización.

💡Zonas grises

Las zonas grises son áreas en la gestión de procesos donde no está claro quién es responsable o qué debe hacerse, lo que puede llevar a desperdicios y problemas. En el guion, se menciona que el enfoque en procesos ayuda a eliminar estas zonas grises, asegurando que las responsabilidades estén claramente definidas y que los procesos se ejecuten de manera eficiente.

💡Límites de proceso

Los límites de proceso son los puntos de inicio y fin de un proceso, que son cruciales para definir y gestionar eficazmente un proceso. En el guion, se destaca la importancia de definir estos límites para cada proceso, lo que permite a la empresa tener un control claro sobre sus operaciones y asegurar que se alcancen los objetivos deseados.

💡Condiciones de funcionamiento

Las condiciones de funcionamiento son los parámetros o requisitos que deben cumplirse para que un proceso se ejecute correctamente. En el guion, se menciona que estas condiciones están relacionadas con los objetivos específicos de cada proceso y deben estar alineados con los objetivos generales de la empresa, lo que ayuda a mantener la dirección y el enfoque de la organización.

💡Indicadores

Los indicadores son medidas o datos que se utilizan para evaluar el rendimiento de un proceso o una actividad. En el guion, se habla de la importancia de utilizar indicadores para seguir el funcionamiento de los procesos, lo que permite a la empresa tomar decisiones informadas y asegurar que los procesos estén funcionando de manera óptima.

💡ISO 9001

La norma ISO 9001 es un estándar internacional para la gestión de la calidad que proporciona orientación sobre cómo gestionar y mejorar la calidad de los productos y servicios. En el guion, se hace referencia a la norma ISO 9001 para ilustrar la importancia de definir entradas, salidas y indicadores para cada proceso, lo que es un componente clave de la gestión de procesos según este estándar.

💡Gestión de procesos

La gestión de procesos implica supervisar y controlar los procesos de una organización para garantizar que se ejecutan de manera eficiente y efectiva. En el guion, se explica que la gestión de procesos es más que simplemente definir entradas y salidas; también incluye seguir el rendimiento, tomar decisiones alineadas con los objetivos y asegurar el rendimiento económico de la empresa.

💡Desempeño económico

El desempeño económico se refiere a la capacidad de una empresa para generar ingresos y beneficios de manera sostenible. En el guion, se menciona que los objetivos de los procesos y la gestión de estos deben estar alineados con el desempeño económico de la empresa, lo que demuestra la importancia de la eficiencia y la efectividad en la gestión de procesos para el éxito financiero.

💡Veracidad de los datos

La veracidad de los datos es crucial para la toma de decisiones informadas y la gestión efectiva de los procesos. En el guion, se enfatiza la necesidad de que los datos asociados con los indicadores sean veraces y representativos de la realidad, ya que esto permite a la empresa medir y mejorar su desempeño de manera precisa.

Highlights

Bienvenida a Espacio Calidad, donde se explora la gestión de procesos.

Explicación del enfoque basado en procesos y su importancia en la gestión de empresas.

Ejemplo de cómo una empresa puede parecer desde afuera frente a cómo realmente se organiza internamente.

La empresa no solo se ve como una sede, sino como una serie de procesos interconectados.

La importancia de comprender la estructura y los procesos primarios y secundarios dentro de una empresa.

La visión transversal de las actividades dentro de una empresa y su impacto en el cliente final.

La identificación de zonas grises en la gestión de procesos y cómo evitarlas.

La definición de límites claros y condiciones de funcionamiento para cada proceso dentro de una empresa.

La alineación de objetivos específicos de procesos con el objetivo general de la empresa.

La gestión de procesos como una práctica que va más allá de la definición de entradas, salidas e indicadores.

La necesidad de usar indicadores para medir y mejorar el desempeño de los procesos.

La importancia de la veracidad y oportunidad de los datos en la medición de indicadores.

La norma ISO 9001 y su definición de gestión de procesos.

La medición del uso de materiales, tiempo y resultados en los procesos productivos.

La importancia de la conformidad del producto y la variabilidad en la medición de indicadores.

La necesidad de disponer de datos veraces y oportunos para una gestión efectiva de procesos.

El enfoque en procesos como una herramienta para mejorar la flexibilidad y la eficiencia en la empresa.

Invitación a suscribirse al canal, dar like y dejar comentarios para seguir aprendiendo sobre gestión de procesos.

Transcripts

[Música]

[Aplausos]

[Música]

sean todos muy bienvenidos a espacio

calidad yo soy igual alcalde voy a estar

hablando desde lo que es enfoque en

procedencia y todo lo que tiene que ver

con la gestión de procesos entonces para

explicar lo que es enfoque en proceso o

enfoque basado en procesos yo me voy a

vale de un ejemplo que ya habíamos visto

en un vídeo anterior en donde yo les

comentaba que la empresa mi empresa

habilitada fuera sede de esta forma un

cliente que pasa enfrente para lo único

que ve es que en mi empresa interesa

materias primas de una voz sale un

producto terminado del otro y que al

cliente me paga por este producto que yo

le estoy vendiendo ya hace posible que

mi empresa tenga continuidad ahora bien

si bien la empresa sede de esta forma

para alguien que no sabe que no conoce

yo que estoy adentro viendo todos los

días

manejando situaciones relacionándome con

mis clientes con mis proveedores

yo sé yo sé que mi empresa se organiza

de esta forma sabemos que tenemos un muy

gran llama sabemos que tenemos una

estructura

sabemos que hay funciones bien que otra

estructura

cada una de estas funciones dentro del

organigrama tiene en el ámbito su

responsabilidad está en un conjunto de

temas que tiene que atender el día a día

ahora bien si bien empresa se organiza

de esta forma lo que vemos en la medida

que empezamos a adentrarnos en el

funcionamiento que la empresa no

funciona de esta manera la empresa en

realidad funciona de esta manera la

empresa funciona como una estructura de

procesos en donde nosotros compramos los

materiales los materiales van pasando

por una serie de etapas hasta que

finalmente llegamos con el producto al

cliente y tenemos debajo de los procesos

primarios tenemos una serie de procesos

que soportan o hacen posible los

procesos primarios se tienen a cabo

ahora bien cuando nosotros tomamos el

funcionamiento de la empresa y el

funcionamiento yo lo llevamos de nuevo

al marco de la organización lo que vamos

a ver es algo como esto que las

distintas actividades van transcurriendo

en formas transversal de las distintas

funciones hasta qué fin

llegamos al cliente por aquí la parte

interesante que vamos a encontrar son

las grises del no necesariamente tenemos

claro por qué es porque no sabemos quién

es la función responsable en donde

casualmente se van a generar

desperdicios que van a ocasionar sobre

costos van a ocasionar productos no

conformes van a ocasionar retrasos

tienen totalmente de bebidas de

flexibilidad a lo largo de nuestro

proceso entonces si tenemos claro que

esto es lo que pasa como se ve cómo

organizamos y cómo funciona cuando el

largo enfoque basado entonces hablamos

de que para cada uno de los distintos

procesos definimos los límites bien bien

claros entiéndase en donde empieza en

donde termina para cada uno de estos

límites para cada proceso definimos las

condiciones de funcionamiento y estas

condiciones funcionamientos no tenemos

relacionados con el objetivo específico

que presidimos con cada uno nuestros

procesos en donde el claro está este

objetivo debe estar perfectamente

alineado

objetivo que perseguimos como empresa

que a su vez va a estar y va a estar

orientado a la consecución de resultados

económicos aceptados entonces cuando

hablamos enfoque basado en procesos o

enfoque en procesos hablamos de este

concepto era en donde sin importar del

hecho de organizamos una manera nosotros

tenemos clarísimo cuáles son las

actividades de esta actividad están

perfectamente definidas de tal forma que

no existan estas zonas grises en donde

eventualmente se sindica miento de félix

entonces si ya tenemos claro que esto es

enfoque en procesos que es cuestión

entonces como yo tenemos los distintos

procesos de las formas que vimos y estos

procesos tienen un funcionamiento sea en

donde cuando hablamos de xestionar

hablamos de hacerle un seguimiento a

este funcionamiento y en función a este

seguimiento tomar decisiones en estos

procesos relacionadas con las entregadas

o los materiales relacionadas con el uso

de los recursos en cada uno de los

procesos o relacionadas con

el producto era en donde todas estas

decisiones o cada vez van a estar

alineadas al objetivo específico de cada

proceso que de nuevo ya tenemos bien

presente que tienen estar orientadas o

alineadas con el objetivo general que

perseguimos como empresa que a su vez de

nuevo va a estar alineado con el

desempeño económico y aquí interesante

por el porqué para que podamos hacer

este seguimiento nosotros

indefectiblemente vamos a valernos de

una herramienta que son los indicadores

que llama hablar sobre esto grant donde

en esencia vamos a usar estos

indicadores para acompañar y para

saberse el proceso si los procesos están

funcionando bien no está funcionando mal

ahora aquí en este punto es súper

relevante tener presente

como la norma iso9001 nos define en el

capítulo 44 que para que podamos

gestionar en nuestros procesos tenemos

que tener definidas las entradas las

salidas y los indicadores para cada

proceso

muchos creen que gestiona de procesos o

que hacer gestión por proceso consiste

únicamente en definir entrada salida de

indicadores para cada proceso que es

correcto ahora nosotros tenemos que

tener estas definiciones hechas que

están de hecho dentro del marco de lo

que es enfoque en procesos pero pero

gestión el proceso es muchísimo más que

esto gestión al proceso tengamos bien

presente se trata de hacer el

seguimiento se trata tomar las

decisiones que estas decisiones de nuevo

estén alineadas a lo que buscamos como

empresa otra vez asegurar el desempeño

económico aceptable de las empresas

entonces si gestiona el proceso se capta

esto y dentro del marco de la gestión

nosotros nos valemos de indicadores

entonces tenemos que entender

qué son los indicadores entonces cuando

hablamos de un proceso cualquiera

cuando nos valemos de indicadores no

sólo qué hacemos seguía el equivalente a

tomar un velocímetro clavarlo en el

proceso pero con este de los cimientos

poder medir si este proceso está

funcionando bien o está funcionando mal

ahora bien si podemos medir en esta

temática del funcionamiento nosotros

podemos medir información los datos

relacionadas con el uso de los

materiales aquí hablamos de cuánto

materiales estamos usando hablamos decir

tenemos un desempeño adecuado en el uso

de los materiales podemos medir el

correcto uso del tiempo para qué es lo

que en los procesos productivos como

hacemos como productividad hablamos de

un proceso de tipo proyecto estaríamos

hablando de de cada uno de los hitos

dentro de un dentro un cronograma dentro

un proyecto ahora podemos medir los

resultados entiendo hacer el producto

pero entiéndase si estamos logrando en

realidad la cantidad de productos que

necesitamos podemos medir

del producto entiéndase así ese producto

en efecto está saliendo conforme con su

especificaciones y podemos pedir también

radiación entiéndase variabilidad que es

lo que conocemos como los indicadores de

capacidad que escojamos sus 77 k que

eventualmente hablaremos en otro vídeo

entonces aquí lo que tengo te represente

que si bien tenemos toda una gama de

posibilidades para hacerle el

seguimiento en conceptos de indicadores

estos indicadores bañas de alguna forma

está relacionado con el uso de los

recursos de los procesos y que de alguna

forma nos van a permitir mediante el

seguimiento de estos indicadores a ver

si los procesos están funcionando bien

están funcionando mal entiéndase dentro

de lo que son valores de costos

aceptables para que a su vez van a estar

orientados a los objetivos que

perseguimos como empresa y aquí súper

interesante porque hasta acá hablamos de

una mera cuestión de definición de

indicadores que es un tema importante

luego metemos que no es lo más

importante cuando hablamos de

indicadores lo más importante

definitivamente está en que una vez que

tenemos definido estos indicadores que

nosotros podamos disponer de datos y que

los datos de estos indicadores sean

veraces ya hablamos de un número que

solamente está pintado para tenerlo como

referencia si no hablamos de que el

número realmente me está dando una

medida inequívoca y exacta de lo que

está pasando en el proceso pero es

solamente una cuestión de veracidad

hablamos también de una cuestión de

oportunidad que tiene que ver con el

tiempo que a mí me toma en disponer de

un dato asociado a un indicador dicho

que a forma de nada me sirve tener un

indicador de un proceso en donde yo

estoy midiendo o estoy estoy cerrando

una información asociada al proceso de

un evento o una situación que ocurrió

hace seis meses es un indicador que no

me sirve de mucho no me sirve para que

yo pueda lo que debo cuando hablamos de

gestión de procesos para que yo pueda

evaluar si el proceso en efecto esta

función

y que otra vez podamos tomar todas las

decisiones que sean oportunas en el

marco la gestión de procesos tengo

orientadas al módulo de nuestro objetivo

individual del proceso el objetivo mayor

de la empresa y tengo el resultado común

muy bien eso fue todo por ahora les

agradezco muchísimo su atención les

recuerdo que se inscriban en nuestro

canal

que les den like que nos dejen sus

comentarios yo soy igual el cambia y nos

vemos en la siguiente

[Música]

[Aplausos]

[Música]