Tucalendi Flows - Tutorial auf Deutsch

Summary

Birgit erklärt in dem Video, wie man in TocaLendy Workflows und Formulare miteinander verknüpft, um automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen an Kunden zu senden. Sie zeigt Schritt für Schritt, wie man nach einer erfolgreichen Buchung automatisch eine Bestätigungsmail sendet und zusätzlich vor dem gebuchten Termin Erinnerungsmails, z.B. 1 Tag vorher und 1 Stunde vorher, versenden kann. Das Ganze erleichtert die Terminorganisation für Dienstleister und informiert die Kunden.

Takeaways

• 😊 Birgit erklärt, wie man Formulare und Workflows in Calendly verknüpft
• 👩‍💻 Sie empfiehlt, Formular und Workflow mit dem gleichen Namen zu versehen
• 🔗 Zuerst muss das Formular mit dem Event verknüpft werden
• ⚙️ Dann legt man einen Workflow für dieses Event an und verknüpft diesen
• ⏰ Triggers im Workflow bestimmen, wann Emails verschickt werden
• 📧 Es können Bestätigungs- und Erinnerungsmails eingerichtet werden
• 💡 Birgit hatte anfangs Schwierigkeiten mit dem Erstellen des Workflows
• 📝 Sie zeigt, wie man Fehler beim Anlegen der Triggers vermeidet
• 🎓 Das Video soll helfen, Calendly besser zu verstehen
• 😅 Birgit gibt zu, dass sie selbst auch öfter nachschauen musste

Q & A

Wieso macht Birgit das Video zur Erläuterung der neuen Funktionen?

Weil einige Leute Probleme mit den neuen Flows und Tokalendy haben und sie das am Anfang auch ungewohnt und schwierig finden. Da Birgit selbst auch ein paar Mal nachdenken musste, möchte sie in einem kurzen Video erklären, wie man Formulare und Workflows anlegt.

Was muss man beachten, wenn man ein neues Formular anlegen möchte?

Man muss darauf achten, ob es sich um ein komplett neues Formular handelt oder ob man ein bestehendes Formular bearbeiten möchte. Bei einem bestehenden Formular muss man über "Events verknüpfen" das passende Formular auswählen.

Wofür ist der Workflow da und was muss man hier beachten?

Im Workflow werden die Aktionen definiert, die ausgelöst werden, wenn bestimmte Events eintreten, z.B. dass eine Bestätigungsmail verschickt wird, wenn eine Buchung erfolgreich war. Man muss für jedes Formular einen entsprechenden Workflow anlegen und die Events verknüpfen.

Wieso gibt es zwei verschiedene Auslöser im Workflow?

Es gibt einen Auslöser, wenn die Buchung erfolgreich abgeschlossen wurde - hier wird die Bestätigungsmail verschickt. Und es gibt einen Auslöser kurz vor dem Termin - hier wird eine Erinnerungsmail verschickt.

Warum fügt Birgit eine Kalenderdatei an die Bestätigungsmail an?

Damit die Kunden den Termin einfach in ihren eigenen Kalender übernehmen können, z.B. in Thunderbird Sunbird oder Apple Kalender.

Wieso soll nicht die Standard-Systemvorlage für die Mails genutzt werden?

Weil Birgit eigene Mailvorlagen erstellt hat, die zur jeweiligen Beratung passen. Die Standardvorlagen sind sehr allgemein gehalten.

Warum muss Birgit bei den Mails extra die Absenderadresse angeben?

Damit nicht ihre persönliche E-Mail-Adresse als Absender angezeigt wird, sondern die offizielle Adresse ihrer Website/ihres Unternehmens.

Wozu sind zwei unterschiedliche Erinnerungsmails sinnvoll?

Eine Erinnerung einen Tag vorher dient nur zur Information. Eine Erinnerung eine Stunde vorher soll die Kunden nochmal aktiv an den Termin erinnern.

In welchem Fall ist die Einrichtung sehr schnell erledigt?

Wenn man nur eine Mailvorlage für Bestätigung und Erinnerung hat, geht es sehr schnell. Sobald man aber unterschiedliche Mails für unterschiedliche Beratungen/Produkte hat, dauert es etwas länger.

Wie lange dauert die Einrichtung in etwa?

Birgit empfiehlt, sich ein gutes Viertelstündchen Zeit zu nehmen, um alles in Ruhe nachvollziehen zu können. Dann hat man das Thema auch schon erledigt.