Videoblog: Dokumentvorlagen mit MD-Premium DOC

Multidata Software

17 Jul 201904:35

Summary

TLDRDieses Video-Blog zeigt, wie man mit Dokumentvorlagen in einem Programm Rechnungen automatisch erkennen und fehlerhafte Felder befüllen kann. Besonders nützlich für wiederkehrende Dokumente, demonstriert Alex und Jasmina, wie man eine Vorlage für eingangsrechnungen aus einer Muster-Rechnung erstellt, Textbereiche für die Texterkennung markiert und Felder zuordnet. Sie erklären, wie man das Datumsformat setzt und wie die Vorlage in der Praxis eingesetzt wird, um die Bearbeitung von Rechnungen zu erleichtern.

Takeaways

😀 Das Video zeigt, wie man mit Dokumentvorlagen eine Rechnung automatisch erkennen lässt und fehlerhafte Felder automatisch befüllen kann.
🔍 Die Dokumentenarchivierung wird mit Hilfe von Vorlagen für wiederkehrende Dokumente wie Rechnungen optimiert.
📑 Die Vorgehensweise beginnt mit dem Kopieren einer Vorlage aus dem Lieferantenstamm im Register Archiv.
🖋️ Es wird eine neue Dokumentvorlage erstellt, wobei man die Dokumententypen für Eingangsrechnungen auswählt.
📍 Die Texterkennung basiert auf einer eindeutigen Kennung, die immer an der gleichen Stelle im Dokument erscheint.
🎯 Der Bereich für die Texterkennung wird markiert, um die Genauigkeit der automatischen Felderfüllung zu erhöhen.
📝 Es wird ein neuer Datensatz im Bereich Erkennung erstellt, um den erkannten Text zu speichern und zu maskieren.
🔗 Die Felder für das Suchfeld und die Belegnummer werden entsprechend den Anforderungen zugeordnet.
🗓️ Das Datumsformat wird im Register Suchfelder konfiguriert, basierend auf dem Oracle-Formatmodell.
🔄 Nach dem Erstellen der Vorlage wird sie in der Praxis getestet, indem eine Rechnung importiert und die automatische Feldzuordnung überprüft wird.
💻 Die Vorlage funktioniert auch für bereits importierte Dokumente, vorausgesetzt die Vorlage wurde aus einer Musterrechnung erstellt und ist aktiviert.

Q & A

Was ist das Thema des Videos?
-Das Thema des Videos ist die Verwendung von Dokumentvorlagen, um eine Rechnung automatisch zu erkennen und fehlerhafte Felder automatisch auszufüllen.
Wer sind die Hauptsprecher im Video?
-Die Hauptsprecher im Video sind Alex und Jasmina.
Welche Firma sendet regelmäßig Rechnungen für Hardware?
-Die Firma 'Muster GmbH' sendet regelmäßig Rechnungen für Hardware.
Was ist das Ziel, wenn man eine Dokumentvorlage für Rechnungen verwendet?
-Das Ziel ist, wiederkehrende Rechnungen effizienter zu verarbeiten, indem man automatisch erkennen und fehlerhafte Felder füllt.
Wie wird die neue Dokumentvorlage angelegt?
-Die neue Dokumentvorlage wird im Register 'Archiv' des Lieferantenstammes angelegt, indem man eine SED (Standard-Einrichtungsdokument) kopiert und in 'Datenpflege Archivierung' unter 'Dokumentvorlagen' hinzufügt.
Was ist eine Kennung und wofür wird sie verwendet?
-Eine Kennung ist ein eindeutiger Bereich in einem Dokument, der immer an der gleichen Stelle erscheint und zur Texterkennung verwendet wird.
Wie wird sichergestellt, dass die Texterkennung funktioniert?
-Durch das Festlegen des Bereichs, in dem die Texterkennung stattfinden soll, und die Markierung dieses Bereichs im Dokument.
Was ist der Unterschied zwischen dem oberen und unteren Bereich der Dokumentvorlage?
-Der obere Bereich zeigt den kompletten Text, der innerhalb der Maskierung erkannt wurde, während der untere Bereich verwendet wird, um spezifische Felder wie die Belegnummer zu markieren und zuzuordnen.
Wie wird das Datum in der Dokumentvorlage formatiert?
-Das Datum wird im Format 'Tag Monat Jahr' formatiert, basierend auf den Vorgaben des Oracle Formatmodells.
Wie wird die Verwendung der Dokumentvorlage in der Praxis geprüft?
-Durch den Import einer Rechnung und die Überprüfung, ob die Vorlage korrekt zugewiesen und die Felder automatisch ausgefüllt werden.
Funktioniert die Dokumentvorlage auch für bereits importierte Dokumente?
-Ja, die Vorlage funktioniert für bereits importierte Dokumente, vorausgesetzt die Vorlage basiert auf einer Musterrechnung, die im Dokumentenkontrolle aktiviert ist.
Wo kann man weitere Informationen zu diesem Thema nachlesen?
-Weitere Informationen können auf der Website 'www.dat.de' nachgelesen werden.
Wer ist der Ansprechpartner für weitere Fragen zum Thema?
-Alexander Eckert ist der Ansprechpartner für weitere Fragen.

Outlines

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😀 Automatische Erkennung von Rechnungen

Dieses Video zeigt, wie man mit Hilfe von Dokumentvorlagen in einem Programm Rechnungen automatisch erkennen und fehlerhafte Informationen automatisch ausfüllen kann. Besonders nützlich bei wiederkehrenden Dokumenten. Die Anleitung beginnt mit der Integration von Vorlagen in das Lieferantenstammbuch und der Texterkennung, um bestimmte Bereiche in den Rechnungen zu markieren, die für die Erkennung relevant sind. Es wird auch erklärt, wie man Felder für die Texterkennung zuordnet und welche Schritte notwendig sind, um die Vorlage effektiv zu nutzen.

Mindmap

Keywords

💡Dokumentenarchivierung

Die Dokumentenarchivierung bezieht sich auf den Prozess, bei dem physische oder elektronische Dokumente gespeichert und organisiert werden, um sie leicht zugänglich und nachverfolgbar zu halten. Im Video wird gezeigt, wie man mit Dokumentvorlagen eine Rechnung automatisch erkennen lässt, was ein wichtiger Schritt in der Dokumentenarchivierung ist.

💡Dokumentvorlagen

Dokumentvorlagen sind vordefinierte Dokumentenstrukturen, die als Grundlage für die Erstellung neuer Dokumente dienen. Im Kontext des Videos ermöglichen Dokumentvorlagen die Automatisierung des Prozesses, bei dem Rechnungen erkannt und fehlerfrei ausgefüllt werden können, was die Effizienz bei der Bearbeitung von wiederkehrenden Dokumenten steigert.

💡Automatische Texterkennung

Die automatische Texterkennung ist eine Technologie, die verwendet wird, um Text in Bildern oder elektronischen Dokumenten zu identifizieren und zu extrahieren. Im Video wird diese Technologie genutzt, um Rechnungen zu erkennen und entsprechend vordefinierten Vorlagen automatisch auszufüllen.

💡Rechnungen

Rechnungen sind formelle Geschäftsdokumente, die von Verkäufern an Käufer gesendet werden, um die Lieferung von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen zu bestätigen und die damit verbundenen Kosten zu berechnen. Im Video werden Rechnungen als Beispiel für wiederkehrende Dokumente verwendet, die mit Hilfe von Dokumentvorlagen automatisiert verarbeitet werden können.

💡Muster GmbH

Muster GmbH ist ein fiktives Unternehmen, das im Video als Beispiel für einen Lieferanten verwendet wird, der regelmäßig Rechnungen für Hardware sendet. Diese fiktive Bezeichnung wird häufig in Beispielen und Schulungsmaterialien verwendet, um allgemeine Konzepte zu veranschaulichen.

💡Lieferantenstamm

Ein Lieferantenstamm ist eine Datenbank oder eine Aufzeichnung von Informationen über Lieferanten, einschließlich ihrer Kontaktinformationen, Geschäftsbedingungen und historischen Transaktionen. Im Video wird der Lieferantenstamm verwendet, um eine Vorlage für die Verarbeitung von Rechnungen aus dem Lieferantenstamm zu erstellen.

💡Datenpflege

Datenpflege bezieht sich auf die Verwaltung und Wartung von Daten in einem System, um deren Qualität, Aktualität und Richtigkeit zu gewährleisten. Im Video wird die Datenpflege genannt, wenn es darum geht, Dokumentvorlagen und ihre Zuordnung zu Feldern zu definieren und zu verwalten.

💡Erkennungsbereich

Ein Erkennungsbereich ist ein geografischer Bereich innerhalb eines Dokuments, der für die automatische Texterkennung und das Finden bestimmter Informationen verwendet wird. Im Video wird ein Erkennungsbereich festgelegt, um die Positionen für die Texterkennung in Rechnungen zu definieren.

💡Maskierung

Maskierung ist der Prozess des Ausblendens oder Versteckens bestimmter Informationen in einem Dokument, um sie während der Verarbeitung zu schützen oder zu ignorieren. Im Video wird die Maskierung verwendet, um den Bereich zu definieren, in dem die Texterkennung stattfindet.

💡Suchfelder

Suchfelder sind Felder in einem System, die verwendet werden, um spezifische Informationen zu suchen oder zu filtern. Im Video werden Suchfelder verwendet, um die Felder zu definieren, die in den Dokumentvorlagen für die automatische Texterkennung und das Ausfüllen von Rechnungen verwendet werden.

💡Belegdatum

Das Belegdatum ist das Datum, an dem ein Geschäftsvorfall, wie die Erstellung einer Rechnung, stattgefunden hat. Im Video wird das Belegdatum als ein Suchfeld in der Dokumentvorlage erwähnt, das für die Automatisierung des Rechnungserfassungsprozesses wichtig ist.

💡Produktionsschritt

Ein Produktionsschritt ist eine Phase im Prozess der Fertigung oder Erstellung eines Produkts. Im Video wird der Produktionsschritt am Ende erwähnt, um den Abschluss des Prozesses der Verwendung der Dokumentvorlagen für die automatische Verarbeitung von Rechnungen zu symbolisieren.

Highlights

Willkommen zum Video-Blog mit Alex und Jasmina, in dem das Thema Dokumentenarchivierung erneut im Fokus steht.

Vorstellung, wie man mit Dokumentvorlagen eine Rechnung automatisch erkennen lässt und fehlerhafte Felder automatisch befüllen kann.

Besonderer Fokus auf wiederkehrenden Dokumenten und deren Verwaltung.

Einführung in die Verwendung von Muster GmbH als Beispiel für regelmäßige Hardwarerechnungen.

Erklärung des Prozesses, wie man Rechnungen als Muster verwenden kann, indem man die SED im Lieferantenstamm kopiert.

Anleitung zum Erstellen einer neuen Vorlage für Dokumentvorlagen und Festlegung von Dokumententypen für Eingangsrechnungen.

Beschreibung, wie man den Bereich für die Texterkennung festlegt, basierend auf einer eindeutigen Kennung.

Hinweis auf die Markierung des Bereichs, der für die Erkennung relevant ist, und die Anpassung bei Platzierungsänderungen.

Erstellung eines neuen Datensatzes im Bereich 'Erkennung', um den erkannten Text zu kopieren.

Anweisungen zum Zuordnen von Suchfeldern je nach Dokumententyp und Anwendungsfall.

Beispiel für die Eingabe von 'Belegdatum' mit einem Standard-Datumsformat.

Hinweis auf die Formatvorgaben des Oracle Formatmodells für Datumsangaben.

Demonstration der Vorlagenanwendung in der Praxis und deren Einfluss auf den Rechnungsimport.

Überprüfung der Vorlagenzuweisung während des Rechnungsimports und Anzeige in der Dokumentenkontrolle.

Erklärung, wie bereits importierte Dokumente mit Vorlagen funktionieren, wenn die Vorlage noch nicht aktiviert ist.

Abschluss der Bearbeitung durch das Setzen des Dokuments und Speichern.

Danke für die Erklärungen und Hinweis auf die Online-Dokumentation auf www.dat.de für weitere Fragen.

Einladung zur Kontaktaufnahme mit Alexander Eckert für weitere Fragen zur Datenbank.