Maximiere deine Produktivität: Verwende GTD + P.A.R.A
Summary
TLDRDieses Video präsentiert ein effektives Konzept für Aufgabenmanagement und Dateiverwaltung, inspiriert durch die Werke von David Allen und Thiago Forte. Es beinhaltet die Verwendung eines Kalenders, Erinnerungs- und Aufgabenprogramms sowie eines Notizprogramms. Es wird empfohlen, neue Aufgaben sofort zu organisieren, Termine im Kalender festzuhalten und Dateien sinnvoll zu archivieren. Durch die Implementierung dieser Methode kann man schnell und flexibel zwischen verschiedenen Aufgaben und Projekten wechseln, ohne die Konzentration zu verlieren.
Takeaways
- 📚 Die Grundlage für das effektive Aufgabenmanagement bildet die Kombination aus den Büchern 'Getting Things Done' von David Allen und 'Building a Second Brain' von Tiago Forte.
- 🗓️ Um Chaos zu vermeiden, braucht man einen Kalender, ein Erinnerungs- und Aufgabenprogramm sowie ein Notizprogramm.
- 📝 Wenn neue Informationen eintreffen, sollte man sie zunächst in eine Inbox-Liste notieren, um sie später zu organisieren.
- ⏱️ Wenn eine Aufgabe in zwei Minuten oder weniger erledigt werden kann, sollte sie sofort erledigt werden.
- 🔍 Bei längeren Aufgaben ist es wichtig, den konkreten nächsten Schritt zu definieren, um die Aufgabe nicht zu verschieben.
- 📅 Wenn eine Information einen Termin beinhaltet, sollte dieser sofort im Kalender notiert und gegebenenfalls mit Dateien oder Teilnehmern verknüpft werden.
- 📁 Das PARA-System (Projects, Areas, Resources, Archives) hilft dabei, Dateien und Informationen sinnvoll zu strukturieren und zu archivieren.
- 🔄 Um Produktivität zu steigern, sollte man regelmäßig (z.B. jeden Freitag) die anstehenden Aufgaben überprüfen, organisieren und planen.
- 🛠️ Mit der PARA-Methode kann man schnell und flexibel zwischen verschiedenen Projekten und Aufgaben wechseln, ohne die Konzentration zu verlieren.
- 📋 Aufgaben sollten in kleine, handhabbare Schritte unterteilt und in einer Liste festgehalten werden, um das Kurzzeitgedächtnis zu entlasten.
- 🎯 Durch die Methode kann man schnell Entscheidungen treffen und die notwendigen Informationen für die Durchführung einer Aufgabe leicht finden.
Q & A
Was ist das Hauptthema des Videos?
-Das Hauptthema des Videos ist das Konzept des Aufgabenmanagements und Dateiverwaltung, basierend auf den Büchern 'Getting Things Done' von David Allen und 'Building a Second Brain' von Tiago Forte.
Welche Probleme sollen mit der beschriebenen Methode des Aufgabenmanagements gelöst werden?
-Die Methode zielt darauf ab, Probleme wie Ordnerchaos, vergessene Termine, hektische Last-Minute-Entscheidungen und Aufgabenstress zu lösen.
Was sind die drei grundlegenden Werkzeuge, die für das beschriebene Aufgabenmanagement benötigt werden?
-Die drei grundlegenden Werkzeuge sind ein Kalender, ein Programm für Erinnerungen und Aufgaben und ein Programm zur Dateiverwaltung.
Wie wird in dem Video vorgeschlagen, neue Informationen, die man erhält, zu verarbeiten?
-Man sollte neue Informationen sofort verarbeiten, wenn möglich, oder sie in einer Inbox-Liste notieren, um sie später zu organisieren.
Was bedeutet die Abkürzung PARA im Kontext des Videos?
-PARA steht für Projects, Areas, Resources und Archive und ist ein System zur Dateiverwaltung und -organisation.
Was sind 'Projects' in der PARA-Methode?
-In der PARA-Methode sind 'Projects' Aufgaben, die mehrere Schritte zur Zielerreichung benötigen, eine Deadline haben und möglicherweise weitere Dokumente beinhalten.
Was sind 'Areas' in der PARA-Methode?
-In der PARA-Methode sind 'Areas' Bereiche, die deine beruflichen und privaten Aufgaben oder Interessensbereiche widerspiegeln und in denen du Dateien organisieren kannst.
Was sind 'Resources' in der PARA-Methode?
-'Resources' in der PARA-Methode sind Informationen, die möglicherweise zukünftig relevant sein könnten, aber noch nicht konkret zur Anwendung kommen.
Was sind 'Archive' in der PARA-Methode?
-'Archive' in der PARA-Methode sind Orte, an denen man Dateien speichert, die nicht mehr benötigt werden, aber für zukünftige Zwecke aufbewahrt werden sollen.
Wie wird empfohlen, die Aufgabenliste effektiv zu nutzen?
-Man sollte eine Routine entwickeln, um regelmäßig seine Aufgabenliste zu überprüfen, zu organisieren, zu reflektieren und gegebenenfalls zu terminierst, um einen Überblick über anstehende Aufgaben zu behalten.
Outlines
📚 Aufgabenmanagement und Dateiverwaltung
Dieses Video präsentiert ein effektives Konzept für das Management von Aufgaben und die Verwaltung von zugehörigen Dateien. Es basiert auf den Werken von David Allen und Thiago Forte, die den Sprecher in den letzten Wochen inspiriert haben. Es wird empfohlen, einen Kalender, ein Erinnerungs- und Aufgabenprogramm sowie ein Notizprogramm zu verwenden. Das Hauptziel ist, den Überblick über Aufgaben zu behalten, indem man sie in eine Inbox einträgt, die spätestens später organisiert werden können. Die Idee ist, dass man schnell reagieren kann, wenn neue Informationen eingehen, und dass man die Aufgaben in einer Weise formuliert, die es erleichtert, sie tatsächlich auszuführen. Zudem wird auf die Bedeutung einer gut strukturierten Dateiverwaltung und des para-Systems von Thiago Forte eingegangen, das für eine effiziente Organisation von Informationen sorgt.
🗓️ Strukturierte Aufgabenverwaltung
Der zweite Absatz vertieft das Konzept der Aufgabenverwaltung durch die Einführung von 'Areas' und 'Resources'. 'Areas' repräsentieren strukturierte Ordner für berufliche und private Aufgaben oder Interessen, in denen man Dateien ablegen kann, die regelmäßig benötigt werden. 'Resources' sind hingegen Informationen, die zukünftig relevant sein könnten, aber noch nicht für die Anwendung geeignet sind. Der Sprecher betont die Wichtigkeit einer regelmäßigen Überprüfung und Organisation der Aufgaben und Projekte, indem er seine persönliche Praxis beschreibt, an jedem Freitag seine Aufgaben für die kommende Woche zu reflektieren und zu organisieren. Es wird auch auf die Vorteile einer solchen Methode hingewiesen, wie die Fähigkeit, schnell zwischen verschiedenen Projekten und Aufgaben zu wechseln, ohne dass eine lange Konzentrationsphase erforderlich ist.
Mindmap
Keywords
💡Informationen
💡Entscheidungen
💡Kalender
💡Erinnerungen
💡Dateiverwaltung
💡Notizprogramm
💡Projekte
💡Areas
💡Resources
💡Archiv
💡Produktivität
Highlights
Das Konzept des effektiven Aufgabenmanagements basiert auf zwei Büchern: 'Getting Things Done' von David Allen und 'Building a Second Brain' von Tiago Forte.
Ordner Chaos, vergessen, Terminen, hektische Last-Minute-Entscheidungen und Aufgabenstress können der Vergangenheit angehören.
Zur effektiven Aufgabenverwaltung werden ein Kalender, Erinnerungen, ein Programm zur Dateiverwaltung und ein Notizprogramm benötigt.
Die einzige bestehende Regel ist das konsequente Umsetzen des Konzepts, um die Denkweise zu verändern und anzupassen.
Informationen, die bei dir eintrifft, sollten zuerst verarbeitet werden, anstatt sofort reagiert zu werden.
Wenn eine Aufgabe in zwei Minuten oder weniger erledigt werden kann, sollte sie sofort erledigt werden.
Vermeide allgemeine Formulierungen für Aufgaben, um diese nicht zu verschieben.
Wenn Informationen einen Termin enthalten, sollte dieser sofort im Kalender notiert werden.
Das para-System von Thiago Forte sorgt für eine effiziente Dateistrukturierung und Einfluss auf die Organisation gesammelter Informationen.
Die vier Ordner 'projects', 'areas', 'tretens', 'resources' und 'archives' bilden die Grundlage der Dateiverwaltung.
Projekte, die mehrere Schritte zur Zielerreichung benötigen, sollten in einem Projektordner organisiert werden.
Areas spiegeln strukturierte Ordner für berufliche und private Aufgaben oder Interessensbereiche wider.
Resources sind für Informationen gedacht, die möglicherweise in der Zukunft relevant werden könnten.
Archivierte Dokumente, die möglicherweise wieder benötigt werden, sollten nicht gelöscht, sondern archiviert werden.
Eine Routine, wann man seine Erinnerungen durchliest und organisiert, ist entscheidend für das effektive Aufgabenmanagement.
Es ist wichtig, über einen Überblick zu haben und einen Plan für die anstehenden Aufgaben zu entwickeln.
Die Paramethode ermöglicht es, zwischen verschiedenen Projekten und Aufgaben schnell und ohne Konzentrationsphase zu wechseln.
Große und überwältigende Aufgaben sollten in kleine, handhabbare Schritte unterteilt, sortiert und schriftlich festgehalten werden.
Das Zitat am Anfang des Videos wird aufgegriffen und als letztes Highlight zum Schluss gebracht, um die Wichtigkeit eines konkreten Plans hervorzuheben.
Transcripts
von allen möglichen Seiten brasseln
ständig Informationen auf uns ein was
dann passiert fast ein Zitat von David
Allen ganz gut zusammen du machst am
Ende genau das was im Kopf am lautesten
schreit obwohl du eigentlich genau weißt
dass das nicht unbedingt die beste
Entscheidung ist in diesem Video möchte
ich dir ein simples aber extrem
effektives Konzept zu managen von
Aufgaben und verwalten all der damit
verbundenen Dateien vorstellen sachliche
Grundlage bilden hier die zwei Bücher
Gettings dann von David Allen und
building a second brain von Thiago forte
welche mich in den letzten Wochen sehr
inspirierten und mein Aufgabenmanagement
enorm bereichert haben Ordner Chaos
vergessen den Terminen hektische Last
Minute Entscheidung und Aufgaben Stress
können so der Vergangenheit angehören
alles was du benötigst ist ein Kalender
etwas für Erinnerungen und Aufgaben ein
Programm zur Dateiverwaltung und ein
Notizprogramm die einzige bestehende
Regel du musst das Konzept konsequent
umsetzen damit deine Art zu denken
verändern und anpassen kann
wenn ein Information bei dir eintrifft
und sei es via Mail im Gespräch mit
einer Person in einer Konferenz oder ein
Gedanke auf dem Nachhauseweg dann
fraglich zuallererst ist eine
Verarbeitung jetzt möglich wenn nein
dann nehme dir weniger Sekunden Zeit und
notiere diese Erinnerungen in einer
inbox-liste von Erinnerungen später
wirst du Zeit haben um die neuen
Aufgaben in deiner Inbox organisieren zu
können diese Sekunden werden dir später
sehr viel wertvolle Zeit ersparen hast
du gerade jedoch Zeit und du kannst dich
diese eingehenden Informationen annehmen
dann sind eigentlich nur drei
Überlegungen notwendig erstens besteht
Handlungsbedarf wenn ja und die Aufgabe
benötigt nur zwei oder weniger Minuten
dann handle sie sofort ab benötigt es
jedoch mehr Zeit oder du kannst diese
Aufgabe an deinem Ort nicht abhandeln
oder es fehlen weitere Informationen
dann nutze die Zeit für Überlegungen auf
einer Metaebene welcher ganz konkrete
nächste Schritt kannst du tun vermeide
allgemeine Formulierungen wie zum
Beispiel Autoreifen kaufen denn das ist
eher ein Ergebnis von mehreren kleinen
Aufgaben eine so formulierte Aufgabe
wirst du bekanntlich eher aufschieben
doch wenn in deinen Erinnerungen steht
Angebote zu Autoreifen im Internet
suchen oder Kfz-Werkstatt für neue
Reifen anrufen idealerweise gleich mit
der Nummer der Werkstatt hinterlegt dann
wirst du diese Teilaufgaben viel eher
mal zwischendurch erledigen zweitens
enthält die Information einen Termin
wenn ja oder notiere diesen sofort im
Kalender lässt sich zum Termin eventuell
einen Link zu einer Datei eintragen so
hast du diese zum Termin oder auch bei
der Vorbereitung schnell griffbereit
vielleicht ist es auch sinnvoll noch
weitere Teilnehmer zu diesem Termin
einzuladen sollte noch unklar sein wer
genau deiner Stelle dazu einfach eine
Erinnerung ebenfalls kann es hilfreich
sein sich eine Woche ein Tag oder eine
Stunde vor des Termins ein hin jederzeit
einzustellen das ist besonders hilfreich
wenn Du für diesen Termin noch etwas
vorbereiten musst drittens existieren
Informationen welche gespeichert werden
sollen wenn ja dann muss dieser
natürlich irgendwo sinnvoll archiviert
werden an dieser Stelle komme ich auf
das parasystem von Thiago forte zu
sprechen diese sorgt nicht nur für eine
effiziente Datei Strukturierung sondern
hat auch signifikanten Einfluss auf die
weitere Organisierung all der
gesammelten Informationen
Produktivität bedeutet das was du
bereits geschafft hast so intelligente
verwalten das zum einen dein zukünftiges
ich davon profitieren kann und zum
anderen dann jetziges ich sofort die
Dinge parat hat welche jetzt gerade
relevant sind und genau das ist mit der
paramethode möglich para steht für
erstens projects zweitens areas Tretens
resources und viertens Archive diese
vier Ordner werden in der obersten Ebene
der Dateiverwaltung und deines
notizprogramms angelegt die Ordner
projects und areas werden noch im
erinnerungsprogramm benötigt
wenn deine Aufgabe mehrere
Zwischenschritte zur Zielerreichung
benötigt eine Deadline hat und vor allem
zusätzlich Dokumente beinhaltet dann
sollte diese Aufgabe von dir als Projekt
angesehen werden dazu erstellst du einen
Ordner in der Dateiverwaltung in Notizen
und in Erinnerungen neue Dokumente
schiebst du in den jeweiligen
Projektordner Aufschriebe von Ideen
kommen in den notizenordner und
zugehörige Aufgaben landen in
Erinnerungen dadurch hast du für neue
Dokumente Aufgaben und Ideen sofort den
richtigen Ablageort parat und wenn du
etwas suchst dann weißt du sofort wo und
hast dies ebenfalls sofort griffbereit
das durchwühlen von tiefen und ständig
verschiedenen Ordner Hierarchien bleibt
so erspart und die drei wichtigen
Anlaufstellen Dateien Erinnerungen und
Notizen sind immer gleich
abgeschlossene Projekte schiebst du dann
entweder ins Archiv oder in einen
passenden Ordner von areas auf was ich
nun eingehen werde
areas spiegelt am ehesten das wieder was
du von einem strukturierten Ordnersystem
kennst je nach Bedarf hast du auch in
Notizen und Erinnerungen bestimmte areas
Ordner hier legst Du entsprechend deiner
beruflichen und privaten Aufgaben oder
auch Interessensbereiche Ordner und
Unterordner für Dateien an welche du
immer mal wieder benötigst sich aber
nicht als Projekt definieren lassen zum
Beispiel habe ich dort meine
Fachbereiche und darin
Unterrichtseinheiten der jeweiligen
Klassenstufen aber auch Ordner all
meiner privaten Dokumente Kopien von
Zeugnissen und so weiter
in resources speicherst du alle
Informationen welche vielleicht mal in
der Zukunft relevant werden könnten aber
so noch nicht konkret zur Anwendung
kommen dort habe ich zum Beispiel Ordner
mit ganzen Unterrichtseinheiten von
Freunden und interessantes Material aus
dem Internet abgelegt welche sich aber
so bisher noch nicht verwendet habe
bevor ich also im Internet für eine neue
Unterrichtsstunde nach Material
recherchiere schaue ich zunächst in
meinen ressourcenordnern nach
wohin in Ordnung und Dokumenten welche
vielleicht nie wieder verwendet werden
müssen nicht löschen sondern archivieren
lautet die Devise solltest du es doch
einmal wieder benötigen kannst du es
hier finden ohne dass es dein areas oder
ressourcenordner vollstopft
nun zahlt es sich aus dass du all deine
Aufgaben und die dazu nötigen Dokumente
systematisch und organisiert gesammelt
hast doch die größte Liste an Aufgaben
ist wertlos wenn du kein Konzept hast
diese Liste erneut zu besuchen du
brauchst also nur noch eine Routine wann
du deine Erinnerungen von oben nach
unten durchgehst aber Achtung damit ist
nicht gemein dass du jetzt deine
Aufgaben abarbeitest sondern dass du
darüber nachdenkst sie organisierst die
reflektierst und vielleicht auch
terminierst ich habe in meinem Kalender
jeden Freitag eine feste Zeit in welcher
ich meine Aufgaben für die kommende
Woche reflektiere und organisieren dazu
werde ich bereits ein Video gemacht in
welchem ich näher darauf eingehe mit dem
Fokus auf Stress Reduzierung
gehe in eine Inbox stoisch von oben nach
unten durch und überlege dir so wie
zuvor beschrieben die nächsten konkreten
Schritte zu den jeweiligen notierten
Aufgaben genau gleich gehst du mit
deinen bestehenden Projektlisten und
gegebenenfalls Listen der
Aufgabenbereiche vor nun kannst du aus
Aufgaben konkrete Termine im Kalender
erstellen aus größeren Aufgaben neue
Projekte generieren oder bestehende
Listen mit den Aufgaben ergänzen dadurch
bekommst du einen sehr guten Überblick
über deine anstehenden Aufgaben
entwickelst einen Plan für die
Folgewoche bestehende Aufgaben werden
von dir in ihrer Priorität neu
eingeordnet und vor allem entwickelst du
ein System auf welches du dich voll und
ganz verlassen kannst denn nun fehlt nur
noch eines
erinnerst du dich noch an das Zitat vom
Anfang du machst am Ende genau das was
im Kopf am lautesten schreit das wird
der Vergangenheit angehören denn nun
hast du einen konkreten Plan was du wann
machst und wo die notwendigen
Informationen dazu zu finden sind und
vor allem weißt du was du jetzt nicht
machen musst das Magische an dieser
Methode dir ist es nun möglichst schnell
zwischen verschiedenen Projekten und
Aufgaben wechseln zu können ohne dass
eine tiefe Konzentrationsphase zur
Einstimmung oder Vorbereitung notwendig
ist seitdem ich diese Methode anwende
staunlich immer wieder wie ich von einem
Augenblick auf der nächsten den Fokus
auf völlig unterschiedliche Aufgaben
legen kann als hätte ich mich schon
lange darauf eingestellt denn die
entscheidenden Denkprozesse und die
Organisation für deine
Handlungsfähigkeit fanden bereits statt
große und überwältigende Aufgaben hast
du in kleine handhabbare Schritte
unterteilt sortiert und schriftlich in
deinen Erinnerungen festgehalten
Aufgaben befinden sich nicht mehr in
deinem Kurzzeitgedächtnis sondern warten
in deiner Liste bist du bereit bist
diese zu besuchen und sollte doch mal
Luft zwischendurch sein dann lehne dich
einfach mal entspannt zurück und genieße
es vielen lieben Dank fürs zuhören und
bis zum nächsten Mal
[Musik]
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