Tutorial Alistamiento de Documentos y Unidades de Almacenamiento

Summary

El video explica detalladamente el proceso de gestión documental, desde la clasificación y organización de documentos según tablas de retención, hasta la depuración de formularios y materiales sin valor. Se aborda la conservación adecuada mediante el uso de carpetas, cajas y sobres resistentes, así como la etiquetación clara y completa para facilitar su identificación. También se detallan las normas para la disposición en estanterías, priorizando la preservación, el acceso y la protección frente a factores ambientales. En conjunto, ofrece una guía completa para garantizar la integridad, orden y facilidad de consulta de archivos administrativos e históricos.

Takeaways

• 📂 Los documentos deben clasificarse previamente según las tablas de retención y ordenarse según la secuencia de su producción documental.
• 🗑️ Se debe realizar una depuración documental eliminando formularios en blanco y documentos de apoyo sin valor.
• 📄 Los documentos importantes, como los materiales químicos, deben ser copiados para preservar la información.
• 📎 Los documentos de tamaño medio deben pegarse en hojas para su conservación y los separadores o materiales abrasivos deben retirarse.
• 📁 Se deben seleccionar unidades de conservación apropiadas, como carpetas de cuatro solapas, carpetas de cartón o comunes, usando ganchos plásticos si es necesario para evitar oxidación.
• 🏷️ Todas las carpetas deben estar correctamente etiquetadas con información completa y legible, incluyendo número de caja, fecha de transferencia, dependencia, lista de carpetas y ubicación topográfica.
• 🛠️ Los materiales utilizados en carpetas, cajas y sobres deben cumplir propiedades térmicas, estabilidad física y química, y resistencia a la luz y al desgaste.
• 📦 Las cajas y sobres deben ser de cartón corrugado, alcalino y libre de perforaciones, para proteger los documentos de polvo, insectos y deterioro.
• 🗂️ Las carpetas deben colocarse de pie en orientación horizontal y de izquierda a derecha, con el lomo hacia abajo, mientras que las cajas se organizan de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo en los estantes.
• ⚖️ La elección del tipo de unidad de conservación debe basarse en la frecuencia de consulta y el tipo de documento, utilizando cajas de apertura frontal para archivos frecuentes y cajas de apertura superior para archivos históricos.

Q & A

¿Cuál es el primer paso en la preparación de los documentos?

El primer paso es clasificar los documentos según las tablas de retención y ordenarlos según la secuencia de su producción documental.

¿Qué significa realizar la depuración documental?

La depuración documental consiste en eliminar formularios en blanco, documentos de apoyo sin valor para el archivo y materiales abrasivos que puedan dañar los documentos.

¿Cómo se deben preservar los documentos de tamaño medio como los de media carta?

Se deben pegar a una hoja para preservar la información y evitar su deterioro, retirando separadores y materiales abrasivos.

¿Qué tipos de carpetas se utilizan y para qué sirven?

Se utilizan carpetas cuatro aletas para almacenar documentos sin perforaciones, carpetas de cartón y jute con ganchos plásticos para evitar la oxidación, y carpetas de dos capas para formar legajos, asegurando la protección y organización de los documentos.

¿Cómo se deben etiquetar los documentos en las carpetas y cajas?

Las etiquetas deben ser autoadhesivas con tinta no soluble en agua, proporcionales al tamaño de la unidad de conservación y deben incluir campos completos como número de caja, fecha de transferencia, código y nombre de la dependencia, lista de carpetas, número de orden y ubicación topográfica.

¿Qué materiales se recomiendan para fabricar carpetas y cajas?

Se recomiendan cartón y papel bond resistentes, de colores claros, libres de ácido y con estabilidad física y química; las cajas deben ser de cartón corrugado kraft con recubrimiento interno, preferiblemente alcalinas y sin perforaciones.

¿Cuál es la secuencia de almacenamiento de carpetas y cajas en los estantes?

Las carpetas se colocan de pie, en orientación horizontal, de izquierda a derecha siguiendo la serie, con el lomo hacia abajo; las cajas se colocan de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo en los estantes.

¿Por qué se evitan los sujetadores metálicos o gomas en los documentos?

Porque pueden dañar los documentos; en su lugar se recomienda el uso de ganchos plásticos o adhesivos neutros/alcalinos para mantener la integridad de la documentación.

¿Qué tipo de caja es más adecuada para archivos consultados con frecuencia y cuál para archivos históricos?

Las cajas de apertura frontal son más adecuadas para archivos consultados frecuentemente, mientras que las cajas de apertura superior son ideales para archivos históricos que no se consultan con regularidad.

¿Qué consideraciones se deben tener en cuenta al diseñar unidades de conservación?

Se deben considerar el enfoque documental, el estado de conservación, dimensiones, peso, volumen y materiales con propiedades térmicas, durabilidad y estabilidad física y química, para facilitar la manipulación, acceso e identificación.

¿Cómo se consolidan los documentos legales dentro de sobres o cubiertas laterales?

Se colocan los documentos dentro del sobre y se aseguran con cintas o tiras cruzadas de al menos 2 centímetros de grosor, consolidando los paquetes antes de colocarlos en las cajas de conservación.