How to Build a Great Project Communications Plan

Summary

En este video, se destaca la importancia de la comunicación en la gestión de proyectos, sugiriendo que representa el 80% del trabajo. El enfoque principal es la creación de un plan de comunicación robusto, detallando nueve columnas clave que deben considerarse al planificar cada mensaje, como el tema, el tono, el medio y el momento adecuado. También se menciona la necesidad de adaptarse a las preferencias de los stakeholders clave, asegurando que la información fluya de manera efectiva para evitar rumores y mantener la confianza. Un buen plan de comunicación es esencial para el éxito de cualquier proyecto.

Takeaways

• 😀 La comunicación es esencial en la gestión de proyectos, representando el 80% del éxito de un proyecto.
• 😀 La falta de comunicación adecuada puede crear un vacío, que se llena con rumores, lo que reduce la confianza y aumenta la incertidumbre.
• 😀 Una planificación de comunicación efectiva debe estructurarse en una tabla o matriz para organizar la información.
• 😀 Existen nueve columnas esenciales para un plan de comunicación: Tema, Tópico, Objetivo, Medio, Tono, Tiempo, Prueba, Responsable de la Creación, y Responsable de la Aprobación.
• 😀 Es importante definir el tema de la comunicación antes de redactarla para asegurar claridad y enfoque.
• 😀 El tono de la comunicación es crucial, ya que influye en cómo se recibe el mensaje (consultativo, informativo, solicitante, etc.).
• 😀 El momento adecuado para enviar una comunicación depende del ciclo del proyecto y de las necesidades urgentes de los stakeholders.
• 😀 El éxito de la comunicación puede medirse mediante pruebas, como cuestionarios o feedback informal.
• 😀 Los stakeholders clave requieren planes de comunicación personalizados, basados en sus influencias y preferencias.
• 😀 Para cada stakeholder, es necesario identificar quién tiene la mejor relación con él y quién es el más adecuado para comunicarse.
• 😀 Las herramientas de comunicación deben adaptarse a la evolución del proyecto, asegurando que las necesidades de los stakeholders se aborden de manera continua.

Q & A

¿Por qué la comunicación es tan crucial en la gestión de proyectos?

La comunicación es clave porque, si no se mantiene informados a todos los involucrados en el proyecto, el vacío de información se llena rápidamente con rumores, lo que puede generar desconfianza y alarmas innecesarias.

¿Cuál es la consecuencia de no comunicar adecuadamente un proyecto?

Si no se comunica adecuadamente, las personas pueden perder confianza en la gestión del proyecto, y la falta de información oficial se sustituye por rumores, lo que afecta la percepción de control sobre el proyecto.

¿Cómo afecta el rumor a la percepción del proyecto?

Los rumores exageran la información y la presentan de manera alarmante, lo que provoca que las personas perciban el proyecto de una manera más aterradora que la realidad, llevando incluso a suponer que hay conspiraciones detrás de los cambios.

¿Qué dijo John F. Kennedy acerca de los mitos y la verdad?

John F. Kennedy afirmó que el gran enemigo de la verdad no es necesariamente la mentira deliberada, sino el mito persistente, que distorsiona la realidad y genera creencias erróneas.

¿Cuál es la función de un plan de comunicación en la gestión de proyectos?

El plan de comunicación asegura que se mantenga a todos los stakeholders informados de manera clara y efectiva, previniendo rumores y malentendidos, y garantizando que la información se transmite de manera oportuna y apropiada.

¿Cuáles son las nueve columnas importantes en un plan de comunicación para proyectos?

Las nueve columnas incluyen: Tema, Tópico, Objetivo, Herramienta, Tono, Tiempo, Prueba, Responsable y Aprobación.

¿Cómo se define el 'tono' en la comunicación de proyectos?

El tono se refiere a la actitud con la que se comunica el mensaje, ya sea consultiva, informativa, exigente, solicitante, o simplemente para contar una historia, y debe ser apropiado para el mensaje y el receptor.

¿Qué importancia tiene el 'tiempo' en la comunicación de proyectos?

El tiempo es crucial porque cada comunicación debe emitirse en el momento adecuado, considerando no solo el calendario del proyecto, sino también las preocupaciones y la carga de trabajo de los stakeholders para maximizar su efectividad.

¿Por qué es importante tener un responsable y una persona que apruebe la comunicación?

Es importante tener una persona responsable de cada mensaje, así como una persona que apruebe el contenido, para asegurar que la comunicación sea precisa, relevante y esté alineada con los objetivos del proyecto.

¿Cómo se aborda la comunicación con stakeholders clave en un proyecto?

Para los stakeholders clave, se debe desarrollar un plan de comunicación específico, teniendo en cuenta su rol, sus preferencias de comunicación, su postura sobre el proyecto y su poder de influencia, además de definir claramente los mensajes clave y la persona encargada de comunicarse con ellos.