Comment garder le contrôle de votre journée avec la méthode M3Z

Summary

Cette présentation décrit la méthode M3L pour optimiser la gestion des tâches et améliorer la productivité au travail. L'intervenant montre comment prioriser les tâches, utiliser des outils comme Outlook, Teams et Planner, et centraliser toutes les informations dans une liste unique. En configurant et en formant les utilisateurs, cette méthode permet de gagner jusqu'à une heure de productivité par jour. La clé du succès réside dans l'adaptation des outils à l'organisation et l'importance de tester la méthode avec un groupe pilote avant de la déployer à grande échelle.

Takeaways

• 😀 La méthode M3L aide à prioriser les tâches de manière efficace, en utilisant une hiérarchie claire : zone haute, zone médium et zone basse.
• 😀 Les outils comme Outlook, Teams et Planner peuvent être utilisés ensemble pour centraliser et organiser les tâches.
• 😀 L'ajout de liens directs dans les tâches permet d'accéder rapidement aux conversations ou publications associées, ce qui économise du temps.
• 😀 Il est essentiel de marquer les tâches comme terminées une fois qu'elles sont complètes, en particulier celles de la zone haute.
• 😀 Avant de commencer à utiliser la méthode, une formation complète est nécessaire pour optimiser l’utilisation des outils et configurations.
• 😀 L’affichage priorisé dans Outlook, selon la méthode M3L, permet de mieux visualiser les priorités de la journée.
• 😀 L'utilisation des tâches de projet permet de diviser des actions complexes en étapes plus petites, facilitant ainsi leur gestion.
• 😀 Il est important de centraliser toutes les tâches dans une seule liste pour éviter de se perdre dans plusieurs sources d'information.
• 😀 L’organisation des tâches par équipes et projets peut être suivie via Planner, mais les rappels doivent être centralisés dans une liste unique.
• 😀 Un petit groupe pilote au sein de l'entreprise permet de tester la méthode et de constater ses bénéfices concrets, avec un gain de productivité estimé à une heure par jour.
• 😀 Le contact direct avec le formateur ou le coach est encouragé pour répondre aux questions et mieux comprendre l'application de la méthode dans une organisation.

Q & A

Quelle est l'importance de la méthode M3L dans la gestion des tâches ?

La méthode M3L permet de prioriser les tâches efficacement en catégorisant les actions selon trois zones : haute, moyenne et basse priorité. Cela aide à organiser et à optimiser le travail, en se concentrant d'abord sur les tâches les plus urgentes.

Comment les outils comme Teams et Planner sont-ils utilisés dans la méthode M3L ?

Teams et Planner sont utilisés pour suivre l'avancement des projets et des tâches. L'idée est de créer des liens entre les différentes tâches et outils afin de centraliser les informations et éviter de se disperser. Ces outils permettent d'accéder directement aux conversations et publications liées à chaque tâche.

Pourquoi est-il essentiel de configurer correctement les outils avant de commencer à utiliser la méthode M3L ?

Une configuration correcte est cruciale pour éviter de se retrouver avec des listes de tâches désorganisées. Par exemple, l'affichage des tâches dans Outlook sans une bonne configuration rend difficile la priorisation des tâches. La formation permet d’optimiser cette configuration pour faciliter le travail au quotidien.

Quels sont les avantages de centraliser toutes les tâches dans une seule liste ?

Centraliser les tâches dans une seule liste permet de mieux organiser et de prioriser le travail. Cela réduit le risque de manquer des tâches importantes et permet de suivre l'avancement de manière plus claire et structurée.

Qu'est-ce qu'une tâche projet dans la méthode M3L ?

Une tâche projet est une tâche qui englobe plusieurs petites actions nécessaires pour accomplir un objectif plus large. Plutôt que de programmer chaque action individuellement, on crée une tâche principale, puis on décline les sous-tâches à l'intérieur.

Pourquoi est-il recommandé de ne pas laisser les tâches dans Teams ou Planner sans gestion centralisée ?

Si les tâches sont laissées dans des outils comme Teams ou Planner sans gestion centralisée, cela peut mener à une surcharge d'informations et à des sources multiples de tâches. Il est donc préférable de centraliser tout dans une liste unique pour plus de clarté et d'efficacité.

Que signifie l'abréviation 'S2' dans le contexte de la méthode M3L ?

'S2' fait référence à une nomenclature spécifique utilisée pour marquer les tâches en attente de suivi. Elle permet de garder une trace de toutes les actions nécessitant une relance ou un suivi, afin d'assurer que rien n'est oublié.

Comment la méthode M3L aide-t-elle à améliorer la productivité au quotidien ?

La méthode M3L aide à gagner du temps en optimisant la gestion des priorités. Elle permet de se concentrer sur les tâches les plus importantes et d'éviter la dispersion, ce qui augmente l'efficacité et permet de sauver jusqu'à une heure de productivité par jour.

Pourquoi est-il recommandé de commencer par un groupe pilote avant d'implémenter la méthode M3L dans une organisation ?

Commencer par un groupe pilote permet de tester la méthode dans un environnement réel, d'évaluer ses effets et de voir les résultats concrets avant de la déployer à une échelle plus large. Cela aide à ajuster les configurations et à maximiser les bénéfices.

Quels sont les principaux objectifs de la formation sur la méthode M3L ?

La formation sur la méthode M3L vise à enseigner aux utilisateurs comment configurer correctement leurs outils, prioriser efficacement leurs tâches et utiliser la méthode pour gérer leurs projets. Elle permet de comprendre les configurations nécessaires pour optimiser l'usage des outils comme Outlook, Teams et Planner.