Gestión documental, archivo y normatividad Introducción

Ecosistema de Recursos Educativos Digitales SENA

24 Mar 202304:12

Summary

TLDREste componente formativo aborda la ciencia de los archivos, enseñando cómo manejar documentos y archivos para preservar la historia y evolución de los mismos. Se explora el proceso completo de gestión documental, desde la captura hasta la recuperación, y se destacan estrategias para su protección y almacenamiento. Además, se aborda la importancia de la planificación y regulación para una gestión documental óptima, asegurando el acceso y preservación de la información.

Takeaways

📚 La gestión documental es una ciencia que involucra el manejo de documentos y archivos para el aprendizaje histórico y su evolución.
🔍 Se profundiza en el proceso de gestión documental, que incluye captura, almacenamiento y recuperación de documentos.
📝 La elaboración de documentos requiere regulación, control y planeación para una gestión documental efectiva.
🏛️ Se presentan principios y estrategias para el manejo adecuado de documentos e información, asegurando su acceso y preservación.
🛠️ La optimización de archivos desde su origen implica aplicar estrategias de protección, almacenamiento y recuperación.
📈 Se analiza la estructuración de pasos para la gestión documental, incluyendo revisión, clasificación, eliminación y custodia de documentos.
📋 La planeación es fundamental y se basa en la implementación de protocolos, normas y objetivos para la producción, clasificación y almacenamiento de documentos.
📑 En la producción, se evalúan la creación, ingreso y distribución de documentos, considerando su importancia y funcionalidad.
🔍 Se analiza integralmente el documento y su influencia en los procesos de la organización, revisando trámites y acceso.
🗂️ La organización implica establecer orden y almacenamiento basados en el ciclo de vida del documento, incluyendo su valoración y tiempo de almacenamiento.
💾 Se implementan procedimientos tácticas y requisitos para la preservación a largo plazo de la información en el proceso de gestión documental y archivo.

Q & A

¿Qué es la ciencia de los archivos y qué conocimientos y métodos incluye?
-La ciencia de los archivos es una agrupación de conocimientos y métodos para el manejo de los documentos y archivos, con el objetivo de preservar la información histórica y facilitar el aprendizaje sobre la historia y evolución de los documentos.
¿Cuál es el propósito de la gestión documental?
-El propósito de la gestión documental es capturar, almacenar y recuperar documentos de manera eficiente, asegurando su acceso y preservación, y optimizar su manejo desde su origen hasta su conservación.
¿Qué estrategias se deben aplicar para una correcta conservación de los archivos?
-Se deben aplicar estrategias que ayuden a proteger los archivos, su almacenamiento y su recuperación, garantizando así su preservación a largo plazo.
¿Qué se entiende por 'planeación' en el contexto de la gestión documental?
-La 'planeación' en la gestión documental implica la revisión, análisis e interpretación de las necesidades y objetivos empresariales que influyen en la implementación de protocolos, normas y objetivos para la gestión de los documentos.
¿Cuáles son los pasos clave en la producción de documentos en la gestión documental?
-Los pasos clave incluyen evaluar la creación, ingreso y distribución de documentos, considerando su importancia y funcionalidad, así como revisar la creación, estructura y medios de tratamiento de los documentos.
¿Qué se debe analizar durante la ejecución de tecnologías y estrategias en la gestión documental?
-Se debe analizar cómo el documento influye en los procesos de la organización, revisando los trámites en los que participa, su nivel de importancia y la calidad y viabilidad del acceso que debe tener.
¿Qué significa 'gestión y trámite' en el contexto de la gestión documental?
-La 'gestión y trámite' se refiere a las operaciones técnicas de gestión documental, donde se establece la categoría, serie documental, valoración, tiempo de almacenamiento y departamento al que pertenece.
¿Cuál es el objetivo de la organización en la gestión documental?
-El objetivo de la organización es establecer orden y almacenamiento basados en el ciclo de vida de los documentos, con el fin de preservar la información a largo plazo.
¿Qué se debe hacer durante el proceso de preservación a largo plazo de los archivos?
-Durante el proceso de preservación a largo plazo, se implementan los medios y formas para la conservación de la información, asegurando su disponibilidad y accesibilidad futura.
¿Cómo se define la vigencia de un documento en la gestión documental?
-La vigencia de un documento se define por su relevancia y utilidad en el tiempo, y se debe eliminar de la gestión documental una vez que ha perdido su vigencia.
¿Qué tipo de archivos se deben custodiar y cómo se define su custodia?
-Se deben custodiar los archivos que tienen valor y relevancia para la organización. La custodia se define por cómo se van a mantener, proteger y acceder a esos documentos a lo largo del tiempo.

Outlines

00:00

📚 Introducción a la Gestión Documental

Este componente formativo está diseñado para actualizar conocimientos sobre la ciencia de los archivos, que es una agrupación de conocimientos y métodos para manejar documentos y archivos. Se enfatiza la importancia de la gestión documental para el aprendizaje de la historia y la evolución de los documentos. Se menciona que durante el proceso de aprendizaje se profundizará en la captura, almacenamiento y recuperación de documentos, así como en la regulación, control y planificación de la gestión documental. Se destaca la necesidad de conocer las bases para una gestión archivística correcta y se mencionan principios y estrategias para el manejo adecuado de la información y los documentos con el fin de garantizar su acceso y preservación.

Mindmap

Keywords

💡gestión documental

La gestión documental es el proceso de captura, almacenamiento y recuperación de documentos. Se refiere a la disciplina que utiliza conocimientos y métodos para manejar documentos y archivos. En el vídeo, se menciona que implica la planificación y regulación de documentos para asegurar su acceso y preservación, y es clave para la eficiencia en la gestión de información.

💡archivo

Un archivo es una colección organizada de documentos que tienen relación con una entidad o individuo. En el contexto del vídeo, los archivos son manejados y conservados para su posterior acceso y uso, y se enfatiza la importancia de su gestión para la estructuración y ordenación.

💡normatividad

La normatividad hace referencia a las reglas, regulaciones y protocolos establecidos para la gestión documental. En el vídeo, se destaca la importancia de seguir estas normas para un manejo adecuado de los documentos y la información.

💡planeación

La planeación es un paso crucial en la gestión documental que implica la revisión, análisis e interpretación de las necesidades y objetivos empresariales. En el vídeo, se menciona que la planeación se basa en la implementación de protocolos, normas y objetivos para la producción, clasificación y almacenamiento de documentos.

💡producción

La producción en el ámbito de la gestión documental se refiere a la creación, ingreso y distribución de documentos. El vídeo destaca la importancia de evaluar la producción de documentos en términos de su importancia y funcionalidad.

💡clasificación

La clasificación es el proceso de organizar y categorizar documentos basándose en ciertos criterios. En el vídeo, se menciona que la clasificación es parte integral de la gestión documental y ayuda a establecer orden y almacenamiento basados en el ciclo de vida de los documentos.

💡almacenamiento

El almacenamiento es el proceso de mantener y preservar los documentos de forma segura. En el vídeo, se enfatiza la importancia de almacenar documentos de manera ordenada y según su vigencia para garantizar su preservación a largo plazo.

💡recuperación

La recuperación es el proceso de obtener acceso a los documentos almacenados. El vídeo menciona que la gestión documental implica la recuperación de documentos, lo cual es fundamental para su uso y análisis.

💡vigencia

La vigencia de un documento se refiere a su validez o relevancia en un momento dado. En el vídeo, se menciona la eliminación de documentos que han perdido vigencia como parte del proceso de gestión documental.

💡custodia

La custodia de los documentos implica el cuidado y la supervisión de su conservación. En el vídeo, se destaca la importancia de definir cómo se van a custodiar los documentos para garantizar su preservación y acceso.

💡organización

La organización en el contexto de la gestión documental se refiere a las operaciones técnicas que establecen orden y almacenamiento basados en el ciclo de vida de los documentos. El vídeo menciona que la organización es fundamental para la gestión integral del documento.

Highlights

Actualización de conocimientos sobre la ciencia de los archivos

Comprensión de la gestión documental y archivos

Importancia de la captura, almacenamiento y recuperación de documentos

Elaboración de documentos y regulación de control

Planeación como eje central de la gestión documental

Conocimientos para una gestión archivística excelente

Principios y estrategias para el manejo adecuado de documentos

Garantizar acceso y preservación de la información

Optimización de los archivos desde su origen

Implementación de estrategias para protección, almacenamiento y recuperación de archivos

Análisis y estructuración de pasos para la gestión documental

Revisión, análisis e interpretación de necesidades y objetivos empresariales

Implementación de protocolos, normas y objetivos en gestión documental

Evaluación de la producción, creación e ingreso de documentos

Revisión de la creación, estructura y medios de tratamiento de documentos

Gestión y trámite de documentos en procesos organizacionales

Organización técnica de la gestión documental

Valorización y tiempo de almacenamiento de documentos

Preservación a largo plazo de la información

Procedimientos tácticas y requerimientos para la gestión documental

Implementación de medios y formas para la conservación de la información