¿En qué consiste la gestión documental?
Summary
TLDREl video destaca la importancia de implementar un sistema de gestión documental para optimizar los procesos empresariales. Explica cómo estos sistemas permiten gestionar, almacenar y recuperar documentos de manera eficiente, reduciendo tiempos y recursos. Además, mejoran la calidad del servicio al cliente al proporcionar acceso rápido a la información. Los sistemas también facilitan la digitalización y organización automática de documentos, integrándose con otras aplicaciones y mejorando la transparencia en la empresa. En resumen, se presentan como una solución integral para optimizar la eficiencia y el cumplimiento legal en la gestión de documentos.
Takeaways
- 📄 Los sistemas de gestión documental (SGD) son esenciales para optimizar los procesos empresariales relacionados con la creación, almacenamiento y búsqueda de documentos.
- ⏳ El uso de un SGD ahorra tiempo y recursos al permitir el acceso rápido y eficiente a los documentos desde cualquier ubicación.
- 🔍 Con un SGD, se pueden realizar búsquedas por palabras clave o texto completo en todos los documentos, mejorando la accesibilidad.
- 📈 La implementación de un SGD mejora el servicio al cliente al permitir una respuesta más rápida a las solicitudes de documentos.
- 🛠️ Los SGD permiten automatizar y optimizar flujos de trabajo empresariales, eliminando procesos manuales y retrasos.
- 💻 Los documentos electrónicos como correos, archivos PDF, Word, y más, se almacenan automáticamente en el SGD, facilitando su organización y búsqueda.
- 📂 Los documentos físicos se digitalizan mediante escaneo y se indexan automáticamente con palabras clave para su fácil acceso.
- 👨💼 Los sistemas permiten la aprobación de facturas de forma electrónica, lo que agiliza los procesos y evita demoras.
- 🚀 Los SGD aumentan la eficiencia empresarial al permitir procesos más rápidos y transparentes, asegurando la protección de documentos frente a desastres.
- 📅 Los SGD permiten cumplir con los periodos legales de retención de documentos, garantizando la conservación segura a largo plazo.
Q & A
¿Por qué es importante analizar y optimizar los procesos documentales en una empresa?
-Analizar y optimizar los procesos documentales ahorra tiempo y recursos, lo que permite a la empresa mejorar la eficiencia, ofrecer un mejor servicio a clientes y socios, y reducir costos operativos.
¿Qué problemas comunes enfrentan las empresas sin un sistema de gestión documental?
-Sin un sistema de gestión documental, las empresas enfrentan problemas como pérdida de documentos, dificultad para recuperarlos rápidamente, interrupciones en los procesos si un empleado no está disponible, y una gestión ineficiente del tiempo.
¿Cómo mejora el servicio al cliente un sistema de gestión documental?
-Un sistema de gestión documental permite acceder rápidamente a los documentos relevantes, independientemente de su formato o ubicación, lo que facilita responder a las consultas de los clientes en cuestión de segundos, mejorando su satisfacción.
¿Qué tipos de documentos pueden gestionarse con un sistema de gestión documental?
-El sistema puede gestionar documentos en papel como facturas o cartas, y documentos electrónicos como archivos de Excel, Word, correos electrónicos, imágenes, videos y otros formatos.
¿Qué sucede con los documentos en papel en un sistema de gestión documental?
-Los documentos en papel se escanean y se indexan con palabras clave para facilitar su búsqueda posterior. Esto permite digitalizar los archivos físicos y almacenarlos de manera segura en un archivador electrónico.
¿Cómo optimizan los flujos de trabajo los sistemas de gestión documental?
-Los sistemas de gestión documental permiten la automatización y digitalización de los flujos de trabajo, eliminando la necesidad de enviar documentos manualmente, reduciendo tiempos de espera y permitiendo a los empleados acceder a los documentos en cualquier momento.
¿Qué ventajas tiene almacenar documentos de manera electrónica en lugar de en formato papel?
-El almacenamiento electrónico de documentos ahorra espacio físico, protege los documentos contra incendios o inundaciones, y facilita su acceso rápido desde cualquier lugar, cumpliendo también con los periodos de retención legales.
¿Cómo se integran los sistemas de gestión documental con otros softwares empresariales?
-Los sistemas de gestión documental pueden integrarse directamente con productos de software como Microsoft Word o programas de gestión empresarial, permitiendo almacenar o indexar documentos automáticamente desde esas plataformas.
¿Qué funciones avanzadas ofrecen los sistemas de gestión documental modernos?
-Además de la gestión de documentos, los sistemas modernos permiten la extracción automática de palabras clave, la integración con bases de datos de contactos y la posibilidad de acceder a los documentos desde cualquier lugar, optimizando los procesos empresariales.
¿Qué beneficios ofrece un sistema de gestión documental para el cumplimiento de las leyes y regulaciones?
-El sistema permite cumplir con los periodos de retención legales al almacenar los documentos de manera segura y permanente, garantizando su disponibilidad durante muchos años y facilitando el cumplimiento de las normativas.
Outlines
📄 Gestión documental: optimizando procesos empresariales
Este párrafo describe cómo las empresas producen grandes cantidades de documentos diariamente y la importancia de estos en el éxito de sus operaciones. Explica que estos documentos están relacionados con varios procesos, desde la creación hasta su almacenamiento, y cómo el tiempo y recursos invertidos en gestionarlos es significativo. Se presenta la necesidad de optimizar estos procesos mediante un sistema de gestión documental, que permite mejorar el servicio a socios y clientes y ahorrar tiempo y dinero. Se ejemplifica con un proceso empresarial típico que implica la creación y manejo de documentos en diferentes formatos (papel, digital, correos electrónicos), y se muestra cómo los sistemas de gestión documental pueden centralizar estos documentos, permitiendo un acceso más rápido y eficiente, impactando positivamente en la relación con los clientes y mejorando los tiempos de respuesta.
📊 Ventajas de la integración de sistemas documentales en el flujo de trabajo
Este párrafo continúa detallando las ventajas de los sistemas de gestión documental, destacando cómo optimizan los procesos internos empresariales, conocidos como flujos de trabajo. Sin un sistema de gestión documental, los documentos deben procesarse manualmente, lo que ralentiza los procesos y puede generar retrasos, especialmente cuando los documentos se trasladan entre empleados. Con el sistema, los documentos se gestionan electrónicamente, lo que permite a los responsables aprobar facturas y realizar otras gestiones desde cualquier lugar, incluso en viajes. Además, el sistema permite a los empleados autorizados acceder a los documentos y ver el estado de los procesos en todo momento, asegurando transparencia y eficiencia en los procesos empresariales.
Mindmap
Keywords
💡Gestión documental
💡Flujos de trabajo
💡Archivador electrónico
💡Búsqueda por palabras clave
💡Digitalización
💡Aprobación de facturas
💡Automatización
💡Seguridad de los documentos
💡Acceso remoto
💡Optimización de procesos
Highlights
La gestión documental optimiza procesos empresariales y mejora el servicio a socios y clientes.
Los sistemas de gestión documental ahorran tiempo y recursos al gestionar documentos electrónicamente.
Los documentos pueden almacenarse en diferentes formatos como Excel, Word, correos electrónicos, faxes y videos.
Los sistemas permiten una búsqueda por palabras clave o texto completo en cuestión de segundos.
El acceso a los documentos es inmediato desde cualquier estación de trabajo con un solo clic.
Mejora la rapidez de respuesta a las consultas de clientes, lo que impacta positivamente en la relación con ellos.
Los flujos de trabajo se optimizan al permitir que los documentos circulen electrónicamente dentro de la empresa.
Las facturas y documentos pueden aprobarse digitalmente, reduciendo tiempos de espera y acelerando procesos.
El sistema permite el seguimiento del estado de los documentos y evita pérdidas.
El escaneado de documentos en papel se realiza de manera semiautomática o totalmente automática.
El sistema se integra fácilmente con otros programas de software como Microsoft Word.
Los documentos electrónicos como PDFs o archivos CAD se pueden arrastrar directamente al archivador electrónico.
Los correos electrónicos se almacenan automáticamente con palabras clave como remitente, destinatario o asunto.
Los sistemas de gestión documental protegen los documentos contra incendios e inundaciones.
Se asegura el cumplimiento de los periodos de retención legales con los documentos almacenados digitalmente.
Transcripts
su empresa produce una enorme cantidad
de documentos cada día la información
que contienen es la piedra angular de su
éxito estos documentos están
relacionados con diversos procesos los
documentos se crean envían comprueban
almacenan y sobre todo se buscan una y
otra vez Estas tareas consumen una gran
cantidad de tiempo y recursos
por eso merece la pena dedicar tiempo a
analizar estos procesos en detalle y
optimizarlos aquí es donde entran en
juego los sistemas de gestión documental
con un sistema de gestión documental
mejorará el servicio ofrecido a socios y
clientes y ahorrará mucho tiempo y
dinero observemos más detenidamente un
proceso empresarial por ejemplo la de un
producto desde la petición del producto
y las posibles dudas hasta la
realización del pedido y la recepción de
la factura este proceso implica la
creación de diversos documentos tanto en
formato papel como en formato
electrónico la oferta actual puede
almacenarse como un archivo de Excel o
Word en el ordenador local o en un
servidor la correspondencia de correo
electrónico con el cliente
se almacena en el servidor exchange o
noes el pedido se archiva en formato
papel en una carpeta y la factura se
guarda en el programa de
gestión cuando un cliente llama es
necesario recuperar estos documentos de
las distintas ubicaciones de
almacenamiento si en ese momento un
compañero tiene uno de los documentos en
formato papel y dicho Compañero no está
presente el proceso se detiene con este
sistema su empresa no puede responder
con la rapidez necesaria lo cual tiene
un impacto negativo en la relación con
los
clientes primero tengo que encontrarlo
me Temo que esto tardará un poco más de
lo
previsto y a esto lo llaman servicio en
este caso las empresas que usan un
sistema de gestión documental tienen una
gran
ventaja el sistema de documental
gestiona todos los documentos que se
acumulan a diario en la empresa y los
archiva correctamente en una archivador
electrónico al igual que todos los
empleados autorizados pueden acceder
desde su estación de
trabajo con una búsqueda por palabras
clave predefinidas o de texto completo
en todos los documentos puede obtener
una vista general de todo el proceso en
cuestión de
segundos en la lista de resultados todos
los documentos se muestran claramente y
se pueden abrir con tan solo hacer clic
con el ratón independientemente de si el
documento es una hoja un mensaje de
correo electrónico un archivo de Word un
fax o incluso una imagen o un archivo de
vídeo tengo toda la información
disponible me encargo
inmediatamente con este sistema puede
responder a las consultas cuestión de
segundos ahorra tiempo y mantiene
satisfechos a sus socios y
clientes genial Esto es lo que yo llamo
servicio pero los sistemas de gestión
documental pueden hacer mucho más
también permiten optimizar los procesos
empresariales internos comúnmente
conocidos Como flujos de
trabajo sin un sistema de gestión
documental todos los documentos se
envían manualmente y y permanecen en
posesión de un empleado hasta que se
procesan incluso cuando un compañero no
está en la oficina si esta persona
decide posteriormente que el documento
no forma parte de sus responsabilidades
devuelve la factura y el proceso empieza
de nuevo con un sistema de gestión
documental no hay ningún cambio en el
proceso básico de aprobación de
facturas la diferencia radica en que las
facturas listas para aprobar no se
envían en formato papel sino electrónico
Por lo que permanecen almacenadas en el
archivador
electrónico el responsable del
departamento o centro de costes puede
acceder a la factura desde cualquier
estación de trabajo incluso Durante los
viajes y aprobarla con un sello
digital Durante este tiempo todos los
empleados autorizados pueden Acceder al
documento y Ver el estado del proceso
claramente en todo momento gracias a
este sistema es posible realizar un
seguimiento de los documentos y evitar
pérdidas además la rapidez del proceso
permite adaptarse a los periodos de
descuento en el pago de la
factura estos dos casos son buenos
ejemplos de las ventajas de usar un
sistema de gestión documental en las
operaciones
diarias Pero según Seguramente se está
preguntando Cómo llegan los documentos
al archivador
electrónico según el tipo de documento
el proceso de digitalización es
semiautomático o totalmente automático
por lo que es extremadamente
sencillo los documentos en papel Por
ejemplo facturas cartas o copias
impresas se
escanean una vez escaneados los
documentos se les asignan de índice
durante el proceso de escaneado es
posible extraer varias palabras clave de
manera
automática si se tratara de una gran
cantidad de documentos Por ejemplo si
deseara transferir todo un archivo de
documentos en papel a un sistema de
gestión documental podría encargar la
tarea de escaneado a una empresa de
servicios de
digitalización además los sistemas de
gestión documental modernos pueden
integrarse directamente en varios
productos de software de otros
desarrolladores los documentos por
ejemplo en formato Microsoft Word se
almacenan en el sistema de gestión
documental con tan solo hacer clic con
el ratón o se guardan automáticamente
desde el software
empresarial en el caso de los documentos
en formato electrónico Por ejemplo
archivos en formato pdf cad o Word basta
con arrastrar los documentos al
archivador del sistema de gestión
documental o usar un controlador de
impresión
especial en este procedimiento puede
proporcionar usted mismo las palabras
clave para búsquedas rápidas o usar
mecanismos automáticos Como por ejemplo
en el caso de una factura saliente para
extraer palabras clave específicas
directamente del
documento
los mensajes de correo electrónico se
almacenan automáticamente desde el
programa de correo electrónico y se
indexan con palabras clave como el
remitente el destinatario o el
asunto si vincula además su base de
datos de contactos podrá obtener
automáticamente el nombre y la empresa
del remitente de manera
automática como puede ver los sistemas
de gestión documental pueden integrarse
en cualquier infraestructura y adaptarse
a cualquier estructura
empresarial los procesos y flujos de
trabajo de la empresa no cambian en
absoluto aunque se llevan a cabo de
manera Electrónica lo cual elimina
procesos laboriosos y largos tiempos de
Espera los documentos se recopilan
organizan y archivan permanentemente en
un archivador de documentos digital a
continuación se ofce un breve resumen de
los beneficios de un sistema de gestión
documental todos los documentos se
almacenan en un archivador de documentos
central al que se puede acceder en
cualquier momento y desde cualquier
lugar Gracias al acceso por internet
independientemente del formato del
archivo la fecha o el autor de un
documento una vez realizado el
almacenamiento automático o o
semiautomático es posible hacer
búsquedas rápidas y precisas en los
archivadores además la eficacia de la
empresa aumenta con flujos de trabajo
que optimizan los procesos y garantizan
la
transparencia gracias a este sistema la
empresa ahorra espacio protege sus
documentos contra incendios o
inundaciones y podrá acceder a ellos
rápida y fácilmente durante muchos años
esto significa que los sistemas de
gestión documental también le permiten
cumplir con los periodos de retención
legales Estos son argumentos muy sólidos
a favor de un sistema de gestión
documental sin duda Esta es la solución
que ha estado
buscando
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