ADS #4: Data Flow Diagram & Data Dictionary
Summary
TLDRThis video script discusses the analysis of information systems using data flow diagrams (DFDs) to model business processes. It explains the symbols used in DFDs, such as rectangles for processes, arrows for data flow, and rectangles for external entities. The script outlines steps to create DFDs, from identifying business processes to creating context diagrams, logical diagrams, and detailed diagrams. It also covers data dictionary creation, explaining data objects and their attributes. The video concludes with a discussion on developing a data dictionary into an XML format for flexible data representation in information systems.
Takeaways
- 😀 The video discusses the analysis of information systems using data modeling, focusing on business processes with data flow diagrams (DFDs).
- 📊 A data flow diagram is a graphical representation of the flow of data through a business transaction, involving information systems, processing entities, and files as sources and receivers of data.
- 📐 Symbols used in DFDs include rectangles for processes, sharp-edged boxes for external entities, arrows for data flow, and elongated rectangles for data files.
- 📝 A data dictionary explains the data objects being transferred in a DFD, including the structure of data, detailing entities and their attributes, such as a student entity with attributes like username and password.
- 🔍 The relationship between DFDs and data dictionaries is complementary; DFDs can be explained using data dictionaries, and data dictionaries require DFDs to explain data flow processes.
- 🛠️ The steps to build a DFD include identifying business processes and external entities, creating a context diagram, developing a level 0 (logical) diagram, and then breaking it down into more detailed level 1 diagrams.
- 🔎 Errors in DFDs can occur, such as having a source to a file without a process, a process without inputs or outputs, or a direct flow from one file or entity to another without a process.
- 🖥️ Physical DFDs differ from logical ones by representing the actual implementation of a system, showing how data is physically handled, such as scanning barcodes or processing credit card payments.
- 📑 The video also covers how to develop a data dictionary from a program, describing the structure of data, elements, and storage files, and how this can be mapped into an XML format for flexible data representation in information systems.
- 🔗 An example of applying data dictionaries in XML format is provided, showing the flexibility of data representation and the potential for integration into various systems.
Q & A
What is a data flow diagram (DFD)?
-A data flow diagram (DFD) is a notation for illustrating the flow of data in business transactions, involving information systems, processing entities, and files as sources and recipients of data.
What are the main symbols used in a DFD?
-The main symbols used in a DFD are: 1) Circles or ovals representing business processes, 2) Sharp-edged rectangles representing external entities, 3) Arrows for illustrating data flow, 4) Rectangles for representing data stores or files.
What is the purpose of a data dictionary in a DFD?
-A data dictionary explains the data elements in a DFD. It provides details about the structure, attributes, and types of data that are processed or stored in the system.
How does a context diagram relate to a DFD?
-A context diagram provides a high-level overview of a system or business process in a DFD. It shows the system's interactions with external entities but does not detail the internal processes or data stores.
What is a Level 0 DFD?
-A Level 0 DFD is a more detailed version of the context diagram. It breaks down the main process into multiple sub-processes, showing how data is transferred between different entities and systems.
When is it necessary to create Level 1 or higher-level DFDs?
-Level 1 or higher-level DFDs are created when further detail is needed to explain complex processes. These diagrams break down Level 0 processes into smaller, more detailed sub-processes.
What are common mistakes when creating a DFD?
-Common mistakes include missing processes between data sources and stores, having inputs without outputs, or having outputs without corresponding inputs. Additionally, data flow from one entity to another without a process is also incorrect.
What is the difference between a logical and physical DFD?
-A logical DFD represents the conceptual flow of data, focusing on processes and data movement. A physical DFD shows the real-world implementation of the system, such as actual hardware, database structures, and specific methods of data processing.
How are DFDs validated to ensure accuracy?
-DFDs are validated by checking that each process has both inputs and outputs, ensuring data flows correctly between sources, processes, and data stores. Validation also involves ensuring that each entity or file has an associated process.
What is the role of XML in data dictionaries?
-XML (Extensible Markup Language) can be used to structure data from the data dictionary. It allows for flexible data representation in information systems, making it easy to exchange data between systems and platforms.
Outlines
📊 Introduction to Data Flow Diagrams and Data Dictionary
This paragraph introduces the concept of data flow diagrams (DFDs) and data dictionaries in the context of business process analysis. It explains that DFDs are a notation for the data flow in business transactions involving information systems. The paragraph outlines the symbols used in DFDs, such as rectangles for processes, external entities represented by sharp-edged boxes, arrows for data flow, and long rectangles for data stores. It also discusses the role of the data dictionary in explaining the data objects in a DFD, including the structure and attributes of data entities. An example is given where a student entity with attributes like username and password is mentioned, illustrating how these are sent to a login system.
🛠 Steps to Create a Data Flow Diagram
This paragraph outlines the steps to build a data flow diagram. It starts with identifying the business processes and external entities, followed by creating a context diagram to represent the overall system or business process. The paragraph then moves on to creating a level 0 DFD, which is a more detailed diagram showing the required files. An example is provided where a system is shown with external entities as data sources, which are then processed by the system to produce outputs sent to other entities. The paragraph also discusses the need to create even more detailed diagrams, known as level 1 DFDs, which break down the processes into finer details. The importance of checking for errors in the DFD, such as missing processes or incorrect data flows, is also highlighted.
🔍 Detailed Process Breakdown and Physical Data Flow Diagram
This paragraph delves into the detailed breakdown of processes shown in a data flow diagram. It describes how a high-level process can be further divided into more detailed sub-processes, and how these sub-processes handle data, including potential errors. The paragraph also explains the transition from a logical DFD to a physical DFD, which represents the actual implementation of the system. Examples are given to illustrate the difference between logical and physical processes, such as manual barcode scanning versus checking item prices in a transaction. The paragraph concludes with a discussion on partitioning the DFD into different modules, which are grouped based on their functionality within the system.
📘 Developing a Data Dictionary and XML Application
The final paragraph focuses on the development of a data dictionary from the previously discussed data program processes. It explains the simplicity of describing data, including the source entity's data, the data processed, and the resulting data. The paragraph introduces structured notations for describing data structures, elements, and storage files. It also covers the description of data elements, including metadata that defines the identity and characteristics of the data. An example of a form containing data elements is provided, along with a description of the storage file characteristics. The paragraph concludes with a mention of how data dictionaries can be transformed into XML format for flexible data application in information systems, with an example of XML mapping from the data dictionary. It also encourages further learning through provided tutorials or inquiries within the video description.
Mindmap
Keywords
💡Data Flow Diagram (DFD)
💡Business Process
💡Entity
💡Data Store
💡Process
💡Context Diagram
💡Level 0 DFD
💡Logical DFD
💡Physical DFD
💡Data Dictionary
Highlights
Introduction to analyzing information systems using data modeling, specifically focusing on business processes with data flow diagrams.
Explanation of data flow diagram as a notation for data flow in business transactions involving information systems.
Description of symbols used in data flow diagrams, including rectangles for processes, external entities as sources or receivers of data, and arrows for data flow.
Introduction to the data dictionary, explaining the data objects in a data flow diagram, including their structure and attributes.
Example of a data entity with attributes such as user name and password sent to a login system.
The complementary relationship between data flow diagrams and data dictionaries in explaining data flow processes.
Steps to build a data flow diagram, starting with identifying business processes and external entities, and then creating a context diagram.
Example of a context diagram showing a system with external entities as data sources and the system processing data to produce outputs.
Creation of a level 0 logic diagram that details the processes and files required, showing a more granular view of the system.
Example of a level 0 data flow diagram, breaking down the system into more detailed processes and showing data flow between entities and processes.
Further breakdown into a level 1 logic diagram, detailing each process from the level 0 diagram into even more detailed subprocesses.
Description of potential errors in data flow diagram creation, such as missing processes or incorrect data flow sequences.
Process of creating a physical data flow diagram, which differs from the logical one by representing the actual implementation of the system.
Comparison between logical and physical data flow diagrams, with examples of how processes are represented in physical terms.
Division of the data flow diagram into partitions, grouping processes into modules for better organization and understanding.
Discussion on developing a data dictionary from the previously created data flow diagrams, including descriptions of data structures, elements, and storage files.
Example of a structured format for data dictionary, including notations for attributes, sequences, and optional elements.
Description of metadata for data elements, including identification, type, length, validation criteria, and other characteristics.
Transformation of the data dictionary into XML format, showcasing its flexibility and applicability in information systems.
Conclusion and invitation for further learning on XML and data modeling with provided tutorials and resources.
Transcripts
hai salam jumpa Assalamualaikum
warahmatullahi wabarakatuh pada video
kali ini kita akan membahas mengenai
Analisis sistem informasi menggunakan
pemodelan data lebih tepatnya lagi kita
akan mencoba menganalisis Proses bisnis
perusahaan menggunakan data flow diagram
dan kamus data data flow diagram adalah
notasi aliran data pada transaksi bisnis
yang melibatkan sistem informasi atau
pemrosesan entitas dan berkas sebagai
sumber dan penerima data dan data yang
dialirkan Nah model The ini dapat
digambarkan dengan menggunakan
simbol-simbol seperti yang ada di gambar
itu yang pertama adalah kotak pukul atau
lingkaran untuk menggambarkan Sisi
informasinya atau proses bisnis gunung
yang kedua ada kotak yang tajam sih
pinggirannya untuk menggambarkan entitas
eksternal sebagai sumber atau penerima
dari data terus kemudian
Hai yang ketiga adalah garis panah untuk
menggambarkan aliran dari data dan yang
terakhir yang ke empat adalah persegi
panjang seperti pada gambar untuk
menggambarkan berkas yang juga bisa
menjadi sumber dan penerima dari data
Sedangkan untuk kamus data Itu
menjelaskan data yang menjadi objek
untuk dialirkan pada data flow diagram
kamus data tersebut terdiri dari
struktur data yang berisi elemen data
menjelaskan mengenai entitas data
beserta atributnya masing-masing sebagai
contoh data entitas mahasiswa dengan
atribut nama pengguna dan Sandi yang
dikirimkan ke sistem login di misalnya
Si Master
Hai dapat dilihat bahwa antara data flow
diagram dan kamus data ini memiliki
hubungan yang saling melengkapi data
dalam database diagram dapat dijelaskan
menggunakan kamus data dan kamus data
itu sendiri perlu data flow diagram
untuk menjelaskan proses dari aliran
data berikut adalah langkah-langkah
untuk membangun data flow diagram yang
pertama menentukan Proses bisnis dan
atau sisi informasi yang akan digambar
beserta entitas eksternal Proses aliran
data dan berkas-berkas yang diperlukan
Kemudian yang kedua membuat diagram
konteks untuk menggambarkan sistem atau
proses bisnis secara umum biasanya
berkas-berkas di diagram konteks belum
teridentifikasi contoh dari diagram
konteks adalah seperti gambar berikut
Hai disini terlihat sebuah sistem
memiliki entitas eksternal a&b sebagai
sumber datanya yang kemudian data itu
akan dikirimkan ke sistem tersebut untuk
diproses yang menghasilkan keluaran yang
akan dikirimkan ke entitas
Hai kemudian yang ketiga membuat diagram
logika level nol yaitu suatu diagram
yang lebih detil daripada diagram
konteks sehingga mulai terlihat gambar
dari berkas-berkas yang diperlukan
Berikut adalah contoh dari data flow
diagram level 0 seperti yang lihat
terlihat di sini sistem yang sebelumnya
tadi dipecah menjadi empat proses yang
lebih detail sehingga terlihat entitas
A1 ternyata mengirimkan datanya ke
proses pertama sedangkan entitas B
mengirimkan datanya ke proses yang ke-3
dan entitas C menerima data hasil proses
dari proses yang kedua pada gambar ini
terlihat beberapa proses yang lebih
mendetil misalnya data dari entitas a.di
diproses dan disimpan di berkas D1
terlebih dahulu dan nanti datanya akan
diambil oleh proses betiga dan
dengan data yang berasal dari B akan
diproses untuk kemudian menghasilkan
aliran data c yang akan dialirkan ke
proses nomor 4 yang keempat membuat
diagram yang lebih detil yaitu untuk
masing-masing proses yang ada di diagram
level 0 tadi akan dipecah menjadi proses
yang lebih detil nah biasanya ini
disebut sebagai diagram logika level 1
Nah sebagai contoh bisa kita lihat di
gambar berikut
khabar ini menjelaskan adanya proses
dari sebelumnya proses tiga yang dipecah
menjadi beberapa proses yang lebih detil
nah disini terlihat bahwa tadi dada tapi
yang berasal dari entitas B itu diproses
terlebih dahulu pada proses detil 3.1
yang pada saat proses itu mungkin akan
keluar yang namanya kesalahan atau error
Nah setelah selesai diproses kemudian di
disimpan terlebih dahulu di sebuah
berkas transaksi di lima nah sedangkan
pada proses detil 3.2 dia akan meminta
data dari D5 dan dari D1 yang tadi sudah
disimpan proses dataaaa dari proses satu
libtard iya untuk kemudian diproses
secara bersama-sama dan keluarannya akan
diproses oleh detil 3.3 terlebih dahulu
baru kemudian menghasilkan data yang
d-pedia yang akan dikirimkan ke proses
nomor 4
ndak di sini menjelaskan secara lebih
detil apa yang terjadi di proses nomor
tiga Nah pemecahan hingga level satu ini
sebenarnya biasanya sudah cukup untuk
menjelaskan proses fisis yang detail
pada suatu perusahaan akan tetapi pada
perusahaan yang lebih kompleks proses
bisnisnya Ada kemungkinan besar dia
perlu dipecah lagi menjadi level 2 dan
level 3 atau seterusnya tapi biasanya
untuk latihan dan dibantah gula ini
level 1 sudah cukup
Hai berikutnya langkah yang kelima atas
data flow diagram level 1 yang sudah
selesai tadi kita akan melakukan
pengecekan atas adanya
kesalahan-kesalahan atau pada saat
menggambar atau tidak nah aturan umum
dari aliran data itu adalah ada masukkan
ada proses ada a-kembar and di mana
sebelum masukkan biasanya ada Sumber
data dapat berupa entitas atau berkas
dan setelah keluaran biasanya juga yang
menerima adalah ada entitas atau
disimpan ke dalam satu berkas dan dengan
aturan umum ini maka kita bisa melihat
contoh di gambar berikut merupakan
beberapa contoh saran-saran yang mungkin
terjadi pada penggambaran data flow
diagram yang pertama misalnya di sini
ada dari sumber ke berkas tanpa ada
proses salah yang
I make salon yang kedua ada suatu proses
dengan masukkan tapi tidak ada
keluarannya sama sekali dengan yang
ketiga sebaliknya ada proses tapi tidak
ada masukkannya keluarannya ada masukkan
tidak ada yang terakhir hampir sama
dengan yang pertama tadi sekalinya dari
suatu berkas ke berkas yang lain atau
dari entitas ke entitas yang lain tanpa
ada proses ini adalah beberapa kesalahan
yang biasa terjadi pada saat
menggambarkan data flow diagram Nah
setelah selesai melakukan pengecekan
maka bisa kita lanjutkan dengan langkah
yang keenam yaitu membuat data flow
diagram fisik nah disini agak berbeda
karena dengan yang lo Cik dad data flow
diagram logika itu lebih bersifat
konseptual sedangkan data flow diagram
yang fisik itu bersifat riil sehingga
menggambarkan suatu kenyataan dari semua
elemen data dari data blog diagram yang
lo Cipta Deep
Hai sehingga apa yang terjadi
sesungguhnya nanti ketika sistem
bitterling dijalankan itu akan terlihat
sebagai contoh dapat dilihat pada gambar
berikut perbandingan antara DFD logis
dan fisik terlihat misalnya pada proses
identifikasi barang pada proses fisiknya
itu digambarkan menggunakan pemindaian
barcode secara manual sedangkan pada
proses kedua juga terlihat secara fisik
ketika melakukan pengecekan barang
pengecekan harga itu yang dicek adalah
kode barangnya untuk menerima barang
harga barang sesuai dengan kode yang
dicek tadi terus Kemudian pada proses
yang ketiga saat melakukan penghitungan
total eh terlihat secara fisik itu di
sistemnya akan dibuat suatu berkas
sementara yang berisi query untuk
menghitung total jumlah dari transaksi
tersebut
Hai dan yang terakhir pada proses yang
keempat penyelesaian transaksi juga
secara fisik dapat dilihat dari metode
pembayarannya disulut lihat akan
menggunakan bayaran apa saja Misalnya
Apakah tunai debit atau pakai kartu
kredit yang terakhir langkah yang
ketujuh adalah dengan melakukan
pembagian atas diagram DFD levisid tadi
kedalam beberapa partisi yang berbeda
nah partisi ini biasanya dikelompokkan
pada satu modul yang sama dan umumnya
itu di diagram level 0 proses yang ada
di dalam diagram level 0 ya kan bisa
menjadi satu modul tertentu akan tapi eh
tidak mungkin juga memungkinkan bahwa
proses pada diagram level 10 tadi lebih
dari satu
dua atau lebih juga bisa menjadi sebuah
modul yang dipartisi sebagai contoh bisa
dilihat digambar berikut terlihat pada
gambar tersebut pada proses pertama dan
kedua itu dijadikan satu modul Dimana
saat pelanggan untuk melakukan pesanan
modul yang sama juga akan memasukkan dan
menyimpan data pelanggan pada sistem
sehingga proses 1 dan 2 itu ternyata
bisa dijalankan pada satu modul jangan
proses yang lainnya harus dijalankan
sendiri oleh modul yang berbeda
berikutnya kita akan mendiskusikan
Bagaimana mengembangkan sebuah kamus
data dari data program yang sebelumnya
sudah kita buat prosesnya Sebenarnya
cukup sederhana kita cukup
mendeskripsikan data baik yang dimiliki
oleh entitas sumber maupun yang
dialirkan ke suatu proses serta yang
dihasilkan oleh proses tersebut yang
dialirkan ke
satu entitas tujuan atau disimpan ke
dalam satu berkas pertama kita mulai
dengan mendeskripsikan struktur dari
data kemudian dilanjutkan dengan
deskripsi dari elemen data serta
deskripsi dari berkas penyimpanan dan
deskripsi struktur data itu dapat
digambarkan dalam format terstruktur
yang diberi notasi sebagai contoh di
gambar berikut yang pertama notasi =
untuk menggambarkan isi dari suatu
entitas itu terdiri dari atribut apa
saja dan yang kedua ada tanda plus itu
untuk menggambarkan deretan atau urutan
dari atribut yang dimiliki oleh entitas
tersebut dan yang ketiga tanda kurung
pakai Kriwil ya bracket gilanya untuk
menggambarkan elemen yang nilainya itu
berulang lebih dari satu terus kemudian
yang ketiga mereka kotak untuk
Khan elemen yang nilainya alternatif
misalnya ada alternatif atau alternatif
B bisa dipilih dan yang keempat untuk
menggambarkan elemen yang nilainya
opsional dalam bentuk kurung buka dan
kurung tutup nah n contohnya misalnya
bisa terlihat di gambar berikut
Oh no other items pada yang tertera pada
gambar adalah elemen yang nilainya lebih
dari satu tadi menggunakan fret yang
Kriwil tadi terus Kemudian untuk metode
pembayaran elemen itu bernilai
alternatif sehingga di sini bisa kita
lihat di dalamnya bisa di pilih ya Eh
terus kemudian elemen tipe nama dan
tanggal kadaluarsa kartu kredit itu
adalah elemen opsional sehingga itu baru
akan muncul ketika elemen metode
pembayaran yang alternatif tadi dipilih
Yang elemen kartu kredit kalau pilihnya
tunai atau kredit maka elemen opsional
nya tidak akan muncul
Hi HPku tidak untuk deskripsi dari
elemen data itu digambarkan sebagai
suatu metadata yaitu data yang
menjelaskan data nya biasanya elemen
data ini deskripsinya dibagi berdasarkan
nomor identitas elemen nama elemen tipe
elemen panjang elemen kriteria validasi
elemen deskripsi singkatnya elemen dan
lain-lain yang menggambarkan identitas
maupun karakter it is dari satu elemen
Sedangkan untuk deskripsi berkas itu
mirip dengan deskripsi elemen data akan
tapi biasanya juga ditambahkan misalnya
kunci utama atau kunci kedua dari satu
penyimpanan data atau berkas.pdf Nah
berikut ini adalah contoh dari formulir
yang berisi elemen data
Hai yang disini dibagi menjadi tiga
yaitu yang pertama adalah identifikasi
dari elemen terus Kemudian yang kedua
adalah karakter dari elemen dan yang
dibawa sendiri adalah kriteria validasi
dari elemen data
Hai sedangkan berikut gambar ini adalah
contoh formulir dari deskripsi atas
elemen berkas penyimpanan yang
didalamnya juga ada identitas dari
elemen berkas penyimpanan serta
karakteristik dari elemen bekas
penyimpanan tersebut termasuk seperti
yang tadi sudah saya ceritakan adanya
kunci utama dan kunci kedua dari elemen
berkas penyimpanan tadi kamus data ini
dapat dikembangkan menjadi bentuk xml
atau extensible markup language yang
dapat diterapkan sebagai suatu bentuk
data yang sangat fleksibel pada sebuah
sistem informasi contoh penerapannya
terlihat seperti pada gambar berikut
pada sebelah kiri terlihat itu adalah
dalam format atau bentuk struktur kamus
data dan disebelah kanannya merupakan
pemetaan dari kamus data tersebut
menjadi bentuk format xml
yang telah berisi dengan beberapa nilai
data misalnya mahasiswa namanya siapa
dan seterusnya Eh kau disini pelanggan
nama pelanggannya siapa Arden untuk
memahami lebih dalam mengenai xml
silakan kalian bisa ikut modul tutorial
yang saya sertakan atau tanya di dalam
deskripsi video ini
b**** demikian yang dapat saya sampaikan
terima kasih atas perhatiannya sampai
jumpa di sesi berikutnya Assalamualaikum
warahmatullahi wabarakatuh
تصفح المزيد من مقاطع الفيديو ذات الصلة
What is DFD? How to design DFD, Symbols, examples full explanation
System Diagrams
Introduction to IPO Diagrams
TOPCIT Software | 05. Software Requirements Analysis
Belajar Membuat ERD (Entity Relationship Diagram) | Belajar UML & Perancangan Sistem
Lezione 4C - CREAZIONE VSM - Parte 3 di 4 - Lean Thinking e Toyota Producition System - Zero sprechi
5.0 / 5 (0 votes)