Administración de las Compras 4 - Proceso de compras segunda parte

Estrategia en Acción con Iván Martínez Lima
7 Apr 201807:00

Summary

TLDREn este vídeo, se explora la segunda parte del proceso de compras, enfocándose en la recepción de requisiciones internas, análisis de proveedores y cotizaciones, y la emisión de órdenes de compra. Se destaca la importancia de la rastreabilidad y la priorización de pedidos críticos para la empresa. Además, se discuten dos enfoques para la recepción de artículos: todo a través del almacén o directamente al solicitante para control y rastreabilidad. Finalmente, se resalta la necesidad de registros adecuados y la relación con el proceso contable para asegurar el correcto seguimiento y cierre del proceso de compras.

Takeaways

  • 🛒 El proceso de compras comienza con la recepción de requisiciones internas de compra o órdenes internas.
  • 🔍 Se realiza un análisis de los proveedores y de las cotizaciones recibidas para seleccionar a quién comprar.
  • 📝 Una vez seleccionado al proveedor, se emite una orden de compra formal.
  • 🚚 Se hace seguimiento al pedido, lo que incluye rastrear el envío y registrar datos para la rastreabilidad.
  • 📊 La priorización de pedidos se basa en la importancia y el impacto en la inversión y el valor entregado por la empresa.
  • 🤝 Es crucial establecer una relación sólida con los proveedores para facilitar el seguimiento y el acceso a información.
  • 📦 La recepción de artículos es parte del proceso que generalmente se maneja por el departamento de almacenamiento.
  • 🏢 Existen dos enfoques para la recepción de material: todo pasa por el almacén o solo los artículos para producción llegan al almacén.
  • 📋 Al finalizar la recepción, es fundamental mantener registros adecuados y actualizar el inventario y las cuentas por pagar.
  • ⏱ La forma de iniciar el proceso de compra varía según el tipo de empresa, ya sea por decisión individual o por un sistema automatizado.

Q & A

  • ¿Qué es el proceso de compras y cuáles son sus pasos generales?

    -El proceso de compras generalmente incluye recibir requisiciones internas, analizar proveedores y cotizaciones, realizar una orden de compra formal, dar seguimiento al pedido y asegurar la rastreabilidad del mismo.

  • ¿Qué es la rastreabilidad en el contexto del proceso de compras?

    -La rastreabilidad es la capacidad de rastrear el camino de un producto desde su origen hasta su destino final, registrando todos los datos necesarios para realizar dicho seguimiento.

  • ¿Por qué es importante dar prioridad a ciertos pedidos en el proceso de compras?

    -Es importante dar prioridad a los pedidos que sean más importantes para la empresa, ya que pueden implicar una mayor inversión o afectar severamente al resultado o valor entregado por la empresa.

  • ¿Cómo se debe gestionar el seguimiento de pedidos con proveedores?

    -Se debe establecer una comunicación sólida con el proveedor, posiblemente accediendo a información de sus sistemas o obteniendo números de contacto para preguntar sobre el estado del pedido.

  • ¿Qué implica la recepción de artículos en el proceso de compras?

    -La recepción de artículos se refiere a la llegada de los pedidos a la empresa, y aunque este paso es parte del proceso de almacenamiento, es crucial para la integridad del proceso de compras.

  • ¿Cuáles son las dos maneras específicas de recibir material en una empresa?

    -Una manera es que todo lo que llega a la empresa pase por el almacén, y la otra es que solo los artículos para pisos de producción o operaciones entren al almacén, mientras que otros, como papelería, sean recibidos directamente por la persona que los solicitó.

  • ¿Qué es importante considerar al decidir cómo recibir material en la empresa?

    -Al decidir cómo recibir material, es importante considerar el control, la ecuación financiera y la rastreabilidad, ya que si todo entra al almacén, es más fácil saber cuándo y quién lo retira.

  • ¿Qué se debe hacer una vez que se reciben los artículos?

    -Una vez recibidos los artículos, se deben mantener registros adecuados, como la entrada del producto en el inventario y la formalización del proceso mediante un sello de orden de compra.

  • ¿Cómo se puede verificar que el proceso de compras ha finalizado correctamente?

    -Para verificar que el proceso de compras ha finalizado, se debe asegurar que todos los papeles estén sellados y que se haya registrado una nueva deuda en cuentas por pagar.

  • ¿Cómo varía el inicio del proceso de compras dependiendo del tipo de empresa?

    -El inicio del proceso de compras puede ser disparado por una persona que toma una decisión basada en la necesidad inmediata, o puede ser automatizado por un sistema que indica cuándo realizar la compra, dependiendo de la naturaleza y operaciones de la empresa.

  • ¿Qué tipo de empresas suelen utilizar un sistema más automatizado para el proceso de compras?

    -Empresas con producción en masa y planes de producción a largo plazo suelen utilizar sistemas más automatizados para el proceso de compras.

  • ¿Qué implica tener más formalidad en el proceso de compras para una empresa?

    -Tener más formalidad en el proceso de compras implica un mejor seguimiento, facilidad para la auditoría y la corrección de errores, lo que a su vez puede mejorar la eficiencia y la precisión en la gestión de compras.

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