Administración de las Compras 4 - Proceso de compras segunda parte

Summary

En este vídeo, se explora la segunda parte del proceso de compras, enfocándose en la recepción de requisiciones internas, análisis de proveedores y cotizaciones, y la emisión de órdenes de compra. Se destaca la importancia de la rastreabilidad y la priorización de pedidos críticos para la empresa. Además, se discuten dos enfoques para la recepción de artículos: todo a través del almacén o directamente al solicitante para control y rastreabilidad. Finalmente, se resalta la necesidad de registros adecuados y la relación con el proceso contable para asegurar el correcto seguimiento y cierre del proceso de compras.

Takeaways

• 🛒 El proceso de compras comienza con la recepción de requisiciones internas de compra o órdenes internas.
• 🔍 Se realiza un análisis de los proveedores y de las cotizaciones recibidas para seleccionar a quién comprar.
• 📝 Una vez seleccionado al proveedor, se emite una orden de compra formal.
• 🚚 Se hace seguimiento al pedido, lo que incluye rastrear el envío y registrar datos para la rastreabilidad.
• 📊 La priorización de pedidos se basa en la importancia y el impacto en la inversión y el valor entregado por la empresa.
• 🤝 Es crucial establecer una relación sólida con los proveedores para facilitar el seguimiento y el acceso a información.
• 📦 La recepción de artículos es parte del proceso que generalmente se maneja por el departamento de almacenamiento.
• 🏢 Existen dos enfoques para la recepción de material: todo pasa por el almacén o solo los artículos para producción llegan al almacén.
• 📋 Al finalizar la recepción, es fundamental mantener registros adecuados y actualizar el inventario y las cuentas por pagar.
• ⏱ La forma de iniciar el proceso de compra varía según el tipo de empresa, ya sea por decisión individual o por un sistema automatizado.

Q & A

¿Qué es el proceso de compras y cuáles son sus pasos generales?

El proceso de compras generalmente incluye recibir requisiciones internas, analizar proveedores y cotizaciones, realizar una orden de compra formal, dar seguimiento al pedido y asegurar la rastreabilidad del mismo.

¿Qué es la rastreabilidad en el contexto del proceso de compras?

La rastreabilidad es la capacidad de rastrear el camino de un producto desde su origen hasta su destino final, registrando todos los datos necesarios para realizar dicho seguimiento.

¿Por qué es importante dar prioridad a ciertos pedidos en el proceso de compras?

Es importante dar prioridad a los pedidos que sean más importantes para la empresa, ya que pueden implicar una mayor inversión o afectar severamente al resultado o valor entregado por la empresa.

¿Cómo se debe gestionar el seguimiento de pedidos con proveedores?

Se debe establecer una comunicación sólida con el proveedor, posiblemente accediendo a información de sus sistemas o obteniendo números de contacto para preguntar sobre el estado del pedido.

¿Qué implica la recepción de artículos en el proceso de compras?

La recepción de artículos se refiere a la llegada de los pedidos a la empresa, y aunque este paso es parte del proceso de almacenamiento, es crucial para la integridad del proceso de compras.

¿Cuáles son las dos maneras específicas de recibir material en una empresa?

Una manera es que todo lo que llega a la empresa pase por el almacén, y la otra es que solo los artículos para pisos de producción o operaciones entren al almacén, mientras que otros, como papelería, sean recibidos directamente por la persona que los solicitó.

¿Qué es importante considerar al decidir cómo recibir material en la empresa?

Al decidir cómo recibir material, es importante considerar el control, la ecuación financiera y la rastreabilidad, ya que si todo entra al almacén, es más fácil saber cuándo y quién lo retira.

¿Qué se debe hacer una vez que se reciben los artículos?

Una vez recibidos los artículos, se deben mantener registros adecuados, como la entrada del producto en el inventario y la formalización del proceso mediante un sello de orden de compra.

¿Cómo se puede verificar que el proceso de compras ha finalizado correctamente?

Para verificar que el proceso de compras ha finalizado, se debe asegurar que todos los papeles estén sellados y que se haya registrado una nueva deuda en cuentas por pagar.

¿Cómo varía el inicio del proceso de compras dependiendo del tipo de empresa?

El inicio del proceso de compras puede ser disparado por una persona que toma una decisión basada en la necesidad inmediata, o puede ser automatizado por un sistema que indica cuándo realizar la compra, dependiendo de la naturaleza y operaciones de la empresa.

¿Qué tipo de empresas suelen utilizar un sistema más automatizado para el proceso de compras?

Empresas con producción en masa y planes de producción a largo plazo suelen utilizar sistemas más automatizados para el proceso de compras.

¿Qué implica tener más formalidad en el proceso de compras para una empresa?

Tener más formalidad en el proceso de compras implica un mejor seguimiento, facilidad para la auditoría y la corrección de errores, lo que a su vez puede mejorar la eficiencia y la precisión en la gestión de compras.