Beware of these common mistakes when implementing Merchandise Planning

Summary

El guion habla sobre los desafíos en la planificación empresarial, destacando la importancia de ubicar adecuadamente el departamento de planificación dentro de la estructura organizacional. Se menciona que la planificación puede perder influencia si no está bien integrada, lo que puede llevar a malentendidos y falta de colaboración. Se aboga por mantener la responsabilidad de las existencias dentro del ámbito de la planificación y por la necesidad de definir claramente qué decisiones se tomarán con la información generada. Además, se enfatiza en la importancia de tener el nivel adecuado de experiencia en el equipo de planificación para maximizar su impacto y evitar que se queden en roles subutilizados.

Takeaways

• 🏢 La ubicación de la planificación dentro de la estructura organizacional es crucial y puede afectar su impacto y voz en el proceso de toma de decisiones.
• 🗣️ La comunicación y la colaboración son esenciales para mantener la integridad del proceso de planificación cuando la responsabilidad por el inventario se comparte entre diferentes áreas.
• 🔗 Asegurar que la planificación tenga claridad y responsabilidad en la gestión del inventario es fundamental para evitar interrupciones en la ejecución de los planes.
• 📊 Es importante definir el alcance de la información que se necesita de la planificación y vincularla directamente con las decisiones de negocio que se tomarán.
• 📈 La planificación no debe ser solo un ejercicio de generación de informes, sino que debe estar enfocada en apoyar decisiones estratégicas.
• 👨‍💼 La experiencia y la formación adecuadas son vitales para que los planificadores puedan desempeñar un papel efectivo y no se queden en tareas de bajo nivel.
• 🌐 En Australia, la falta de recursos de planificación a menudo lleva a que roles más juniores o personas sin experiencia en planificación se vean con responsabilidades más grandes de lo esperado.
• 💼 La promoción de empleados más juniores a roles de planificación requiere una inversión en su desarrollo para que crezcan y se conviertan en expertos en la función.
• 🔑 La diferencia entre un 'VUP' (Very Useful Planner) y un 'VIP' (Very Influential Planner) radica en la capacidad de influencia y enfoque estratégico que tiene el planificador en la organización.
• ⚖️ La planificación debe ser vista como un rol indispensable en la toma de decisiones empresariales, y no solo como una función de apoyo o gestión de datos.

Q & A

¿Cuál es uno de los problemas tempranos en la planificación empresarial?

Uno de los problemas tempranos es la ubicación de la planificación dentro de la estructura organizativa. A menudo, se encuentra en diferentes áreas como finanzas, la estructura de mercancías o la cadena de suministro, lo que puede afectar su impacto e independencia.

¿Por qué es importante tener claridad sobre la estructura de la planificación en la empresa?

Es importante porque si la planificación no tiene un lugar claro y definido, puede perder su voz en el proceso de toma de decisiones y ser influenciada por agendas conflictivas o traducida por personas sin experiencia en planificación.

¿Cómo puede interrumpirse el flujo de planificación debido a la responsabilidad de stock?

El flujo de planificación puede interrumpirse si la responsabilidad del stock se divide en diferentes áreas funcionales, lo que requiere altos niveles de comunicación y colaboración, y puede afectar la intención original del uso del stock.

¿Qué problemas pueden surgir si los datos de planificación no se utilizan adecuadamente?

Si los datos de planificación no se usan adecuadamente, la empresa puede encontrarse con una sobrecarga de información sin una utilidad clara, lo que resulta en decisiones ineficaces y en no obtener los resultados esperados de la planificación.

¿Cuál es la recomendación para mantener la responsabilidad del stock dentro del área de planificación?

La recomendación es mantener la responsabilidad del stock dentro de la estructura de planificación para asegurar claridad en la responsabilidad y evitar interrupciones en el flujo de planificación.

¿Cómo influye la falta de experiencia en el desempeño de la planificación?

La falta de experiencia puede llevar a que las actividades de planificación se limiten a tareas de nivel junior, reduciendo su impacto en la toma de decisiones estratégicas de la empresa.

¿Por qué es importante definir el nivel de detalle en los planes de mercancías?

Es importante definir el nivel de detalle para asegurar que la planificación esté alineada con las decisiones clave del negocio, como las decisiones de compra o de margen de beneficio, sin perder tiempo en detalles innecesarios.

¿Qué es un 'planificador muy útil' y cómo difiere de un 'planificador muy influyente'?

Un 'planificador muy útil' puede ser alguien que gestiona tareas administrativas eficientemente, pero no necesariamente influye en la planificación estratégica. En cambio, un 'planificador muy influyente' aporta conocimientos estratégicos y es indispensable para lograr resultados empresariales.

¿Cuál es el riesgo de promover a personas sin suficiente experiencia a roles de planificación?

El riesgo es que estas personas pueden quedarse atrapadas en funciones de nivel junior o no desarrollar las habilidades necesarias para influir en las decisiones estratégicas, lo que afecta negativamente el desempeño general de la planificación.

¿Qué se recomienda para evitar que los planificadores se conviertan en gestores de datos glorificados?

Se recomienda invertir en el desarrollo de planificadores para que se conviertan en expertos en planificación, en lugar de limitarse a tareas administrativas o de gestión de datos, asegurando así un valor real para la empresa.

Outlines

00:00

🏢 La importancia de la estructura organizacional en la planificación

El primer párrafo aborda cómo la ubicación de la planificación dentro de la estructura organizacional de una empresa puede afectar su efectividad. Se menciona que a veces la planificación se encuentra en diferentes sectores, como finanzas, bienes o cadenas de suministro, lo que puede llevar a una falta de comprensión y a que no se le dé el lugar adecuado. Esto puede resultar en una pérdida de influencia y en competencias de agendas, lo que requiere un alto nivel de comunicación y colaboración. Además, se discute la responsabilidad de las existencias y cómo分配ar la responsabilidad a lo largo del ciclo de la mercancía puede interrumpir el flujo y la intención original del plan. Se enfatiza la importancia de mantener la claridad y la responsabilidad en la planificación y se sugiere que se deberían centrar los esfuerzos en las decisiones que se tomarán con la información de planificación.

05:01

👨‍💼 Experiencia y desarrollo en el papel de la planificación

El segundo párrafo se centra en la importancia de tener el nivel adecuado de experiencia para el papel de planificación. Se observa que en Australia, a menudo, los recursos de planificación son escasos, lo que lleva a que roles más juniores o personas sin experiencia directa en planificación tengan responsabilidades más grandes. Se destaca la necesidad de que los empleados con poca experiencia tengan la oportunidad de crecer y desarrollarse en sus roles, en lugar de quedarse en tareas básicas o convertirse en 'gestionarios de datos'. Se introduce la distinción entre un 'VUP' (Very Useful Planner) y un 'VIP' (Very Important Planner), enfatizando la importancia de que los planificadores no solo sean útiles sino también influyentes y indispensables en la toma de decisiones estratégicas de la empresa.

Keywords

💡Entorno organizacional

El 'entorno organizacional' se refiere al marco dentro del cual se desarrollan las actividades de una empresa. En el guion, se menciona que el entorno puede influir en la efectividad del planeamiento al afectar la ubicación de las líneas de mando y la estructura de la organización. Por ejemplo, el planeamiento puede estar incluido en la estructura financiera, en la cadena de suministro o en la estructura de productos, lo que puede afectar su capacidad para influir en la toma de decisiones.

💡Líneas de mando

Las 'líneas de mando' son las relaciones jerárquicas dentro de una organización que definen quién reporta a quién. El guion destaca que el lugar donde se sitúa el planeamiento dentro de estas líneas de mando puede afectar su influencia y la percepción de su importancia dentro de la empresa.

💡Independencia

La 'independencia' en el contexto del guion se refiere a la autonomía del departamento de planeamiento para tomar decisiones y ejecutar planes sin interferencias externas. Se argumenta que si el planeamiento pierde su independencia, puede perder su voz y su enfoque puede ser distorsionado por agendas competitivas.

💡Comunicación

La 'comunicación' es un tema central en el guion, ya que se destaca la importancia de una comunicación efectiva para coordinar las actividades de planeamiento a lo largo de diferentes áreas funcionales. Se menciona que si la responsabilidad del inventario se comparte entre varias áreas, se requiere un alto nivel de comunicación para evitar malentendidos y asegurar que el inventario se utilice de manera efectiva.

💡Ciclo de planeamiento

El 'ciclo de planeamiento' se refiere al proceso continuo de planeación, ejecución y revisión que se menciona en el guion. Cada etapa del ciclo informa a la siguiente, y es crucial que todos los componentes del ciclo se comuniquen y colaboren para garantizar que el inventario se maneje de manera óptima.

💡Responsabilidad del inventario

La 'responsabilidad del inventario' es la accountability asignada a individuos o departamentos por el manejo y la gestión del inventario. El guion discute cómo分配这种责任可以 interrumpir el flujo del ciclo de planeamiento y requiere una comunicación y colaboración intensivas para mantener la coherencia en la estrategia de inventario.

💡Planeamiento de mercancías

El 'planeamiento de mercancías' es un aspecto específico del planeamiento que se centra en la gestión de la oferta y la demanda de productos. El guion sugiere que el éxito en este área depende de la claridad en los objetivos y la definición de la información necesaria para apoyar decisiones críticas.

💡Experiencia

La 'experiencia' se refiere a la habilidad y el conocimiento adquiridos a través de la práctica y el tiempo. El guion destaca la importancia de tener personal con el nivel adecuado de experiencia para desempeñar roles críticos en el planeamiento, ya que esto puede afectar la calidad de las decisiones y la eficacia de la implementación.

💡Rol del planeador

El 'rol del planeador' es un concepto clave en el guion, donde se discute la diferencia entre ser un 'planeador útil' y un 'planeador importante'. Se argumenta que los planeadores deben ser más que simples ejecutores de tareas; deben ser expertos que influyen en la toma de decisiones y en la dirección estratégica de la empresa.

💡Desarrollo de habilidades

El 'desarrollo de habilidades' se refiere al proceso de capacitación y mejora continua de las habilidades de los empleados. El guion subraya la necesidad de invertir en el desarrollo de los planeadores, especialmente aquellos que provienen de背景s no relacionados con el planeamiento, para asegurar que se conviertan en expertos valiosos para la empresa.

Highlights

Planning's position within a company's structure can significantly impact its effectiveness.

Planning often lacks a clear home within organizations, leading to a lack of ownership and leadership.

The independence of planning can be compromised by its placement within different business functions.

Planning's voice can be lost if it is not led by someone with a planning background.

The importance of planning's role in the merchandise cycle and its influence on business decisions.

Accountability for stock can disrupt the planning process if not managed within the planning department.

Clear communication and collaboration are crucial when planning responsibilities are split across different departments.

The need for planning to have a clear scope and to be linked to specific business decisions.

The level of planning should be determined by the level of decisions that need to be made.

Businesses may not be utilizing their planning resources effectively, leading to a lack of desired results.

The importance of having the right level of experience for the planning role to avoid being trapped in junior tasks.

The challenge of finding experienced planning resources and the tendency to promote junior staff too quickly.

The need for businesses to invest in growing their planning staff into experts rather than just data managers.

The potential for planners from non-planning backgrounds to succeed with the right investment in their development.

The contrast between a Very Useful Planner and a Very Important Planner, emphasizing the need for impact and influence.

The risk of planners becoming underutilized or unhappy if they are not given the opportunity to grow and influence planning outcomes.

The goal for planners to become indispensable by being informed, impactful, interactive, and integrated.

Transcripts

One of the areas that I think things go wrong  early on, is actually in the environment itself. 

And that can refer to things like reporting lines  and where planning actually sits in the business. 

Sometimes you'll see planning tucked in  as part of reporting through to finance.  

Sometimes it's reporting through  to a broader merchandise structure. 

Sometimes it's connected through to supply chains.

And sometimes it's playing a little bit of musical  chairs, I think it's moved around the business  

a few times over, and I think that's  just symptomatic of the situation we  

find ourselves in, where planning is just not  well understood enough to really find a home,  

and have somebody take ownership and  confidently lead that planning department. 

And of course there are many businesses that have  

you know somebody very experienced  heading up their planning,  

I'm not taking away from that at all. But where it lands pointing to across  

that organizational structure  can influence its impact .

Partly because it can lose  its voice in the process. 

If the planning message is being  translated through to somebody who is not  

from the planning background  sometimes that emphasis gets lost. 

Sometimes independence gets lost or  there could be competing agendas.

And so those are just things to watch  out for in terms of how you've actually  

got planning structured in your business  and whether you've actually got it set up  

to have a voice and influence the business  at the right times and in the right ways.

I talked about how that that cycle is a continuum  

and that each stage informs the  next and knowing that we're in  

this dynamic environment it's really critical  obviously that they all feed into each other 

but what also i think sometimes can interrupt  that flow, is the accountability for stock.

I do see some businesses where  

planning is asked to be accountable  for stock, but only to a certain point. 

So maybe only to their purchase order stage and  then somebody else takes accountability through  

the allocation stage and maybe  markdown management thereafter.

And it's not to say don't do that, and I am aware  of business models where that is the case and  

where it works well, but I will highlight that  it can interrupt that flow, and it can interrupt  

the intent of how the stock was originally  planned, and then how it's ultimately utilized. 

And if you if you don't keep  all of that within the planning  

accountability set, and you break it up across  different functional areas, I think you just  

need to be aware that it then also requires quite  a high level of communication and collaboration.

And I think we all know that those are the  areas where things can often come undone 

is where those soft skills are how well did we actually  

communicate with each other how well do we keep each other informed

So it's not to say it can't be done. I  just think it puts even more emphasis  

on getting those steps right as well if  you want to support having your stock  

accountability change hands through that cycle and wherever possible I would recommend keeping  

it within the planning structure and have  that accountability for stock be very clear.

But if you get clear on what you do want from  planning, and I think that the key to that is:  

what decisions are you going  to make with this information?

So even in big businesses you often will  see planners producing reams and reams of  

information coming to presentations you know  having burnt the midnight oil preparing,

and then actually no one really gets  through everything they prepared 

and some of where that's going off track is just  in defining the scope of what do you really need  

from this activity and linking that to what is  the business decision that's going to be made

So in merchandise plans what level  should people be planning at? 

Well what level do you need to make otb decisions? 

What level do you need to  make those profit decisions? 

You don't have to do it down in  the detail to make a good decision.

I think businesses you know people are standing  

there scratching their heads going  we have planning in our business

you know we have a planning team and yet we don't  feel like we're getting the results that we should

I think that's where some of  these things are going wrong. 

This is the wrong people in the role or not enough  experience for the expectations of the business 

and so they're just trapped in the cycle  where they are doing a lot of activities, 

but not really getting the result and it's just about refining that scope 

figure out what decisions you need to  make and and put your effort behind those

Something else that I see quite often is having  the right level of experience for the job

So I think it's quite typical in Australia, that  we find planning resource can be scarce and as a  

result sometimes what happens is somebody who's  a little bit more junior is promoted up through  

the ranks, or just lands up having quite a large  portfolio, or a very big area of responsibility.

If you think about it with any role

typically at the more junior levels is where they  tend to be more task oriented it's more about  

working through a checklist of how I do my job and  then as you gain more experience and as you become  

you know like a good wine, as you mature so you  bring more to that decision making, to the role. 

More influence, more impact,  and just that expertise grows.

And so I think this is one  of the cycles that plays out  

in the Australian environment a little bit is that

we have a lot of people who are in those more  junior roles, or don't have somebody more senior  

developing them and challenging their thinking, 

and it traps some of the planning  activities in that more junior space

or somebody gets put in a role to do a  planning function who hasn't come from  

a planning background, has maybe come from  

an accounting background and they're recognized as  

having financial acumen and expertise with excel and so they find themselves in a planning role

and it's a great entry point,  

and I personally recruited people with those  backgrounds into planning roles and developed  

them, and they've had amazing planning  careers, so it's not to say don't do it

it's more to call out go ahead and do it

but then make sure you're  investing in those people

make sure you're actually growing  them into planning experts  

and not glorified data  managers, and report writers

and keeping them in that very low level  junior space where they actually can't  

really bring the value add to the business  that is needed from that planning function.

The difference between a VUP and a VIP and it's  just really to to bring home that idea of a Very  

Useful Planner versus a Very Important Planner or a Very Influential Planner

I think so many businesses fall into that trap  

of bringing in somebody who  has that financial acumen,

has that problem solving aptitude,

is great with systems

great with excel

so they really can get stuff done

but before you know it they're just this  really useful person in the business

but if you actually really drill down and look  

at it, the things that they're doing  are not necessarily planning things

or not with the right emphasis in the right places

and so then you could substitute the U for

very underutilized planner

very unhappy planner because they just become a band-aid

and I think if you if you embrace those  steps of the merchandise cycle and work  

collaboratively with focus on what are  you trying to achieve at each stage

then instead you have the VIP which is a

very informed planner

the very impactful planner

the very interactive and integrated planner

and then they become the  very indispensable planner

and that's when the business is  really going to be getting results.