¿Qué debe contener un manual de procedimientos? 📘📚🤔🧐

Summary

En este video, se explica cómo estructurar un manual de procedimientos efectivo. Comienza detallando la importancia de definir la filosofía empresarial, que guiará todos los procesos. Luego, se aborda la creación de un mapa de procesos, la documentación detallada de cada uno, y la descripción de pasos específicos para su ejecución. Además, se destaca la importancia de las guías de apoyo y la actualización periódica de los procedimientos. Finalmente, se sugiere incluir diagramas visuales para representar las responsabilidades y actividades de manera clara, facilitando la comprensión y aplicación de los procedimientos dentro de la organización.

Takeaways

• 😀 Un manual de procedimientos es un documento que detalla de manera ordenada y sistemática los pasos a seguir para ejecutar un proceso.
• 😀 El manual debe comenzar con la filosofía empresarial, que guiará la ejecución y documentación de los procedimientos.
• 😀 La filosofía empresarial incluye la misión, visión, valores y políticas de la empresa, que deben alinearse con los procesos que se documentan.
• 😀 Un mapa de procesos es esencial para mostrar cómo se estructuran e interrelacionan los diferentes procesos dentro de la organización.
• 😀 La documentación de un proceso debe incluir una hoja de presentación donde se especifique el objetivo del proceso y el alcance interno y externo.
• 😀 Es importante incluir definiciones de términos clave para que el personal pueda entender los conceptos que se manejan en el procedimiento.
• 😀 Los procedimientos deben referenciar guías de soporte o documentos adicionales que ayuden a ejecutar el proceso de manera adecuada.
• 😀 La descripción de los pasos específicos para ejecutar el proceso debe incluir un encabezado con el nombre de la organización, el nombre del procedimiento y su versión.
• 😀 Cada paso debe estar claramente descrito, con un verbo de acción al inicio y una columna de formatos para referenciar las herramientas que se utilizarán.
• 😀 Es fundamental generar un diagrama de procesos que detalle las responsabilidades y actividades de cada persona involucrada en el proceso.
• 😀 Los procedimientos deben actualizarse regularmente, preferentemente cada semestre o al menos una vez al año, para asegurar que reflejan cambios en los procesos.

Q & A

¿Qué es un manual de procedimientos?

Un manual de procedimientos es un documento que detalla, de manera ordenada y sistemática, los pasos que se deben seguir para ejecutar un proceso dentro de una organización.

¿Por qué es importante definir la filosofía empresarial en un manual de procedimientos?

Definir la filosofía empresarial es importante porque guiará todos los procedimientos de la organización, alineando los procesos con la misión, visión, valores y políticas de la empresa.

¿Qué elementos conforman la filosofía empresarial en un manual de procedimientos?

La filosofía empresarial incluye la misión (el objetivo central de la empresa), visión (cómo se ve la empresa en el futuro), valores (principios internos de la organización) y políticas (directrices para apoyar los procedimientos).

¿Qué es un mapa de procesos y cuál es su función en un manual de procedimientos?

El mapa de procesos es una representación visual que muestra la estructura general de la organización y cómo se interrelacionan los distintos procesos estratégicos, operacionales y de apoyo para alcanzar los objetivos de la empresa.

¿Qué información debe incluir la hoja de presentación de un proceso en el manual de procedimientos?

La hoja de presentación debe incluir el objetivo del proceso, el alcance interno (quiénes están involucrados dentro de la empresa) y el alcance externo (quiénes están involucrados fuera de la empresa), definiciones de términos clave y guías de apoyo como referencias adicionales.

¿Por qué es importante actualizar los procedimientos de manera regular?

Es importante actualizar los procedimientos regularmente para asegurar que sigan siendo relevantes y eficaces a medida que la organización y sus procesos evolucionan. Se recomienda hacerlo al menos una vez al año o cada seis meses.

¿Qué deben contener los pasos específicos al documentar un proceso?

Cada paso debe contener un verbo que indique la acción a realizar (por ejemplo, 'Identificar', 'Autorizar'), una descripción de la actividad, la persona responsable de realizarla, y cualquier formato o documento relacionado que se deba utilizar.

¿Qué tipo de herramientas se pueden usar para crear diagramas de procesos?

Existen diversas herramientas para crear diagramas de procesos, como Visio, pero también se pueden utilizar otras herramientas de diagramación según las preferencias de la organización.

¿Qué es el alcance interno y cómo se define en un manual de procedimientos?

El alcance interno se refiere a las personas dentro de la organización que intervienen en el proceso. Esto puede incluir equipos o departamentos como el de compras, logística o almacén, dependiendo del proceso documentado.

¿Cómo debe organizarse la documentación de los procesos en un manual de procedimientos?

La documentación debe organizarse de manera clara, con una hoja de presentación que detalle la finalidad del proceso, un listado de pasos a seguir, los responsables de cada tarea, y los formatos o anexos necesarios. También debe incluir diagramas para representar visualmente el flujo de trabajo.