Pasos para implementar un sistema de gestión ISO desde cero

Summary

El presente video ofrece una guía detallada para la implementación exitosa de un sistema de gestión en una organización. Se destacan 12 pasos clave, incluyendo la compromiso de la alta dirección, la presentación del proyecto al personal, la formación de un equipo de trabajo, el diagnóstico de la organización, la elaboración de un programa de implementación, la sensibilización del personal, el diseño del sistema, su difusión y capacitación, la puesta en marcha del sistema, la realización de auditorías internas, la implementación de acciones correctivas y de mejora, y la revisión final por parte de la dirección. Además, se menciona el proceso de certificación voluntario y optativo que implica dos fases: una revisión de documentación y una evaluación de conformidad del sistema de gestión. El video es una herramienta valiosa para aquellos interesados en mejorar la gestión y la eficiencia en sus organizaciones.

Takeaways

• 🚀 **Compromiso de la alta dirección**: Es fundamental que la alta dirección no solo brinde recursos sino también lidere por ejemplo, mostrando su compromiso con la implementación del sistema de gestión.
• 📢 **Presentación del proyecto**: Es importante informar a los colaboradores sobre la decisión de implementar el sistema de gestión y comprometerlos desde el principio para una mejor adopción.
• 👥 **Conformar un equipo de trabajo**: Formar un equipo representativo de distintas áreas de la organización es esencial para liderar el proceso de implementación y garantizar una visión integral.
• 🔍 **Diagnóstico**: Conocer la realidad actual de la organización frente a los requisitos de la norma es crucial para establecer la estrategia de implementación adecuada.
• 📈 **Programa de implementación**: Planificar adecuadamente el sistema de gestión basado en el diagnóstico, incluyendo actividades, plazos, responsables, recursos y costos, es clave para el éxito.
• 📢 **Campaña de sensibilización**: Motivar a los colaboradores a participar activamente en la implementación del sistema de gestión, mostrando los beneficios que traerá.
• ✍️ **Diseño y documentación del sistema**: Determinar internamente y externamente las cuestiones relevantes, riesgos y oportunidades, y elaborar la documentación necesaria sin caer en la burocracia.
• 📚 **Difusión y capacitación**: Comunicar y capacitar a los colaboradores sobre el sistema de gestión para que comprendan y puedan ejecutar las actividades establecidas.
• 🏗️ **Implantación del sistema**: Prender en marcha el sistema de gestión a través de la ejecución de actividades y la obtención de evidencia de su funcionamiento.
• 🔧 **Auditoría interna y acciones de mejora**: Realizar auditorías internas para verificar el cumplimiento con los requisitos y aplicar acciones correctivas y de mejora donde sea necesario.
• 🔄 **Revisión por la dirección**: Después de la implementación, la alta dirección debe revisar los datos e información relevantes para tomar decisiones sobre acciones y estrategias de mejora.
• 🛡️ **Certificación voluntaria**: La certificación del sistema de gestión es un proceso voluntario y optativo que implica una revisión documental y una evaluación de conformidad por un organismo acreditado.

Q & A

¿Cuál es el primer paso para implementar un sistema de gestión según el vídeo?

El primer paso es comprometer a la alta dirección, asegurando que proporcionen los recursos necesarios y lideren con el ejemplo para motivar a toda la organización.

¿Cómo se puede lograr que la alta dirección se comprometa con la implementación del sistema de gestión?

Informando a la alta dirección sobre los beneficios como el acceso a nuevos mercados y la reducción de costos, además de los riesgos como multas y pérdidas económicas si no se implementa el sistema.

¿Qué objetivo tiene el paso de conformar un equipo de trabajo en la implementación de un sistema de gestión?

Formar un equipo de trabajo asegura que la responsabilidad de implementar el sistema no recaiga en una sola persona y facilita la representación de diversas áreas y perspectivas dentro de la organización.

¿Qué se busca con la realización de un diagnóstico en el proceso de implementación de un sistema de gestión?

El diagnóstico ayuda a conocer la situación actual de la organización respecto a los requisitos de la norma a implementar, lo que permite planificar adecuadamente la estrategia de implementación.

¿Cómo se debe elaborar la documentación necesaria para el sistema de gestión?

La documentación debe ser clara, práctica y ajustada a las necesidades de cada organización, evitando que el sistema se vuelva burocrático y no aporte valor.

¿Cuál es la importancia de capacitar y difundir los documentos del sistema de gestión entre los colaboradores?

Capacitar y difundir la información asegura que todos los colaboradores entiendan y estén al tanto de los documentos y procedimientos, aumentando su competencia y compromiso con el sistema.

¿Qué se evalúa en la auditoría interna dentro del proceso de implementación de un sistema de gestión?

La auditoría interna evalúa si la organización cumple con los requisitos de la norma y los estándares internos establecidos, y si está lista para proceder a la certificación.

¿Qué acciones se deben tomar después de la auditoría interna según el proceso descrito en el vídeo?

Se deben implementar acciones correctivas para tratar las no conformidades detectadas y acciones de mejora para optimizar continuamente el sistema de gestión.

¿Cuáles son las fases de la certificación de un sistema de gestión mencionadas en el vídeo?

La certificación se realiza en dos fases: la fase 1 es una revisión de la documentación del sistema de gestión, y la fase 2 evalúa la conformidad del sistema mediante entrevistas, revisión de documentos y observaciones en campo.

¿Qué se revisa en la revisión por la dirección una vez implementado el sistema de gestión?

Se recopilan datos e información relevante sobre la implementación y desempeño del sistema para que la alta dirección tome decisiones informadas sobre acciones y estrategias de mejora.