Pasos para implementar un sistema de gestión ISO desde cero

TSG Consulting SAC

11 Sept 202109:30

Summary

TLDREl presente video ofrece una guía detallada para la implementación exitosa de un sistema de gestión en una organización. Se destacan 12 pasos clave, incluyendo la compromiso de la alta dirección, la presentación del proyecto al personal, la formación de un equipo de trabajo, el diagnóstico de la organización, la elaboración de un programa de implementación, la sensibilización del personal, el diseño del sistema, su difusión y capacitación, la puesta en marcha del sistema, la realización de auditorías internas, la implementación de acciones correctivas y de mejora, y la revisión final por parte de la dirección. Además, se menciona el proceso de certificación voluntario y optativo que implica dos fases: una revisión de documentación y una evaluación de conformidad del sistema de gestión. El video es una herramienta valiosa para aquellos interesados en mejorar la gestión y la eficiencia en sus organizaciones.

Takeaways

🚀 **Compromiso de la alta dirección**: Es fundamental que la alta dirección no solo brinde recursos sino también lidere por ejemplo, mostrando su compromiso con la implementación del sistema de gestión.
📢 **Presentación del proyecto**: Es importante informar a los colaboradores sobre la decisión de implementar el sistema de gestión y comprometerlos desde el principio para una mejor adopción.
👥 **Conformar un equipo de trabajo**: Formar un equipo representativo de distintas áreas de la organización es esencial para liderar el proceso de implementación y garantizar una visión integral.
🔍 **Diagnóstico**: Conocer la realidad actual de la organización frente a los requisitos de la norma es crucial para establecer la estrategia de implementación adecuada.
📈 **Programa de implementación**: Planificar adecuadamente el sistema de gestión basado en el diagnóstico, incluyendo actividades, plazos, responsables, recursos y costos, es clave para el éxito.
📢 **Campaña de sensibilización**: Motivar a los colaboradores a participar activamente en la implementación del sistema de gestión, mostrando los beneficios que traerá.
✍️ **Diseño y documentación del sistema**: Determinar internamente y externamente las cuestiones relevantes, riesgos y oportunidades, y elaborar la documentación necesaria sin caer en la burocracia.
📚 **Difusión y capacitación**: Comunicar y capacitar a los colaboradores sobre el sistema de gestión para que comprendan y puedan ejecutar las actividades establecidas.
🏗️ **Implantación del sistema**: Prender en marcha el sistema de gestión a través de la ejecución de actividades y la obtención de evidencia de su funcionamiento.
🔧 **Auditoría interna y acciones de mejora**: Realizar auditorías internas para verificar el cumplimiento con los requisitos y aplicar acciones correctivas y de mejora donde sea necesario.
🔄 **Revisión por la dirección**: Después de la implementación, la alta dirección debe revisar los datos e información relevantes para tomar decisiones sobre acciones y estrategias de mejora.
🛡️ **Certificación voluntaria**: La certificación del sistema de gestión es un proceso voluntario y optativo que implica una revisión documental y una evaluación de conformidad por un organismo acreditado.

Q & A

¿Cuál es el primer paso para implementar un sistema de gestión según el vídeo?
-El primer paso es comprometer a la alta dirección, asegurando que proporcionen los recursos necesarios y lideren con el ejemplo para motivar a toda la organización.
¿Cómo se puede lograr que la alta dirección se comprometa con la implementación del sistema de gestión?
-Informando a la alta dirección sobre los beneficios como el acceso a nuevos mercados y la reducción de costos, además de los riesgos como multas y pérdidas económicas si no se implementa el sistema.
¿Qué objetivo tiene el paso de conformar un equipo de trabajo en la implementación de un sistema de gestión?
-Formar un equipo de trabajo asegura que la responsabilidad de implementar el sistema no recaiga en una sola persona y facilita la representación de diversas áreas y perspectivas dentro de la organización.
¿Qué se busca con la realización de un diagnóstico en el proceso de implementación de un sistema de gestión?
-El diagnóstico ayuda a conocer la situación actual de la organización respecto a los requisitos de la norma a implementar, lo que permite planificar adecuadamente la estrategia de implementación.
¿Cómo se debe elaborar la documentación necesaria para el sistema de gestión?
-La documentación debe ser clara, práctica y ajustada a las necesidades de cada organización, evitando que el sistema se vuelva burocrático y no aporte valor.
¿Cuál es la importancia de capacitar y difundir los documentos del sistema de gestión entre los colaboradores?
-Capacitar y difundir la información asegura que todos los colaboradores entiendan y estén al tanto de los documentos y procedimientos, aumentando su competencia y compromiso con el sistema.
¿Qué se evalúa en la auditoría interna dentro del proceso de implementación de un sistema de gestión?
-La auditoría interna evalúa si la organización cumple con los requisitos de la norma y los estándares internos establecidos, y si está lista para proceder a la certificación.
¿Qué acciones se deben tomar después de la auditoría interna según el proceso descrito en el vídeo?
-Se deben implementar acciones correctivas para tratar las no conformidades detectadas y acciones de mejora para optimizar continuamente el sistema de gestión.
¿Cuáles son las fases de la certificación de un sistema de gestión mencionadas en el vídeo?
-La certificación se realiza en dos fases: la fase 1 es una revisión de la documentación del sistema de gestión, y la fase 2 evalúa la conformidad del sistema mediante entrevistas, revisión de documentos y observaciones en campo.
¿Qué se revisa en la revisión por la dirección una vez implementado el sistema de gestión?
-Se recopilan datos e información relevante sobre la implementación y desempeño del sistema para que la alta dirección tome decisiones informadas sobre acciones y estrategias de mejora.

Outlines

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🚀 Implementación Exitosa del Sistema de Gestión

Este primer párrafo aborda la importancia de seguir una serie de pasos secuenciales y sistemáticos para implementar un sistema de gestión exitosamente. Se menciona que la alta dirección debe comprometerse no solo brindando recursos sino también liderando por ejemplo. Se destaca la necesidad de informar a la alta dirección sobre los beneficios y riesgos de la implementación. Además, se sugiere la presentación del proyecto a los colaboradores, la formación de un equipo de trabajo representativo de la organización y la realización de un diagnóstico para establecer la estrategia de implementación. Se aboga por una planificación adecuada y una campaña de sensibilización para motivar a los colaboradores a participar activamente.

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📚 Diseño, Documentación y Preparación del Sistema de Gestión

El segundo párrafo se enfoca en la documentación y preparación del sistema de gestión. Se destaca que cada organización debe determinar la extensión de su documentación, teniendo en cuenta factores como el tamaño, la complejidad de los procesos y los requisitos reglamentarios. La documentación debe ser clara y práctica para evitar que el sistema sea burocrático. Se describen los pasos para difundir y capacitar a los colaboradores en el sistema, asegurando que comprendan y puedan ejecutar las actividades establecidas. Además, se menciona la implantación práctica del sistema, la realización de auditorías internas y la implementación de acciones correctivas y de mejora. Finalmente, se habla sobre la revisión por parte de la alta dirección y el proceso de certificación, que implica dos fases y una auditoría de seguimiento anual.

Mindmap

Keywords

💡Sistema de gestión

Un sistema de gestión es una estructura organizacional y un conjunto de procesos que una empresa utiliza para dirigir y controlar sus operaciones a lo largo del tiempo. En el video, se discute cómo implementar un sistema de gestión exitosamente, lo que es fundamental para la eficiencia y la mejora continua de la organización.

💡Implementación

La implementación se refiere al proceso de poner en marcha un sistema o una estrategia. En el contexto del video, la implementación de un sistema de gestión implica una serie de pasos secuenciales y sistemáticos que aseguran su éxito y eficacia en la organización.

💡Alta dirección

La alta dirección es el nivel más alto de la jerarquía en una organización, generalmente compuesto por ejecutivos y directores. En el video, se destaca la importancia del compromiso de la alta dirección en la implementación del sistema de gestión, no solo aportando recursos sino también liderando por ejemplo.

💡Equipo de trabajo

Un equipo de trabajo es un grupo de personas que trabajan juntas para lograr un objetivo común. En el video, se recomienda formar un equipo multidisciplinario para liderar el proceso de implementación del sistema de gestión, asegurando que diferentes áreas y perspectivas estén representadas.

💡Diagnóstico

El diagnóstico es el proceso de evaluar la situación actual de una organización para identificar áreas de mejora. En el video, se menciona que realizar un diagnóstico es crucial para establecer la estrategia de implementación más adecuada del sistema de gestión.

💡Programa de implementación

Un programa de implementación es un plan detallado que incluye las actividades, plazos, responsables, recursos y costos necesarios para llevar a cabo una iniciativa. En el video, se sugiere que elaborar un programa de implementación basado en el diagnóstico es esencial para asegurar el éxito del sistema de gestión.

💡Campaña de sensibilización

Una campaña de sensibilización es una serie de actividades destinadas a aumentar la conciencia y el compromiso de las personas respecto a una causa o tema específico. En el video, se sugiere realizar una campaña para motivar a los colaboradores a participar activamente en la implementación del sistema de gestión.

💡Diseño del sistema

El diseño del sistema implica la creación y estructuración de los elementos internos y externos de un sistema de gestión. En el video, se aborda la importancia de diseñar y documentar el sistema de gestión, considerando aspectos como políticas, procedimientos y manuales, para que se adapte a las necesidades de la organización.

💡Difusión y capacitación

La difusión y capacitación se refiere a la comunicación efectiva de los documentos del sistema de gestión y al entrenamiento de los colaboradores para que comprendan y apliquen el sistema de manera efectiva. En el video, se destaca la importancia de que los colaboradores estén bien informados y capacitados para el éxito del sistema.

💡Auditoría interna

Una auditoría interna es un proceso de evaluación realizada por la organización misma para verificar si sus procesos y procedimientos cumplen con los requisitos establecidos. En el video, se menciona que realizar auditorías internas es esencial para asegurar la conformidad del sistema de gestión con los estándares deseados.

💡Acciones correctivas y de mejora

Las acciones correctivas y de mejora son medidas tomadas para abordar las no conformidades detectadas y mejorar el sistema de gestión. En el video, se indica que es necesario implementar estas acciones durante el proceso de implementación para asegurar la calidad y la eficacia del sistema de gestión.

💡Revisión por la dirección

La revisión por la dirección implica que la alta dirección evalúa el sistema de gestión y toma decisiones sobre las acciones y estrategias de mejora. En el video, se describe este paso como un momento clave para la toma de decisiones que afectarán el futuro del sistema de gestión.

💡Certificación

La certificación es un proceso voluntario y optativo que implica que un organismo externo acreditado evalúa y otorga una certificación al sistema de gestión de una organización si este cumple con ciertos requisitos. En el video, se explica que la certificación es un paso adicional que puede realizarse después de la implementación y la revisión interna del sistema de gestión.

Highlights

Implementar un sistema de gestión requiere seguir varios pasos secuenciales y sistemáticos.

La alta dirección debe comprometerse brindando recursos y liderando por ejemplo.

Informar a la alta dirección sobre los beneficios y riesgos de la implementación del sistema de gestión.

Presentar el proyecto a los colaboradores para involucrarlos desde el inicio.

Conformar un equipo de trabajo representativo de diferentes áreas de la organización.

Realizar un diagnóstico para conocer la realidad actual de la organización frente a los requisitos de la norma.

Elaborar un programa de implementación basado en los resultados del diagnóstico.

Realizar una campaña de sensibilización para motivar a los colaboradores a participar.

Diseñar y documentar el sistema de gestión considerando factores internos y externos.

La documentación debe ser elaborada a medida de cada organización y clara para evitar la burocracia.

Difundir y capacitar a los colaboradores para que comprendan y apliquen el sistema de gestión.

Implantar el sistema de gestión ejecutando las actividades establecidas en los documentos.

Realizar auditorías internas para verificar el cumplimiento con los requisitos de la norma.

Implementar acciones correctivas y de mejora en caso de no conformidades detectadas.

La revisión por la dirección es crucial para tomar decisiones sobre acciones y estrategias de mejora.

La certificación es un proceso voluntario y optativo que implica dos fases de evaluación.

Las certificaciones tienen una validez de tres años y requieren auditorías de seguimiento anuales.

La participación y el compromiso de todos los niveles de la organización son fundamentales para el éxito de la implementación.