Comment organiser un événement ?

Summary

Dans cette vidéo, l'intervenant explore les étapes clés de l'organisation d'un événement. Il aborde la prise de brief avec le client, la recherche d'idées créatives, et la sélection de prestataires. Ensuite, il explique la préparation de propositions stratégiques et le processus de négociation, suivi de la validation des prestataires. La planification et la production sont détaillées, incluant la création d'une feuille de route exhaustive. Enfin, le jour de l'événement, l'intervenant souligne l'importance de la coordination et du suivi pour assurer le succès de l'événement, tout en invitant les spectateurs à poser des questions.

Takeaways

• 😀 La première étape de l'organisation d'un événement est la prise de brief, où le client fournit ses attentes et ses besoins.
• 😀 Il existe deux types de clients : ceux qui savent ce qu'ils veulent et ceux qui ont besoin de conseils.
• 😀 La recherche d'idées est essentielle, impliquant créativité et brainstorming pour trouver des concepts originaux.
• 😀 Le sourcing de prestataires est crucial pour obtenir des devis et créer une estimation budgétaire.
• 😀 La recommandation ou proposition consiste à présenter les idées au client, souvent sous forme de PowerPoint.
• 😀 La rémunération d'un chef de projet peut se faire par commissions, honoraires, ou marges sur les prestations.
• 😀 Après la proposition, une phase de négociation est nécessaire pour ajuster les idées selon les retours du client.
• 😀 La validation des prestataires implique de signer des devis et de gérer les acomptes nécessaires.
• 😀 La phase de production nécessite une organisation rigoureuse, incluant un rétro-planning et une feuille de route.
• 😀 Le jour J, le chef de projet doit s'assurer que tout est conforme aux attentes, avec une bonne communication avec le client et les prestataires.

Q & A

Qu'est-ce que la prise de brief dans l'organisation d'un événement ?

La prise de brief est la première étape où le client fournit des informations détaillées sur son événement, notamment le type, la date, le lieu, le nombre de personnes, le thème et le budget.

Comment trouver des idées pour un événement ?

Pour trouver des idées, il faut brainstormer en équipe, rechercher des concepts originaux et se renseigner sur les tendances actuelles de l'événementiel.

Quelle est l'importance de la recherche de prestataires ?

La recherche de prestataires est cruciale car elle permet de sélectionner des fournisseurs fiables et d'obtenir plusieurs devis pour établir un budget précis.

Que signifie 'propal' dans le jargon événementiel ?

'Propal' est une contraction de 'proposition', qui fait référence aux recommandations stratégiques faites au client sur les idées et les prestataires.

Quels sont les différents modes de rémunération d'un chef de projet événementiel ?

Un chef de projet peut être rémunéré sous forme de commissions, d'honoraires pour les heures travaillées, ou par un pourcentage des devis des prestataires.

Que se passe-t-il après que le client a validé la proposition ?

Une fois la proposition validée, les devis des prestataires sont signés, des acomptes sont souvent versés et il est important de remercier les prestataires non retenus.

Quelles sont les étapes clés de la production d'un événement ?

Les étapes clés incluent la planification détaillée, la création d'un rétro-planning, et la centralisation de toutes les informations nécessaires pour assurer le bon déroulement de l'événement.

Comment s'assure-t-on que tout est prêt le jour J ?

Il est essentiel de vérifier que toutes les livraisons sont effectuées, que le montage est conforme aux attentes du client, et que le personnel est briefé et à son poste.

Quelle est la fonction du directeur de production le jour de l'événement ?

Le directeur de production est responsable de la coordination de l'événement, s'assurant que tout se passe comme prévu et que le client est satisfait.

Comment conclut-on un projet d'événement après sa réalisation ?

Après l'événement, il est important de suivre les paiements, de remercier tous les prestataires, et de recueillir les retours d'expérience pour améliorer les futures réalisations.