Outlookでメール業務を10倍楽に!さらにタスク管理まで
Summary
TLDR長谷川さんが、GmailからOutlookへの移行を決断し、その後の使い方について解説しています。Gmailは検索力が優れ、ラベル管理で整理しやすいと説明しましたが、Outlookはカテゴリー管理が難しいと感じました。Outlookでメールを整理する方法として、受信トレイとアーカイブフォルダーの2つに絞り、自動分類をやめることをお勧めしています。これにより、タスク管理が簡単になり、生産性が向上します。また、キーボードのBackspaceキーやスマートフォンでのスワイプ操作で素早くアーカイブできる便利な機能も紹介しました。
Takeaways
- 📧 長谷川さんがGmailからOutlookに移行した理由は、会社の都合によるものでした。
- 🔍 Gmailは非常に強力な検索機能を持っており、必要なキーワードを入力すると素早くメールを見つけることができます。
- 📁 Outlookは検索機能がGmailほどではありませんが、フォルダー分けによるカテゴリー管理は可能ですが、複雑になる可能性があります。
- 🏢 長谷川さんはOutlookで複数のツールと連携しやすくするために移行を決定しました。
- 🚫 Outlookでは100%のカテゴリー管理は不可能と言われており、カテゴリー管理が難しいと感じる人もいます。
- 🔑 解決策は、受信トレイとアーカイブフォルダーの2つに絞ることです。これにより、メールの整理が簡単になります。
- 🛠️ メールをアーカイブするには、パソコンではBackspaceキーを押すだけで、スマートフォンではスワイプするだけで済みます。
- 📈 アーカイブフォルダーへの移動は、タスク管理を簡素化し、生産性を向上させます。
- 🔍 アーカイブフォルダーの導入により、検索性が向上し、必要なメールをより迅速に見つけることができます。
- 📈 メールの整理とタスク管理の簡素化は、ビジネスの生産性と効率を劇的に向上させます。
- 💡 長谷川さんの提案は、Outlookを使い始める人や、メール管理に悩む人に非常に役立つアドバイスです。
Q & A
長谷川さんがGmailからOutlookに移行した理由は何ですか?
-長谷川さんは、会社の都合でOutlookに移行する必要がありました。また、OutlookはOffice 365の一部として、TeamsやSharePointなどの他のツールと連携しやすかったため、移行を決めたとされています。
Outlookのカテゴリー管理とGmailのラベル管理の違いは何ですか?
-Outlookでは、フォルダーに分類して管理することが一般的ですが、ラベルのように1つのメールに複数のカテゴリーを付けることはできません。一方、Gmailではラベル機能があり、1つのメールに複数のラベルを付けてカテゴリー化することができます。
長谷川さんが提案するOutlookのメール管理方法とは何ですか?
-長谷川さんは、Outlookのメール管理を簡素化するために、受信トレイとアーカイブフォルダーの2つに分類することを提案しています。また、メールを一個ずつチェックしてアクションが必要かどうかを判断し、必要なタスクだけを残すことで、効率的に管理することができるとされています。
Outlookでメールをアーカイブするにはどうすればよいですか?
-Outlookでメールをアーカイブするには、メールを選択してバックスペースキーを押すか、スマートフォンでメールを左にスワイプするだけで自動的にアーカイブされます。
Outlookの検索機能を強化するために何をすべきですか?
-Outlookの検索機能を強化するためには、カテゴリー管理やフォルダー分けをやめ、受信トレイに入っているメールを一個ずつチェックしてアクションが必要かどうかを判断し、不要なものはアーカイブすることで、検索性と運用性を向上させることができます。
Outlookの受信トレイが渋滞してしまって生産性が下がってしまう原因は何ですか?
-Outlookの受信トレイが渋滞してしまって生産性が下がってしまう原因は、カテゴリー管理が複雑で、メールがどのフォルダーに入るべきか判断しにくくなっていること、また、細かく分類されたフォルダーで検索性が落ちてしまっていることが挙げられます。
Outlookでメールを効率的に管理するために、どのようなアクションをとるべきですか?
-Outlookでメールを効率的に管理するためには、受信トレイに入っているメールを一個ずつチェックし、アクションが必要かどうかを判断して、必要なタスクだけを残すようにします。また、アーカイブフォルダーに保管するメールも判断し、不要なものはアーカイブすることで、受信トレイを整理することができます。
Outlookのカテゴリー管理が難しいと感じる理由は何ですか?
-Outlookのカテゴリー管理が難しいと感じるのは、1つのメールが複数のカテゴリーに属する場合、そのメールを複数のフォルダーにコピーする必要があるため、手間がかかることと、細かく分類されたフォルダーで検索性が落ちてしまい、必要なメールが見つかりにくくなるためです。
Outlookでメールを整理しやすくするために、どのようなフォルダー構成を提案されていますか?
-Outlookでメールを整理しやすくするために、受信トレイとアーカイブフォルダーの2つにフォルダーを絞ることが提案されています。これにより、カテゴリー管理を簡素化し、メールの検索性と運用性を向上させることができます。
Outlookのメール管理の改善で、どのようなメリットがありますか?
-Outlookのメール管理の改善により、メールの検索性と運用性が向上し、タスク管理までできるようになります。また、受信トレイが整理され、生産性が向上することが期待できます。
Outlookでメールを管理する際に、どのような問題に遭遇していますか?
-Outlookでメールを管理する際に遭遇する問題として、カテゴリー管理が複雑で手間がかかること、細かく分類されたフォルダーで検索性が落ちてしまい、必要なメールが見つかりにくくなることが挙げられます。また、受信トレイが渋滞してしまって生産性が下がることも問題の一つです。
Outlines
📧 GmailからOutlookへの移行とカテゴリー管理の課題
長谷川さんは、会社からOutlookへの移行を余儀なくされたが、Gmailの優れた検索機能やラベル管理に頼んでいた。Outlookではカテゴリー管理が難しく、メールの分類に迷うことがあると感じた。特に、複数のカテゴリーに属するメールの処理が面倒で、カテゴリー管理の難しさから生産性が下がることに悩まされる経験を共有している。
🗂 受信箱とアーカイブフォルダの2つのフォルダでメール管理をシンプルに
長谷川さんは、Outlookでメール管理をシンプルにするために、受信箱とアーカイブフォルダの2つに絞ることを提案。アーカイブフォルダは後で見るべきメールを保管する場所であり、メールを1つずつチェックしてアクションが必要かどうかを判断するプロセスを導入することで、タスク管理が容易になる。また、バックスペースキーを押すことで簡単にメールをアーカイブできる便利な機能や、スマートフォンでのスワイプ操作によるアーカイブの説明も行っている。この方法で、メールの検索性とタスク管理を向上させることができると語っている。
Mindmap
Keywords
💡Outlook
💡Gmail
💡ラベル管理
💡カテゴリー管理
💡検索性
💡Office 365
💡受信トレイ
💡アーカイブフォルダー
💡バックスペースキー
💡スマートフォン
💡タスク管理
Highlights
長谷川さんがGmailからOutlookへの移行を行った理由とそのプロセスについて語っています。
Outlookの圧倒的なメール管理機能とGmailとの比較をしています。
Gmailの検索力とOutlookの検索機能の違いについて説明しています。
Gmailのラベル機能とOutlookのフォルダー管理の違いを比較しています。
Outlookに移行した理由として、Office 365の他のツールとの連携が挙げられています。
Outlookのカテゴリー管理と「コウモリ問題」についての議論がされています。
Outlookの受信トレイが超シンプルでタスク管理に変わる方法を提案しています。
受信フォルダーとアーカイブフォルダーの2つに絞ることでメール管理をシンプルにすることができると述べています。
メールをアーカイブする際のワンタッチ操作(Backspaceキー)の説明がされています。
スマートフォンでメールをアーカイブする際のスワイプ操作の説明があります。
メール管理の効率化によって生産性の向上が期待できると述べています。
Outlookのメール検索性とタスク管理機能の向上について語っています。
メールの仕分けルールを排除することで、メール管理を効率化できると提案しています。
受信フォルダーに残るメールがタスク管理に必要なものだけになるというアプローチを紹介しています。
Outlookのメール管理機能を活用することで、メールによる生産性の低下を防ぐことができますという結論がされています。
長谷川さんが自身のOutlookのスクリーンショットを用いて、実際にメールをアーカイブするデモンストレーションを行っています。
Transcripts
長塚電話の長谷川です今日はですね
outlook の圧倒的なメール成立ということでもともと私 gmail ユーザー
だったんですけど
会社の都合上ですね outlook に切り替える必要があって便利な gmail
にどこまで近づけるかネットでいろんな方法ですね調べてトライをしてみ
て最後残ったほうがあまりにも便利だったので皆さんにぜひ知っていただきたいという
ところでこの動画を作りました
はい具体的には11約30%と言われている
メールの業務このメール業務の生産性をそもそもアップする方法とさらに
ですね普段使っている受信トレイが超シンプルでめちゃくちゃ便利なタスク管理に
変わるという内容これ後半ご用意していますので是非最後まで見ていただければという
ふうに考えています
はいで冒頭申し上げた通り私もともと gmail を使ってました
というのも gmail はですねあの使っていただけばわかるんですけれども
研削力がハンパではないんですね必要なキーワードを入れると自分の求めてるメールが
1発で検索ができるくらいの検索力を持っています
一方で会う登録はですね検索の窓自体はあるんですけど
follow が別に検索をする必要があったりとか全アイテムからも検索自体が可能
なんですけどちょっと求めているものと違う結果が出たりという形で gmail に
切り替えてしまいました
さらにです gmail にはフォルダー分けて概念は無い代わりにラベル管理という
機能がついていてこれはですね
1つのメールディ例えば a 社から来たメールで正一
えっというものだった場合 a 社というラベルと製品 a というラベルを付与する
ことによって一つのメールに複数のタグ
うカテゴリを付与することによってですね検索性をさらにアップさせるというような
機能があって非常に便利に使っていました
はいですが会社はですね今年から
office 365を契約しまして outlook のほかにもですねチームずで
あったりとか sharepoint 1ノードといった非常に便利なツールをですね
多く使うになってそうツールとの連携を考えた時に outlook に切り替えた
ほうがいいなということでを2週間前から
切り替えましたでこの青と力じゃあどうやったら便利に使えるかという話なんですけど
難しいことはひとつもありません
やっていただくのは普段やっていただいている
当たり前のアレを辞めるというものですはいえーっと言うのもですね
会う度ロックにはこのようにホール
た理由をする自動詞は k ぽいう機能があります
おそらく outlook ユーザーの皆さんやられていると思いますし私も行ってい
ましたねーこのようにですね俺らを開けることによって自動仕訳で映写ホールが b 社
フォルダーもしくは製品 a folder アピール立つに自動でどんどん仕分けて
いくので非常に便利なんですね
ですが
これを今日から
やめてくださいという内容ですはいというのも outlook では100%の分類
カテゴリー管理というのが不可能だと言われているんですねというのも合う取る界隈で
はちょっと有名なんですけどこのコウモリ問題ってご存知ですかねこの校堀
観ていただいた時に羽が
生えているので通りなんじゃないかと鳥類なんじゃないかというのと一方に生物学的に
は哺乳類に分類されるみたいなんですけどどっちじゃ分類したらいいのという問題です
ねこれ outlook に書いてお話をすることですね
例えばユーザーごとの a 社 b 社フォルダー
プロジェクトごとの a project b project for the
というものが存在していると仮定した時にこんなメール来ました
a シャンカラキター b プロジェクトに関連する
メルこれどっちに分類しますか悩みますよね
ん
正解は両方なんですけどこれ両方やろうと思った場合青とロックだと1回メールを
コピーして二つに投げる必要があるんですけど
普段の忙しい業務をしている中でそんなテーマ増やせますか
なかなか難しいんですよねということでなかなかですねカテゴリーの管理が難しいと
いうことなんですよ
で結果
お子は手によって問題の思い込みによる見落としているのが発生しちゃうんですね
映写フォルダーに入っているはずだと思って探してみても全然見つからない実は
しプロジェクトフォルダにありましたとかあとはですねフォルダが細かく分かれて
しまっているので検索性そのものが落ちてしまったりとか
あ
とはですね分類漏れですね仕分けルールに引っかからなかったものは日本受信トレイに
入るんですけどこの受信トレイにですねどんどんメールがたまっちゃって後で仕分け用
と思うんですけど忙しくできなくて結局受信プレーが渋滞してしまって
生産性をグンと避けてしまうような結果につながっているという経験ありますよね
はいこれを一発で解消する方法があります
それはどうやるのという話なんですけど先ほどのようにまずは仕分けるとフォルダ分け
を止めてもらってやっていただくことはただ一つ
これだけです
受信フォルダーとアーカイブフォルダの2つにフォルダを絞ってくださいという内容
です
アーカイブフォルダーというのは後でみようかなというようなメールを保管しておく
保管箱と思ってくださいはいで実際の運用方法なんですけど基本的にメールはすべて
この10進フォルダーに
ああいうに設定してください簡単にいうとですね仕分けルールを全部排除してしまえば
コンセプトになりますそしてこのメールを一個一個チェックしてアクションが必要か
どうか
まず考えてくださいそして例えばメール会の会議の議事録のチェックだけとか
あとは観覧してほしいメールというものは全てあー会
フォルダーに泣けてしまってください見てチェックしたらあー会は普段に投げてもらう
すると受信フォルダーに残ったメールというのは基本的には見積もりを作らないといけ
ないとか
資料を作らないといけないとかそれから返信をしないといけないというような
このような
アクションが必要なタスクだけが残る
いわゆるプードルリスト状態になるということですね
なのでメールの仕分けも簡単になってアーカイブホールではだけなので検索もさらに
便利になります
加えてこの受信フォルダーがプールリストになるという運用ができてしまうというもの
んですね
で具体的な操作方法なんですけどこの操作が難しかったら意味がないと思うんですね
で実際にちょっとやってみようと思うんですけどこれは僕のアウトドッグです例えば
今日のメールを見てもらってこのメールを見てですねこれを例えばちょっとアーカイブ
にあげようかなと思った時ですねこれを
バックスペースキー
をしていただくだけで受信フォルダーから消えて
へ
このアーカイブホールを見てもらうと先ほどのメールが
よいしょ
アーカイブフォルダーに投げられてるのがわかる来ます
たったワンタッチバックスペースキーを押すだけです
この backspace ボクサーおふざけで実はアーカイブされるという
めちゃくちゃ便利な機能を持っています
そしてですね
外に行った際にも多分メールってみると思うんですけど
そういった場合スマートフォンでメールを閲覧した際にですねはい
このようにスマートフォンのキャットメールを見ます
このメールちょっともうアーカイブいいかなというときは左に取得スライド
スワイプしてもらうとこのように
に自動でアーカイブされるんですね
なのでパソコン触っている時は backspace キースマートフォンときは
スワイプ
たった一つの動作だけでこの運用が実現できてしまうということで非常に便利になる
だけではなくメールの検索性運用性も挙げてさらに
タスク管理までできてしまうというような内容でございました
はいか非常に簡単な内容なんですけれども
簡単な内容ほど運用効率を一気に上げるということもありますのでぜひですね行動がを
参考にやって頂ければというふうに考えています今日はどうもありがとうございました
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