Gestión por Procesos, parte 3 de 3

Summary

El video aborda la gestión por procesos en organizaciones, destacando que no es un fin en sí mismo, sino una herramienta para cumplir con la misión y visión. Se proponen cuatro pasos: definir el mapa de procesos existentes, seleccionar un proceso piloto, identificar su misión, objetivos y procedimientos, y poner en práctica la sistemática para mejorar eficacia y eficiencia. Se subraya la importancia del compromiso de la dirección, asignar recursos adecuados y evitar errores como la falta de sensibilización o implementación precipitada, para garantizar el éxito del proyecto.

Takeaways

• 🔄 La gestión por procesos es un medio para alcanzar la misión y visión de la organización, no un fin en sí mismo.
• 🗺️ Es importante definir un mapa de los procesos existentes, identificando los tipos y relaciones, pero sin obsesionarse con los detalles.
• 👥 El liderazgo del proceso debe estar a cargo de la dirección general, con el apoyo del equipo directivo.
• 🎯 Seleccionar un proceso piloto relevante y estable para aplicar la gestión por procesos, preferiblemente uno operativo.
• 🔍 En el proceso piloto, identificar misión, objetivos, entradas, proveedores, salidas, clientes, procedimientos y sistemática de gestión.
• 📊 Implementar el seguimiento y la mejora de la eficacia y eficiencia, con objetivos, indicadores y análisis de no conformidades.
• 🚀 Una vez validado el piloto, planificar y desplegar la gestión por procesos al resto de los procesos de la organización.
• ⚙️ El nuevo modelo debe pasar de una gestión departamental a una gestión por procesos con un organigrama más horizontal.
• ⚠️ Evitar errores como la falta de compromiso de la dirección, la falta de recursos o la implementación demasiado detallada o apresurada.
• 💡 La sensibilización, información y formación de las personas involucradas es crucial para el éxito del proyecto.

Q & A

¿Qué es la gestión por procesos y cómo se relaciona con la misión y la visión de una organización?

La gestión por procesos es un modelo de gestión que ayuda a lograr la misión y la visión de una organización, no es un fin en sí mismo sino un medio para mejorar la eficacia y eficiencia.

¿Cuál es el primer paso que se sugiere seguir para implementar la gestión por procesos en una organización?

El primer paso es definir el mapa de los procesos existentes, identificando los diferentes tipos de procesos y las relaciones entre ellos, sin obsesionarse con el detalle.

¿Quién debe liderar el primer paso de la implementación de la gestión por procesos?

El primer paso debe ser liderado por la dirección general y apoyado por todo el equipo directivo.

¿Qué se recomienda para el segundo paso en la implementación de la gestión por procesos?

Seleccionar un proceso piloto estable y de cierta relevancia, centrándose en uno operativo y asignando como líder del proceso al responsable del área funcional más relacionada.

¿Cuáles son las actividades clave que se deben identificar en el proceso piloto?

Es necesario identificar la misión y objetivos del proceso, así como las entradas y salidas, proveedores, clientes, procedimientos e instrucciones y definir la sistemática de gestión, seguimiento y mejora.

¿Cómo se debe llevar a cabo el cuarto paso en la implementación de la gestión por procesos?

Poner en práctica de forma rigurosa la sistemática definida para mejorar la eficacia y eficiencia, estableciendo y siguiendo objetivos, relaciones con clientes y proveedores, análisis de no conformidades y desarrollo de ideas de mejora.

¿Cuáles son los errores comunes que se deben evitar para que el proyecto de gestión por procesos tenga éxito?

Evitar la falta de compromiso y la implicación de la dirección general, no dedicar el tiempo y recursos necesarios, montar un sistema de gestión paralelo sin utilidad, retrasar la puesta en marcha por excesivo detalle o implementar el modelo de manera brusca, y no sensibilizar, informar y formar adecuadamente a las personas involucradas.

¿Qué aspectos se deben tener en cuenta para asegurar el éxito de la gestión por procesos?

Es importante asegurar el compromiso y la implicación de la dirección, asignar tiempo y recursos adecuados, evitar la creación de sistemas paralelos innecesarios, y realizar la implementación de manera progresiva y sensibilizando y formando a los participantes.

¿Cómo se puede asegurar que la gestión por procesos no se convierta en un fin en sí mismo sino en un medio para lograr objetivos más amplios?

Garantizar que la gestión por procesos esté siempre alineada con la misión y la visión de la organización y que se centre en mejorar la eficacia y eficiencia para lograr esos objetivos.

¿Qué política de la empresa merece destacar en relación con la gestión por procesos?

La política de mejora continua es destacada, lo que indica un enfoque en la mejora constante y sistemática de los procesos.