Documentos Administrativos Concepto y Clases

Summary

Este vídeo ofrece una visión detallada sobre la importancia de los documentos administrativos en las empresas, destacando su papel crucial en la comunicación y la toma de decisiones. Se explica cómo redactar documentos como oficios, solicitudes, memorandos, circulares, cartas, informes, avisos, actas, currículos y correos electrónicos, abordando sus estructuras, partes esenciales y usos específicos. Además, se enfatiza la necesidad de un lenguaje claro y conciso para garantizar la efectividad en la comunicación administrativa.

Takeaways

• 😀 Los documentos administrativos son cruciales para la gestión de una empresa y son el soporte material de las actividades administrativas.
• 📄 La redacción de un documento administrativo requiere un ordenamiento lógico de ideas y un plan de redacción que va de general a específico.
• 💼 Los documentos administrativos tienen dos funciones primordiales: constancia y comunicación.
• 🔖 Los documentos deben cumplir con requisitos formales y sustantivos para ser válidos y ser emitidos por un órgano administrativo.
• 📧 Los tipos de documentos administrativos incluyen el oficio, la solicitud, el memorando, la circular, la carta, el informe, el aviso, el acta, el currículum vítae y el correo electrónico.
• 🏢 El oficio es una correspondencia institucional utilizada para establecer comunicación tanto interna como externa dentro de una organización.
• 📝 La carta de solicitud es un documento empleado para pedir derechos o servicios, y debe ser claro, natural y preciso.
• 📑 El memorándum es un documento simple para comunicaciones breves dentro de una organización, respetando el orden de jerarquía.
• 📢 La circular es utilizada para difundir noticias o información de interés dentro de una empresa o departamento.
• 💡 Los informes son documentos que informan sobre un asunto encomendado o imprevisto, y pueden ser expositivos, analíticos o persuasivos.
• 📋 El acta es un documento que certifica los acuerdos y conclusiones de una reunión o asamblea.
• 💬 El correo electrónico es una forma rápida y conveniente de comunicación, pero requiere atención para asegurar que los mensajes sean relevantes y leídos.

Q & A

¿Qué es la redacción de documentos administrativos?

La redacción de documentos administrativos es el proceso de expresar por escrito información importante para lograr un objetivo específico, como informar, solicitar, ordenar, dirigir, diseñar o explicar. Requiere un ordenamiento lógico de ideas, desde lo general a lo específico, y priorizar la información por trascendencia.

¿Cuáles son las funciones primordiales de los documentos administrativos?

Las funciones primordiales de los documentos administrativos son la función de constancia, asegurando la pervivencia de las actuaciones administrativas, y la función de comunicación, sirviendo como medio para transmitir los actos de la administración.

¿Qué características deben tener los documentos administrativos para ser válidos?

Los documentos administrativos deben producir efectos frente a terceros, ser emitidos por un órgano administrativo, cumplir con requisitos formales y sustantivos según las normas que regulan la actividad administrativa.

¿Cuáles son algunos tipos de documentos administrativos mencionados en el guion?

Algunos tipos de documentos administrativos mencionados son el oficio, la solicitud, el memorando, la circular, la carta, el informe, el aviso, el acta, el currículum vítae y el correo electrónico.

¿Qué es un oficio y para qué se utiliza?

Un oficio es una correspondencia de carácter institucional, utilizada para establecer comunicación entre instituciones públicas y privadas, o entre una institución y un individuo. Contiene partes obligatorias como el membrete, código, destinatario, asunto, texto, y firma.

¿Cómo se estructura una carta de solicitud?

Una carta de solicitud tiene una estructura que incluye la sumilla, destinatario, saludo, texto dividido en la parte considerativa y correspondiente, despedida, fecha, firma del solicitante, documento de identidad, teléfono y dirección.

¿Qué es un memorándum y cómo se diferencia de otros tipos de documentos?

Un memorándum es un documento administrativo simple, utilizado para comunicaciones breves o notificaciones internas dentro de una organización, respetando el orden de jerarquía. Se diferencia por su carácter interno y su estructura, que incluye encabezamiento, vocativo, asunto, fecha, cuerpo y despedida.

¿Qué es una circular y qué propósito cumple?

Una circular es un documento utilizado para comunicar noticia, información o eventos de interés dentro de una empresa o departamento. Su propósito es informar a varios destinatarios sobre asuntos relevantes de manera sencilla y directa.

¿Cuáles son las partes de una carta y cómo se diferencian de otros tipos de documentos?

Las partes de una carta incluyen el membrete, lugar y fecha, código, destinatario, saludo, asunto, texto, ante firma, firma, y pie de página. Se diferencian de otros documentos por su carácter privado y uso fuera del estado, y pueden incluir anotaciones personales o postales especiales.

¿Qué es un informe y qué tipos existen?

Un informe es un documento que comunica un asunto encomendado o imprevisto a una autoridad superior. Existen informes administrativos, legales e informes de investigación, que varían en estructura y propósito según la información que presentan y el contexto en el que se utilizan.

¿Qué es un aviso y cómo se utiliza?

Un aviso es una advertencia o comunicación de una novedad, ya sea por vía oral o escrita, con el objetivo de advertir o llamar la atención sobre algo. Se utiliza para informar sobre condiciones, eventos o situaciones que requieren conocimiento o precaución.

¿Qué es un acta y cómo se elabora?

Un acta es un documento que certifica los acuerdos y conclusiones de una reunión o asamblea, elaborado por alguien presente en la reunión. Debe llevar la fecha, lugar, hora y una introducción del motivo de la reunión, y generalmente se guarda en un libro de actas.

¿Qué es un currículum vítae y cuáles son sus tipos?

Un currículum vítae es un documento que resume las acciones y logros突出 de una persona. Existen currículum vitae documentados y sin documentar, y se pueden clasificar como básico, con fines profesionales o académicos.