How I Organize My Work and Life using MS OneNote 💪

Summary

Dieses Video zeigt, wie man sein persönliches und berufliches Leben mit OneNote organisiert. Der Sprecher verwendet die PAR-Methode von Thiago Forte, um Notizen in Notebooks zu strukturieren, die in Projekte, Bereiche, Ressourcen und Archive unterteilt sind. Er erklärt auch, wie er verschiedene Methoden nutzt, um Informationen in OneNote zu erfassen und schnell wiederzufinden.

Takeaways

• 📒 Einführung in die Nutzung von OneNote zur Organisation des Arbeits- und Privatlebens.
• 🔖 Verwendung der PAR-Methode von Thiago Forte für die Organisation der Notizen.
• 🏠 Struktur mit zwei Sätzen von vier Notizbüchern, vier für das Zuhause und vier für die Arbeit.
• 📑 Projekt-Notizbuch für aktiv geführte Projekte, wie z.B. YouTube-Videos und Urlaubsplanung.
• 🗂 Bereichs-Notizbuch mit 'Posteingang' als Staging-Bereich für Notizen und verschiedene Abschnitte für Lebensbereiche wie Gesundheit, Finanzen, Karriere und Zuhause.
• 🛠 Ressourcen-Notizbuch zur Speicherung von Referenzmaterialien und Toolkits für verschiedene Zwecke.
• 🗃 Archiv-Notizbuch für Informationen, die nicht aktiv benötigt werden, aber für die Zukunft aufbewahrt werden sollen.
• 🔍 Verwendung verschiedener Methoden, um Notizen in OneNote zu erfassen, einschließlich Tastatur-Eingabe, Bullet-Journal-Methode, Web-Clipper und mobiles Erfassen.
• 🔎 Die gezielte Suche nach Informationen in OneNote durch die Nutzung der PAR-Struktur, um schnell das gewünschte Material zu finden.
• 🗂️ Die Bedeutung der Aufbewahrung von abgebrochenen Projekten, da diese zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufgenommen werden könnten.
• 🔄 Die Notizstruktur hilft dabei, alles im Überblick zu halten und wichtige Informationen leicht wiederzufinden, wenn sie benötigt werden.

Q & A

Welche Methode verwendet der Sprecher, um seine Notizen in OneNote zu organisieren?

Der Sprecher verwendet die PAR-Methode (Projects, Areas, Resources), die von Thiago Forte entwickelt wurde.

Was sind die vier Hauptkategorien in der PAR-Methode?

Die vier Hauptkategorien in der PAR-Methode sind Projekte (Projects), Bereiche (Areas), Ressourcen (Resources) und Archive (Archives).

Was sind die Hauptmerkmale des Projekt-Notebooks?

Das Projekt-Notebook enthält mehrere Abschnitte für laufende Projekte, die mehrere Aktionsschritte erfordern oder Erforschung beinhalten.

Wie wird die Urlaubsplanung im Projekt-Notebook organisiert?

Die Urlaubsplanung wird in einem eigenen Abschnitt des Projekt-Notebooks organisiert, der nach dem Ende des Urlaubs in das Archiv verschoben wird.

Was ist der Zweck des 'Inbox'-Abschnitts im Bereichs-Notebook?

Der 'Inbox'-Abschnitt dient als Staging-Bereich für die Überprüfung und Verdichtung von Informationen, bevor sie in den entsprechenden Notebook und Abschnitt verschoben werden.

Wie werden persönliche Bereiche wie Gesundheit und Finanzen im Bereichs-Notebook verwaltet?

Persönliche Bereiche wie Gesundheit und Finanzen werden in separaten Abschnitten des Bereichs-Notebooks verwaltet, wobei wichtige Informationen wie Arzttermine, Testergebnisse und Rezepte aufgezeichnet werden.

Was enthält der Ressourcen-Notebook?

Der Ressourcen-Notebook speichert Referenzmaterialien und Werkzeuge, wie zum Beispiel Karriere-Tipps, Lebenslauf-Updates und Vorbereitete Antworten auf häufig gestellte Vorstellungsfragen.

Was ist das Ziel des Archiv-Notebooks?

Das Archiv-Notebook dient dazu, Informationen aufzubewahren, die man nicht aktiv benötigt, aber für zukünftige Referenzierung möchte, wie z.B. abgeschlossene oder storniierte Projekte.

Wie werden Notizen in OneNote erfasst?

Notizen werden in OneNote erfasst, indem man sie direkt eingibt, physische Notizbücher oder digitale Notizbücher verwendet, Webinhalte mit dem WebClipper einfängt oder Handyfotos aufnimmt, die in OneNote gespeichert werden.

Was ist der Vorteil der Verwendung von OneNote für die persönliche und berufliche Organisation?

OneNote ermöglicht es, wichtige Informationen leicht zu erfassen und später schnell wiederzufinden, unabhängig davon, wo man sich befindet oder was man tut.

Outlines

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📒 OneNote für persönliches und berufliches Leben organisieren

Dieses Video stellt die Methode dar, wie der Sprecher sein persönliches und berufliches Leben mit OneNote organisiert. Er nutzt OneNote seit zehn Jahren für Projektmanagement, Besprechungsnotizen, Urlaubsplanung, Haushalts- und Autopflege. Der Sprecher verwendet die PAR-Methode (Projects, Areas, Resources) nach Thiago Forte, um seine Notizen zu organisieren. Er hat zwei Notebooks für Zuhause (mit einem Häuser-Symbol) und zwei für die Arbeit, eins für Projekte, Bereiche, Ressourcen und Archive. Er erklärt die Struktur seiner Notebooks, wie Projekte in Projekt-Notebooks organisiert sind, wie er seine 'Posteingang'-Section für ständige Überprüfung nutzt und wie er Bereiche wie Gesundheit, Finanzen, Karriere und Zuhause verwaltet. Er betont die Wichtigkeit regelmäßiger Überprüfung und Organisation der Notizen, um wichtige Informationen leicht wiederfinden zu können.

05:00

🗂 Notizen in OneNote erfassen und archivieren

Der zweite Paragraph beschäftigt sich mit verschiedenen Methoden, Notizen in OneNote zu erfassen. Dazu gehören das Öffnen einer neuen Seite und das Eingeben von Notizen während Besprechungen, das Übertragen von Informationen aus einem physischen oder digitalen Notizbuch, das Verwenden des WebClipper für Online-Forschung und das Scannen von Dokumenten. Der Sprecher betont, dass es viele Wege gibt, Informationen in OneNote zu erfassen und dass dies zur Organisation als 'zweites Gehirn' beiträgt. Er erklärt, wie er Informationen nach Bedarf leicht findet, indem er die PAR-Methode anwendet, um die Suche auf bestimmte Notebooks oder Sektionen zu beschränken. Der Sprecher fordert das Publikum auf, das Video zu liken, zu abonnieren und andere OneNote-Tutorials zu besuchen, wenn sie hilfreich waren.

Keywords

💡OneNote

OneNote ist eine digitale Notizbuch-Software von Microsoft, die es Benutzern ermöglicht, Notizen, Dokumente und andere Informationen zu organisieren und zu speichern. Im Video wird OneNote als Hauptinstrument zur Organisation persönlicher und beruflicher Aufgaben genutzt, wobei der Sprecher seine Projekte, Termine und persönliche Daten in diesem Notizbuch verwaltet.

💡PAR-Methode

Die PAR-Methode (Projects-Areas-Resources) ist eine Organisationsstrategie, die von Thiago Forte entwickelt wurde. Sie hilft dabei, Notizen und Projekte in drei Hauptkategorien zu organisieren: Projekte, Bereiche und Ressourcen. Im Video verwendet der Sprecher diese Methode, um seine Notizen in OneNote effektiv zu strukturieren.

💡Projektnotizbuch

Ein Projektnotizbuch ist ein spezielles Notizbuch, das für die Organisation und Verwaltung von Projekten verwendet wird. Im Video erwähnt der Sprecher, dass er Projektnotizbücher sowohl für seine persönlichen als auch für seine beruflichen Projekte verwendet, um aktive Projekte zu verwalten und Informationen zu sammeln.

💡Inbox

Die Inbox ist ein zentraler Ort in OneNote, an dem alle neuen Notizen, Dokumente und Informationen eingehenden, bevor sie in die entsprechenden Notizbücher und Abschnitte verschoben werden. Im Video wird die Inbox als Staging-Gebiet beschrieben, wo der Sprecher seine Notizen sammelt und später überprüft, um sie in die richtige Kategorie zu sortieren.

💡Bereichsnotizbuch

Das Bereichsnotizbuch ist ein Teil der PAR-Methode und dient dazu, verschiedene Aspekte des täglichen Lebens wie Gesundheit, Finanzen und Karriere zu verwalten. Im Video verwendet der Sprecher das Bereichsnotizbuch, um Informationen über sein Leben und seine Verpflichtungen zu organisieren.

💡Ressourcennotizbuch

Das Ressourcennotizbuch enthält alle Referenzmaterialien und Werkzeuge, die für verschiedene Projekte und Bereiche des Lebens nützlich sind. Im Video erwähnt der Sprecher, dass er Referenzmaterialien und Checklisten für seine Arbeit und andere Projekte in diesem Notizbuch aufbewahrt.

💡Archivnotizbuch

Das Archivnotizbuch ist ein Ort, an dem alte Projekte, Notizen und Informationen aufbewahrt werden, die zwar nicht mehr aktiv genutzt werden, aber für zukünftige Referenz oder Archivierungsinhalte wichtig sind. Im Video erklärt der Sprecher, dass er auch persönliche Keepsakes wie Vatertagskarten im Archivnotizbuch aufbewahrt.

💡WebClipper

Der WebClipper ist ein Tool, das es ermöglicht, Inhalte aus dem Internet direkt in OneNote zu kopieren und zu speichern. Im Video verwendet der Sprecher den WebClipper, um interessante Informationen aus der Web zu sammeln und in sein OneNote zu integrieren.

💡Bullet Journal

Das Bullet Journal ist eine Methode zur Notizverwaltung, die auf schneller Informationszerlegung und -organisation basiert. Im Video erwähnt der Sprecher, dass er die Bullet Journal-Methode verwendet, um Informationen in sein physisches oder digitales Notizbuch zu notieren, die später in OneNote übertragen werden.

💡Scanner

Ein Scanner ist ein Gerät, das es ermöglicht, physische Dokumente in digitale Bilder oder Dateien zu konvertieren. Im Video verwendet der Sprecher einen Scanner, um alle seine Dokumente wie Rechnungen und medizinische Aufzeichnungen in OneNote zu digitalisieren und zu speichern.

💡Suche

Die Suche in OneNote ermöglicht es, schnell und einfach nach spezifischen Informationen in den Notizen zu suchen. Im Video erklärt der Sprecher, wie er die Suche in OneNote nutzt, um schnell auf die gewünschten Informationen zuzugreifen, indem er die Suche auf bestimmte Notizbücher oder Abschnitte einschränkt.

Highlights

The speaker has been using OneNote for a decade to manage both work and personal life.

OneNote is used to organize work projects, meeting notes, vacation planning, home maintenance, and car maintenance.

PAR method by Thiago Forte is mentioned as the organizational framework used in OneNote.

The structure includes two sets of four notebooks: four for home and four for work.

Each set has a project notebook, an area notebook, a resource notebook, and an archive notebook.

Active projects are kept in the project notebook, such as a YouTube section for research materials and video scripts.

Completed projects like vacation planning are moved from the project notebook to the archive.

The areas notebook has an 'inbox' section for incoming notes, which are reviewed and organized later.

Other sections in the areas notebook cover ongoing maintenance areas like health, finance, career, and home.

The resources notebook stores reference materials and toolkits, such as career resources and YouTube guides.

The archive notebook is for information not actively needed but kept for reference, like past projects and personal keepsakes.

Work notebooks follow the same PAR structure with project, area, resource, and archive sections.

The speaker emphasizes the importance of not discarding work from cancelled projects, as they can be valuable for future reference.

Notes can be captured in OneNote through typing, physical notebooks, web clipping, phone snapshots, and document scanning.

The speaker uses the Web Clipper for research and browsing the web to clip information into OneNote.

Document scanning is done weekly, with scanned documents saved directly into OneNote.

The speaker emphasizes that OneNote serves as a second brain, making it easy to capture and retrieve information.

Maintaining the PAR structure helps in keeping track of everything in personal and professional life.

Transcripts

hi everyone in this video I'm going to

share how I organize my work and

personal life using OneNote I've been

using OneNote for about a decade now and

I manage all of my work projects and

meeting notes in one note as well as

vacation planning Home Maintenance car

maintenance all in one note I use a par

method by Thiago Forte to organize my

notes and I do have a separate video

that covers a par method in more detail

so be sure to check that out if you're

interested in terms of the structure you

see that I have a lot of notebooks

showing on the left navigation pane

essentially I have two sets of four

notebooks four for home indicated by a

house icon and four for work I have a

project notebook for home and one for

work and the same for areas

resources and Archives this mirrors the

pair of

framework starting with the project

notebook if I expand it you can see that

I have several sections for things that

I'm actively working on projects are

typically things that require multiple

action steps or has some research all

active projects that I'm currently

working on are kept in my project

notebook for example I have a YouTube

section where I collect research

materials and video scripts for the

videos that I'm actively working on I

only have one note page here because I

only have one active YouTube

Project another section I have is for

vacation planning I actually just

returned from my vacation from South

Korea but this section contains all of

the research that I did for things like

airfare and hotel confirmations since

the vacation is over now I'll have to

move this section out of the project

notebook and into the archive and as a

matter of fact we can do that

now in the areas notebook the first

section I have is called inbox this is

where all of my notes come in whether I

capture notes on my phone scan a

document or make a web capture

everything comes into this inbox it's a

staging area for reviewing and

Distilling information before moving it

into an appropriate notebook and section

this way I don't have to think about

where to put each note at the moment of

capture and it also forces me to review

the notes again later and determine if

they are worth keeping I would ideally

review this inbox at the end of each day

but honestly I only review them every

few days the other section in the areas

notebook are for different areas I need

to maintain in my life such as health

Finance career and home for example in

the health section I track all of my

doctor's appointments test results and

prescriptions for myself and for my

family I also keep a summary page with

an appointment tracker for easy

reference again these are areas that

require ongoing maintenance they're not

projects in that they don't have a start

and an end mandate the resources

notebook stores all my reference

materials and toolkits for example I

recently started a new job and I have a

section for career resources this might

have career tips instructions for

updating resume common interview

questions and their prepared answers

think of it almost like a Playbook and

as I get settled into my role any

success that I achieve at work I can

lock it here so that I can use as

examples in the future even though I'm

not actively looking for a new job this

information is still useful because if I

find myself needing to search for a job

again I can move this career section

back to my projects notebook and I have

all the resources ready to go I also

have a section for YouTube guides where

I keep a checklist for recording videos

and tips for creating content you can

keep other things like operating manuals

and user guides here as well the archive

notebook is for information I don't

actively need but want to keep for

reference this includes past projects

old YouTube scripts and even personal

keepsakes like Father's Day cards this

way I can go back and revisit these

items without cluttering my active

notebooks now these were all for my

personal life I use the same par

structure for my work notebooks in my

projects notebook you can see that I

have many more projects that I manage

than I do in my personal life each

project section's first page usually

includes an overview or fre frequently

use files for easy access for the areas

notebook at work I have an inbox for

capturing ideas and notes which I review

and organize later the people section

holds information about colleagues like

their job descriptions contact info and

even their personal interest which helps

in building relationships the resources

notebook at work contains reference

materials templates and frequently

accessed documents like fiscal calendar

and internet links and the archive

notebook is for completed or cancel

projects just a quick note about cancel

projects keep the information in my

career there have been many instances

where cancel projects are resurrected at

a later time the research and the

information that you collected are

valuable resource that can be leveraged

if and when the project is resurrected

in the future um so you don't have to

start from scratch also the information

may be useful for other related project

so basically don't throw away any of

your work especially if you spent a lot

of time working on it okay so that's the

structure that I maintain for both my

home and work now there are many

different ways to capture notes into one

note most typically I would say I just

open up a page in one note and just

start typing and that's typically the

case for meetings and things like that

another way that I capture notes very

often is to take my physical notebook

like a rocket book or my digital

notebook like my supernote and capture

information

using the bullet Journal method so

quickly just capturing information later

on I will summarize it or distill the

key info decide what I want to move into

one note and then I'll just move it over

another way is if I'm doing research or

if I'm browsing the web and I find some

interesting information I'll use the Web

Clipper and just clip the information

into my one note another way is if I'm

on the go away from my desk and I have

my phone with me I'll open up the

OneNote app and I can capture

information like taking a a snapshot of

something so that it saves into my one

note and lastly and this is something

that I do very very often I actually

like to keep copies of all the documents

whether they're invoices bills uh any

kind of official document medical

records things like that I have a

scanner and I scan every document and I

do this weekly uh I'll scan it in

directly into my onee and Save it that

way so again there's many different ways

to capture information into one note um

again this is my second brain so

everything that I need is there for when

I need

it this is why I like one note since it

makes it so easy to capture information

no matter where you are or what you're

doing when I need to retrieve

information I narrow down the search to

a specific notebook or section because

I've organized my one note using the par

method it's intuitive enough to know

which notebook contains what information

this really helps me find the

information that I need quickly without

needing to shift through too many

results maintaining this structure helps

me keep track of everything in my

personal and professional life it's not

about keeping everything perfect but

having a reliable system for capturing

important information and also finding

them easily when I need them if you

found this video helpful please like

subscribe and check out my other

tutorials on one note thanks for

watching and bye for now

[Music]