Routine Business Correspondence

GreggU
23 Jan 201609:01

Summary

TLDREl guion del video ofrece una visión detallada de las diferentes formas de correspondencia empresarial rutinaria, como memos, correos electrónicos e instant messages, enfocándose en su eficacia y facilidad de uso. Se discuten características comunes, como su formato simplificado, estilo informal y profesional, y la importancia de la claridad y concisión en la escritura. Se ofrecen directrices para mejorar la redacción de memos y correos electrónicos, destacando la necesidad de proteger la imagen de la empresa y mantener un enfoque confidencial y ético en la comunicación interna y externa.

Takeaways

  • 📝 Los tipos de escritura más comunes en el trabajo incluyen memorandos, fax, correos electrónicos, mensajes instantáneos y blogs, que son rápidos, fáciles y efectivos para la comunicación interna y externa de una organización.
  • 🌐 Aunque existen diferentes tipos de correspondencia empresarial rutinaria, comparten características como ser eficientes, informar rápidamente a lectores ocupados y centrarse en actividades diarias y operativas.
  • 📧 Los memorandos (memos) son una forma importante de comunicación empresarial interna, a menudo con un logotipo y menos formal que las cartas, pero que requieren tiempo y pensamiento para ser claros y concisos.
  • 🏷 La estructura de un memo incluye un encabezado con información de identificación y el mensaje en sí, que debe responder preguntas clave como cuándo, quién, dónde, por qué y cuánto.
  • 📑 El cuerpo del memo puede dividirse en introducción, discusión y conclusión, siguiendo el modelo de los tres P para el éxito: planificar, pulir y revisar.
  • 🔑 Al escribir un correo electrónico, es importante tener en cuenta la privacidad, ética, claridad y legibilidad, así como el respeto por la cadena de mando y las normas de la empresa.
  • 📲 En el uso del correo electrónico, se deben seguir reglas de netiqueta, como responder rápidamente, evitar el uso de palabras en rojo y mantenerse profesional.
  • 🌐 Al escribir para lectores internacionales, es fundamental utilizar un inglés internacional, con oraciones cortas y vocabulario común para facilitar la comprensión.
  • 🔒 La seguridad y protección de los correos electrónicos es crucial, utilizando servicios y software de protección y consultando con el departamento de tecnología de la información de la empresa.
  • 📨 Las comunicaciones formales, como solicitudes de empleo, contactos comerciales, agradecimientos por regalos y notificaciones legales o financieras, deben realizarse mediante cartas y no correos electrónicos.
  • 📈 La correspondencia rutinaria es conveniente para necesidades empresariales diarias, pero debe usarse con cautela para evitar errores de formalidad y presentación.

Q & A

  • ¿Cuáles son los tipos de escritura más comunes en un trabajo?

    -Los tipos de escritura más comunes en un trabajo incluyen memorandos, fax, correos electrónicos, mensajes instantáneos y blogs.

  • ¿Por qué son importantes los tipos de correspondencia de negocios rutinarios?

    -Son importantes porque son formas rápidas, fáciles y efectivas de comunicarse tanto internamente como externamente en una organización.

  • ¿Qué características comparten los diferentes tipos de correspondencia de negocios rutinarios?

    -Comparten características como ser optimizados para el mundo laboral ocupado, proporcionar información rápida a lectores ocupados, ser menos formales que cartas, propuestas e informes, y demandar tiempo y pensamiento a pesar de ser rutinarios.

  • ¿Qué es un memorando y cómo se diferencia de una carta formal?

    -Un memorando, a menudo abreviado como 'memo', es una forma de comunicación interna en una organización y suele ser menos formal que una carta, sin las formalidades de una dirección interna, saludo formal, despedida o firma.

  • ¿Cuáles son las partes que componen el encabezado de un memorando?

    -El encabezado de un memorando incluye el 'from', 'to', 'date' y 'subject', que identifican a quién va dirigido, la fecha y el propósito del memorando.

  • ¿Cómo debería ser el cuerpo de un memorando estructurado?

    -El cuerpo de un memorando puede dividirse en una introducción, una discusión y una conclusión, independientemente de su longitud, y debe responder preguntas clave como cuándo, quién, dónde, por qué y cuánto cuesta.

  • ¿Qué se debe hacer para asegurar que un memorando sea fácil de leer?

    -Para hacerlo fácil de leer, se deben usar marcadores organizacionales como títulos, listas numeradas o con viñetas, y se debe planificar, pulir y corregir antes de enviarlo.

  • ¿Cuáles son algunas pautas para el uso del correo electrónico en el trabajo?

    -Algunas pautas incluyen mantener la confidencialidad y ética, hacer que el correo electrónico sea fácil de leer, respetar las reglas de la netiqueta, usar un estilo profesional, respetar a los lectores internacionales y asegurarse de que el correo electrónico sea seguro.

  • ¿Por qué es importante tener un asunto claro y preciso en un correo electrónico?

    -Un asunto claro y preciso indica el propósito del mensaje y determina si el destinatario incluso lo abrirá, ayudando a que el contenido sea atractivo y motivador para la lectura adicional.

  • ¿Cómo se debe responder a un correo electrónico de negocios?

    -Se debe responder de manera rápida y oportuna, evitar acumular correos no leídos, usar la función de respuesta automática cuando se está fuera y evitar el uso de palabras en rojo como 'urgente' o 'crítico' innecesariamente.

  • ¿En qué situaciones no se debe utilizar la correspondencia de negocios rutinaria?

    -No se debe utilizar para situaciones donde se necesite un rastro en papel, para solicitudes de empleo o comunicaciones formales, para dar la bienvenida a nuevos clientes, para agradecer un regalo de cortesía o para enviar notificaciones legales o estados financieros.

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