Funciones Secretariales - Parte 1

José Holmer

28 Mar 201307:23

Summary

TLDREl programa 'Valores Integrados' se enfoca en la capacitación empresarial para incrementar ventas y mejorar el servicio al cliente y la colaboración en equipo. En este episodio, la conferenciante y asesora Blanca Arroll comparte técnicas efectivas para el personal administrativo, destacando la importancia de la imagen y la presentación personal en la oficina. Se discuten las responsabilidades de una secretaria moderna, incluyendo la gestión de información confidencial, la atención al cliente y la asistencia al jefe. Además, se exploran las tendencias actuales en la redacción de correspondencia, enfatizando la claridad, precisión y respeto en la comunicación escrita, y se mencionan las habilidades en ortografía y redacción que requieren las secretarias para mantener la calidad de la correspondencia empresarial.

Takeaways

😀 El programa 'Valores Integrados' es una capacitación empresarial dirigida a mejorar ventas, servicio al cliente y trabajo en equipo.
👩‍🏫 Blanca Arroll, conferenciante y asesora, comparte su conocimiento en técnicas de oficina y responsabilidades administrativas.
🔑 La responsabilidad principal de una secretaria es proyectar una buena imagen y atender todas las inquietudes y solicitudes que lleguen a ella.
🤝 La secretaria debe mantener la discreción y lealtad, representando así el secreto y la confianza de la empresa.
📚 La secretaria moderna debe innovar, crear, sugerir y detectar errores, asumiendo el papel de su jefe en su ausencia.
📈 Las empresas buscan secretarias con conocimientos en contabilidad, archivado, técnicas de oficina y relaciones interpersonales.
📞 Al manejar el teléfono, una secretaria debe responder oportunamente con una voz cálida y proyectar una imagen positiva de la empresa.
📝 En la redacción de correspondencia, se busca ser práctico, preciso, claro y respetuoso, evitando rodeos y utilizando un lenguaje conciso.
📐 La normativa y contec dictan las pautas para una correcta redacción, incluyendo márgenes, espacios interlineales, ortografía y diseño del papel.
🖋 La ortografía es fundamental en la redacción, y la tecnología puede ser un apoyo, pero no una sustituta del conocimiento propio de la secretaria.
🌐 En un mundo globalizado, es importante conocer el protocolo internacional para tratar a los demás de manera correcta y respetuosa.

Q & A

¿Qué es el programa 'Valores Integrados' y para quién está dirigido?
-El programa 'Valores Integrados' es un programa de capacitación empresarial destinado a todo tipo de empresas, empresarios directivos, todo el personal de una organización y personas que desean aprender a incrementar las ventas, mejorar el servicio al cliente y el trabajo en equipo.
¿Qué temas se discuten en el programa sobre técnicas de oficina?
-El programa discute temas como la importancia de tener una oficina, las responsabilidades de un administrativo, las personas que trabajan dentro de la empresa, y las tareas y responsabilidades de una secretaria o asistente.
¿Quién es Blanca Arroll y qué papel desempeña en el programa?
-Blanca Arroll es una conferenciante y asesora para muchas empresas. Participa en el programa para compartir su conocimiento sobre técnicas de oficina y mejorar la gestión empresarial.
¿Cuáles son las responsabilidades principales de una secretaria en una oficina según el programa?
-Las responsabilidades principales de una secretaria incluyen proyectar una buena imagen de la empresa, ser el gerente o administrador, atender todas las inquietudes y solicitudes, y mantener la discreción y lealtad con la información confidencial de la empresa.
¿Cómo maneja una secretaria un jefe difícil según lo discutido en el programa?
-Una secretaria debe trabajar bajo presión, atender múltiples funciones a la vez, y mantener una actitud positiva, respetuosa y con tacto para manejar un jefe difícil.
¿Qué cambios han ocurrido en el papel de la secretaria desde hace unos años hasta la secretaria moderna?
-La secretaria moderna no solo realiza tareas secretarias tradicionales, sino que también innova, crea, sugiere, orienta, detecta errores y asume el papel de su jefe cuando es necesario.
¿Qué habilidades adicionales se requieren para las secretarias en la actualidad según el programa?
-Además de las habilidades secretarias tradicionales, se requieren conocimientos en contabilidad, archivado, técnicas de oficina y, sobre todo, habilidades en relaciones interpersonales.
¿Cómo debe manejar una secretaria las llamadas telefónicas según las técnicas discutidas en el programa?
-Una secretaria debe responder oportunamente, tener una voz cálida, no mostrar que está muy ocupada y proyectar una buena imagen telefónica hacia el interlocutor.
¿Qué tendencias se siguen en la redacción de correspondencia según el programa?
-La redacción de correspondencia debe ser práctica, precisa, clara, concreta y respetuosa, evitando rodeos y siguiendo normas de buena ortografía y diseño del papel.
¿Qué aspectos son taxativos de la Norma y Contec en cuanto a la redacción de correspondencia?
-La Norma y Contec son taxativas en aspectos como márgenes, espacios interlineales, buena ortografía, uso de sinonimia y antonimia, y diseño del papel.
¿Cómo debe una secretaria manejar la ortografía y la redacción de una carta según el programa?
-Una secretaria debe conocer perfectamente la ortografía y manejar la redacción de una carta de manera coherente, teniendo en cuenta el contexto, el tipo de relación entre las partes y el objetivo de la carta.
¿Qué tipo de capacitación se ofrece en el programa para mejorar habilidades empresariales?
-El programa ofrece capacitación en ortografía, técnicas de oficina, redacción, y relaciones interpersonales para mejorar las habilidades empresariales.

Outlines

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😀 Técnicas de Oficina y Responsabilidades de la Secretaria

El primer párrafo introduce un programa de capacitación empresarial llamado 'Valores Integrados', dirigido a empresarios y directivos para mejorar ventas, servicio al cliente y trabajo en equipo. Se discute el tema de las técnicas de oficina y las responsabilidades de un administrativo, destacando la importancia de la imagen y presentación personal en la empresa. Blanca Arroll, conferenciante y asesora, se presenta como la experta que compartirá técnicas efectivas para el manejo diario de una oficina, enfocándose en el servicio al cliente, responsabilidad, puntualidad y honestidad. Se menciona que la secretaria tiene la tarea principal de representar la empresa y atender todas las inquietudes y solicitudes que lleguen a ella, destacando la importancia de la discreción y lealtad en su rol.

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😉 Tendencias Modernas de la Secretaria y Redacción de Correspondencia

El segundo párrafo se enfoca en las tendencias y cambios en el papel de la secretaria moderna, pasando de una función más tradicional a una que involucra innovar, crear y sugerir. Se resalta la necesidad de que las secretarias conozcan áreas como contabilidad, archivos y técnicas de oficina, además de tener habilidades en relaciones interpersonales. También se menciona la importancia de manejar el teléfono de manera efectiva, proyectando una imagen positiva y atendiendo adecuadamente a las llamadas. Se discute la redacción de correspondencia, enfatizando la claridad, precisión y respeto en la comunicación escrita, y se menciona la Norma y Contec como guía para una redacción adecuada, incluyendo aspectos como márgenes, interlineado, ortografía y diseño del papel. Se sugiere que la secretaria debe tener un conocimiento profundo de la ortografía y la coherencia en la redacción, y se invita a la capacitación para mejorar habilidades en estas áreas.

Mindmap

Keywords

💡programa de capacitación empresarial

Un programa de capacitación empresarial es una serie de cursos o talleres diseñados para mejorar las habilidades y conocimientos de los empleados y directivos en el ámbito empresarial. En el video, este programa está dirigido a personas de toda la organización que buscan aprender técnicas para incrementar las ventas y mejorar el servicio al cliente, entre otros aspectos.

💡técnicas de oficina

Las técnicas de oficina son un conjunto de habilidades y procedimientos que se utilizan en el entorno laboral para realizar tareas administrativas y de apoyo. En el contexto del video, estas técnicas son fundamentales para el desempeño del personal, incluyendo la responsabilidad, la puntualidad y la honestidad en el manejo de la información y las tareas asignadas.

💡secretaria

La secretaria es un rol clave en la oficina, encargada de tareas administrativas y de apoyo al equipo directivo. En el video, se destaca la importancia de la secretaria en la presentación de la empresa, la atención a las inquietudes y solicitudes, y su papel de gerente y coordinador en la organización.

💡discreción

La discreción se refiere a la capacidad de mantener en secreto la información confidencial. En el video, se menciona que la palabra 'secretaria' proviene de 'secreto', lo que indica la importancia de la discreción y lealtad en el manejo de la información sensible por parte de la secretaria.

💡trabajo bajo presión

Trabajar bajo presión implica realizar tareas en un ambiente que requiere rapidez y eficiencia, a menudo en situaciones de alta demanda o estresantes. En el video, se discute cómo las secretarias deben trabajar bajo presión, atendiendo múltiples funciones con alegría, tacto y respeto.

💡secretaria moderna

La secretaria moderna es una evolución del rol tradicional, que ahora incluye habilidades adicionales como la innovación, la creación y la detección de errores. En el video, se menciona que las secretarias actuales no solo realizan tareas secretarias, sino que también asumen roles de liderazgo y orientación dentro de la organización.

💡relaciones interpersonales

Las relaciones interpersonales son la habilidad para interactuar y comunicarse de manera efectiva con otros. En el video, se enfatiza la importancia de tener muy buenas relaciones interpersonales para las secretarias, ya que esto直接影响a la dinámica y el éxito en el trabajo en equipo y la atención al cliente.

💡manejo del teléfono

El manejo del teléfono en un contexto profesional implica responder de manera oportuna y tener una voz cálida y profesional. En el video, se discute cómo una secretaria debe manejar el teléfono para proyectar una buena imagen y atender adecuadamente a las llamadas, sin mostrar signos de estar sobrecargada o desinteresada.

💡redacción de correspondencia

La redacción de correspondencia es la habilidad de escribir cartas u otros documentos de comunicación de manera efectiva y profesional. En el video, se menciona que la redacción debe ser práctica, precisa, clara y respetuosa, siguiendo ciertas normativas para garantizar que el mensaje sea adecuado y bien recibido.

💡normativa y contec

La normativa y contec se refieren a las reglas y estándares que rigen la redacción y el diseño de documentos escritos. En el video, se destaca la importancia de seguir estas normas para mostrar profesionalismo y capacitación, incluyendo aspectos como márgenes, espacios entre líneas, ortografía y diseño del papel.

Highlights

Programa de capacitación empresarial dirigido a empresas y directivos para mejorar ventas y servicio al cliente.

Importancia de las técnicas de oficina y responsabilidades de los administrativos en una organización.

Blanca Arroll, conferenciante y asesora, comparte su conocimiento en gestión de oficina.

El servicio al cliente y la atención desde los valores como la responsabilidad y la puntualidad.

La imagen de la empresa y la presentación personal como reflejo de su administración.

Responsabilidades de una secretaria: mantener una buena imagen y atender inquietudes de manera efectiva.

Origen del término 'secretaria' y su relación con la discreción y lealtad.

El manejo de información confidencial y la representación de la empresa por parte de la secretaria.

Técnicas para manejar un jefe difícil y trabajar bajo presión con alegría y tacto.

Cambios en el papel de la secretaria moderna: desde la secretaria tradicional a una创新型的角色.

Requisitos actuales para ser secretaria: conocimientos en contabilidad, archivo y técnicas de oficina.

Importancia de las habilidades de redacción y comunicación en la gestión telefónica.

Tendencias en la redacción de correspondencia: claridad, precisión y respeto.

Normativas de redacción según CONTEC: márgenes, espacios interlineales y buena ortografía.

La ortografía y su rol fundamental en la redacción, más allá de la tecnología.

La coherencia en el texto y la importancia de la relación entre las partes en la correspondencia.

Necesidad de capacitación en ortografía, técnicas de oficina y relaciones interpersonales.

Transcripts

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[Música]

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