Was ist Kanban? Die Anwendung von Taskboard, Flight-Level & Co.

Summary

في هذا الفيديو، يشرح فيليكس كيفية استخدام لوحات المهام وKanban لتحسين تنظيم العمل والتنسيق بين الفريق. يتم تقديم مفهوم الـ Kanban من خلال تقسيم العمل إلى ثلاث مراحل: 'To Do'، 'Doing'، و'Done'. كما يناقش كيفية تخصيص هذه اللوحات باستخدام مستويات مختلفة (مستوى العمليات، التنسيق، والاستراتيجية) وإضافة مسارات سباحة لتنظيم المهام بشكل أكثر فعالية. يتم التركيز أيضًا على تحسين تدفق العمل وتحديد أولويات المهام باستخدام حدود عددية للحفاظ على الإنتاجية والتركيز. يشمل الفيديو أيضًا نصائح لاستخدام أدوات رقمية وفعلية لمتابعة العمل بشكل جماعي.

Takeaways

• 😀 استخدام لوحات المهام أو 'كانبان' يساعد في جعل العمل مرئيًا ومنظمًا.
• 😀 بفضل هذه الطريقة، يمكن تحديد المشاكل مثل إضاعة الوقت أو التأخيرات بشكل أسرع.
• 😀 اللوحة تتكون من ثلاث أعمدة أساسية: 'القيام'، 'العمل الجاري'، و 'المنجز'.
• 😀 من المهم تحديد مستوى اللوحة: هل يتعلق الأمر بالمستوى التشغيلي (المهام اليومية) أو التنسيقي (تنسيق الفريق) أو الاستراتيجي (مراجعة المشاريع الكبيرة).
• 😀 يتيح تحديث حالة المهام على اللوحة تتبع تقدم العمل بمرور الوقت.
• 😀 يمكن توسيع اللوحة بإضافة مزيد من الأعمدة لتوضيح المراحل المختلفة للعمل مثل 'التصميم' و 'التنفيذ' و 'المراجعة'.
• 😀 استخدام ما يسمى بـ 'ممرات السباحة' (swim lanes) يسمح بتمييز الأنواع المختلفة من المهام مثل المهام الروتينية مقابل المهام الفريدة.
• 😀 يمكن تخصيص أولوية المهام عن طريق إضافة ممرات خاصة مثل 'المهام ذات الأولوية العالية'.
• 😀 المبادئ الأساسية للـ 'كانبان' تتضمن: جعل العمل مرئيًا، إدارة تدفق العمل، التركيز على إنهاء المهام بدلاً من بدء مهام جديدة.
• 😀 من خلال تطبيق الحدود على عدد المهام التي يمكن أن تكون قيد التنفيذ في نفس الوقت، يمكن تحسين التركيز والإنجاز.
• 😀 يمكن استخدام الأدوات الرقمية للوحات كانبان مما يسمح بالتعاون والوصول إلى اللوحة من أي مكان، كما يمكن استخدام الألواح المادية للاجتماعات اليومية.

Q & A

ما هو الهدف الرئيسي من استخدام اللوحات لتصوير العمل؟

الهدف الرئيسي من استخدام اللوحات هو جعل العمل مرئيًا، مما يساعد في التعرف على المشاكل مثل إهدار الوقت أو تأخيرات العمل بشكل أسرع، وتحقيق تنسيق أفضل داخل الفريق.

ما هي الأبراج أو المستويات الثلاثة التي يمكن العمل بها في اللوحة؟

هناك ثلاث مستويات يمكن العمل عليها: المستوى الأول (المستوى التشغيلي) الذي يتعامل مع المهام اليومية لكل فرد، المستوى الثاني الذي يركز على التنسيق بين الأفراد في الفريق، والمستوى الثالث الذي يركز على استعراض حالة المشاريع الاستراتيجية.

ما هي مكونات أبسط لوحة للمهام؟

أبسط لوحة للمهام تتكون من ثلاث أعمدة: 'To Do' (للقيام به)، 'Doing' (قيد التنفيذ)، و 'Done' (تم الانتهاء).

كيف يمكن تخصيص اللوحة لتناسب تدفق العمل في الفريق؟

يمكن تخصيص اللوحة عن طريق إضافة أعمدة جديدة لتمثيل مراحل إضافية من العمل أو إضافة خطوط سباحة (Swim Lanes) لتمييز أنواع مختلفة من المهام مثل المهام الروتينية والمهام ذات الأولوية العالية.

ما هو الفرق بين أعمدة اللوحة وخطوط السباحة؟

الأعمدة تمثل مراحل العمل الأساسية، مثل 'To Do' أو 'Doing'، بينما خطوط السباحة (Swim Lanes) تستخدم لتصنيف المهام بناءً على معايير مختلفة، مثل الفرق أو نوع المهمة أو الأولوية.

ما هو مفهوم 'Kanban' وكيف يرتبط باللوحة؟

كانبان هو إطار عمل لتحسين سير العمل بشكل مستمر. يعتمد على استخدام اللوحات لتصور سير العمل، ويشمل مبادئ مثل تحديد الحدود القصوى لعدد المهام، وضمان تدفق العمل دون توقف.

ما هو مبدأ 'Limiting Work in Progress' (تحديد الحد الأقصى للمهام الجارية)؟

مبدأ تحديد الحد الأقصى للمهام الجارية يعني وضع حد لعدد المهام التي يمكن أن تكون في طور التنفيذ في نفس الوقت. يساعد هذا المبدأ على تجنب التكدس وزيادة الكفاءة.

كيف يساعد 'Pull Principle' في تحسين العمل؟

'Pull Principle' يعني أن المهام لا تدخل في النظام إلا بعد أن يتم إنهاء المهام السابقة. يساعد هذا في الحفاظ على تدفق العمل المستمر وتجنب تراكم المهام.

لماذا يجب أن نضع حدودًا على المهام ذات الأولوية العالية؟

يجب وضع حدود للمهام ذات الأولوية العالية لمنع الازدحام وضمان أن الأمور الأكثر أهمية يتم التعامل معها بسرعة. على سبيل المثال، يجب ألا تحتوي 'fast lane' على أكثر من مهمة واحدة أو اثنتين في نفس الوقت.

كيف يمكن للأدوات الرقمية أن تسهم في تحسين استخدام اللوحات؟

الأدوات الرقمية تسمح لجميع الأعضاء في الفريق بالوصول إلى اللوحة من أي مكان وفي أي وقت، مما يسهل التعاون والتحديث المستمر للحالة. كما يمكن تخصيص اللوحة لتناسب احتياجات الفريق باستخدام أدوات مثل Trello أو Jira.