PLAN DE TRABAJO PROPIEDAD HORIZONTAL 2023 02 03 12 47 16

Summary

El plan de trabajo trimestral presentado abarca una serie de tareas administrativas y de mantenimiento en la copropiedad, incluyendo la actualización de bases de datos, formatos y documentos legales, así como la gestión de pagos y la actualización de contratos. Se detallan actividades de mantenimiento en infraestructura, como la impermeabilización de tanques, limpieza de sistemas hidráulicos y revisión de sistemas de seguridad. Además, se mencionan tareas de socialización de normativas, actualización de la contabilidad y la gestión de la cartera de pagos, con un enfoque en la eficiencia y cumplimiento de los plazos establecidos.

Takeaways

• 😀 Se presentó un plan de trabajo trimestral para la copropiedad, cubriendo actividades de enero a marzo.
• 😀 Se ha realizado la actualización de la base de datos en sistemas como Cisco, Gmail y WhatsApp para mejorar la comunicación con los propietarios.
• 😀 Se han elaborado y actualizado varios formatos clave como los de autorización de trasteos, visitas, y arrendamientos para una gestión más eficiente.
• 😀 Se están llevando a cabo actividades de mantenimiento preventivo, como la revisión de las motobombas y el sistema hidráulico.
• 😀 Se han realizado reparaciones importantes en la infraestructura, como la cerca perimetral y las puertas vehiculares, con énfasis en prevenir daños mayores.
• 😀 Se han enviado recibos de pago y otros documentos importantes a los propietarios de manera más organizada y clara.
• 😀 Se está trabajando en la socialización del reglamento de propiedad horizontal y manual de convivencia a través de videos informativos.
• 😀 La gestión de la cartera se ha fortalecido, con una revisión de pagos, identificación de consignaciones y el seguimiento de cuentas por cobrar.
• 😀 Se están tomando medidas para el manejo adecuado de las mascotas, incluyendo la distribución de un folleto informativo y la instalación de canecas para desechos.
• 😀 Hay proyectos pendientes de gran importancia, como la compra de una planta eléctrica y la limpieza de cubiertas para prevenir inundaciones.
• 😀 El plan de trabajo incluye la revisión y actualización de normas internas, como las de ruido y el uso de los salones sociales, para mantener el orden en la copropiedad.

Q & A

¿Cuál es el objetivo del plan de trabajo presentado por el administrador?

El plan de trabajo tiene como objetivo establecer las actividades a realizar durante el trimestre, incluyendo tareas administrativas, operativas y de mantenimiento dentro de la copropiedad, así como asegurar que se cumplan las normativas vigentes y los plazos establecidos.

¿Qué documentos se están actualizando en el plan de trabajo?

Se están actualizando diversos documentos clave, como la base de datos de propietarios, formatos de autorización de obras, formatos de visitas, manual de convivencia, políticas de manejo de datos personales, y los formatos de actas y acuerdos de pago.

¿Qué acciones se han tomado respecto a la representación legal de la copropiedad?

Se solicitó la actualización de la representación legal y se envió una carta a la alcaldía para la actualización de firmas en el banco, lo cual fue gestionado durante la semana del 15 de enero.

¿Qué importancia tiene la actualización de la base de datos?

La actualización de la base de datos es crucial para mantener un registro unificado y preciso de los propietarios y sus datos, lo que facilita la gestión administrativa, el envío de comunicaciones, y el cumplimiento de las normativas legales.

¿Cómo se está gestionando el tema de las visitas a la copropiedad?

Se está revisando el formato de autorización de visitas para evitar invasividad, asegurando que solo se autoricen visitas a través de un formato actualizado y conforme a las normativas de datos personales y de convivencia.

¿Qué actividades están siendo revisadas relacionadas con el mantenimiento de las zonas comunes?

Se están revisando actividades como el mantenimiento de la piscina, la limpieza de los sistemas hidráulicos (canaletas y bajantes), la impermeabilización de tanques de agua potable, y el mantenimiento de las lámparas de emergencia en las zonas comunes.

¿Qué medidas se están tomando respecto al manejo de la contabilidad y los pagos?

Se está revisando la contabilidad a través de la auditoría de los estados financieros, con énfasis en la correcta identificación de pagos, la liquidación de impuestos, y la gestión de la cartera para asegurar que todos los pagos y transacciones estén debidamente registrados y actualizados.

¿Cómo se está manejando la cartera de los propietarios morosos?

Se está gestionando la cartera de morosos mediante el envío de cuentas de cobro, la corrección de pagos mal identificados, y la preparación para iniciar procesos judiciales si es necesario. La asamblea decidirá si se contrata un abogado para estos casos.

¿Cuál es el estado de la preparación de la asamblea?

La preparación de la asamblea está en proceso, con un cronograma de actividades que incluye la entrega de zonas comunes y la socialización de temas como los subsidios. El cronograma incluye fechas clave, como la reunión de consejo y la entrega de documentos importantes a los propietarios.

¿Qué temas se tratarán en la reunión de consejo de administración?

En la reunión del consejo se discutirán temas clave como la aprobación del plan de trabajo, el manejo de la cartera, la actualización de documentos administrativos y la preparación de la próxima asamblea, con un enfoque en la mejora de los servicios y la infraestructura de la copropiedad.