Demo Digitaal Ondertekenen

Summary

This demo provides an in-depth guide on digital signing with Digital Vlaanderen, explaining its application, legal validity, and the process for organizations to integrate it. It covers user management, creating and customizing workflows, and various signing methods including ItsMe, personal seal, and bulk signing. The script also discusses templates, contact management, delegated settings, notifications, and profile customization, offering a comprehensive look at streamlining document signing processes.

Takeaways

• 📝 Digital signing is an application of Digital Flanders that allows organizations to sign documents and workflows using digital keys such as eID, personal seal, and It's Me.
• 💻 The application for digital signing is free, but there is a cost associated with signing using It's Me, which requires a subscription.
• 🔒 Every signature placed in digital signing has the same legal validity as a handwritten signature on a paper document.
• 🏢 Eligible organizations for digital signing include Flemish government entities, local authorities, schools, and other educational institutions.
• 🌐 To get started with digital signing, organizations should visit the website vlaanderen.be and navigate to the relevant section for digital signing.
• 👤 A 'user' in the context of digital signing is someone who either creates workflows or signs documents/workflows multiple times a month, as opposed to a 'contact person' who signs less frequently.
• 🛠️ Users have access to various features including personal data, quick actions, business activities, templates, contact persons, and signatures within the user management.
• 📑 Workflows can be created by selecting documents and choosing the order of signatories, with options for serial, parallel, or individual signing processes.
• 🔑 There is a distinction between using a personal seal versus It's Me for signing. The personal seal does not display the national registry number, unlike It's Me and eID.
• 🔗 Bulk signing allows for the simultaneous signing of up to 100 different workflows, with a time limit of 360 seconds to complete the action.
• 📧 Notifications can be customized to determine when emails are sent regarding document workflows, with options to reduce email frequency or set daily summaries.

Q & A

What is the purpose of the 'Digitaal Ondertekenen' application?

The 'Digitaal Ondertekenen' application is used for digitally signing documents and workflows using digital keys such as the eID, personal seal, and It's Me. It is part of the digital services offered by Digitaal Vlaanderen.

Is the 'Digitaal Ondertekenen' application free to use?

The application itself is free, but there are costs associated with using It's Me for signing documents, which requires payment.

What is the legal validity of a digital signature created with 'Digitaal Ondertekenen'?

A digital signature created with 'Digitaal Ondertekenen' has the same legal validity as a handwritten signature on a paper document.

Which organizations are allowed to use 'Digitaal Ondertekenen'?

The application is available for use by Flemish government entities, local authorities, schools, and other educational institutions.

How can an organization sign up to use 'Digitaal Ondertekenen'?

To sign up, an organization should visit the website 'vlaanderen.be/SL-digitaal-koppelteken' and follow the instructions to start using digital signing.

What is the difference between a 'user' and a 'contact person' in the context of 'Digitaal Ondertekenen'?

A 'user' is someone who either creates workflows or signs documents or workflows multiple times per month. A 'contact person', on the other hand, is someone who signs a document or workflow once a month or less.

How can a workflow be created in 'Digitaal Ondertekenen'?

A workflow can be created by clicking the 'new workflow' button, selecting documents, and then customizing the workflow with options such as adding participants, setting up email notifications, and defining post-signature actions.

What is a 'Bulk Sign' feature in 'Digitaal Ondertekenen'?

The 'Bulk Sign' feature allows users to sign multiple documents or workflows at once, up to 100, using their eID or It's Me, with a time limit of 360 seconds for the entire process.

What are the different types of templates in 'Digitaal Ondertekenen'?

Templates in 'Digitaal Ondertekenen' can be either personal or corporate. Personal templates can only be used by the individual who created them, while corporate templates can be reused by anyone within the organization with the right to use 'Digitaal Ondertekenen'.

How does the 'It's Me' signing method work in 'Digitaal Ondertekenen'?

To sign using 'It's Me', a user opens a workflow, selects 'It's Me' for signing, enters their mobile phone number, and continues. They are then redirected to the It's Me app where they select an icon and enter their pin code to complete the signing process.

What is the role of a 'delegate' in the context of 'Digitaal Ondertekenen'?

A 'delegate' is a person who is authorized to sign on behalf of another person in their absence. The original signer can set the delegate's authority period and ensure there are no overlaps in delegation.

How can a user customize their signature in 'Digitaal Ondertekenen'?

Users can customize their signature by choosing from options such as handwriting their signature, using a text-based signature, or uploading an image file. They can also add details like their name, title, company, and date.

Outlines

00:00

📝 Introduction to Digital Signing

This paragraph introduces the concept of digital signing as part of the 'Digitaal Vlaanderen' application. It explains that digital signing is a method to sign documents and workflows using digital keys such as eID, personal seal, and It's Me. The application itself is free, but there is a cost associated with signing using It's Me. The paragraph also clarifies that digital signatures have the same legal validity as traditional paper signatures. It outlines the types of organizations that can use digital signing, including Flemish government entities and educational institutions. The paragraph concludes with instructions on how to sign up for digital signing by visiting a specific website and starting the process.

05:00

🔑 Accessing and Using the Digital Signing Application

This paragraph details the steps to access the digital signing application and its user interface. It explains the process of navigating to the application's website, logging in with a digital key, and understanding the different sections of the application. The paragraph discusses the roles of users within the application, distinguishing between administrators and regular users, and outlines the features available to each role. It also covers how to create and manage workflows, including selecting documents, adding participants, and setting up the workflow process. The paragraph touches on various workflow options such as serial, parallel, and individual signing processes, and how to customize notifications and post-completion actions.

10:02

📚 Creating and Managing Workflows

This paragraph delves deeper into the process of creating workflows within the digital signing application. It describes how to select documents from the computer or library, add participants to the workflow, and assign roles. The paragraph explains the use of placeholders for unknown email addresses and the ability to send comments within the workflow. It also discusses post-workflow actions such as sending documents to recipients or a common mailbox and setting up email notifications. The paragraph highlights the limitations regarding document size and the inclusion of additional information fields in emails. It concludes with an overview of the different workflow stages, from serial to parallel signing processes, and individual workflows.

15:02

🏢 Organizational Workflows and Access Settings

This paragraph focuses on the organizational aspects of creating and managing workflows. It explains how to set up a workflow for multiple people, including the transition from serial to parallel signing processes. The paragraph discusses the role of an evaluator in the workflow, who can approve or reject the document, and the option to send copies of the signed document. It also covers access settings, allowing or restricting document downloads, printing, and text field modifications. The paragraph concludes with instructions on setting up reminders and access duration for workflows, emphasizing the importance of avoiding overlaps in delegated signing responsibilities.

20:04

🖋️ Customizing Signature Fields and Workflow Completion

This paragraph discusses the customization of signature fields and the completion of workflows. It describes how to add and position signature fields, initials, names, function titles, and company information. The paragraph also covers the use of date fields, text fields, and text areas, including options for mandatory fields and character limits. It explains the use of checkboxes and choice radio buttons, and how to set conditions for these elements. The paragraph concludes with the process of saving and sharing the workflow, and the verification of the workflow's settings before completion.

25:06

🗂️ Templates and Their Application in Workflows

This paragraph introduces the concept of templates in digital signing workflows, which are reusable workflows. It explains the difference between personal and company templates and how to create and apply them. The paragraph details the process of selecting a document, setting up post-signature actions, adjusting permissions, and defining access durations. It also discusses how to place signature fields, save the template, and apply it to new documents, ensuring that all settings are retained in the process.

30:06

📲 Signing via It's Me and Personal Seal

This paragraph explains the process of signing documents using It's Me and a personal seal. It describes how to initiate a signing process via It's Me, including entering a phone number and selecting an icon in the It's Me app, followed by entering a pin code. The paragraph also covers signing with a personal seal, which involves redirecting to an authentication app to receive a code for signing. It highlights the differences between these methods, such as the display of the national register number and the inability to bulk sign with a personal seal. The paragraph concludes with an overview of bulk signing capabilities and limitations.

35:07

🤝 Contact Persons and Groups in Digital Signing

This paragraph discusses the use of contact persons and groups in the digital signing process. It explains the difference between personal and company contact persons and how to create a personal contact person. The paragraph also covers the concept of groups, where multiple people can share a signing link, and how to create and manage these groups. It concludes with a brief mention of settings and delegated settings, which allow someone else to sign on one's behalf in case of absence.

40:08

⚙️ Administrative Features and Integrations

This paragraph outlines the administrative features available to a manager or administrator within the digital signing application. It explains how to handle integrations with other applications, including service provider applications and custom applications, as well as connections with SharePoint and other existing applications. The paragraph details the process of creating an integration, including naming the application and setting callback URLs. It also covers how to change recipients and send reminders as an administrator, and concludes with a brief mention of delegated settings and notifications.

🛠️ Advanced Settings and Profile Customization

This paragraph discusses advanced settings and profile customization options available to users. It explains how to edit personal information such as function title and company name. The paragraph also covers the selection of a default signature method, which can be a handwritten signature, text-based signature, or an image. It details the process of uploading an image file for the signature and setting it up for mobile apps. The paragraph concludes with options for designing the signature with data and logo, signed by date and reason, or just a plain signature.

🔄 Administrator's Ability to Modify and Send Reminders

This paragraph focuses on the administrator's ability to modify recipients and send reminders within the digital signing application. It explains how to access company settings and change document recipients, as well as how to send reminders to users. The paragraph details the steps to modify a recipient from one person to another and to send an email notification to the new recipient. It concludes with a brief overview of how to manage these tasks efficiently.

Keywords

💡Digitaal ondertekenen

Digital signing is the process of electronically signing documents, ensuring they hold the same legal validity as traditional paper-based signatures. It is a key feature of the Digitaal Vlaanderen application, which allows users to sign documents and workflows using various digital keys such as eID, personal seal, and ItsMe.

💡Digitaal Vlaanderen

Digitaal Vlaanderen is an application that facilitates the digital signing of documents for organizations. It supports multiple digital keys and offers a free service, although some features like signing with ItsMe may require payment. It streamlines document workflows and ensures legal compliance.

💡eID

eID, or electronic identity card, is a digital key used in Digitaal Vlaanderen for signing documents. It provides a secure and legally recognized method for electronic signatures, ensuring the authenticity and integrity of signed documents.

💡ItsMe

ItsMe is a digital authentication service that allows users to sign documents electronically. Unlike eID, using ItsMe for signing requires a fee. It integrates with Digitaal Vlaanderen, offering a convenient and secure method for digital signatures.

💡Rechtsgeldigheid

Legal validity refers to the recognition of digital signatures as equivalent to handwritten signatures on paper documents. In Digitaal Vlaanderen, every digital signature made with approved keys (eID, personal seal, ItsMe) holds the same legal weight as traditional signatures.

💡Werkstroom

Workflow in the context of Digitaal Vlaanderen refers to the sequence of steps involved in preparing, signing, and managing digital documents. Users can create new workflows, add documents, and define the signing order to streamline the document signing process.

💡Gebruikersbeheer

User management is the administrative process of managing users within the Digitaal Vlaanderen application. It includes assigning roles (such as administrator or user), managing access rights, and ensuring that users can efficiently use the digital signing functionalities.

💡Sjablonen

Templates in Digitaal Vlaanderen are pre-configured document workflows that can be reused. They can be created at the organizational level or for individual use, helping to standardize and speed up the document signing process by predefining common steps and settings.

💡Bulk ondertekenen

Bulk signing is the process of signing multiple documents at once using digital keys. In Digitaal Vlaanderen, this feature allows users to sign up to 100 workflows simultaneously, improving efficiency and saving time for organizations handling large volumes of documents.

💡Contactpersonen

Contacts in Digitaal Vlaanderen are individuals or groups defined within the system for easy access and management during the document signing process. They can be set up as personal or organizational contacts, facilitating streamlined communication and workflow management.

Highlights

Introduction to digital signing and its application in Flanders, including the use of digital keys such as eID, personal seal, and It's Me.

Explanation of the free application for digital signing and the associated costs for using It's Me.

Legal validity of digital signatures compared to traditional paper signatures.

Eligibility criteria for organizations to use digital signing, focusing on Flemish government entities and educational institutions.

Step-by-step guide on how to subscribe to digital signing services through the official website.

Overview of the user interface and functionalities available for users and administrators within the digital signing application.

Process of creating a workflow, including selecting documents, adding participants, and setting up the signing process.

Options for workflow progression, such as serial, parallel, and individual signing processes.

Utilization of CSV files for adding multiple users to a workflow simultaneously.

Customization of workflows with options to change from serial to parallel signing processes.

Role of an approver in a workflow and the impact on the process if the approver rejects the document.

Settings for user permissions within a workflow, including download, print, and text field modifications.

Access control settings to determine who can view and interact with a document.

Demonstration of adding attachments and merging documents within the digital signing platform.

How to create and apply templates for reusable workflows, both at personal and organizational levels.

Instructions for signing documents using It's Me, including the redirection to the It's Me app for authentication.

Difference between signing with a personal seal and with It's Me or eID, particularly regarding the display of the national register number.

Bulk signing feature, allowing for the simultaneous signing of up to 100 documents with a time limit.

Management of contact persons and groups for streamlined document signing processes.

Delegation settings to allow someone else to sign on your behalf in case of absence.

Notification settings to control when and how users receive emails related to document signing.

Customization of signature methods, including handwritten signatures, text-based signatures, and image signatures.

Administrative capabilities, such as integrations with other applications and the ability to change recipients or send reminders.

Transcripts

Welkom bij de demo van digitaal

ondertekenen op het einde van deze demo

zal u weten wat digitaal ondertekenen is

hoe U kunt aansluiten als organisatie

alsook waar u terecht kunt voor al uw

vragen als eerste gaan we bespreken wat

digitaal ondertekenen juist

is digitaal tekenen is een toepassing

van digitaal Vlaanderen waarmee u

documenten en werkstromen kunt tekenen

met een

aantal digitale sleutels zijn de eid

persoonlijke zegel en It's Me de

toepassing zelf is gratis Echter als u

wilt tekenen met Its me dient u hiervoor

te

betalen elke handtekening die gezet

wordt in digitaal ondertekenen heeft

dezelfde rechtsgeldigheid als een

handtekening die gezet wordt onder een

document in de papieren

versie de organisaties die mogen gebruik

maken van digitaal ondertekenen

zijn de Vlaamse overheid entiteiten

hiervan lokale besturen als ook school

en andere

onderwijsinstellingen als volg volgende

gaan wij bespreken hoee u juist kan

aansluiten voor aan te sluiten gaat u

naar de volgende

website

vlaanderen.be SL digitaal koppelteken

Vlaanderen SL digitaal koppelteken

ondertekenen als u op deze website bent

aangekomen ziet u een soortgelijke

pagina en de rechterzijde kiest u voor

starten met digitaal

ondertekenen in de eerste sectie dat u

hier zult zien zult u al informatie

vinden over de toepassing en hoe u kunt

gebruik maken ervan Het kan zijn op het

moment dat u deze demo ziet dat het er

iets anders uitziet dan hetgeen wat dat

u zelf

ziet nu u weet hoe U kunt aansluiten kom

wij terecht in de volgende sectie Hoe

ziet de toepassing er namelijk zelf uit

hiervoor gaan wij terug naar onze

website

zelf voor naar de toepassing te gaan

gaat u naar digitaal koppelteken

ondertekenen

vlaanderen.be op het moment dat u hier

op Als u deze website heeft bezocht en U

heeft aangemeld met een digitale sleutel

naar keuze komt u op de volgende pagina

terecht

Wat is een

gebruiker een gebruiker is een persoon

die ofwel werkstromen

aanmaakt kom ik zo dadelijk op terug

ofwel meermaals per maand een document

of werkstroom dient te

ondertekenen een gebruiker is geen

persoon die eenmaal per maand of minder

een document of werkstroom

ondertekent dit is voor ons een

contactpersoon

een gebruiker krijgt in het

gebruikersbeheer het recht digitaal

ondertekenen standaard bevat deze twee

contexten beheerder en

gebruiker Indien je gebruiker bent zie

je alles wat staat onder persoonlijke

gegevens alles onder snel acties onder

bedrijfsactiva sjablonen als ook

contactpersonen onder handtekeningen zie

je alles en onder standaardinstellingen

zie je default Enterprise

plan dit is in jullie organisatie

ongeveer 95 van de

populatie de context beheerder gaden wij

aan om aan 5 van jullie populatie te

geven met eigenlijk een aantal van

minimum twee

personen als volgende stap gaan we even

bekijken hoe dat we een werkstroom

kunnen aanmaken hiervoor klikken wij op

de knop nieuwe

werkstroom op het moment dat je op

nieuwe werkstroom hebt gedrukt kom je in

dit

terecht hiermee kun je documenten kiezen

die op uw computer staan en hiermee

documenten die dat in de bibliotheek

zitten we gaan een document kiezen wat

op mijn computer

staat als je het document hebt

geselecteerd komen wij in dit scherm

terecht ga even al deze knoppen één voor

één bespreken en vervolgens ook verder

gaan de eerste knop die wij tegenkomen

is hetzelfde als dat wij hier een naam

invullen op het moment dat wij een naam

invullen gaat er een tweede persoon

gewoon kunnen toegevoegd

worden en zo kunt je dat blijven

herhalen tot in de oneenigheid

dit kunt jij op dezelfde manier met deze

knop doen alleen komen daar op dat

moment geen namen in te

staan

op het moment dat wij kiezen voor

plaatsbord dat wij weten die in de

werkstroom zaken moet doen maar we

kennen hun e-mailadres niet

bijvoorbeeld een persoon die dat ehm

extern is ofzo maar je weet wel dat

iemand anders in de werkstroom dat die

wel de naam kent dan geven we die

bijvoorbeeld een naam zijn de

burgemeester op het moment dat

bijvoorbeeld Thomas weet a het

e-mailadres van Burgemeester is dit dan

kan Thomas deze gewoon

aanpassen CSV ga ik zo dadelijk gaan

uitleggen in combinatie met

individueel met deze knop opmerkingen

kunt je een opmerking sturen naar

iedereen die dat in de werkstroom

zit met de knop naverwerking kunnen wij

zeggen Wat moet er gebeuren op het

moment dat de werkstroom voltooid is We

kunnen aangeven dat het document naar

alle ontvangers worden

gestuurd dus al deze mensen die dat hier

in de werkstroom zitten of wij kunnen

ook aangeven van het document moet

verstuurd worden naar een

gemeenschappelijke

mailbox We kunnen hier ook inhoud INB

inzetten let wel op op het moment dat

gij een document hebt of een werkstroom

hebt die dat meer dan 15 mb groot is zal

dit niet werken aangezien dat dan op dat

moment de mailserver dit

tegenhoudt

e-mailbericht met de knop e-mailbericht

wordt er een extra

informatie veld toegevoegd aan de e-mail

die dat er wordt gestuurd op het moment

dat een ontvanger dit wilt

tekenen nu gaan we deze knoppen eventjes

overlopen serieel is hetzelfde zowi jij

het nu ook doet via papier persoon É

tekent vervolgens neemt je het blad gaat

je naar persoon 2 die tekent enzoverder

enzovoort

parallel parallel is

een een manier van tekenen wat je kunt

vergelijken met een ronde tafel je legt

het blad papier in het midden van de

ronde tafel en wie als eerste heeft

getekend heeft geluk wie als tweede

heeft getekend heeft ook geluk Het maakt

niet uit wie als eerste en als tweede

tekend enzoverder

enzovoort

individueel een individuele Flow is een

Flow waarbij dat iedereen die dat in de

werkstroom zit allemaal hetzelfde

document binnenkrijgen echter gaan zij

als enigste het document moeten tekenen

en Velden invullen

eventueel een

voorbeeld Stel dat je voor uw ganse

organisatie een doek Ent een wijziging

in het arbeidsreglement of een een

privacy overeenkomst wilt laten tekenen

dan kunt je dat doen in combinatie met

de CSV hier vult je al uw gebruikers in

in de vorm van eigenlijk e-mailadres

eerst en de volgende kolom zet je dan de

naam Je laat dat op en ze worden

allemaal tegelijkertijd

toegevoegd

aangepast een aangepaste werk werk

workflow is een workflow waarbij dat wij

op dat moment verschillende mensen

kunnen toevoegen maar we kunnen hier op

dat moment dan ook

aangeven dat bijvoorbeeld in dit

voorbeeld het van serieel naar parallel

gaat Ik teken als eerste vervolgens als

ik heb getekend gaat er een mail

vertrekker richting als ook richting

Thomas die op dat moment beide

tegelijkertijd gaan tekenen dus parallel

zijn de als dat allemaal gedaan is is

het volledig in

orde hier aan de rechterkant hebben wij

ook nog de mogelijkheid om een

beoordelaar in te stellen een

beoordelaar is letterlijk iemand die dat

zegt het is goed of het is niet goed

indien deze persoon zegt het is niet

goed

gaat de werkstroom terug naar

de werkstroom eigenaar dus hij wordt

automatisch

geweigerd tevens kun je ook kiezen voor

Kopi verzenden Indien je kiest voor

kopie verzenden wordt gewoon er een

kopie van het ondertekend document

toegevoegd als je deze persoon als

laatste zet is dit identiek hetzelfde

principe als onze naverwerking

deze knop

namelijk We gaan deze terug op

ondertekenaar zetten en we gaan deze op

parallel

zetten dan gaan we deze knoppen even

overlopen met deze knop kunnen wij

zeggen wat mag de persoon in kwestie of

bij de personen doen op het moment dat

zij hun werk moeten

doen We kunnen hier aangeven dat ze wel

het document of de werkstroom kunnen

downloaden kunnen

afdrukken of downloaden of tekstvelden

toestaan laat ik zo dadelijk zien welke

tekstvelden dat er bestaan voor daaraan

te koppelen bijlagen en Samenvoegen

toevoegen toestaan raad ik af om te

gebruiken laat het veranderen van de

ontvangers kan soms wel eens handig zijn

als je werkt met

externe wettelijke kennisgeving wordt

bijna niet

gebruikt Indien dat wij dit op opslaan

drukken geldt dit nu voor zowel Thomas

als ook voor

mij via de knop toegangsbeveiliging

instellen kunnen wij bepalen op

persoonsniveau of voor iedereen hoang

dat het document

eigenlijk te gebruiken Is dit kan zowel

op dagniveau zijn als ook ten opzichte

van een datum als wij hier invullen vif

dagen Betekent dat dat de werkstroom In

het totaal maximum 5 dagen kan open

blijven reden hiervoor is is omdat wij

parallel staan en de maximale datum VI

vif dagen

is met de knop

[Muziek]

gebruikersvereniging

[Muziek]

we vullen hier het wachtwoord in en

vervolgens bij de nieuwe aanmaak dus op

het moment als de werkstroom wordt

gestart wordt er gevraagd om het

wachtwoord we drukken op

opslaan als laatste onder de drie

puntjes kunnen wij een herinnering

instellen dit kan op persoonsniveau zijn

maar ook voor

iedereen We kunnen die eenmaal laten

herinneren maar we kunnen deze ook

blijven minderen tot in de

oneindigheid in dit geval zou dat

betekenen dat Thomas en ik elke dag een

mail zou krijgen gedurende 101 dag

omwille van het feit dat deze op 100

staat plus deze op één staat maar

doordat wij deze op vijf

hebben vijf mails

gestuurd nu dat wij al deze instellingen

juist hebben gezet kunnen wij drukken op

de knop

volgende als wij op volgende hebben

gedrukt komen wij rechtstreeks in het

document terecht Aan de linkerzijde

hebben we de knop bijlagen hier kunnen

wij andere bijlagen toevoegen dit kan

van alles zijn dit kan een ondertekend

document zijn maar dit kan evengoed ook

een plan of een zitband of iets anders

zijn dit kiest u van op uw computer en

dan kunt u dat op dat moment daar gewoon

aan

toevoegen verder kunnen wij via het

tandwieltje extra documenten

toevoegen via de knop document

Samenvoegen kunnen wij een ander

document

nemen en aangeven of dat die onder of

boven het huidig document moet gezet

worden Ik heb aangegeven onder het

huidig document Dus dat betekent als ik

naar on Scroll dat ik nu opeens twee

pagina's

heb aan de rechterzijde hebben wij onze

bijer

ontvangers het eerste wat we altijd doen

is de handteken verder

zetten Waarom als wij deze niet

bijvoorbeeld nu in dit geval maar É en

ik druk op delen dan krijgen wij de

melding dat niet elke ondertekenaar een

handteken veld

heeft dus Dit is het eerste wat wij

doen de handteken Velden zijn

geplaatst

initiale daarmee kunt je uw initiaal

instellen

naam als je hier uw naam zet bij mij

gaat die logischerwijs mijn naam

weergeven maar Indien dat ik die bij

Thomas ga zetten gaat die automatisch

ingevuld worden als Thomas de werkstroom

start reden hier van is is dat ik Thomas

niet ben e-mailadres is het e-mailadres

waaruit Het gebruikersbeheer komt of uit

het contactpersoon veld

komt functie titel en bedrijf toevoegen

laat ik u z dadelijk

zien

datumvelden veld Dat is een veld waar

dat automatische datum in komt te staan

van

vandaag op het moment dat gij gaat

tekenen

tekstveld met een tekstveld kunt je een

aantal instellingen doen we kunnen deze

limiteren op getallen

we kunnen deze natuurlijk ook verplicht

maken en we kunnen het aantal karakters

bepalen tevens kunnen wij in hetzelfde

tekstveld nog een andere aanpassing doen

Indien dat wij deze op tekst zetten en

we zetten die op verplicht Kunnen wij

hier zeggen Deze tekst moet in staan

bijvoorbeeld test Indien dat test niet

wordt gezet gaat hij een foutmelding

geven tekstgebied

dit is hetzelfde als een tekstveld de

tweede met het grote verschil dat dit

alleen maar tekst is dus geen limitering

op get op

getallen hier kunnen we tevens op nieuw

aangeven het aantal karakters wat dat er

mogen gebruikt

worden als volgende hebben wij onze

keuzerondjes de keuzerondjes laten ons

toe om te kiezen tussen a b of

c Indien u verderop in uw document nog

ergens anders keuzerondjes wil toevoegen

dit gaat

als Wi namelijk hier naar de

instellingen gaan dan kunnen wij hier

onze groep naam

aanpassen als we deze aanpassen naar G2

en we drukken op verplicht en dit

opslaan dan gaat het volgende

keuzerondje wat wij plaatsen gaat van

hetzelfde groep

zijn namelijk

G2 als voorlaatste hebben we ons

aankruisen met deze voorwaarden deze

kunnen wij tevens ook opnieuw verplicht

zetten we drukken op opslaan en dan is

dat ook volledig in orde het

laatste onze tekst daar juist gaf ik aan

dat we een limiet kunnen zetten op wat

een persoon mag doen één van die Velden

was tekstvelden toest staan Het gaat

over dit veld wat wel of niet mag gedaan

worden Ik ga hier tekst

inzetten vervolgens ga ik dit opslaan

deze tekst die blijft daar instaan op

die plaats tot het einde recht tjen

Indien je dit niet wilt kan je dus het

beste dit vinkje

uitvinken wij drukken op nu delen en

vervolgens gaan we terug naar de

startpagina op het moment dat we terug

op het dashbord zijn zien wij het juist

aangemaakte document in afwachting van

verwerking staan als we hierop klikken

komen wij bij al onze werkstromen uit

als wij nu kie voor

ondertekenen komen wij in de werkstroom

zelf uit Waarna wij drukken op starten

Wij kiezen één van deze drie

mogelijkheden vervolgens kiezen wij één

van deze twee

mogelijkheden vervolgens gaan wij

akkoord met deze

[Muziek]

voorwaarde mijn naam deze kan ik nog

aanpassen Indien dat ik dit

wil de

datum kan ik aanpassen naar morgen of

overmorgen Of

verderop Dit is het veld waard dat wij

aangaven dat er alleen maar cijfers in

konden

staan Ikzelf ben nu de hele tijd aan het

drukken op letters maar dit doet niks

als ik mij nu cijfers inzet lukt wel wat

dus de bedoeling was dit veld is het

veld waardo wij aangaven dat er een

bepaalde tekst in moet staan we gaan

daar een tekst inzetten Deze is echter

niet juist hiervan krijgen wij ook een

melding vervolgens gaan wij terug de

juiste tekst erin

zetten

dit was

test nu komen wij in het veld waar dat

wij

onze 50 karakters in hadden aangegeven

dus wij gaan 50 karakters

intypen

Oh onze 50 karakters zijn helemaal

voltooid dit leert ons het volgende elke

karakter elke spatie elke punt elke

enter alles van leestekens wordt bekeken

als een karakter Hou hier rekening mee

als volgende hebben wij onze initiale

standaard Da staat deze op

tekst Je kan deze ook zelf

schrijven Echter als je deze TK eens

opnieuw moet gaan schrijven word je er

wel bedreven in maar daarvoor dat we het

ook kunnen opladen ik laat u zo dadelijk

zien waar dat je het kan

opladen

tot op hen hebben wij nog niks

juridische geldigheid

gegeven echter bij de laatste keuze

wel standaard staat Ed en persoonlijke

zegel open Indien u als organisatie wil

gebruik maken van Its me Is dit mogelijk

hier kan u contact opnemen met digitaal

Vlaanderen digitaal ondertekenen voor

een contract met ons aan te gaan we gaan

nu verder gaan met

[Muziek]

ID hier staat standaard ook het op tekst

Je kunt het daar idam dit zelf

schrijven

of je kan het ook op

laden als laatste drukken wij onze

pincode in vier bolletjes en we drukken

op

oké Op dit moment is het

getekend we drukken op sluiten en ons

werk zit

erop het volgende wat we gaan bespreken

zijn

sjablonen sjablonen bestaan er in twee

versies

persoonlijke of

bedrijfs Wat zijn sjablonen sjablonen

zijn werkstromen die je kunt

hergebruiken Indien je ze maakt op

bedrijfsniveau kan iedereen in uw eigen

organisatie die het gebruikersrecht

digitaal ondertekenen heeft

hergebruiken Indien je ze maakt op

persoonlijk niveau kan jij als enigste

deze gebruiken de werkwijze is identiek

hetzelfde Wij gaan in dit

voorbeeld gebruik maken van de

persoonlijke

sjablonen als we op sjablonen hebben

gedrukt komen we in dit scherm terecht

we drukken op het

plusje en we selecteren een

document we vullen onze namen in die

moeten

tekenen we kiezen bij naverwerking dat

het document naar iedereen moet gestuurd

worden We zetten de werkstroom in

parallel we passen de machtigingen aan

bij iedereen en we zeggen dat we het

mogen

downloaden we passen tevens ook de

wijziging bij toegangsbeveiliging ook

gaan naar dat het document 12 dagen mag

blijven

bestaan dat de werkstroom binnen 12

dagen moet getekend zijn we passen de

ingestelde herinnering ook nog aan we

herinneren deze nog eens opnieuw

gedurende 24

dagen we drukken op

opslaan we drukken op volgende en we

gaan onze handteken Velden plaatsen onze

handteken Velden plaatsen wij op een

plaats waard dat we zeker weten dat er

geen tekst komt te

staan we gaan naar de

instellingen we drukken het vinkje aan

bij maak dit veld altijd aan op de

laatste pagina we bevestigen dit en dit

doen we idem ditto voor het

andere we we drukken op

gered en We geven deze een

naam We zetten een

beschrijving en we drukken op

opslaan nu het sjabloon aangemaakt is

gaan we deze gaan toepassen op een nieuw

document hiervoor drukken wij opnieuw op

nieuwe

werkstroom we selecteren een

document Ik ga in dit voorbeeld nu geen

één pagina document nemen maar een vijf

pagina tellent

document we drukken op het tweede

icoontje sjabloon toevoegen we

selecteren het juist aangemaakte

sjabloon en we drukken op toepassen

we zien dat al onze instellingen die wij

hebben gedaan allemaal aanwezig

zijn in de ha verwerking zagen we juist

het

staan als we hier gaan kijken zien we

dat we downloaden toestaan hebben

goedgekeurd 12

dagen en als

laatste onze herinnering staat op

24 we drukken op

volgende we gaan helemaal naar on naar

onze laatste pagina en hier op deze

plaats hebben wij onze Velden gezet we

drukken op nu

delen en we komen terug op onze

startpagina het volgende wat we gaan

bespreken is het tekenen van

itsmi hiervoor openen we een

werkstroom we drukken op

starten vervolgens kiezen we voor hier

ondertekenen en we kiezen It's

me hier vullen we ons gsm nummer in en

drukken op

continue vervolgens worden wij

teruggestuurd naar digitaal

ondertekenen hier kiezen we voor nu

ondertekenen We worden opnieuw do

verwezen naar It's me waar dat we een

icoon moeten selecteren

Als we het icoon hebben geselecteerd in

de app moeten wij vervolgens onze onze

pincode

invullen Als dit gebeurd is kan mij

terug worden gestuurd naar digitaal

ondertekenen en zien we dat het

ondertekend

is dit is het tekenen via It's

Me het volgende wat we gaan bespreken is

tekenen persoonlijke

zegel Wij openen hiervoor een

werkstroom wij drukken op starten we

drukken op hier

ondertekenen persoonlijke zegel is

standaard ingesteld op het moment dat je

een koppeling hebt met digitaal

ondertekenen samen met

eed we nemen persoonlijke zegel We

worden doorverwezen naar

adom waar we onze gebruikersnaam en

wachtwoorden in te vullen en vervolgens

drukken we op

login vervolgens komen wij terug in

digitaal ondertekenen en we drukken op

nu

ondertekenen dit werkt samen met een

Authenticator app naar Keuze Z ofwel

Microsoft Authenticator Google

of adom Authenticator in uw

Authenticator app krijg je een code en

deze code vult u op dat moment

in hiervoor Heeft u 30 seconden de

tijd Als je de code juist heb ingetypt

is het

ondertekend Wat is het verschil met

tekenen via persoonlijke zegel ten

opzichte van It's Me en eed

het grote verschil is dat met eed en

It's Me wordt uw rijksregisternummer

getoond bij tekenen met persoonlijke

zegel wordt deze niet getoond Tevens is

het ook niet mogelijk om een bulk te

ondertekenen wat Bulk ondertekenen is

daar komen we zo duidelijk

op Nu gaan we bespreken hoe je in bullen

kunt

ondertekenen hiervoor gaan we terug naar

onze werkstromen

we drukken bovenaan op het vierkantje

waardoor dat al onze werkstromen worden

geselecteerd we drukken op Bulk

ondertekenen we drukken op

volgende de huidige manieren om een bulk

te ondertekenen zijn met eed als ook met

It Smi we drukken in dit voorbeeld op

ide we drukken op nu

ondertekenen en vervolgens drukken wij

onze pincode

in je kan tot 100 verschillende

werkstromen tegelijkertijd in Bulk

ondertekenen Er zit een limiet op qua

aantal seconden van 360

stuks Indien het meer dan 360 seconden

duurt krijg je een

timeout Dit was Bulk

ondertekenen het volgende wat we gaan

bespreken zijn

contactpersonen contactpersonen bestaan

er op twee manieren ofwel persoonlijke

ofwel bedrijfs

contactpersonen bedrijfscontact personen

zijn contactpersonen die door iedereen

in uw organisatie kan gebruikt worden

persoonlijke kunnen alleen maar door u

alleen worden gebruikt

werkwijze is emito hetzelfde daarom gaan

wij een persoonlijke contactpersoon

aanmaken wi drukken hiervoor op het

plusje wij vullen hun naam en hun

voornaam in met als ook hun

e-mailadres men drukt op opslaan en bij

deze is de contactpersoon naam een

voornaam

toegevoegd daarbij behorend bestaat er

ook nog zoiets als groep

groepen zijn personen die dat

samen een koppeling kunnen gebruiken

voor te tekenen hierbij maakt het niet

uit of dat de eerste persoon tekent of

de tweede persoon in dit voorbeeld ga ik

een groep maken

genaamd digitaal

ondertekenen we vullen hier mijn naam in

en ik vul hier Thomas zijn naam

in ik druk op

opslaan concreet betekent dit als ik

deze groep ga toevoegen in de werkstroom

maakt het niet uit of ik of Thomas gaat

tekenen Dit is alles over groepen als

ook over

contactpersonen het volgende wat we gaan

bespreken is instellingen

gedelegeerde instellingen

gedelegeerde kan je ervoor zorgen dat

iemand anders in uw plaats gaat

ondertekenen als u zelf afwezig bent

hierbij drukt u op het plusje men vult

hier de naam in van de persoon die in uw

plaats gaat tekenen men vult in Vanaf

wanneer tot wanneer dus lat ons zeggen

vanaf vandaag van de middag om 5 vo tot

zondagavond 5

vo vervolgens is Thomas met verlof en

dan gaan wij Arnold gaan

toevoegen Arnold gaan we dan nemen vanaf

de 18e 12 uur 's nachts

tot de 24e ook 5 vo uur 's

nachts Let op zorg dat bij het toekennen

bij het aanmaken van uw delegaties dat

er nooit een overlapping is tussen beide

personen met deze onderste knop kun jij

iemand instellen die vooraleer dat het

document bij u terecht komt de

werkstroom bij u terecht komt dat iemand

anders deze moet goedkeuren als dit is

ingesteld Betekent dat dat Thomas in de

geval eerst mijn werkstromen gaat

binnenkrijgen en vervolgens als zij ze

heeft goedgekeurd ga ik ze kunnen

ondertekenen Dit is alles over

instellingen

gedelegeerde als volgende gaan wij de

kennisgevingen bespreken met de

kennisgevingen kunt u bepalen wanneer u

een mail gaat

ontvangen Het belangrijkste is dat

wanneer ik document deel aanstaat Indien

dat deze afstaat zal er geen e-mail

vertrekken op het moment als je zelf een

werkstroom aanmaakt Indien je zo weinig

mogelijk e-mails wilt binnenkrijgen vind

je alles uit behalve de onderste twee en

ook met een dagelijks overzichts e-mail

voor mijn openstaande documenten en

vervolgens druk je op opstaan dit

betekent dat op het moment dat er in

afwachting van

verwerking geen cijfer nul staat dat u

een e-mail gaat ontvangen Indien u daar

het cijfer nul heeft te staan krijgt u

geen e-mail Deze e-mail is maar eenmalig

per dag Dit is alles over

kennisgevingen We gaan nu even naar

persoonlijke gegevens aan de linkerzijde

drukken wij op

bewerken als je hierop gedrukt hebt kun

je de functietitel invullen alsook de

bedrijfsnaam Indien je beide hebt

ingevuld kan u drukken op

opslaan vervolgens hebben wij op het

hoofdscherm ook nog handtekening staan

hier kunnen wij de standaard methode

selecteren ofwel handtekening schrijven

ofwel get tekst gebaseerd ofwel een

beeltenis een beeltenis dat doet u door

op lateren te drukken en dan kiest u

vervolgens een png jpeg gif PNP bestand

uit naar

Keuze deze kan u ook instellen voor

mobiele apps als ook voor een

initiaal vervolgens kan ook kiezen voor

het ontwerp of dat deze is een

handtekening Met gegevens en logo

getekend door datum en de reden met het

logo erbij of handtekening Met gegevens

getekend door datum en de reden met uw

handtekening of alleen een

handtekening Indien u één van

bovenstaande één van de bovenste

mogelijkheden heeft geselecteerd

kan u ook via instellingen handtekening

de reden van ondertekening zetten als

ook

contactgegevens Dit is alles over

handtekeningen als ook over uw eigen

profiel Nu gaan wij

omschakelen naar beheerders

mogelijkheden al hetgeen wat hier vor

ging kan ook gedaan worden door een

beheerder maar een beheerder kan ook nog

extra andere zaken

allereerst

integraties een integratie is een

koppeling met een andere toepassing dit

kan een toepassing zijn van een

dienstenleverancier als ook een eigen

toepassing alsook een koppeling met

SharePoint of met andere toepassingen

die dat er bestaan hiervoor druk je op

eh integraties en vervolgens op het

plusje u wilt de naam van de de

toepassing

in u zet bij de callback url de url die

u van de dienstenleverancier heeft

gekregen mocht deze niet gegeven zijn

dan kan u daar gewoon dezelfde URL

invullen Als bovenaan in uw

adresbalk u drukt op genereren u

kopieert beide gegevens naam toepassing

en

klantgemak je op

opslaan Indien u op opslaan heeft

gedrukt is de integratie aangemaakt Dit

is alles wat gaat over

integraties het volgende wat we gaan

bespreken is hoe je als beheerder een

wijziging kunt doen van ontvanger als

ook een herinnering kunt sturen Hiervoor

ga je aan de rechterzijde op het

mannetje drukken en vervolgens kiezen

voor bedrijfsinstellingen

aan de linkerzijde kies je voor

documenten En je drukt op de drie

puntjes vervolgens kies je voor

ontvanger wijzigen het eerste icoontje

Wat U krijgt is de herinnering

knop nu kjt in dit geval Thomas een

mail vervolgens Als je drukt op het

potloodje kan ik Thomas wijzigen naar

ARN waardoor dat ARN nu in dit geval als

ik op gereed ga drukken ook een mail

gaat

ontvangen nu gaat ARN in plaats van

Thomas gaan

tekenen dit is hoe je een wijziging kunt

doen van ontvanger als hoek hoe je een

herinnering kunt sturen