Top 9 Google Drive Tips for Productivity!

Jeff Su
16 Mar 202108:47

Summary

TLDR在这段视频中,Jeff 分享了九个关于 Google Drive 的高效使用技巧,旨在帮助学生和职场人士提升工作和学习效率。内容包括如何通过创建快捷方式来高效管理文件、利用浏览器地址栏快速搜索文件、使用高级搜索功能以及从 PDF 和图片中提取文本等实用功能。此外,还介绍了如何启用离线同步、常用快捷键和如何在手机应用中自定义默认应用程序等技巧。最后,Jeff 提醒观众在使用 Google Drive 时要有意识地整理和标记重要文件,以提高工作效率。

Takeaways

  • 😀 提示一:在Google Drive中,使用快捷方式共享文件,而不是移动文件。这样可以保持文件的组织性,并确保团队对原文件的更改得到实时反映。
  • 😀 提示二:通过浏览器地址栏直接搜索Google Drive文件,省去打开Google Drive页面的步骤。只需启用Chrome的搜索引擎设置即可。
  • 😀 提示三:使用Google Drive的“在此文件夹中搜索”功能,帮助快速找到文件,尤其是文件名相同的情况下。
  • 😀 提示四:在Google Drive中使用高级搜索,帮助通过文件格式、拥有者等条件找到文件,尤其在记不住文件名时。
  • 😀 提示五:Google Drive支持从PDF和图片中提取文本。只需右键点击文件并选择用Google Docs打开,系统会自动提取文本并生成文档。
  • 😀 提示六:启用Google Drive的离线同步功能,确保在没有网络连接的情况下仍能编辑和访问文件,连接上网后自动更新。
  • 😀 提示七:常用Google Drive快捷键提高效率,例如使用N键重命名文件,G+N和G+L键快速在不同面板之间切换,Command+/打开快捷键帮助。
  • 😀 提示八:在Google Drive移动端应用中,可以更改打开文件的默认应用,方便根据需要选择浏览器或其他服务。
  • 😀 提示九:在Google Drive中只标记重要文件为“星标”,避免标记过多不常用的文件,从而保持快速访问的有效性。
  • 😀 提示十:通过减少星标文件的数量,可以提升Google Drive的使用效率,仅保留常用文件,其他的可以随时取消星标,保持整洁和高效。

Q & A

  • 如何在Google Drive中高效共享会议记录而不影响原始文件?

    -你可以使用快捷方式而不是直接移动文件。按住选定的键并拖动文件来创建快捷方式,这样原始文件会保留在你的Google Drive中,而同事对快捷方式的修改会实时反映在原始文件上。

  • 在浏览器地址栏中如何直接搜索Google Drive的文件?

    -你可以通过按Command + T打开新标签页,输入'drive'并按Tab键,然后开始搜索文件。为了启用此功能,需要在Google Chrome的设置中添加Google Drive为搜索引擎。

  • 如何在Google Drive中快速定位重复名称的文件?

    -你可以在已知文件所在的文件夹内,右键点击并选择'在此文件夹内搜索',然后输入文件名,这样只会显示该文件夹中的文件,避免打开多个文件进行检查。

  • 如何利用Google Drive的高级搜索功能?

    -在Google Drive中使用高级搜索功能时,可以点击下拉箭头选择文件格式、所有者等选项。这样,即使你记不住文件的名称,也可以通过其他信息快速找到文件。

  • Google Drive如何从PDF和图片中提取文本?

    -你可以右键点击PDF或图片文件,选择'用Google文档打开',Google Drive会自动生成一个新文档,保留原始截图并将提取的文本放在下方,你可以直接编辑文本并分享给团队。

  • 如何在没有Wi-Fi时使用Google Drive?

    -你可以启用Google Drive的离线同步功能,这样即使没有网络连接,你仍然可以编辑文件。当你重新连接互联网时,所有的更改会自动同步。

  • 在Google Drive中,如何使用键盘快捷键快速重命名文件或文件夹?

    -你可以选择一个文件或文件夹,按'N'键来快速重命名,而不需要右键点击或选择'重命名'选项。

  • 如何通过Google Drive的键盘快捷键快速在不同区域之间切换?

    -你可以按'G'和'N'键跳转到导航面板,按'G'和'L'键返回中间区域。通过这些快捷键,可以快速在文件和文件夹之间切换,提高工作效率。

  • Google Drive的移动应用如何设置默认打开文件的应用?

    -在Google Drive的移动应用中,你可以进入设置,选择默认应用来打开文件,比如选择默认的浏览器、邮件服务提供商等,这样每次打开文件时会自动使用设定的应用。

  • 如何有效管理Google Drive中的星标文件?

    -只星标那些真正需要经常访问的文件或文件夹,而不是星标一切看似重要的文件。如果你发现自己一周内没有使用某个星标文件,可以取消星标,这样可以保持星标的文件简洁和高效。

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