Déclarer un festival - L'instant Pro (spécial Avignon) #18

Summary

Organiser un festival, qu'il s'agisse de concerts ou de pièces de théâtre, nécessite une préparation rigoureuse, notamment en matière de démarches administratives. Avant tout, l'organisateur doit obtenir le récépissé de déclaration d'activité d'entrepreneur du spectacle, assurer la sécurité des lieux, et souscrire les assurances nécessaires. En fonction du lieu, des déclarations auprès des autorités locales, telles que la mairie ou la préfecture, peuvent être exigées. Des démarches spécifiques, comme la demande de diffusion de musique à la SACEM et l'autorisation d'ouvrir une buvette, sont également cruciales pour la réussite de l'événement.

Takeaways

• 😀 Un festival nécessite un organisateur qui doit gérer les démarches administratives avant la manifestation.
• 😀 Si le festival comprend plus de six représentations, une déclaration d'activité d'entrepreneur du spectacle est obligatoire.
• 😀 Il est important de faire les démarches administratives au moins un mois avant la première représentation du festival.
• 😀 Si vous utilisez l'espace public pour un festival, une demande de déclaration doit être faite auprès de la mairie concernée.
• 😀 La sécurité des participants doit être assurée, notamment avec des mesures comme un poste de secours et des installations conformes aux normes.
• 😀 Les assurances doivent être souscrites pour couvrir les risques liés à la manifestation, notamment en cas de dommage.
• 😀 Si le festival se tient sur un terrain privé avec plus de 1500 personnes, une déclaration doit être faite au maire (ou préfet de police à Paris et dans les Bouches-du-Rhône).
• 😀 Les établissements recevant du public (ERP) sont responsables des questions de sécurité, et cela fait partie du coût de la location de l'espace.
• 😀 Un dossier de déclaration bien préparé, avec tous les justificatifs nécessaires, permet d'éviter des complications administratives.
• 😀 Pour la diffusion de musique ou de textes, il est nécessaire de demander les autorisations adéquates auprès de la SACEM ou des ayants droit.
• 😀 Si vous prévoyez d'ouvrir une buvette, il est impératif d'obtenir l'autorisation du maire et de respecter les réglementations sur les boissons servies.

Q & A

Pourquoi un organisateur de festival doit-il se préoccuper des démarches administratives avant l'événement ?

Un organisateur doit se soucier des démarches administratives pour garantir la conformité légale du festival, assurer la sécurité des participants et respecter les obligations liées à la diffusion de musique, à la vente de boissons, et à la sécurité publique.

Quelles sont les obligations concernant la déclaration d'activité d'entrepreneur du spectacle ?

Si le festival implique plus de six représentations, l'organisateur doit obtenir un récépissé de déclaration d'activité, également appelé licence d'entrepreneur du spectacle, au moins un mois avant la première représentation.

Quand faut-il prévenir les autorités locales et quel type de déclaration est nécessaire ?

L'organisateur doit prévenir les autorités locales, comme la mairie ou la préfecture, si l'événement se déroule dans un espace public ou nécessite des mesures de sécurité. Cela permet aux autorités de vérifier les aspects de sécurité et de réglementation.

Quelles sont les implications en matière de sécurité pour un festival ?

L'organisateur doit s'assurer que les installations (tentes, gradins, enceintes) respectent les normes de sécurité. Il doit aussi souscrire des assurances pour couvrir les dommages éventuels et organiser un poste de secours si nécessaire.

Que faire si l'événement se déroule dans un lieu privé, comme un champ, et dépasse 1500 personnes ?

Même si l'événement se déroule sur un terrain privé, si le nombre de participants dépasse 1500 personnes, il est nécessaire de prévenir la mairie, sauf dans des cas spécifiques comme Paris ou les Bouches-du-Rhône où c'est le préfet de police qui doit être informé.

Quelles démarches doivent être effectuées pour la diffusion de musique lors d'un festival ?

L'organisateur doit faire une demande de diffusion auprès de la SACEM pour payer les droits d'auteur et, si nécessaire, la rémunération équitable pour les œuvres enregistrées diffusées durant le festival.

Que faut-il savoir concernant les droits d'auteur pour les pièces de théâtre jouées lors d'un festival ?

Il est essentiel de demander l'autorisation de l'auteur ou du détenteur des droits avant de diffuser une œuvre théâtrale. Cela peut inclure un contrat ou une cession des droits.

Quelles démarches sont nécessaires si l'organisateur souhaite ouvrir une buvette temporaire pendant le festival ?

L'organisateur doit adresser une demande au maire pour ouvrir une buvette temporaire, en précisant qu'elle ne servira que des boissons sans alcool ou des boissons alcoolisées comme du vin, de la bière, ou du cidre.

Pourquoi est-il important de déposer son dossier de déclaration bien à l'avance ?

Il est important de soumettre le dossier suffisamment tôt pour permettre aux autorités de vérifier la conformité de l'événement et d'éviter les retards dans l'instruction ou la nécessité d'une commission de sécurité.

Que se passe-t-il si l'organisateur ne respecte pas les obligations administratives avant un festival ?

Si l'organisateur ne respecte pas les obligations administratives, cela pourrait entraîner l'interdiction de l'événement par le maire ou le préfet, surtout si des questions de sécurité, de sûreté, ou de salubrité publique ne sont pas garanties.