Document What Matters: Lean Best Practice for Process Documentation - Gillian von Runte

Summary

En este video, la ponente aborda cómo aplicar los principios de Lean a la documentación en organizaciones, destacando cuatro enfoques clave: eliminar lo innecesario, usar visuales en lugar de solo texto, priorizar lo que realmente agrega valor y hacer que la documentación sea parte del trabajo diario o descartarla. Enfatiza la importancia de simplificar, hacer la documentación accesible y visualmente atractiva, y mantenerla actualizada para que sea útil tanto para los empleados como para los clientes. Estas prácticas buscan mejorar la eficiencia y la experiencia tanto interna como externa en las organizaciones.

Takeaways

• 😀 Elimina la necesidad de documentación: Si una función, proceso o producto no se está utilizando, no vale la pena documentarlo.
• 😀 La documentación debe ser simple y directa: Evita agregar capas innecesarias de información. Cuanto más intuitivo sea el diseño, menos documentación será necesaria.
• 😀 Usa un enfoque basado en riesgos: Identifica los puntos críticos donde podrían ocurrir errores o problemas, y enfoca la documentación en esos casos.
• 😀 La documentación visual es más efectiva: Utiliza imágenes, diagramas, videos o señales visuales que sean fáciles de entender y que muestren claramente lo que se debe hacer.
• 😀 Prioriza los aspectos que realmente importan: Documenta las interacciones con los usuarios que tienen el mayor impacto y que son más frecuentes.
• 😀 Haz de la documentación parte del trabajo diario: Si la documentación no se utiliza regularmente, se volverá obsoleta rápidamente. Haz que sea parte del flujo de trabajo diario.
• 😀 Involucra a todos en la actualización de la documentación: En entornos ágiles, permite que las personas que están directamente involucradas en los procesos actualicen la documentación con cada cambio.
• 😀 Aplica la regla 'normal o nada': Si la documentación no se usa en la práctica diaria, es mejor eliminarla para evitar que quede obsoleta.
• 😀 La empatía mejora la comprensión: La documentación que muestra el impacto de las acciones y cómo afecta a otros (como los conductores de taxis o los animales) crea una conexión emocional y mejora la comprensión.
• 😀 La documentación debe ser dinámica: La documentación debe actualizarse constantemente con cada cambio en los procesos, especialmente en entornos ágiles.
• 😀 El principio de la 'prueba y error' en la documentación: A medida que trabajes en la documentación, asegúrate de validar si realmente ayuda a los usuarios a resolver problemas o comprender mejor los procesos.
• 😀 Reemplaza las instrucciones escritas con comandos visuales o sencillos: Menos texto, más claridad. Proporciona instrucciones claras y fáciles de seguir sin sobrecargar al usuario.

Q & A

¿Cuál es la importancia de proporcionar instrucciones claras y accionables en la documentación?

Las instrucciones claras y accionables ayudan a los usuarios a gestionar situaciones problemáticas de manera efectiva. En lugar de asumir que todo saldrá bien, la documentación debe proporcionar una guía sobre qué hacer cuando algo sale mal, lo que reduce la frustración y mejora la experiencia del usuario.

¿Por qué es importante mantener las instrucciones concisas?

Mantener las instrucciones concisas ayuda a evitar la confusión. Al eliminar información innecesaria, se facilita la comprensión y se asegura que los usuarios solo reciban lo esencial para realizar las tareas de manera eficiente.

¿Qué significa el principio 'Usa o pierde' en relación con la documentación?

El principio 'Usa o pierde' sugiere que la documentación debe ser útil y utilizada regularmente. Si no se está utilizando, es probable que se quede obsoleta. Por eso, es crucial actualizarla constantemente, especialmente en entornos ágiles donde los cambios son frecuentes.

¿Cómo se relaciona la alineación interna y externa con la creación de documentación?

La alineación interna y externa asegura que la documentación sea coherente tanto dentro de la organización como con lo que se presenta a los usuarios. Esto ayuda a mantener la consistencia en los procesos y en la comunicación con los clientes.

¿Qué herramientas de gestión visual se sugieren para mejorar los procesos y la documentación?

Se recomienda utilizar herramientas como gráficos o diagramas visuales para facilitar la comunicación de problemas y mejoras en los procesos. Un ejemplo es el 'gráfico de sarampión' en Lean, que permite marcar de forma sencilla los puntos de mejora en el proceso.

¿Cómo se puede facilitar la actualización de la documentación en un entorno ágil?

En un entorno ágil, se debe empoderar a los miembros del equipo para que actualicen la documentación con cada cambio que realicen. Esto asegura que la documentación esté siempre actualizada y refleje los procesos y herramientas más recientes.

¿Por qué es importante que todos en la organización contribuyan a la actualización de la documentación?

Es importante porque, en ausencia de equipos dedicados a la redacción técnica, todos deben asumir la responsabilidad de mantener la documentación al día. Esto permite que las personas involucradas en el trabajo diario tengan acceso directo a la información más relevante y actual.

¿Cómo puede la documentación ser utilizada como parte de las actividades de mejora continua?

La documentación puede ser utilizada como una herramienta para identificar y resolver problemas durante las actividades de mejora continua. Los equipos pueden marcar áreas problemáticas en los documentos y utilizarlos para realizar ajustes en los procesos o mejorar la comunicación.

¿Qué significa 'mostrar, no decir' en el contexto de la documentación?

El principio 'mostrar, no decir' hace referencia al uso de elementos visuales como imágenes o videos para comunicar instrucciones y procesos. Los elementos visuales son más efectivos para explicar conceptos complejos y ayudan a los usuarios a entender mejor por qué están realizando ciertas acciones.

¿Cuáles son los principios clave para crear documentación efectiva según el orador?

Los principios clave son: eliminar lo innecesario, utilizar la documentación visual, centrarse en lo que aporta mayor valor al usuario, y hacer que la documentación forme parte del trabajo diario de las personas, asegurando que sea constantemente actualizada y útil.