Análisis y descripción de puestos paso a paso

Pepool

18 Mar 202114:06

Summary

TLDREl presente video ofrece una visión detallada sobre cómo llevar a cabo un buen análisis y descripción de puestos, fundamentales para la implementación de un modelo de gestión por competencias. Se destaca la importancia de definir claramente los objetivos del puesto, las actividades y responsabilidades, y los requisitos necesarios para su éxito. Además, se aborda la diferencia entre un análisis de puestos y una descripción de puestos, y se ofrecen estrategias para documentar de manera efectiva las tareas y responsabilidades. Se discuten también las relaciones internas y externas, la estructura organizacional y los perfiles de puesto, incluyendo la escolaridad, la experiencia, las competencias técnicas y soft skills, así como los indicadores de desempeño. El video finaliza con una invitación a compartir y comentar sobre la experiencia en la gestión de puestos.

Takeaways

📝 La descripción de un puesto y su análisis son fundamentales para la implementación de un modelo de gestión por competencias y para estructurar el desarrollo organizacional.
🔍 El análisis de puestos es un estudio detallado de una posición, identificando su objetivo, actividades y requisitos para ser exitoso.
📜 La descripción de puestos es una documentación que resume los aspectos más importantes del análisis, facilitando la comprensión de las responsabilidades y actividades.
💼 Es crucial diferenciar si el puesto es nuevo o existente, ya que esto influye en cómo se lleva a cabo el análisis y la descripción.
🎯 El objetivo del puesto debe ser claro y conciso, evitando la ambigüedad que podría desviar al desempeñador de su valor dentro de la organización.
🛠️ Identificar las actividades y responsabilidades del puesto es esencial para definir la estructura del trabajo y para el proceso de reclutamiento y selección.
⏱️ En el caso de puestos existentes, es recomendable realizar una reunión con los ocupantes y líderes directos para enumerar y priorizar las tareas.
🔄 La implementación de herramientas como un CRM puede optimizar tareas rutinarias, permitiendo que el desempeñador se enfoque en actividades más valorativas.
📋 Al documentar, es importante no abrumar con detalles y mantener la descripción no limitativa para permitir la adaptación a nuevas actividades.
🤝 Definir relaciones internas y externas del puesto es vital para entender cómo el puesto se comunica y colabora con otros departamentos y clientes.
📈 La estructura organizativa y el perfil de requisitos del puesto, incluyendo la escolaridad, experiencia y competencias técnicas y blandas, son claves para el éxito en el rol.
📊 Los indicadores de desempeño son fundamentales para medir y evaluar el éxito del desempeñador en el cumplimiento de los objetivos del puesto.

Q & A

¿Qué es un análisis de puestos y cómo se diferencia de una descripción de puestos?
-Un análisis de puestos es un estudio detallado y minucioso de una posición que incluye identificar el objetivo del puesto, las actividades y tareas que debe realizar y los requisitos para desempeñarla exitosamente. Por otro lado, una descripción de puestos es la documentación de los puntos más importantes del análisis, que debe ser simple y explícito para comunicar a los colaboradores qué actividades deben realizar y cómo para ser exitosos en sus roles.
¿Por qué es importante realizar un análisis de puestos antes de implementar un modelo de gestión por competencias?
-Es importante porque el análisis de puestos proporciona la base para la implementación de cualquier modelo de gestión por competencias. Ayuda a tener una estructura sólida en el desarrollo organizacional y permite a los colaboradores entender cómo deben desempeñar sus roles para ser exitosos.
¿Cómo se define el objetivo de un puesto en el análisis de puestos?
-El objetivo de un puesto se define como un objetivo claro y conciso que pueda ser expresado en una o dos oraciones. Este objetivo debe ser tan específico que pueda ser identificado sin ambigüedades y debe estar alineado con el valor que la posición necesita aportar a la organización.
¿Qué ocurre si el objetivo de un puesto no está bien definido?
-Si el objetivo no está bien definido, puede resultar en la adición de tareas y actividades que desvían la atención de lo que realmente importa para la posición. Esto también puede llevar a seleccionar a la persona incorrecta para el puesto, ya que los requisitos definidos también estarán mal formados.
¿Cómo se determina qué actividades y responsabilidades debe desempeñar una persona en un puesto?
-Para determinar las actividades y responsabilidades, se puede realizar una reunión con las personas que ocupan el puesto o con su líder directo. En dicha reunión, se enlistan todas las actividades, desde tareas rutinarias hasta proyectos especiales, y se limpian las actividades para identificar cuáles son las más relevantes para alcanzar el objetivo del puesto.
¿Cómo se aborda el análisis de un puesto que aún no existe?
-Para un puesto nuevo, se debe tener una reunión con el líder directo y posiblemente con jerarquías superiores para definir el objetivo del puesto y las actividades o tareas. En este caso, no se puede detallar al mismo nivel que para un puesto existente, por lo que es importante priorizar las actividades y enumerar solo las 10 más importantes en la descripción del puesto.
¿Por qué es fundamental definir las relaciones internas y externas de una posición en el análisis de puestos?
-Las relaciones internas y externas son cruciales porque proporcionan una idea de qué nivel de madurez necesita la persona en sus habilidades de comunicación, networking y trabajo en equipo. Esto es importante para la definición de las competencias necesarias y para el desarrollo de la persona en su rol.
¿Cómo se estructura la descripción de puestos para que sea clara y útil para los reclutadores y los colaboradores?
-La descripción de puestos debe ser un documento sencillo y explícito que incluya las actividades más importantes y cómo deben realizarse para ser exitosos. Además, se debe incluir una leyenda que indique que la descripción es descriptiva y no limitativa, lo que permite agregar nuevas actividades sin problemas.
¿Qué son los indicadores de rendimiento o 'capas' de una posición y por qué son importantes?
-Los indicadores de rendimiento son herramientas que ayudan a identificar el desempeño de una persona en su rol. Son importantes porque permiten evaluar si el objetivo de la posición está siendo cumplido y si la persona está en la dirección correcta para alcanzar los objetivos.
¿Cómo se definen los requisitos del puesto en términos de formación y experiencia?
-Se debe definir la formación académica requerida, como una licenciatura o una ingeniería, y la experiencia necesaria para ser exitoso en el puesto. Es fundamental que estos requisitos sean claros y alineados con las actividades del puesto para facilitar el proceso de reclutamiento y selección.
¿Qué son las competencias técnicas y cómo se seleccionan para un puesto?
-Las competencias técnicas son habilidades específicas relacionadas con el conocimiento de un idioma, un software o una técnica de ventas, por ejemplo. Se seleccionan en base a las necesidades específicas del puesto y se detallan en la descripción del puesto para que los candidatos puedan saber qué habilidades son esenciales.
¿Cómo se abordan las competencias blandas en la descripción de un puesto y por qué son importantes?
-Las competencias blandas, como la honestidad, el trabajo en equipo y la orientación a resultados, son habilidades interpersonales y de comportamiento que son cruciales para el éxito en un puesto. Se sugiere definir un máximo de tres competencias transversales para todo el personal y hasta ocho para cada posición, incluyendo las transversales, para evitar saturar el puesto con demasiadas expectativas.

Outlines

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📚 Introducción al análisis y descripción de puestos

Este primer párrafo introduce la importancia de un buen análisis y descripción de puestos para la gestión de competencias y el desarrollo organizacional. Se destaca que estos son fundamentales para estructurar y vender a los colaboradores el entendimiento de sus roles y cómo serán exitosos en ellos. Además, se menciona la diferencia entre un análisis de puestos y una descripción de puestos, y cómo estos conceptos están relacionados pero no son lo mismo.

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🔍 Identificación de objetivos y actividades del puesto

El segundo párrafo se enfoca en el proceso de análisis de puestos, destacando la necesidad de definir claramente el objetivo del puesto y cómo se relaciona con las actividades y responsabilidades que debe desempeñar la persona en el puesto. Se describe la importancia de la precisión en la definición del objetivo, y cómo esto influye en la selección de requisitos y actividades. También se explora la diferencia en el enfoque de análisis si el puesto ya existe o si es nuevo, y cómo se puede utilizar una reunión con los ocupantes del puesto o líderes para identificar las actividades.

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📝 Documentación y priorización de actividades

Este párrafo aborda la documentación de las actividades y responsabilidades identificadas en el análisis de puestos, y cómo se debe presentar en una descripción de puestos. Se sugiere no abarcar actividades en exceso y siempre incluir una leyenda que indique que la descripción es descriptiva y no limitativa. También se menciona la importancia de priorizar actividades y tareas, y se proporciona una estrategia para hacerlo. Se habla de la consideración de relaciones internas y externas del puesto y cómo estas deben ser claras para el desarrollo de competencias en comunicación y trabajo en equipo.

🏢 Estructura organizacional y perfil del puesto

El cuarto párrafo se centra en la definición de la estructura organizacional y cómo se relaciona con el puesto en cuestión. Se describe cómo se debe enfocar en el departamento específico y no en el organigrama completo de la compañía. Se discute la importancia de definir el perfil y los requisitos del puesto, incluyendo la escolaridad, la experiencia y las competencias técnicas y soft skills. Se enfatiza la necesidad de priorizar y ser específico con las competencias para que el puesto pueda tener éxito y se sugiere un enfoque para definir los indicadores de desempeño del puesto.

Mindmap

Keywords

💡Análisis de puestos

El análisis de puestos es un estudio detallado y minucioso de una posición dentro de una organización, con el objetivo de identificar su propósito, actividades y requisitos para alguien que la desempeñe exitosamente. Es fundamental para la implementación de un modelo de gestión por competencias y para estructurar el desarrollo organizacional. En el video, se destaca su importancia para definir claramente el objetivo del puesto y evitar que las tareas adicionales desvíen al desempeñante de su valor dentro de la organización.

💡Descripción de puestos

La descripción de puestos es la documentación que detalla los aspectos más relevantes del análisis de puestos en un formato sencillo y explícito. Sirve para dar a los colaboradores una idea clara de las actividades que deben realizar y cómo realizarlas para ser exitosos en su rol. También ayuda al equipo de reclutamiento y selección al proporcionar una base sólida para identificar al candidato ideal para el puesto.

💡Gestión por competencias

La gestión por competencias es un enfoque en el que las habilidades y conocimientos de los empleados son el núcleo de la estructura organizacional y del desarrollo de las personas. En el video, se basa en esta filosofía para llevar a cabo un buen análisis y descripción de puestos, lo que permite una estructura sólida y una mayor eficacia en el desempeño de los roles dentro de la empresa.

💡Requisitos del puesto

Los requisitos del puesto son los criterios que definen las habilidades, la experiencia y la educación necesarias para alguien para desempeñar exitosamente una posición. En el video, se resalta la importancia de definir estos requisitos de manera clara y específica para evitar malentendidos y para que el proceso de reclutamiento y selección sea más eficiente.

💡Relaciones internas y externas

Las relaciones internas y externas son las interacciones que una posición tendrá dentro y fuera de la organización. En el video, se discute cómo estas relaciones son cruciales para entender el nivel de madurez que necesita una persona en sus habilidades de comunicación, networking y trabajo en equipo, y cómo deben documentarse en la descripción de puestos.

💡Estructura organizacional

La estructura organizacional se refiere a la forma en que se organizan las diferentes posiciones y departamentos dentro de una empresa. En el video, se menciona la importancia de definir esta estructura para un puesto específico, no el organigrama completo, para dar claridad sobre los pasos a seguir en el plan de carrera y quiénes son los puntos de contacto en caso de duda.

💡Competencias técnicas

Las competencias técnicas son las habilidades específicas relacionadas con el conocimiento y las destrezas técnicas requeridas para una posición. En el video, se sugiere incluir estas competencias en la descripción del puesto, como el dominio de un idioma o de un software, para asegurar que el desempeñante tenga las habilidades técnicas necesarias para el rol.

💡Soft skills

Los soft skills, o habilidades blandas, son las cualidades personales que incluyen la comunicación, la empatía, el liderazgo y la capacidad de trabajo en equipo. En el video, se destaca la importancia de definir estos soft skills para un puesto, sugiriendo que se prioricen y se limiten a un número manejable para evitar la saturación de expectativas.

💡Competencias transversales

Las competencias transversales son habilidades y comportamientos que son relevantes y valiosos en cualquier puesto dentro de una organización. En el video, se sugiere definir un máximo de tres competencias transversales, como honestidad, integridad y trabajo en equipo, que sirvan como el ADN del trabajo en la compañía.

💡Indicadores de desempeño

Los indicadores de desempeño son medidas utilizadas para evaluar el rendimiento de un empleado en su puesto. Son cruciales para identificar si una persona está cumpliendo con los objetivos de su posición. En el video, se menciona que estos indicadores son super importantes y que se tratarán con más detalle en un próximo video sobre evaluación de desempeño.

💡Relevancia del objetivo

La relevancia del objetivo del puesto es fundamental para mantener al desempeñante enfocado en las tareas que aportan valor a la organización. En el video, se insiste en la necesidad de que el objetivo sea claro y conciso, para evitar que se agreguen tareas que desvíen al empleado de su misión principal y para definir correctamente los requisitos del puesto.

Highlights

La importancia de un buen análisis y descripción de puestos para la implementación de un modelo de gestión por competencias.

Diferencia entre análisis de puestos y descripción de puestos: análisis detallado vs documentación sencilla y explícita.

El análisis de puestos debe identificar el objetivo, actividades y requisitos para desempeñar una posición exitosamente.

La descripción de puestos ayuda a los colaboradores a entender sus actividades y cómo ser exitosos en su rol.

Identificar si el puesto es existente o nuevo para adaptar el análisis y descripción de manera apropiada.

Definir un objetivo claro y conciso para el puesto para mantener el enfoque y evitar la adición de tareas irrelevantes.

Ejemplo práctico: el objetivo del ejecutivo de ventas es alcanzar una facturación mensual mínima de $50,000.

Determinar actividades y responsabilidades del puesto para alcanzar el objetivo establecido.

La reunión con los ocupantes del puesto existente o líderes directos para listar actividades y priorizarlas.

Importancia de la documentación en la descripción de puestos y consejos para evitar la sobrecarga de información.

Cómo el análisis de un puesto nuevo varía en comparación con uno existente, con énfasis en la definición de actividades y priorización.

Definir las relaciones internas y externas del puesto para entender las interacciones necesarias y las competencias relacionadas.

Establecer una estructura organizativa del departamento al que pertenece el puesto para ofrecer claridad en el plan de carrera.

Identificar los perfiles y requisitos del puesto, incluyendo la escolaridad, la experiencia y las competencias técnicas.

Definir soft skills y competencias transversales clave para el éxito en la organización.

Limitar el número de competencias para evitar la saturación y priorizar aquellas más importantes para el puesto.

Definir indicadores de desempeño para medir el éxito del puesto y su contribución a los objetivos de la organización.

Adaptar la información del análisis y descripción de puestos a las necesidades específicas de la empresa.

El análisis y descripción de puestos exitosa son fundamentales para el crecimiento y desarrollo de las personas y las empresas.