Digitale Postverteilung: Inhouse Post digital mit d.velop inbox management verteilen | Produktvideo

Summary

Das Video zeigt, wie Eingangspost jeglicher Art digital verteilt werden kann, um sie direkt an den richtigen Mitarbeiter zu leiten. Es betont die Wichtigkeit der digitalen Verteilung von Papierpost und elektronischen Eingängen, um Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten. Die Demonstration führt durch die Verteilung von Posteingängen, die Erfassung und Weiterleitung von Dokumenten sowie die Integration in bestehende Geschäftsprozesse.

Takeaways

• 😀 Die Software demonstriert, wie Eingangspost jeglicher Art digital verteilt werden kann.
• 🔍 Das Hauptziel ist, dass die Post direkt zum richtigen Mitarbeiter oder Sachbearbeiter gelangt.
• 📄 Eingangspost kann Papierpost, E-Mails oder Anträge aus verschiedenen Portalen umfassen.
• 💼 Es wird betont, dass Papierdokumente nicht physisch durch das Unternehmen gereicht werden, sondern digital.
• 🔄 Die Verteilung der Eingangspost soll für alle Arten von Eingängen eine einheitliche Lösung bieten.
• 📧 Die Software kann auch für Dokumente, die nicht geöffnet werden dürfen oder können, verwendet werden.
• 📊 Die Lösung basiert auf Standardmodulen der Entwicklungsplattform, um sie in Geschäftsprozesse zu integrieren.
• 📈 Es wird auf die Verteilung von Eingangspost eingegangen, wobei auch die Zuordnung zu fachlichen Prozessen thematisiert wird.
• 📂 Die Software kann auch als Posteingangsverteilung fungieren, wenn die Dokumente nicht direkt zugeordnet werden können.
• 🖥️ Es wird eine Live-Demo der Software gezeigt, die die Erfassung, Verteilung und Bearbeitung von Dokumenten veranschaulicht.
• 🔖 Die Verwendung von Aufgabenlisten und Filtern ermöglicht es Benutzern, ihre täglichen Aufgaben effektiv zu verwalten.

Q & A

Was ist das Hauptziel der digitalen Postverteilung, die im Video beschrieben wird?

Das Hauptziel ist es, die Eingangspost unabhängig von ihrer Art direkt zum richtigen Mitarbeiter oder Sachbearbeiter zu bringen, um Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten.

Welche Arten von Eingangspost können digital verteilt werden?

Es können sowohl Papierpost, die eingescannt wird, als auch E-Mails und Anträge oder Anfragen aus Portalen verteilt werden.

Wie wird die Effizienz von Geschäftsprozessen durch die Nutzung eines DMS-Systems (Dokumentenmanagementsystems) verbessert?

Durch die Verwendung eines DMS-Systems können Papierdokumente digital verteilt werden, was den Umgang mit Dokumenten erleichtern und die Abbildung von Geschäftsprozessen verbessern soll.

Was ist der Unterschied zwischen einer Postverteilung und einer Posteingangsverteilung?

Eine Postverteilung bezieht sich auf den Prozess, bei dem eingangsdokumente an die richtige Stelle oder Person weitergeleitet werden, während eine Posteingangsverteilung auf Fälle zutrifft, bei denen die Dokumente nicht direkt zugeordnet werden können und erst später sortiert werden müssen.

Wie wird die Zuordnung von Eingangsdokumenten im Video behandelt?

Die Zuordnung von Eingangsdokumenten wird durch die Software unterstützt, die festlegt, welche fachliche Verarbeitung erforderlich ist, und durch den Menschen, der die Dokumente prüft und entsprechend weiterleitet.

Was ist der Vorteil der Integration von E-Mails und physischen Posteingängen in das System?

Der Vorteil liegt darin, dass sowohl E-Mails als auch physische Post gleichermaßen im System abgebildet und bearbeitet werden können, was zu einer einheitlichen Behandlung und verbesserter Übersicht führt.

Wie wird die Verteilung von Paketen oder Briefen, die nicht geöffnet werden dürfen oder können, im System abgebildet?

Die Verteilung von solchen Paketen oder Briefen kann ebenfalls in die digitale Verteilung einbezogen werden, und das System kann dazu genutzt werden, den Status und die Verteilung dieser Dokumente zu verfolgen.

Was sind die Hauptfunktionen der Software, die im Video vorgestellt wird?

Die Hauptfunktionen sind die Verteilung von Eingangspost, die Erfassung von Belegen, die Übernahme von Entgegennahme und Aufbereitung von Belegen, sowie die Protokollierung von Laufwegen und Bemerkungen während der Verteilung.

Wie kann man die Software dazu verwenden, die Post eines Unternehmens effektiv zu verteilen?

Man kann die Software verwenden, indem man die Eingangspost prüft, die Empfänger überprüft, die Post entsprechend weiterleitet oder an die richtige Abteilung oder Person sendet und die fachliche Zuordnung der Dokumente vornimmt.

Wie kann die Software bei der fachlichen Zuordnung von Dokumenten helfen?

Die Software kann die fachliche Zuordnung unterstützen, indem sie Eigenschaften und Informationen aus Dokumenten liest und diese mit zusätzlichen Informationen anreichert, um den passenden Empfänger oder die richtige Abteilung zu identifizieren.