Mudança, melhoria e as 3 questões fundamentais
Summary
TLDRThe transcript discusses the concepts of change and improvement, emphasizing their distinct nature. It highlights the importance of understanding these concepts to effectively guide improvement initiatives. The speaker uses examples to illustrate that not all changes lead to better outcomes and introduces a structured approach to identifying the focus, metrics, and potential changes for effective improvement. The transcript also touches on the need for contextualization and understanding organizational boundaries when aiming for improvement.
Takeaways
- 🔄 Change and improvement are distinct concepts; understanding their differences is crucial for effective progress.
- 🚀 Improvement requires change, but not all change leads to better outcomes. It's important to evaluate whether a change will indeed result in improvement.
- 🎯 Clearly define the focus of your improvement efforts to ensure that your changes are directed towards a specific goal.
- 📈 Establishing metrics is essential to measure the success of changes and to determine if they have led to the desired improvement.
- 🤔 Be open to exploring various alternatives for change and avoid settling for the first solution that comes to mind.
- 🛠️ A structured approach to improvement, such as the Mike method, should address three key questions: what to improve, how to measure success, and what changes to implement.
- 🔍 Analyze the current process and identify discomfort points to determine where improvements can be made.
- 📋 Set clear and direct objectives that are communicated to all stakeholders for alignment and understanding.
- 🔢 Choose operational indicators that are closely related to the process and its outcomes to effectively track progress.
- 🚫 Be aware of the limitations and constraints that may impact the change process and the ability to achieve improvement.
- 📈 Use case studies and real-life scenarios to illustrate the principles of change and improvement, and to provide practical examples of their application.
Q & A
What is the main difference between 'change' and 'improvement'?
-Change refers to making a difference or alteration, while improvement implies that the change is for the better. Change can be neutral or even negative, but improvement specifically means enhancing or upgrading something to be more effective or efficient.
Why is it important to understand the concept of change and improvement?
-Understanding the concept is crucial because it guides the application of improvement initiatives. Without a clear understanding, efforts to improve may be misdirected or ineffective, leading to wasted resources and unfulfilled goals.
What is the significance of Albert Einstein's quote in relation to change and improvement?
-Einstein's quote emphasizes the futility of expecting different results from the same actions. It underscores the need for change to achieve improvement, as repeating the same methods will not yield new or better outcomes.
How can one determine if a change has resulted in an improvement?
-A change can be considered an improvement if it leads to a positive outcome that aligns with the defined goals or objectives. This often requires setting up metrics or indicators that can measure the effectiveness of the change.
What are the three key questions that the script suggests should be answered for a structured approach to improvement?
-The three key questions are: 1) What do we want to improve (defining the focus of the improvement), 2) What metrics will we use to determine if it is an improvement, and 3) What changes can we make to achieve the desired improvement.
Why is it necessary to define the scope of improvement efforts?
-Defining the scope helps to focus efforts and resources on the most impactful areas. It prevents aimless change and ensures that the improvement initiatives are aligned with the organization's goals and the specific context of the problem at hand.
How can exploring alternatives contribute to effective improvement?
-Exploring alternatives opens up creative thinking and allows for the consideration of various solutions. It prevents settling for the first option and encourages innovation, potentially leading to more effective and sustainable improvements.
What is the role of feedback mechanisms in the process of improvement?
-Feedback mechanisms provide the information needed to assess whether a change has resulted in an improvement. They are essential for learning, adjusting strategies, and ensuring that the improvement efforts are on track to meet the set objectives.
How can understanding the context of the problem enhance the process of improvement?
-Understanding the context allows for the tailoring of improvement efforts to the specific situation. It takes into account the unique factors and constraints that may affect the success of the changes, leading to more targeted and effective solutions.
What is an example of a situation where change did not result in improvement as expected?
-The script mentions buying carpets for a home to make it look nicer. While this was a change intended to improve the home's appearance, it resulted in allergens being released, causing discomfort and not achieving the desired improvement.
What is the importance of setting clear and direct objectives for improvement?
-Setting clear and direct objectives provides a clear direction and focus for improvement efforts. It ensures that all stakeholders understand the goal and can work towards it in a coordinated manner, increasing the likelihood of achieving the desired improvement.
Outlines
📈 Understanding Change and Improvement
This paragraph introduces the concepts of change and improvement, emphasizing their distinct natures. It discusses the importance of understanding these concepts to guide any improvement initiative effectively. The speaker uses an example of buying shaggy carpets for the home, which seemed like a good change but turned out to worsen the situation by attracting allergens. The point is made that not all changes lead to improvement and that it's crucial to assess whether a change will indeed result in better outcomes.
📊 Measuring Effectiveness through Metrics
The second paragraph delves into the importance of metrics in determining the effectiveness of changes. It explains that different entities may prioritize different metrics, such as speed or accuracy in issuing invoices. The speaker emphasizes the need for a feedback mechanism to understand if a change has led to an improvement. The use of Mike's script is highlighted as a tool to answer three key questions: what to improve, where to start and end, and how to measure success. The paragraph stresses the importance of focusing efforts on improvement and having a clear, contextualized understanding of the goals and limitations within an organization.
🤔 Exploring Alternatives for Change
This paragraph discusses the importance of thinking creatively about alternatives when considering changes. It challenges the notion that the first solution that comes to mind is always the correct one. The speaker uses the example of painting a wall green to increase productivity, suggesting that there may be multiple ways to impact the same metric. The paragraph encourages an open-minded approach to identifying and implementing changes, considering various options and combinations that could lead to the desired improvement. It also touches on the idea of evolving and adapting as changes are implemented, and the importance of aligning efforts with the organizational context and goals.
Mindmap
Keywords
💡Change
💡Improvement
💡Efficiency
💡Metrics
💡Alternatives
💡Focus
💡Contextualization
💡Objectives
💡Constraints
💡Feedback Mechanisms
💡Operational Indicators
Highlights
Differentiating between change and improvement as distinct concepts is crucial for effective progress.
Change is necessary for improvement, but not all changes lead to better outcomes.
The importance of understanding the concept of change to guide improvement initiatives.
Albert Einstein's quote about insanity highlights the futility of expecting different results from the same actions.
The myth that change always leads to improvement is debunked with examples of ineffective changes.
The need for a structured approach to identify and implement effective changes.
The three key questions that the Mike method answers to structure good changes: what to improve, metrics, and possible changes.
Focusing on the effort of improvement is essential to avoid aimless change.
The importance of metrics in determining whether a change is an improvement.
The need to think creatively and consider multiple alternatives for change.
The process of identifying the problem behind the discomfort or issue at hand.
Defining clear and direct objectives for improvement initiatives.
Understanding the operational and financial indicators related to the process.
The example of a purchasing department struggling to find good suppliers and the need for a structured approach to address the issue.
The importance of considering restrictions and boundaries when planning for change.
The application of the Mike method to real-world scenarios for problem-solving and improvement.
Transcripts
o Olá pessoal então Seguindo aqui na
nossa parte de conceitos vamos começar a
nos aprofundar no conceito de mudança e
melhoria né entender que são coisas
distintas né mudar e melhorar são coisas
diferentes e como que eu faço para as
minhas mudanças sem de fato é acertada
sem Impacto eficientes e eficazes na
hora de buscar uma melhoria tudo bem é
importante você saber se conceito porque
isso vai nortear toda aplicação de uma
pena de melhoria para se você for fazer
um de Mike você tem que saber porque que
você vai usar o demais e razão caiaque
nesses conselhos vamos lá começando a
explorar um pouquinho mais melhoria
melhoria
requer mudança
e agora eu melhorar o desempenho de
alguma coisa eu preciso mudar não é
mesmo então se eu quiser atender mais
pacientes lá no Ame você quiser emitir
uma nota fiscal mais rápido você quiser
fazer um bolo mais gostoso eu vou ter
que mudar a maneira como eu tô fazendo
isso é uma pedra basal que a gente
esquece muitas vezes é eu gosto até tem
aquelas frases é que a gente nunca sabe
se essa pessoa mesmo né porque tá na
internet e a internet alguma coisa de
louco né mas tem uma frase que ela
frente de escolas estaduais têm diz que
o asta é o maior é o filósofo não é de
memes do mundo né se não estivesse tanto
mesmo e tanta frase de internet que a
gente viu ele não teria tempo para
trabalhar na frente mas ele desligar uma
frase do Einstein é que diz o seguinte
você fazer a mesma coisa todo dia
esperar um resultado diferente é uma
definição de insanidade é tão que é um
cara louco é o cara que faz sempre a
mesma coisa espera o resultado você Ah
tá então nunca nunca vou conseguir ter
um resultado diferente se eu não mudar
agora uma mudança nem sempre resulta
numa melhoria isso daqui é um mito muito
grande que a gente tem nas empresas e na
sociedade de maneira geral as pessoas
insistem muito na mudança e vai ter que
mudar Vai ter que mudar Vai ter que
mudar Lógico que está implícito que ia
mudar para melhor mas nem sempre uma
mudança vai ser para melhor quantas
vezes você já não fez alguma mudança na
sua vida que foi uma piolha
piorou né ou Quantas vezes você não fez
uma mudança que continua a mesma coisa
né eu recentemente achei que eu fosse
uma boa ideia comprar aqueles tapetes
felpudos para casa sabe eu fiz uma
mudança se tivesse uma melhoria vai
ficar minha casa mais bonita mas eu vi
lá que ele tapete soltava um monte de pé
lá na casa fica suja da alergia no meu
nariz ferra com tudo cara foi uma
mudança comprar aquele tapete que forma
a teoria ele não resultou numa melhoria
e nas empresas na sua O que é a mesma
coisa eu já vi muito Líder fazer
mudanças que não tem nada a ver com nada
que não vou gerar uma melhoria um
exemplo é Nossa eu preciso pintar essa
parede aqui de verde para melhorar a
produtividade uma mudança será que vai
melhorar mesmo produtividade pode ser
que sim pode ser que não a gente tem que
ter uma maneira de saber se a nossa
mudança é uma melhoria e uma maneira da
gente estruturar boas mudanças e são uma
melhoria e aqui que entra as questões
fundamentais para você gerar uma boa
mudança o roteiro de Mike que a gente
viu ela responde essas três questões a
primeira questão é o que queremos
melhorar o qual que é o foco do meu
problema cocô foco do meu projeto teve
lá no definir a gente conversou com as
pessoas a gente viu qual que era a
motivação para organização por quê que é
qualquer o incômodo E por que aquele
incômodo era Tá certo a gente tem que
saber o que que a gente vai melhorar só
mesmo também o que a gente vai melhorar
a gente definir os escopos né O que que
eu quero melhorar onde que começa onde
termina essa é a primeira questão você
tem que ter foco no seu esforço de
melhoria senão você vai sair fazendo
mudança e você não vai saber para que
lado que você quer ir é que nem lá a
lagarta né dá o perdão o gato da Alice
no País das Maravilhas né aí gato que
caminho que eu sigo para onde você quer
ir não sei então sai qualquer um que
você tá feliz mesma coisa quero mudar
mas para que lado que eu quero eu tenho
que saber a segunda questão ela tem a
ver com um métricas né E essa daqui é
uma das questões mais importantes que a
gente tem é para dosar a nossa melhoria
para fazer com que ela seja eficaz né eu
tenho que ser médica como saberemos que
a mudança é uma melhoria eu tenho então
mecanismo de feedback algo que me
informa se a minha mudança é ou não é
uma melhoria para o ins e não existe
nela por isso que todo roteiro de Mike
todo o projeto descer em cima
coloca lá o indicador a eu quero
melhorar o meu processo de emitir nota
fiscal beleza Como você sabe você
melhorou é uma nota com menos erro é uma
nota mais rápida é o que que lógico que
essa métrica ela vai depender de
realidades para realidades para uma
empresa emite nota fiscal mais rápido
pode ser o mais importante para outra
emitir com menos erro pode ser mais
importante para outra eu vou ter que
fazer os dois juntos então eu tenho que
entender e ter ali o indicador ou
conjunto de indicadores para gente
chegar ali e por fim a terceira questão
é Quais mudanças nós podemos fazer
aquela ideia de
alternativas né qual mudança posso fazer
isso daqui é muito legal e é muito
interessante do sistema que ele abre a
sua cabeça para pensar em alternativas
ele abre para você ser criativo e para
não achar que a primeira solução que
aparece é a solução correta
exemplos de alternativas à eu quero
pintar o muro de verde aqui para que é
para aumentar a produtividade quando vai
saber aí o número de trabalho é por
pessoa legal pintar parede é uma maneira
que outra maneira a gente tem de
aumentar a produtividade e impactar esse
indicador de número de trabalho por
pessoa
eu abri aí a nossa cabeça né e a gente
pode muitas vezes é ineci caminho e tem
até uma um conjunto de várias mudanças
para chegar onde gente gostaria a gente
pode ter até um conjunto ali de várias
coisas que a gente vai fazer né ou
caminhar evoluir e ter várias mudanças
diferentes certo mas eu vou ter que
responder essas três questões todo o
esforço de estão inspiracional responde
às três questões o roteiro de Mike não
responde às três questões
aquele a dinâmica do Linkin laje reunião
no começo no final do turno responde o
que que a gente quer melhorar a
produtividade com quem sabe eu vou ver
lá a produção do trem subindo que
mudança a gente pode chegar vou fazer
uma análise dos problemas e a partir
deles que sugestões na Então tudo isso
faz segue nesse caminho não existe
esforço de melhoria não exercício força
excelência operacional
estruturado que não responde essas três
questões básicas
o hino mais
explorando cada uma dessas questões né A
primeira delas o que queremos realizar
como é que a gente responde ela para o
caso concreto seu no lugar que você tá
trabalhando cara você vai ter que
contextualizar
sempre tem que ser feita uma
contextualização porque o que a gente
quer fazer Depende do momento que a
nossa organização tá que o nosso
processo tal com a nossa área está Então
você sempre tem que entender com o seu
chefe com o com todas as pessoas o que a
gente quer lhe restringe também tá o
mundo tem fronteiras a gente só consegue
ser eficiente quem estiver Fronteira
sobre o patrocinador é só o cara de
vendas eu vou tentar entregar alguma
coisa é que esteja no escopo dele vai
ser a melhor solução do mundo muitas
vezes não vai ser mas a vida é feita de
restrições Nem tudo é como a gente
gostaria eu posso começar a melhorar
aqui no meu quadrado a sugerir que os
outros fazem inclusive se você já fez
uma melhoria no seu quadrado e chega com
o resultado para organização eles vão te
escutar muito melhor para você aumentar
o escopo gente assim que a gente cresce
é na nossa carreira assim que a gente
vai ganhando mais confiança é assim que
a gente vai crescendo e depois a gente
tem que definir o objetivo que é definir
o objetivo é criar uma comunicação
simples e direta do que a gente quer
conversei com todo mundo ser que eu
quero qual que é o meu objetivo um
objetivo sempre é inscrito dessa maneira
aumentar o diminuir o indicador entanto
dar uma meta até tal data é isso que a
gente quer a gente quer ali um indicador
geralmente geralmente esses indicadores
são indicadores operacionais
ligados ao seu processo que é um
indicador operacional é o indicador tá
ligado mais na saída do processo na
maneira com que o processo é realizado é
o que que não é o indicador operacional
indicadores financeiros geralmente não
são indicadores operacionais do ponto de
vista prático é muito melhor eu falar
assim ah eu quero melhorar a nota fiscal
tô pontos que nos cenários a motivação
seja a custo geralmente é só que eu não
vou falar eu quero reduzir o custo é da
nota fiscal porquê
e depois a gente vai responder terceira
Quais mudanças podemos fazer seu primo
indicador que tem uma consequência que é
curso por exemplo em vez eu falar
diminuir o custo eu falo eu quero
diminuir o tempo que eu demoro para
fazer uma nota fiscal fazer nota fiscal
mais rápido diminuem o custo dela você
vai estar colocando menos recurso ali no
diminui só que agora eu focar em curso e
eu focar em agilidade em velocidade e
rapidez na emissão de nota quais a gente
pensar em mudanças diferenças quero
diminuir o curso vamos lá três nele
embora diminuir o custo só que aumentei
a velocidade então eu não diminuir
realmente o curso diminui o curso Global
só que eu custo por processo ali tá ruim
agora só falta quero fazer mais rápido
eu diminui o curso para o processo então
confia em mim e vai nessa dica de sempre
ter o indicador operacional do seu
processo tá o curso Ele vai ser
importante
o curso é importante para que se eu
tenho indicador operacional esse
indicador de pressão ao também vira
curso Ok fazer uma redução de custos
para ver se Vocês entenderam Realmente
isso eu coloco um exercício para vocês
então aqui a gente tem exercício só
departamento de compras movimento
Nacional tá com dificuldade de encontrar
bons fornecedores sempre vai buscar por
fornecedores é sempre que vai buscar o
fornecedores mais baratos e confiáveis
Os compradores demoram muito tempo para
conseguir poucas opções o departamento
então ver os custos estão altos e sente
que a galera não tá performando legal é
impaciente com essa situação o diretor
contrata você para Jeane pensando nesse
cenário
responda qual que é o processo por trás
o perdão Qual que é o
o incômodo existentes tá
indicador poderia ser um objetivo legal
né Qual o objetivo seria legal pelo seu
esforço lembre-se o incômodo pensando em
como no cenário mas também fala para mim
anota aí qual que é o processo por trás
do problema Qual que é o processo por
trás problema anota aí e por fim quais
restrições devem ser aplicados na O que
que a gente não pode fazer Pense aí na
Tem esse também na apostila aí no slide
é na próxima aula eu vou corrigir com
vocês Thais
5.0 / 5 (0 votes)