Creacion terceros World Office

Claudia Scalante

17 Aug 201709:58

Summary

TLDREste tutorial en español guía a los usuarios para crear terceros o fuentes de proveedores en un sistema de gestión de negocios. Se explica cómo acceder al panel principal y crear nuevos documentos para empresas o personas. Se detalla el proceso de llenado de información como el número de identificación, ciudad, nombre, propiedades y contacto. Además, se menciona la importancia de completar los datos de contacto y correo electrónico para enviar publicidad y personalizar la información del tercero para facilitar la interacción con clientes frecuentes.

Takeaways

🔑 La creación de terceros (proveedores o clientes) se realiza en el mismo lugar, a través del panel principal, seleccionando 'nuevo' y 'documento'.
📍 Se puede acceder rápidamente a la creación de terceros desde cualquier documento, haciendo doble clic en el campo correspondiente (cliente o proveedor).
🏢 Para empresas, se utiliza el RUT con un nivel específico (900, 800, 711), mientras que para personas naturales se utiliza el RUT sin guión.
🏠 La ciudad seleccionada debe ser la sede central de la empresa, no necesariamente donde está ubicada una sucursal.
🛒 El código se utiliza para identificar el tipo de relación con la empresa, como 'sub distribuidor', 'Medellín' o 'Rionegro'.
📝 En el campo 'razón social' se debe ingresar el nombre completo de la empresa, sin separar en diferentes casillas.
🏷 La propiedad del tercero debe ser marcada como 'cliente' o 'proveedor' según corresponda, no ambas a menos que sea un caso especial.
💼 No es necesario llenar el campo 'vendedor' ya que se puede asignar específicamente en cada factura.
📞 En el apartado de 'direcciones', es importante ingresar la información de contacto, ya que影响到 la capacidad de enviar publicidad y comunicarse con la empresa.
🔗 La pestaña 'contactos' permite personalizar la información del tercero, añadiendo detalles de contacto de personas específicas dentro de la organización.

Q & A

¿A quién está dirigido este tutorial?
-Este tutorial está dirigido a personas que desean aprender a crear terceros o fuentes proveedores en un sistema de gestión.
¿Cuál es la ruta para crear un nuevo tercero en el sistema?
-La ruta es ir al panel principal, seleccionar 'nuevo', 'documento' y luego 'empresa o persona'.
¿Cómo se puede crear un tercero desde un documento existente como una factura de venta?
-Desde un documento existente como una factura de venta, se puede hacer doble clic en el campo 'cliente' y seleccionar la opción de crear un cliente nuevo.
¿Qué tipo de información se debe ingresar para un tercero que es una empresa?
-Se debe ingresar el NIT, la ciudad central de la empresa, el código (por ejemplo, 'sm' para subdistribuidor), el nombre de la empresa, y otras propiedades específicas como 'cliente' o 'proveedor'.
¿Por qué no es necesario poner el guión en el NIT al ingresarlo?
-El sistema lleva automáticamente el guión, por lo que no es necesario ingresarlo manualmente.
¿Qué significa 'razón social' y dónde se coloca esta información?
-La 'razón social' es el nombre completo de la empresa. Se coloca en la primera casilla proporcionada para el nombre de la empresa.
¿Qué es un 'plazo de cupón' y por qué no es necesario llenarlo?
-El 'plazo de cupón' se refiere a la gestión de créditos o cartera, pero no es necesario llenarlo ya que se maneja a través de requisitos previos y no es parte del proceso de creación de terceros.
¿Cuál es la diferencia entre marcar una propiedad como 'cliente' o 'proveedor'?
-La propiedad 'cliente' se marca para indicar que el tercero es un cliente final, mientras que 'proveedor' se usa para indicar que es una fuente de suministro.
¿Por qué no se llena la casilla de 'vendedor' al crear un tercero?
-No se llena porque el vendedor se determina en cada transacción individual y no es específico de un tercero en particular.
¿Qué información se debe ingresar en la pestaña de 'direcciones' para una empresa?
-Se debe ingresar el tipo de vivienda o ubicación de la empresa, la dirección, la ciudad, el teléfono y el celular, y es importante incluir el correo electrónico para enviar publicidad si el tercero lo autoriza.
¿Cómo se personaliza la información de un tercero para facilitar la comunicación?
-Se puede ir a la pestaña de 'contactos' y agregar detalles específicos del contacto, como el nombre, el cargo y la extensión telefónica.
¿Qué se refiere por 'estado de cuenta' y dónde se muestra esta información?
-El 'estado de cuenta' se refiere al historial de transacciones con el tercero. Se muestra en blanco para nuevos clientes y se puede ver en detalle al abrir el registro del tercero.

Outlines

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😀 Creación de terceros en el sistema

Este tutorial enseña cómo crear terceros, ya sean clientes o proveedores, desde el panel principal del sistema. Se explica que se puede realizar esta acción desde cualquier documento, como una factura de venta o una entrada de almacén, simplemente haciendo doble clic para crear un nuevo registro. Se detalla el proceso de llenado de información, como el tipo de documento, el número de identificación, la ciudad central de la empresa, el nombre y el código. Además, se menciona la importancia de asignar propiedades como 'cliente' o 'proveedor' y de no llenar campos innecesarios, como el plazo de cupón o la clasificación, que ya tienen valores predeterminados o no son aplicables.

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📍 Completando la información de terceros

El segundo párrafo continúa explicando cómo completar la información de los terceros, incluyendo la dirección, el contacto y la información de marketing. Se menciona la necesidad de llenar la dirección de la empresa y la ciudad donde está ubicada, así como los números de teléfono y celular en una sola casilla para simplificar. También se aborda la importancia de llenar el correo electrónico para enviar publicidad y la sección de contactos para personalizar la información del tercero. Se concluye con la creación de un tercero básico, listo para ser utilizado en facturas y con la opción de personalización adicional si es necesario.

Mindmap

Keywords

💡Creación de terceros

La 'Creación de terceros' se refiere al proceso de incorporar nuevos clientes o proveedores en el sistema de gestión de una empresa. En el guion, este proceso es fundamental para poder realizar operaciones comerciales como facturas y movimientos de inventario. Se menciona que se puede realizar desde el 'panel principal' o directamente desde un documento existente, como una 'factura de venta', donde se puede crear un nuevo cliente con un doble clic en el campo correspondiente.

💡Documentos

Los 'Documentos' son registros que se crean en el sistema para registrar transacciones comerciales. En el guion, se habla de documentos como 'factura de venta' o 'entrada de almacén', donde se pueden crear terceros si es necesario. Estos documentos son esenciales para llevar un seguimiento de las operaciones y mantener registros contables.

💡Ruta

La 'Ruta' en el contexto del guion se refiere a la secuencia de pasos que se siguen para acceder a una función o crear un registro en el sistema. Por ejemplo, la ruta para crear un nuevo documento es 'panel principal', 'nuevo', 'documento', 'empresa o persona'. Esta ruta es crucial para entender cómo navegar y utilizar el sistema de manera efectiva.

💡Propiedades

Las 'Propiedades' son atributos o características que se asignan a un tercero durante su creación, como 'cliente' o 'proveedor'. Estas propiedades definen el tipo de relación que la empresa tiene con el tercero y son importantes para la gestión de la información en el sistema. En el guion, se menciona que si se está creando un cliente, se marca con la propiedad 'cliente', y de manera similar para proveedores.

💡Razón social

La 'Razón social' es el nombre oficial de una empresa o entidad legal. En el guion, se indica que en el campo de 'primer nombre' se debe ingresar todo el nombre de la empresa, lo que corresponde a su razón social. Esto es relevante para identificar a la empresa de manera única en los registros y transacciones.

💡Cupo de crédito

El 'Cupo de crédito' es la cantidad máxima que una empresa puede prestar a un cliente sin requerir una garantía adicional. Aunque no se explica en profundidad en el guion, se sugiere que hay 'pre-requisitos' para asignar un cupo de crédito, lo que implica que hay un proceso de evaluación de riesgo antes de establecerlo.

💡Tipo de contribuyente

El 'Tipo de contribuyente' clasifica a los terceros según su situación fiscal. En el guion, se menciona que inicialmente se registra como 'persona jurídica' si se trata de una empresa, pero se puede cambiar a 'gran contribuyente' o 'auto retenedor' si corresponde. Esto afecta la retención en la fuente y la responsabilidad fiscal de la empresa.

💡Lista de precios

La 'Lista de precios' es una guía que determina los costos de los productos o servicios que una empresa ofrece. En el guion, se menciona que se selecciona 'punto público uno', que es la lista de precios principal que maneja la empresa, lo que indica cómo se establecen los precios para los clientes.

💡Direcciones

Las 'Direcciones' son los datos de ubicación de los terceros que se registran en el sistema. El guion detalla cómo se ingresan los datos de dirección para una empresa, incluyendo el tipo de vivienda o establecimiento, la dirección propia, la ciudad y otros detalles. Estas direcciones son importantes para la comunicación, el envío de mercancías y la facturación.

💡Contactos

Los 'Contactos' son las personas que representan a un tercero y con quienes la empresa interactúa. En el guion, se describe cómo se personaliza la información del tercero añadiendo detalles de contacto, como el nombre, el cargo y los números de teléfono, lo que facilita la comunicación y la relación comercial.

Highlights

Tutorial dirigido a la creación de terceros o fuentes proveedores.

Proceso de creación de terceros se realiza en el mismo lugar.

Se puede crear un cliente o proveedor desde cualquier documento.

Se puede acceder a la creación de terceros desde una factura de venta o una entrada de almacén.

Se detalla cómo crear un cliente o proveedor desde una ventana de edición de documento.

Se explica la importancia de la ruta para la creación de terceros.

Se menciona la diferenciación entre empresa y persona natural al momento de crear un tercero.

Se indica cómo se asigna el número de identificación y el dígito de verificación.

Se describe la importancia de la ciudad donde está centrada la empresa.

Se detalla cómo se ingresa el código y el nombre de la empresa.

Se menciona la necesidad de ingresar el primer nombre y la razón social de la empresa.

Se explica que no es necesario llenar el plazo de cupón si la persona de créditos o de cartera lo maneja.

Se indica la importancia de marcar la propiedad como cliente o proveedor según corresponda.

Se menciona que no es necesario llenar el campo vendedor si el cliente es atendido por más de un vendedor.

Se explica la importancia de la clasificación de clientes y cómo se solicita la información del medio publicitario.

Se indica que el tipo de contribuyente para una empresa se inicia como persona jurídica.

Se describe la creación de terceros en clasificación DIAN y cómo se llenan los campos de aplicación y rectificado.

Se detalla cómo se ingresan las direcciones de la empresa y la importancia de la información telefónica.

Se menciona la importancia de ingresar la información del correo electrónico para enviar publicidad.

Se indica cómo se personaliza la información del tercero con detalles de contactos.

Se explica que el estado de cuenta aparece en blanco para clientes nuevos y cómo se puede ver la información de inventarios.

Se menciona la pestaña de contactos y cómo se puede ingresar información de contacto específica.