COMO SER MAIS PRODUTIVO | A TRÍADE DO TEMPO | Christian Barbosa | Resumo Animado do Livro

Summary

The video script narrates the story of Fred, a hardworking individual overwhelmed by urgent and circumstantial tasks, neglecting what truly matters in life. It introduces the concept of the 'Time Triad,' which categorizes tasks into important, urgent, and circumstantial. The script advocates for prioritizing important tasks and offers strategies to reduce urgency and delegate effectively. It then outlines a five-step methodology to enhance time management: identity, goal setting, planning, organizing, and execution. The video concludes with a call to action, urging viewers to take charge of their lives and not wait for the 'right' moment to pursue their dreams.

Takeaways

• 🔥 The script introduces the concept of the 'Triade do Tempo', a time management model consisting of three spheres: important tasks, urgent tasks, and circumstantial tasks.
• 📚 Urgent tasks are those that need to be done immediately to avoid negative consequences, while important tasks are those that bring results and make a difference in one's life.
• 🏃‍♂️ Circumstantial tasks are those done due to external influences or old habits, often wasting valuable time without adding value.
• 🚫 To reduce the number of urgent tasks, one should plan ahead, learn to say no, and delegate tasks to others when possible.
• 🧐 The script emphasizes the importance of self-awareness and identity in time management, urging individuals to reflect on what truly brings meaning to their lives.
• 🎯 Setting goals is crucial as it provides direction and acts as a filter to prioritize activities that align with those goals.
• 🗓️ Planning is essential for achieving goals, and the script suggests planning the week ahead, including important activities, commitments, and tasks.
• 📂 The fourth step in the methodology is organization, which involves decluttering and managing information effectively to save time and energy.
• 🏋️‍♀️ Execution is the final step where the plan is put into action, with a focus on prioritizing tasks that have the most significant impact and maintaining focus until completion.
• ⏰ The script concludes with a call to action, urging individuals not to wait for the 'right time' to change their lives but to take responsibility for their dreams and legacy.
• 📖 The speaker recommends reading the book 'A Tríade do Tempo' for a deeper understanding of the methodology and to apply the knowledge to improve one's life.

Q & A

What is the main issue Fred is facing in his life according to the script?

Fred is facing the issue of being overworked and constantly busy, which leads to stress and frustration. He is unable to complete his important tasks and is always exhausted, which prevents him from pursuing his dreams and spending time on things that truly matter to him.

What are the three spheres that make up the concept of the 'Triade do Tempo' mentioned in the script?

The three spheres that make up the 'Triade do Tempo' are important tasks, urgent tasks, and circumstantial tasks. These spheres represent different aspects of how an individual uses their time.

How can one reduce the number of urgent tasks in their life as suggested by the script?

To reduce the number of urgent tasks, one should plan ahead to avoid last-minute rushes, learn to say no to unnecessary demands, and delegate tasks to others when possible.

What are circumstantial tasks according to the script, and why are they problematic?

Circumstantial tasks are those that one is led to do due to the situation, other people, or old habits. They are problematic because they waste valuable time without adding value to one's life.

What is the significance of important tasks in one's life as described in the script?

Important tasks are those that bring results and make a difference in one's life. They are linked to one's physical, mental, emotional, and spiritual well-being and are crucial for personal fulfillment and happiness.

What is the ideal distribution of time among the three spheres of the 'Triade do Tempo' according to the script?

The ideal distribution of time is to have the sphere of importance as the largest, followed by urgency, and then circumstances. This prioritizes what truly matters in one's life.

What are the five stages of the 'Metodologia da Tríade' as outlined in the script?

The five stages of the 'Metodologia da Tríade' are: 1) Identity, which involves self-awareness and reflection on what truly matters in life. 2) Goals, which are established to provide direction and act as a filter for activities. 3) Planning, which involves creating a roadmap for achieving goals. 4) Organization, which is about managing information and surroundings to reduce wasted time and energy. 5) Execution, which is the phase where plans are put into action and tasks are completed.

Why is the 'Identity' stage considered the most important in the 'Metodologia da Tríade'?

The 'Identity' stage is considered the most important because it is the foundation for self-understanding and personal mission. It helps individuals determine what truly brings meaning and fulfillment to their lives.

How does the script suggest one should approach planning their week?

The script suggests planning the week in advance, preferably on Sundays, by noting important activities, commitments, meetings, and tasks. It's important to schedule these with time and duration and to be flexible, leaving room for unexpected events.

What is the final message of the script regarding taking action towards one's dreams?

The script emphasizes that knowledge is useless unless applied, and it's not enough to just dream of a better life. One must take action and not wait for the 'right moment' to change their life. It's a call to not be a slave to urgencies and circumstances, but to reflect and act on one's dreams.

Outlines

00:00

😓 Struggling with Time Management

The first paragraph introduces Fred, a hardworking individual overwhelmed by his hectic life. Despite his efforts, Fred's work never ends, leaving him with a disorganized life and a constant feeling of exhaustion. He struggles to pursue his passion for gastronomy, maintain his health, and spend quality time with friends and family. Fred's attempts at using an agenda and to-do lists have been unsuccessful, leading to further frustration. The paragraph highlights the common issue of people being lost amidst urgent tasks and senseless activities, preventing them from focusing on what truly matters in life.

05:00

🕒 The Time Triangle Concept

The second paragraph delves into the concept of the Time Triangle, a framework consisting of three spheres: important tasks, urgent tasks, and circumstantial tasks. Urgent tasks are those that demand immediate attention, often causing stress and negative consequences if not addressed. The paragraph suggests strategies to reduce urgency, such as planning ahead and learning to say no. Circumstantial tasks are those done out of habit or due to others' demands, which waste time without adding value. Important tasks, on the other hand, are those that bring results and make a difference in one's life, such as physical, mental, emotional, and spiritual activities. The ideal Time Triangle prioritizes important tasks over urgent and circumstantial ones, aiming to minimize the latter two while maximizing the former.

🌟 The Five-Pointed Star Methodology

The third paragraph outlines the Five-Pointed Star Methodology, a sequential and cyclical process for continuous improvement in time management. The first step is identity, which involves self-reflection to identify what truly brings meaning and fulfillment. The second step is setting goals, which serve as a guide and filter for daily activities, ensuring they align with one's objectives. The third step is planning, emphasizing the importance of weekly planning to navigate through commitments and tasks. The fourth step is organization, which tackles the challenge of managing information and maintaining an organized workspace to save time and energy. The fifth and final step is execution, where the focus is on prioritizing tasks and maintaining focus to achieve a meaningful impact. The paragraph concludes with a call to action, urging individuals to take responsibility for their dreams and not wait for the 'right' time to act.

Keywords

💡Time Management

Time management refers to the process of organizing and planning how to divide available time among different tasks. In the video, it is central to the concept of the 'Tríade do Tempo' or 'Time Triad,' which helps individuals prioritize tasks and manage their time effectively to achieve a balance between important, urgent, and circumstantial tasks. The video emphasizes the importance of time management as a key to reducing stress and increasing productivity.

💡Urgent Tasks

Urgent tasks are those that need to be done immediately or within a very short deadline. They often cause stress and can disrupt the day's plans if not addressed promptly. In the context of the video, urgent tasks are one of the three spheres of the Time Triad and are contrasted with important tasks to highlight the need to manage time in a way that minimizes the impact of urgent tasks on one's life.

💡Important Tasks

Important tasks are those that contribute to long-term goals, personal growth, and overall well-being. They are activities that align with one's values and aspirations. The video script uses the character Fred to illustrate the imbalance many people face, where urgent and circumstantial tasks overshadow important tasks, leading to unfulfilled dreams and goals.

💡Circumstantial Tasks

Circumstantial tasks are those that are done due to external factors, habits, or situations rather than personal choice or necessity. They often waste valuable time and do not add value to one's life. The video encourages viewers to reflect on how much time is spent on circumstantial tasks and to consider the impact of these activities on their ability to pursue what truly matters.

💡Stress

Stress is a state of mental or emotional strain or tension resulting from adverse or demanding circumstances. In the video, stress is mentioned as a common outcome of poor time management, particularly when urgent tasks are not managed effectively. It is portrayed as a barrier to achieving a balanced and fulfilling life.

💡Productivity

Productivity refers to the efficiency of an individual or system in converting inputs into desirable outputs. The video advocates for a methodological approach to time management to increase productivity by focusing on important tasks and reducing the time spent on urgent and circumstantial tasks.

💡Legacy

Legacy is the lasting impact or influence one leaves after their lifetime. The video script prompts viewers to consider the legacy they wish to leave, which can be a powerful motivator for identifying and pursuing important tasks over less meaningful ones.

💡Methodology

Methodology in the video refers to the 'Tríade Method,' a five-step process for managing time effectively. This includes identity, goal setting, planning, organization, and execution. The methodology is presented as a cyclical and continuous process aimed at constant self-improvement and better time management.

💡Self-Reflection

Self-reflection is the act of thinking deeply about one's own experiences, feelings, and thoughts. The video emphasizes the importance of self-reflection in the first step of the Tríade Method, where individuals are encouraged to understand their identity and what truly brings meaning to their lives.

💡Prioritization

Prioritization is the process of arranging tasks or projects in order of importance. In the context of the video, prioritization is a key aspect of the execution step in the Tríade Method, where individuals are advised to start with the most important tasks to maximize their impact and avoid the frustration of tackling less important tasks first.

Highlights

Fred is a hardworking individual who is always busy but struggles to complete his tasks, leading to a cluttered and disorganized life.

Fred's work-life is characterized by putting out fires at work, socializing with people he doesn't like, and feeling exhausted and stressed.

Despite having a dream to take a gastronomy course, Fred's life is consumed by work and he neglects his health and social life.

Fred's attempts at using an agenda and to-do lists have been short-lived and ineffective, leaving him feeling unhappy.

The concept of the 'Time Triad' is introduced as a framework to manage time effectively by categorizing tasks into important, urgent, and circumstantial.

Urgent tasks are those that need immediate attention and can disrupt the day if not addressed, often causing stress and negative consequences.

Circumstantial tasks are those done out of habit or due to others' demands, which waste time and don't add value to one's life.

Important tasks are those that bring results and make a difference in one's life, linked to one's physical, mental, emotional, and spiritual well-being.

The ideal Time Triad has the sphere of importance as the largest, followed by urgency and circumstantial tasks.

The 'Methodology of the Triad' is a five-pointed star symbolizing the steps to improve time management: Identity, Goals, Planning, Organization, and Execution.

The first step, Identity, involves self-reflection to understand what truly brings meaning and fulfillment to one's life.

Setting Goals is crucial as it provides direction and acts as a filter to prioritize activities that align with one's objectives.

Planning involves creating a roadmap for one's life, starting with planning the week ahead to include important activities and commitments.

Organization is key to managing the information overload and ensuring that one's workspace and digital environment support productivity.

Execution is about turning plans into reality by focusing on the most impactful tasks first and maintaining focus until completion.

The message emphasizes that waiting for the 'right time' to change one's life is a myth, and action is required to achieve one's dreams.

The book 'The Time Triad' is recommended for those who want to learn more about productivity and take action towards a better life.

Transcripts

[Música]

Este é o Fred ele é esforçado e trabalha

demais vive na correria e fazendo horas

extras mas nunca termina as coisas que

tem para fazer são pilhas e mais pilhas

de trabalho sua caixa de meio está

sempre lotada e bagunçada ele vive

Apagando os incêndios na empresa e fica

até fazendo social com as pessoas que

ele nem gosta mas o pior de tudo é que o

Fred está esgotado estressado e

frustrado pois não consegue fazer o que

é realmente importante em sua a vida há

anos ele adia o sonho de fazer um curso

em gastronomia ele nunca consegue ir à

academia e cuidar da saúde Ele gostaria

de ver os amigos e passar mais tempo com

a família mas está sempre cansado e

precisa terminar os trabalhos pendentes

ele já experimentou uma agenda mas isso

só funcionou por alguns dias depois tudo

foi por água abaixo ele também já tentou

usar uma lista de tarefas mas parece que

isso só piorou a situação terminar o dia

e saber que fez apenas 23 das 357

tarefas acabava com ele

infelizmente Esta é a realidade de

muitas pessoas sonhamos em ter tempo

para o que é realmente importante em

nossas vidas mas por conta desse mundo

Frenético por não sabermos lidar com

tudo acabamos ficando Perdidos entre

imprevistos e tarefas sem sentido e

assim surge a Primeira ideia a Tríade do

tempo é um conceito formado por três

esferas que juntas compõe a forma como

você usa o seu tempo são as tarefas

importantes as urgentes e as

circunstanciais basicamente as tarefas

urgentes são aquelas que precisam ser

feitas naquele exato momento ou como

dizem por aí para ontem Elas costumam

gerar estess ou possuem consequências

negativas Se não forem feitas elas

interrompem o seu dia atrasam o que

realmente deveria ser feito e que traz

resultados para sua vida e podem até

afastar as pessoas importantes e causar

problemas de saúde existem alguns

truques para diminuir as urgências

primeiro planejar se você já sabe que

algo precisa ser feito para que deixar

para a última hora e ficar sofrendo dois

aprender a dizer não Você já parou para

pensar que aceitar tudo que pedem não

prejudica apenas você como também

prejudica os outros três delegar

atividades outras pessoas talvez possam

fazer o trabalho melhor e mais rápido do

que você pense nisto as tarefas

circunstanciais são aquelas que você é

levado a fazer por conta da situação por

conta de outras pessoas ou dos seus

antigos hábitos elas apenas desperdiçam

valioso tempo de sua vida e não agregam

valor são os eventos com pessoas que não

fazem diferença na sua vida as reuniões

desnecessárias as várias e várias horas

vendo coisas na TV que não acrescentam

nada as conversas furadas e mais um

monte de coisas que não fazem diferença

em sua vida pare um pouco e pense sobre

isso quanto tempo você tem jogado fora

com coisas que não fazem o menor sentido

para você e quantas vezes você já deixou

a circunstâncias acabarem com seus

sonhos já as tarefas importantes são

aquelas que trazem resultado e fazem

diferença em sua vida são importantes

para você não para os outros elas estão

ligadas a pelo menos um dos seus quatro

corpos físico F mental emocional e

espiritual elas variam de uma pessoa

para outra mas eu vou dar alguns

exemplos fazer exercícios físicos e

cuidar da sua saúde passar mais tempo

com as pessoas que ama orar meditar

Estudar ler sorrir fazer bem às outras

pessoas dedicar tempo ao seu Hobby ou

aquele projeto dos seus sonhos são

coisas que fazem você realmente se

sentir vivo e que tem um verdadeiro

sentido em sua vida para muitas pessoas

como Fred a Tríade acaba ficando assim

com a esfera das urgências e a esfera

das circunstâncias maiores do que a

esfera das atividades importantes vamos

parar para pensar o ideal seria ter uma

Tríade do tempo em que a esfera da

importância é a maior de todas seguida

pela da urgência e a das circunstâncias

não tem jeito mesmo que você viva em uma

bolha no universo você terá que conviver

com um pouco de cada uma delas elas

fazem parte da vida mas o objetivo é

sempre tentar reduzi-las o máximo

possível mas então como tirar este sonho

do papel e trazê-lo à Vida a solução é a

segunda ideia a metodologia da Tríade

que é simbolizada por uma estrela de

cinco pontas em cada ponta encontra-se

uma etapa do método elas são sequenciais

e cíclicas Ou seja é um processo

contínuo e que Visa constante melhoria a

primeira etapa é a identidade ela se

refere ao autoconhecimento é o ponto de

partida e provavelmente a etapa mais

importante do processo tire algum tempo

e reflita quem são as pessoas que trazem

sentido a sua vida o que realmente faz

você se sentir vivo Imagine você daqui a

muitos anos nos últimos momentos de sua

vida que legado você gostaria de ter

deixado no mundo e na vida das pessoas a

verdade é que só você pode descobrir

essas respostas ninguém mais além de

você pode definir a sua missão um dia

todos nós iremos partir e a única coisa

que ficará é o que deixamos em seus

corações segunda etapa metas muitas

pessoas se sentem Perdidas em suas vidas

porque não tem metas estabelecidas É

como diz o gato na história de Alice no

País das Maravilhas se você não sabe

onde quer chegar qualquer caminho serve

uma vez que você saiba quem é você e o

que é importante em sua vida fica muito

mais fácil definir as suas metas as

metas são importantes porque elas

significam a onde você quer chegar e

elas também funcionam como um filtro em

sua vida sempre que surgir uma nova

atividade veja se ela irá colocar você

mais próximo de seus objetivos caso

contrário procure descartá-la a dica é

ter metas de curto prazo de Médio prazo

e de longo prazo Você deve sempre

escrever as suas metas existe um poder

oculto nisto terceira etapa planejamento

já imaginou estar numa enorme ilha

deserta em busca de um baú de tesouro e

não ter um mapa para saber como

encontrá-lo infelizmente Esta é a vida

de muitas pessoas não basta saber aonde

quer chegar você precisa saber como

chegar lá e só você é o responsável por

Criar o seu planejamento o mapa de sua

vida o mais importante é planejar a sua

semana antes que ela comece o domingo é

a melhor opção para a maioria Anote as

atividades importantes inclua os

compromissos as reuniões as tarefas que

precisam ser feitas Coloque os horários

e a duração de cada item no seu

planejamento e é claro seja flexível não

planeje 100% do seu tempo sempre deixe

algum tempo de sobra para os imprevistos

as urgências e circunstâncias planejar a

semana é uma atividade simples e muito

poderosa quarta etapa organização

vivemos na era da informação todos os

dias somos obrigados a lidar com uma

quantidade enorme de e-mails arquivos

pastas pesquisas e todos os tipos de

conhecimento e muitas pessoas

infelizmente desperdiçam grande parte de

sua energia e de seu tempo por conta da

falta de organização Pare de perder

tempo e dê um jeito em sua vida jogue

fora tudo aquilo que você não precisa

arrume a bagunça na sua mesa Guarde a

papelada de um jeito fácil de encontrar

limpe a sua área de trabalho Guarde os

arquivos nos lugares certos limpe sua

caixa de entrada arquive os e-mails

necessários nas pastas adequadas Define

um horário para responder e-mails e use

um caderno digital e por fim a Quinta

Etapa execução é aqui que tudo se torna

realidade Não cometa aquele erro

clássico de fazer uma lista com todas as

tarefas que precisa fazer e sair

correndo para riscá-lo em ordem

aleatória ou pelas mais fáceis isso

apenas gera muita frustração e pouco

resultado primeiro escreva apenas o que

você realmente precisa fazer segundo

faça uma Estimativa de quanto irá durar

cada tarefa e por por fim e mais

importante priorize as suas atividades

comece sempre pelo mais importante Faça

aquilo que trará um verdadeiro impacto

no seu dia e é claro tenha foco só passe

para outra tarefa quando terminar a

primeira Estas são as cinco etapas do

livro A Tríade do tempo mas antes de

terminar eu preciso dizer algo muito

importante muitas pessoas vivem à espera

do momento certo para mudarem suas vidas

e seus antigos hábitos às vezes elas

esperam a vida inteira e infelizmente

este nunca chega não espere sua vida

acabar para se arrepender de tudo que

deixou de fazer não seja um escravo das

urgências e circunstâncias pare reflita

e se quiser aprender mais eu recomendo

que você leia este livro eu não quero

que você apenas saiba mais sobre

produtividade conhecimento é inútil se

não for usado vá além não basta sonhar

com uma vida melhor é preciso agir você

é o responsável pelo seu sonhos só você

sabe o legado que quer deixar no mundo a

escolha é sua tudo isso depende de você

[Música]