procesos de compras | Sistema de información

Remigio Huarcaya Almeyda

24 Oct 202009:09

Summary

TLDREn este vídeo, Remigio Vaca y Almeida explica el modelo de compras, destacando su objetivo de abastecer productos y servicios al mejor precio y garantizando calidad. Presenta un organigrama funcional con roles como gerente de logística, jefe de almacén y jefe de compras. Detalla los procesos del presupuesto de compras, inscripción de proveedores, cotizaciones, ordenes de compra y compras urgentes. Finalmente, aborda el seguimiento de compras y cómo estos procesos pueden variar según el negocio.

Takeaways

😀 El área de compras tiene como finalidad abastecer productos, servicios e insumos al mejor precio garantizando calidad y condiciones de pago.
👨‍💼 El organigrama funcional incluye un gerente de logística, jefe de almacén, jefe de compras, jefe de planeamiento y jefe de ventas con asistentes especializados en compras nacionales y extranjeras.
📈 El presupuesto de compras es un listado organizado por líneas y productos, que incluye cantidades, fechas de abastecimiento y importes, basado en los requisitos de áreas usuarias y la logística.
📊 El proceso de presupuesto de compras permite conocer el total del presupuesto, cantidades presupuestadas versus compradas, volumen de compras y listado de productos a importar.
🔍 La gestión de proveedores implica no solo buscarlos sino también adecuar sus ofertas a los requerimientos de los productos y servicios.
📋 La cotización es el proceso de solicitar y recibir ofertas de precios de los proveedores para los productos presupuestados.
📊 El cuadro comparativo es una herramienta utilizada para comparar al menos tres cotizaciones basándose en precios, volumen, condiciones de pago y garantía.
🛒 La orden de compra es el resultado de seleccionar la mejor cotización y se comunica al almacén y contabilidad para la planificación y pago.
🔄 El seguimiento de compras es esencial para controlar la llegada de productos, manejar casos de compras urgentes y anular órdenes si es necesario.
📊 Se pueden obtener estadísticas y comparaciones de compras por proveedores para evaluar la eficiencia y efectividad del proceso de compras.

Q & A

¿Cuál es la finalidad del área de compras según el video?
-La finalidad del área de compras es abastecer productos, servicios e insumos con activos a un precio óptimo, garantizando la calidad y las mejores condiciones de pago.
¿Cuál es la función del gerente de logística en el modelo de compras?
-El gerente de logística es responsable de coordinar, elaborar y aprobar el presupuesto de compras, y subordina al jefe de almacén.
¿Qué roles cumple el jefe de almacén en el proceso de compras?
-El jefe de almacén gestiona los ingresos y salidas de los productos y insumos del almacén.
¿Qué es el presupuesto de compras y cómo se realiza?
-El presupuesto de compras es un listado de productos o activos organizados por líneas, que incluye cantidades, fechas de abastecimiento y importes. Se basa en los requisitos de las áreas usuarias y el informe de estonia transmisión logística.
¿Qué información se puede obtener del presupuesto de compras según el video?
-Se puede obtener el total del presupuesto por periodo, por línea, producto, insumo, la cantidad presupuestada versus la comprada, el volumen de comer por producto, productivo por periodo y el listado de productos y activos a importar.
¿Cómo se gestionan los proveedores en el modelo de compras?
-Se gestionan los proveedores adecuando sus altos requerimientos a los productos e insumos necesarios para la producción, y se inscribirán a través de publicaciones en diarios, revistas o internet.
¿Qué es una cotización y cómo se utiliza en el proceso de compras?
-Una cotización es una oferta de precios y condiciones de los proveedores para los productos presupuestados. Se utiliza para crear un cuadro comparativo y seleccionar la mejor oferta.
¿Qué es una orden de compra y cómo se genera?
-Una orden de compra es un documento que formaliza la compra de productos o servicios a un proveedor. Se genera después de elegir una cotización y se envía tanto al almacén para prever la llegada del producto como a contabilidad para el pago.
¿Qué es una compra urgente y cómo se maneja?
-Una compra urgente es una compra que se realiza fuera del presupuesto debido a necesidades inmediatas y no planificadas. Se maneja como una variante en el proceso de compras.
¿Cómo se realiza el seguimiento de las compras?
-El seguimiento de las compras se encarga de controlar que las compras lleguen oportunamente. Puede incluir el control de órdenes pendientes, órdenes parcialmente atendidas, órdenes a riesgo de anularse y estadísticas de vigencia de compra por proveedores.

Outlines

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🛒 Funciones y Procesos del Área de Compras

En este vídeo, Remigio Vaca y Almeida explica el propósito del área de compras, que es abastecer productos, servicios e insumos al mejor precio garantizando su calidad y las mejores condiciones de pago. Se presenta un organigrama funcional que incluye roles como el gerente de logística, jefe de almacén, jefe de compras, jefe de planeamiento y jefe de ventas, cada uno con sus responsabilidades específicas. Se describen los procesos de presupuesto de compras, inscripción o reinscripción de proveedores, cotizaciones, órdenes de compra y seguimiento de compras, incluyendo las compras urgentes. El presupuesto de compras se basa en los requisitos de las áreas usuarias y el informe de transmisión logística, siendo el gerente de logística quien coordina y aprueba este presupuesto. Además, se menciona la importancia de la gestión de proveedores y cómo se evalúa la calidad de la atención a estos.

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📊 Proceso de Cotización y Orden de Compra

Remigio continúa explicando el proceso de cotización, donde se solicita a los proveedores cotizar los productos presupuestados y se compara a través de un cuadro comparativo que considera precios, volumen, condiciones de pago y garantía. Se elige la mejor cotización y se genera una orden de compra que afecta tanto al almacén como a la contabilidad. Se destaca la importancia del seguimiento de las órdenes de compra para asegurar la entrega oportuna del producto y se mencionan los estados de la orden de compra como pendiente, parcialmente entendido, atendida o anulada. Finalmente, se ofrece información sobre cómo se puede requerir información sobre el estado de las órdenes de compra y se sugiere que en un próximo vídeo se profundizará en otros aspectos del modelo de compras.

Mindmap

Keywords

💡Área de compras

El área de compras es un departamento dentro de una organización responsable de adquirir productos, servicios e insumos. En el vídeo, se menciona que su finalidad es abastecer con activos al mejor precio posible, garantizando la calidad y las mejores condiciones de pago. Este concepto es fundamental para entender el modelo de compras que se está explicando.

💡Gerente de logística

El gerente de logística es una figura clave en el área de compras, encargado de coordinar, elaborar y aprobar el presupuesto de compras. En el guion, se destaca que este rol es subordinado al jefe de almacén y es crucial para la gestión de los ingresos y salidas de productos en el almacén.

💡Jefe de almacén

El jefe de almacén es la persona a cargo de gestionar los movimientos de entrada y salida de productos en el almacén. Según el script, este rol es fundamental para la eficiencia en la gestión de inventarios y la disponibilidad de los productos para las operaciones de la empresa.

💡Jefe de compras

El jefe de compras es el responsable de ejecutar las compras planificadas según el presupuesto y las necesidades de la empresa. En el vídeo, se enfatiza que este rol es esencial para asegurar que las compras se realicen de acuerdo con los estándares de calidad y precio establecidos.

💡Planeamiento

El planeamiento en el contexto del área de compras implica analizar y determinar los consumos, compras y ventas realizadas en un periodo. Este proceso es crucial para la toma de decisiones estratégicas y para ajustar los presupuestos y planes de compras futuras.

💡Presupuesto de compras

El presupuesto de compras es un listado de productos o activos organizados por líneas, con cantidades, fechas de abastecimiento y importes. Se menciona en el vídeo que este presupuesto es el resultado de la demanda de las áreas usuarias y el informe de estocolmo, y es una herramienta clave para la planificación de compras.

💡Cotización

Una cotización es una oferta de precios y condiciones de compra que un proveedor hace a una empresa. En el vídeo, se describe cómo se solicita cotización a los proveedores una vez que se conocen los requerimientos y se utiliza para generar un cuadro comparativo antes de realizar la selección de proveedor.

💡Cuadro comparativo

El cuadro comparativo es una herramienta utilizada para analizar y comparar las cotizaciones recibidas de diferentes proveedores. Se menciona en el vídeo que este cuadro ayuda a elegir la mejor oferta basándose en precios, volumen, condiciones de pago y garantía.

💡Orden de compra

Una orden de compra es una instrucción formal para un proveedor para suministrar ciertos bienes o servicios. En el vídeo, se explica que una vez se elige un proveedor a partir del cuadro comparativo, se genera la orden de compra, que es esencial para la coordinación entre el almacén y la contabilidad.

💡Compras urgentes

Las compras urgentes son aquellas que se realizan fuera del presupuesto o planificación habitual debido a situaciones inesperadas. En el guion, se menciona que estas compras son un aspecto variante en el proceso de compras y requieren un manejo diferenciado para garantizar la operatividad de la empresa.

💡Seguimiento de compras

El seguimiento de compras es el proceso de control y monitoreo de las órdenes de compra para asegurar que los productos lleguen a tiempo y cumplan con las especificaciones acordadas. En el vídeo, se destaca la importancia de este seguimiento para el éxito del proceso de compras y la eficiencia de la cadena de suministro.

Highlights

Remigio Vaca y Almeida explica un modelo de compras.

El área de compras tiene como finalidad abastecer productos, servicios e insumos al mejor precio y garantizando calidad.

Se presenta un organigrama funcional modelo con roles como gerente de logística, jefe de almacén, jefe de compra y jefe de planeamiento.

El jefe de almacén gestiona los ingresos y salidas de productos y insumos.

El jefe de compra ejecuta las compras planificadas.

El jefe del planeamiento analiza y determina los consumos y las compras y ventas realizadas.

El jefe de ventas subordina a asistentes especializados en compras nacionales e internacionales.

El proceso de presupuesto de compras resulta en un listado de productos organizados por líneas y productos.

El presupuesto de compras depende de los requisitos de las áreas usuarias y el informe de estonia transmisión logística.

El gerente de logística es responsable de coordinar y aprobar el presupuesto de compras.

El proceso de gestión de proveedores implica no solo buscar sino también adecuar los altos requerimientos a los productos.

La cotización es el proceso de solicitar precios de los proveedores para los productos presupuestados.

El cuadro comparativo se utiliza para comparar cotizaciones y elegir la mejor opción.

La orden de compra se genera después de elegir una cotización y se comunica al proveedor y a contabilidad.

El seguimiento de compras es esencial para controlar que las compras lleguen oportunamente.

Las compras urgentes son aquellas que salen fuera del presupuesto y requieren una orden de compra inmediata.

El seguimiento de compras puede revelar si hay órdenes que corren el riesgo de ser anuladas.

Se pueden obtener estadísticas de vigencia de compra por proveedores y comparaciones de compra.

El modelo de compras se resume en conocer los productos a comprar, elegir los mejores proveedores, gestionar cotizaciones y hacer seguimiento de las compras.