Planning & Organization: Crash Course Study Skills #4

Summary

En este episodio de 'Crash Course Study Skills', Thomas Frank aborda la importancia de la planificación y organización para estudiantes. Introduce dos modos de trabajo: 'Modo Planificación' y 'Modo Robot'. Explica cómo crear un sistema organizacional eficiente que incluya un gestor de tareas, un calendario, un sistema de toma de notas y almacenamiento físico para documentos. Detalla la creación de un esquema de archivo, la práctica de la captura rápida de información y la planificación semanal y diaria. Finalmente, insta a los estudiantes a desarrollar hábitos para usar el sistema de manera efectiva y a realizar revisiones semanales para mantener la organización y la eficiencia.

Takeaways

• 🤖 Estar en Robot Mode implica enfocarse en las tareas sin distracciones y trabajar de manera eficiente.
• 🛠️ Para que el Robot Mode funcione bien, es necesario un entorno organizado y un sistema de programación claro.
• 📈 Un buen sistema organizativo incluye un administrador de tareas, un calendario, un sistema de toma de notas y almacenamiento físico para documentos.
• 📆 Un calendario ayuda a recordar eventos específicos y fechas importantes, mientras que un administrador de tareas maneja bien las tareas con plazos.
• 📒 Las notas digitales y en papel deben ser organizadas de manera que sea fácil encontrar información específica rápidamente.
• 🗂️ Almacenar documentos y material de estudio de manera física es esencial para mantener el orden y la accesibilidad.
• 📁 Crear una estructura de archivos en la computadora como un árbol con ramas ayuda a mantener los archivos organizados y fáciles de encontrar.
• 🔄 Practicar la captura rápida de información es crucial para mantener el sistema organizado y actualizado sin esfuerzo adicional.
• 📅 La planificación semanal y diaria es fundamental para visualizar y gestionar las tareas y eventos venideros.
• 🔄 La revisión semanal del sistema de organización ayuda a evitar el desorden y a mantener la eficiencia en la gestión de las tareas.

Q & A

¿Cuáles son los dos modos en los que opera un estudiante según Thomas Frank?

Según Thomas Frank, los dos modos en los que opera un estudiante son el Modo de Planificación y el Modo Robot.

¿Qué es el Modo Robot y cómo afecta su eficiencia el entorno en el que se encuentra?

El Modo Robot es cuando un estudiante se centra en estudiar o realizar tareas. Su eficiencia se ve afectada por el entorno; necesita un espacio limpio y bien mantenido para funcionar de manera óptima.

¿Qué es un sistema organizacional y qué componentes debe incluir según Thomas Frank?

Un sistema organizacional es el marco para almacenar toda la información y recursos necesarios, y capturar 'ideas'. Debe incluir un gestor de tareas, un calendario, un sistema de toma de notas y algún tipo de almacenamiento físico para documentos en papel.

¿Qué es un 'idea' en el contexto del sistema organizacional mencionado por Thomas Frank?

Una 'idea' es el término utilizado por Thomas Frank para referirse a cualquier información intangible que uno necesite guardar y tener acceso fácil más adelante. Puede incluir tareas, eventos y cualquier otro tipo de información que se desee crear o escribir.

¿Cuáles son algunas características esenciales que debe tener un gestor de tareas según Thomas Frank?

Un gestor de tareas debe permitir registrar fácilmente los detalles y las fechas límite de una tarea, y también debe ser fácil ver qué tareas están próximas a su vencimiento.

¿Qué aplicaciones de gestión de tareas son mencionadas en el guion y cuál es la preferida de Thomas Frank?

Se mencionan Todoist, Trello, Microsoft To-Do y Any.Do como aplicaciones de gestión de tareas. Thomas Frank prefiere Todoist.

¿Por qué es importante mantener separados el gestor de tareas y el calendario según Thomas Frank?

Thomas Frank sugiere que mantenerlos separados funciona mejor porque un calendario es mejor para eventos que ocurren en un tiempo específico, mientras que un gestor de tareas maneja mejor las tareas que tienen fechas límite pero que se pueden trabajar en cualquier momento antes de esa fecha.

¿Cómo sugiere Thomas Frank organizar las notas, ya sean en papel o digitales?

Para notas en papel, sugiere usar cuadernos y tener una sección separada o un cuaderno completo para cada clase. Para notas digitales, recomienda aplicaciones como Evernote, OneNote, Apple Notes o Google Docs.

¿Qué es la 'quick capture' y cómo ayuda a mantener el sistema organizacional eficiente?

La 'quick capture' es la idea de encontrar la forma más rápida y fácil de archivar cosas en el sistema sin comprometer su estructura. Ayuda a mantener el sistema eficiente al asegurar que se registran rápidamente las tareas, eventos u observaciones en el momento en que surgen.

¿Cuáles son las dos formas principales de practicar la 'quick capture' que menciona Thomas Frank?

Las dos formas principales de practicar la 'quick capture' son: 1) Registrar inmediatamente las tareas o eventos en su lugar correcto cuando surgen. 2) Utilizar una nota diaria para anotar todo lo que sucede durante el día y luego, al final del día, mover todo a su lugar correcto en el sistema.

¿Qué es una sesión de planificación semanal y qué se debe hacer durante ella según Thomas Frank?

Una sesión de planificación semanal es un momento para revisar todo lo que vence en las próximas dos semanas y hacer un plan para trabajar en esas tareas. También es un buen momento para hacer planificación a largo plazo, como estudiar para un examen futuro o dividir un proyecto grande en partes más pequeñas.

¿Cómo sugiere Thomas Frank mantener el sistema organizacional ordenado y eficiente a largo plazo?

Thomas Frank sugiere realizar una sesión de revisión semanal para mantener el sistema organizacional ordenado. Durante esta sesión, se debe revisar los planes y reflexionar sobre la semana pasada, comparar lo planificado con lo realizado, y ajustar tareas o eventos en el gestor de tareas y calendario según sea necesario.

Outlines

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📚 Introducción a la organización y planificación

Thomas Frank, en 'Crash Course Study Skills', presenta dos modos de trabajo para estudiantes: el Modo Planificación y el Modo Robot. El Modo Robot se refiere al momento en que se trabaja intensamente, mientras que el Modo Planificación es para organizar y programar el trabajo. Se enfatiza la importancia de un entorno limpio y bien mantenido para el Modo Robot y se introduce la necesidad de un sistema organizacional que incluya un gestor de tareas, un calendario, un sistema de toma de notas y almacenamiento físico para documentos. Se sugieren varias herramientas digitales y métodos en papel, como Todoist, Trello, Microsoft To-Do, Evernote, OneNote, y Google Docs, además de técnicas para mantener la organización, como la creación de una estructura de archivos en forma de árbol y la coloración de eventos en el calendario.

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🗓️ Desarrollo de hábitos de organización y planificación

Para que el sistema organizacional sea efectivo, es crucial desarrollar hábitos de uso constante y correcto, incluso si requiere esfuerzo. Se introduce la idea de 'quick capture', que implica encontrar formas rápidas y sencillas de incorporar información al sistema sin comprometer su estructura. Se discuten dos enfoques: grabar detalles inmediatamente o usar una nota diaria para posteriormente transferir la información. Además, se abordan las sesiones de planificación semanales y diarias, donde se revisan tareas y eventos venideros, se programan sesiones de estudio y se crean planes diarios para tareas y eventos. Finalmente, se sugiere realizar una revisión semanal del sistema para mantener la organización y prevenir el desorden, asegurando que nada se olvide ni se pierda.

Keywords

💡Planificación

La planificación es el proceso de establecer metas y crear estrategias para alcanzarlas. En el video, se destaca como una de las dos modos principales para estudiantes, junto con el Modo Robot. Se menciona que la planificación es esencial para programar y mantener un entorno adecuado para el Modo Robot, permitiendo así que los estudiantes trabajen de manera eficiente. Un ejemplo de planificación mencionado es la creación de un sistema organizacional que incluya un gestor de tareas, un calendario y un sistema de toma de notas.

💡Modo Robot

El Modo Robot se refiere a la fase en la que un estudiante se enfoca completamente en realizar tareas, como estudiar para un examen o terminar un trabajo. Se compara con la funcionalidad de un robot que solo puede hacer lo que le han programado, destacando la importancia de la planificación previa para que el Modo Robot funcione de manera efectiva. En el guion, se sugiere que un entorno limpio y bien organizado es crucial para el éxito de este modo.

💡Sistema organizacional

Un sistema organizacional es una estructura que permite almacenar información y recursos de manera eficiente. En el video, se describe como una herramienta esencial para estudiantes que necesitan gestionar tareas, eventos y notas. Se sugiere que incluir un gestor de tareas, un calendario, un sistema de toma de notas y almacenamiento físico para documentos es fundamental para un sistema organizacional exitoso.

💡Gestor de tareas

El gestor de tareas es una herramienta que permite registrar y gestionar las tareas pendientes. Se menciona en el video como un componente clave de un sistema organizacional, ayudando a los estudiantes a mantener un registro de las tareas que necesitan completar y a visualizar qué tareas están próximas a su vencimiento. Se recomienda elegir un sistema que facilite la grabación de detalles y fechas de vencimiento de las tareas.

💡Calendario

El calendario es otro elemento esencial en un sistema organizacional,专用于 recordar eventos y citas específicas. En el video, se sugiere que mantenerlo separado del gestor de tareas puede ser más efectivo, ya que permite gestionar eventos programados a una hora específica, mientras que el gestor de tareas es mejor para tareas con plazos pero que se pueden realizar en cualquier momento antes de la fecha límite.

💡Toma de notas

La toma de notas es el proceso de anotar información importante para futura referencia. En el video, se discute cómo organizar las notas, ya sea en papel o de forma digital, y cómo integrarlas en un sistema organizacional. Se menciona Evernote como una aplicación de elección para notas digitales, pero también se sugieren otras opciones como OneNote, Apple Notes y Google Docs.

💡Almacenamiento físico

El almacenamiento físico se refiere a la forma en que se guardan los documentos en papel, como boletines y cuadernos llenos. En el video, se sugiere el uso de carpetas plegable portátiles y cajas de archivos para un almacenamiento organizado a largo plazo, lo que ayuda a mantener los materiales秩序井然 y fácilmente accesibles.

💡Planificación semanal

La planificación semanal es un proceso de revisión y organización de las tareas y eventos venideros en una escala de una semana. En el video, se recomienda realizar esta planificación el domingo para estar preparado para la semana siguiente y para programar sesiones de estudio y tareas para evitar el apuro. También se sugiere incluir la planificación a largo plazo, como exámenes futuros y proyectos a granel.

💡Planificación diaria

La planificación diaria implica crear una lista de tareas y eventos para el día en curso. Se menciona en el video que esto puede hacerse en la mañana o la noche anterior, y se sugiere que se traten de combinar tareas similares para mejorar la eficiencia. La planificación diaria ayuda a los estudiantes a enfocar sus esfuerzos y a asegurarse de que sus actividades se realicen de manera coherente con sus metas a largo plazo.

💡Revisión

La revisión es el proceso de evaluar y ajustar un sistema organizacional regularmente. En el video, se sugiere realizar una sesión de revisión semanal para mantener el sistema en orden y evitar el caos. Esto incluye mirar a los planes y reflexionar sobre la semana pasada, ajustar tareas y eventos en el calendario y gestor de tareas, y asegurarse de que el sistema siga siendo útil y confiable.

Highlights

学生有两种模式：规划模式和机器人模式。

机器人模式是专注于学习或完成作业的高效工作状态。

为了高效运作，机器人模式需要良好的环境和程序设定。

组织系统是存储信息和资源以及捕捉想法的框架。

组织系统应包括任务管理器、日历、笔记系统和物理文档存储。

任务管理器用于记录待办事项和截止日期。

日历用于记录具体时间的事件。

笔记系统可以是纸质的，也可以是数字的，用于组织笔记和输出。

物理存储用于保存纸张文档和笔记本。

制定一套规则和惯例来维护系统的有效性。

电脑文件结构应像树一样有清晰的分支，便于文件管理。

使用颜色编码在日历上区分不同类型的事件。

在任务管理器中为每门课程创建项目，以便于组织相关任务。

建立习惯，确保始终正确使用组织系统。

快速捕捉是将信息快速准确地录入系统的方法。

每周规划会议用于审视即将到来的任务和事件。

每日计划包括列出当天的事件和待完成的任务。

定期进行系统回顾，以保持组织的有序性。

通过建立和维护有效的组织系统，可以提高学习效率并确保信息不会遗漏。

Transcripts

Hi, I’m Thomas Frank, this is Crash Course Study Skills, and today you’re going through planning and organization boot camp.

As a student, you have two modes, which I like to call Planning Mode and Robot Mode.

When you buckle down to study for a test, finish a homework assignment, or slog your way through a textbook chapter, you’re in Robot Mode.

You’re doing the work.

But robots can only do what they’re programmed to do, and they need a well-maintained environment to work in.

I’ve seen videos of those robots in car factories – they’re not working with dirty laundry or cheeseburger wrappers laying around.

Those places are pretty clean.

So, if you want your Robot mode to work efficiently, you need to know how to program it and how to create a good environment for it to work in.

[Theme Music]

To get started, you’re going to need an organizational system.

This is the framework for storing all information and resources that we’ll need, and also for capturing “ideas.”

An “Idea” is my term for any intangible information that you need to save and have easy access to later on.

This can include: Tasks, Events, and actual, you know, ideas – things you want to write, create – anything like that.

Additionally, you’ll need a reliable way to store: Notes, Handouts, and any other output you create, be it writing, code, art, or cheeseburger wrapper origami.

So let’s get down to business, defeat the huns, and create that system.

In my mind, any good organizational system worth its salt includes:

A task manager A calendar

A note-taking system And Some kind of physical storage for paper documents

Your task manager is the place where you record the stuff that you need to get done.

It’s what you look to when you get that sudden burst of motivation to do ALL THE THINGS,

and then wonder what all the things actually includes.

You’ll find a zillion different types of task managers out there, but there are only a few really essential features.

Pick a system that makes it easy to record a task’s details and due date, and also make sure it’s a snap to see what’s coming due in the near future.

The task manager that I personally use these days is called Todoist, and it ticks all those boxes.

But there are lots of other options, including Trello, Microsoft To-Do, and Any.Do.

And if paper systems are more your speed, the classic day planner works just as well, as do more recent systems like the Bullet Journal method.

In addition to tasks, you’ll also need to remember upcoming events, and that’s what your calendar is for.

Now if you’re using an old-fashioned paper planner, then your task manager and calendar might be one in the same –

but personally, I’ve always found that keeping the two separate works better for me.

A calendar – in my case, Google Calendar, but it might be Apple’s Calendar app or something else for you – is best for events that will happen at a specific time,

while a task manager better handles things that have due dates, but that you can work on whenever you want before then.

Next, you need to figure out how to organize your notes.

This is pretty simple for paper notes; you just use paper notebooks, and have a separate section or entire notebook for each class.

But, for digital notes, you’ve got a lot of options.

Now, my app of choice has always been Evernote, but you can also take a look at Microsoft’s OneNote,

Apple’s Notes (they’re not always super imaginative with naming over there in Cupertino), or even Google Docs.

Lastly, make sure you’ve got some kind of physical storage for handouts, loose papers, and notebooks you’ve filled up.

Keeping one of those portable accordion folders in your bag works well when you’re away from home, and it combos well with a file box for longer-term storage.

Now once you’ve cobbled your system together, the next step is to develop an scheme for keeping it all organized.

Now, sometimes a scheme is a plan for getting a bunch of small, yellow minions and attempting to steal the moon, and I definitely don’t want to discourage you from doing that.

But, in this context, it just means a set of rules and conventions that help to keep your system organized and useful.

If you choose a good scheme and stick to its rules every time you file away a new task, event, or handout,

then the system will remain useful and you won’t find yourself digging through your laundry basket at 3 a.m. looking for that essay you wrote on Hamlet.

Let’s go to the Thought Bubble.

Your computer’s file structure is a great place to start, since so many people seem content to just let everything sit out on their desktop.

This is a pretty bad scheme to use, because you’re eventually going to lose something.

Plus, all those files will be covering up that Hatsune Miku desktop background that I know you have.

So a better long-term solution is to create a folder structure that’s well-defined, yet flexible.

My recommendation is to set up your computer’s folders like a tree with lots of branches.

The top-level folder is the root of the tree, and that’s where the scheme starts.

So, in this case, that folder will be called “College.”

From there, try to create branches that represent the different aspects of that part of your life.

The first logical branch point in this situation is the year – freshman, sophomore, junior, senior.

Then, as we go further and hit even more specific branch points, choose a logical category for drilling down to the next level.

And this changes depending on the type of information you're organizing.

Like, here, organizing by class makes sense.

We’ve got Sports Psychology, History of Rome, and Film Studies 101.

And finally, add subfolders for big group projects.

If you’re constantly vigilant about saving your work in the correct folder, then this structure will ensure that it’s always easy to find what you’re looking for –

you just go down the branches that lead to it.

Thanks, Thought Bubble.

You can use a similar structure with your digital notes as well.

This is why I like using Evernote so much.

Since everything is organized into Notebooks, and Notebooks themselves can be put into stacks, I can create a scheme that organizes my entire life.

For instance, I’ve got a notebook stack for classes.

Within it, every class I’ve ever taken gets its own notebook,

and within those notebooks I can create notes for individual lectures, reading assignments, and other things.

With your calendar, color-code events so you can see which part of your life they represent,

like classes, extracurricular activities, and part-time job hours.

If you use a paper planner, you can do this by using colored stickers or markers, as well.

Lastly, create projects within your task manager for grouping similar tasks together.

If you’re a student, the most logical way to do this is to create a project for each class, as well as additional projects for anything else you’ve got going on.

Now that you’ve chosen your tools and have your system set up, you need to make sure you’ll actually use it, since putting things into your system properly takes work.

If your teacher assigns something in class, you eventually need to open your task manager and record all the details correctly.

That takes more effort than simply tossing that handout into your backpack or telling yourself, “Eh, I’m sure I’ll remember it.”

But if you don’t do it, your system started to get unorganized and incomplete – which means your brain can’t rely on it anymore.

So you need to build the habit of using your system correctly all the time, even though it takes effort.

And one of the best ways to do that is to remove as much friction as you possibly can from the process.

This is an idea that I like to call quick capture – figuring out the quickest, easiest way to file things into your system without compromising its structure.

There are two main ways to go about practicing quick capture.

The first is to commit to entering things into the correct place the moment they come up.

For instance, if your teacher assigns homework in class, you’d immediately open your task manager and record all the details.

If you do choose to go this route, you can streamline things by choosing apps and tools that simplify the recording process.

A good example is Google Calendar’s iPhone app, which lets you set the date, time, and location of an event just by typing them into the event’s title.

That’s a lot quicker than tapping on each individual field.

It also means eliminating any unnecessary features from your system;

while it might be cool that your to-do app can add priority levels to each task, you probably don’t need them,

and they just add more friction to the process.

The second option here is to use a daily note, which is a simple piece of notebook paper,

or a note that’s quickly accessible on your phone, where you record everything that comes up during the day.

This is a temporary holding place.

At the end of each day, you need to move everything you’ve recorded to the correct place within your system.

All right, so now we are ready to finally dig into the details of planning.

Now, I like to view planning in two separate contexts: weekly and daily.

The main purpose of your weekly planning session is to look at everything that’s coming due during the upcoming week, as well as in the following one.

I recommend doing this on Sunday;

that way, you’ll be aware of everything that’s coming up, and you’ll have a rough idea of when you’ll be able to work on it all based on what’s already in your calendar.

However, there is also some long-term planning that should be done here.

First, if you’ve got an exam coming up in the next month, it’s a good idea to look over everything that will be covered,

and then to schedule study sessions over the upcoming weeks to ensure you don’t find yourself cramming right before it.

If you’ve just been assigned a big project, you can similarly break that project down into small chunks and assign due dates to those chunks.

Think about other big events that might be coming up in your life as well.

Maybe there’s a scholarship deadline coming up, or a birthday you want to remember.

If something comes to mind, add it to your system so you won’t forget it.

In addition to planning out your week, you should also take a few minutes each day to create a daily plan.

This is simply a list of the events you’ve got planned and the tasks you want to accomplish.

Now you can do this in the morning before you start school, or you can do it at night before you go to bed, which is what I prefer to do.

As you create it, try to batch your tasks.

If you have a bunch of easy, low-energy tasks, or errands that require travel, plan ahead and combine them into one big maintenance session.

Doing this will help you get them all done in a short, compact block of time, which in turn frees up lots of uninterrupted time that you can dedicate to your really challenging work.

Finally, to keep your system running smoothly, choose one day per week to do a review session.

And if you want to be extra-efficient, you can just combine it with your weekly planning in order to get it all done in one fell swoop.

During this review session, you’ll do a couple things.

First, look over your plans and reflect on the past week.

Compare what you planned to do with what actually got done, and if there’s a gap between the two, try to figure out what caused it.

Doing this can help you to pinpoint things that are hurting your productivity – maybe you were distracted a lot, or maybe you simply planned to do too much.

After that, go through your task manager and calendar.

If there are any tasks or events that need changes, make them.

This prevents what I like to call “entropy” which is a term in thermodynamics that generally refers to how everything in the universe tends to move toward disorder and chaos.

This is exactly what organizational systems tend to do as well, but by regularly bringing them back to order on a weekly basis, you can keep things from getting too chaotic.

So now that you’ve got your system build and your planning habits in place, you’re well equipped to tackle all the work your classes are going to throw at you in the most effective way possible.

Additionally, you can rest assured knowing that nothing will slip your mind or fall through the cracks, as long as you keep those habits up.

That’s all for now, so thanks for watching, and I’ll see you next time.

Crash Course Study Skills is filmed in the Dr. Cheryl C. Kinney Crash Course Studio in Missoula, MT, and it's made with the help of all of these nice people.

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