Videoblog: Dokumentvorlagen mit MD-Premium DOC
Summary
TLDRDieses Video-Blog zeigt, wie man mit Dokumentvorlagen in einem Programm Rechnungen automatisch erkennen und fehlerhafte Felder befüllen kann. Besonders nützlich für wiederkehrende Dokumente, demonstriert Alex und Jasmina, wie man eine Vorlage für eingangsrechnungen aus einer Muster-Rechnung erstellt, Textbereiche für die Texterkennung markiert und Felder zuordnet. Sie erklären, wie man das Datumsformat setzt und wie die Vorlage in der Praxis eingesetzt wird, um die Bearbeitung von Rechnungen zu erleichtern.
Takeaways
- 😀 Das Video zeigt, wie man mit Dokumentvorlagen eine Rechnung automatisch erkennen lässt und fehlerhafte Felder automatisch befüllen kann.
- 🔍 Die Dokumentenarchivierung wird mit Hilfe von Vorlagen für wiederkehrende Dokumente wie Rechnungen optimiert.
- 📑 Die Vorgehensweise beginnt mit dem Kopieren einer Vorlage aus dem Lieferantenstamm im Register Archiv.
- 🖋️ Es wird eine neue Dokumentvorlage erstellt, wobei man die Dokumententypen für Eingangsrechnungen auswählt.
- 📍 Die Texterkennung basiert auf einer eindeutigen Kennung, die immer an der gleichen Stelle im Dokument erscheint.
- 🎯 Der Bereich für die Texterkennung wird markiert, um die Genauigkeit der automatischen Felderfüllung zu erhöhen.
- 📝 Es wird ein neuer Datensatz im Bereich Erkennung erstellt, um den erkannten Text zu speichern und zu maskieren.
- 🔗 Die Felder für das Suchfeld und die Belegnummer werden entsprechend den Anforderungen zugeordnet.
- 🗓️ Das Datumsformat wird im Register Suchfelder konfiguriert, basierend auf dem Oracle-Formatmodell.
- 🔄 Nach dem Erstellen der Vorlage wird sie in der Praxis getestet, indem eine Rechnung importiert und die automatische Feldzuordnung überprüft wird.
- 💻 Die Vorlage funktioniert auch für bereits importierte Dokumente, vorausgesetzt die Vorlage wurde aus einer Musterrechnung erstellt und ist aktiviert.
Q & A
Was ist das Thema des Videos?
-Das Thema des Videos ist die Verwendung von Dokumentvorlagen, um eine Rechnung automatisch zu erkennen und fehlerhafte Felder automatisch auszufüllen.
Wer sind die Hauptsprecher im Video?
-Die Hauptsprecher im Video sind Alex und Jasmina.
Welche Firma sendet regelmäßig Rechnungen für Hardware?
-Die Firma 'Muster GmbH' sendet regelmäßig Rechnungen für Hardware.
Was ist das Ziel, wenn man eine Dokumentvorlage für Rechnungen verwendet?
-Das Ziel ist, wiederkehrende Rechnungen effizienter zu verarbeiten, indem man automatisch erkennen und fehlerhafte Felder füllt.
Wie wird die neue Dokumentvorlage angelegt?
-Die neue Dokumentvorlage wird im Register 'Archiv' des Lieferantenstammes angelegt, indem man eine SED (Standard-Einrichtungsdokument) kopiert und in 'Datenpflege Archivierung' unter 'Dokumentvorlagen' hinzufügt.
Was ist eine Kennung und wofür wird sie verwendet?
-Eine Kennung ist ein eindeutiger Bereich in einem Dokument, der immer an der gleichen Stelle erscheint und zur Texterkennung verwendet wird.
Wie wird sichergestellt, dass die Texterkennung funktioniert?
-Durch das Festlegen des Bereichs, in dem die Texterkennung stattfinden soll, und die Markierung dieses Bereichs im Dokument.
Was ist der Unterschied zwischen dem oberen und unteren Bereich der Dokumentvorlage?
-Der obere Bereich zeigt den kompletten Text, der innerhalb der Maskierung erkannt wurde, während der untere Bereich verwendet wird, um spezifische Felder wie die Belegnummer zu markieren und zuzuordnen.
Wie wird das Datum in der Dokumentvorlage formatiert?
-Das Datum wird im Format 'Tag Monat Jahr' formatiert, basierend auf den Vorgaben des Oracle Formatmodells.
Wie wird die Verwendung der Dokumentvorlage in der Praxis geprüft?
-Durch den Import einer Rechnung und die Überprüfung, ob die Vorlage korrekt zugewiesen und die Felder automatisch ausgefüllt werden.
Funktioniert die Dokumentvorlage auch für bereits importierte Dokumente?
-Ja, die Vorlage funktioniert für bereits importierte Dokumente, vorausgesetzt die Vorlage basiert auf einer Musterrechnung, die im Dokumentenkontrolle aktiviert ist.
Wo kann man weitere Informationen zu diesem Thema nachlesen?
-Weitere Informationen können auf der Website 'www.dat.de' nachgelesen werden.
Wer ist der Ansprechpartner für weitere Fragen zum Thema?
-Alexander Eckert ist der Ansprechpartner für weitere Fragen.
Outlines
😀 Automatische Erkennung von Rechnungen
Dieses Video zeigt, wie man mit Hilfe von Dokumentvorlagen in einem Programm Rechnungen automatisch erkennen und fehlerhafte Informationen automatisch ausfüllen kann. Besonders nützlich bei wiederkehrenden Dokumenten. Die Anleitung beginnt mit der Integration von Vorlagen in das Lieferantenstammbuch und der Texterkennung, um bestimmte Bereiche in den Rechnungen zu markieren, die für die Erkennung relevant sind. Es wird auch erklärt, wie man Felder für die Texterkennung zuordnet und welche Schritte notwendig sind, um die Vorlage effektiv zu nutzen.
Mindmap
Keywords
💡Dokumentenarchivierung
💡Dokumentvorlagen
💡Automatische Texterkennung
💡Rechnungen
💡Muster GmbH
💡Lieferantenstamm
💡Datenpflege
💡Erkennungsbereich
💡Maskierung
💡Suchfelder
💡Belegdatum
💡Produktionsschritt
Highlights
Willkommen zum Video-Blog mit Alex und Jasmina, in dem das Thema Dokumentenarchivierung erneut im Fokus steht.
Vorstellung, wie man mit Dokumentvorlagen eine Rechnung automatisch erkennen lässt und fehlerhafte Felder automatisch befüllen kann.
Besonderer Fokus auf wiederkehrenden Dokumenten und deren Verwaltung.
Einführung in die Verwendung von Muster GmbH als Beispiel für regelmäßige Hardwarerechnungen.
Erklärung des Prozesses, wie man Rechnungen als Muster verwenden kann, indem man die SED im Lieferantenstamm kopiert.
Anleitung zum Erstellen einer neuen Vorlage für Dokumentvorlagen und Festlegung von Dokumententypen für Eingangsrechnungen.
Beschreibung, wie man den Bereich für die Texterkennung festlegt, basierend auf einer eindeutigen Kennung.
Hinweis auf die Markierung des Bereichs, der für die Erkennung relevant ist, und die Anpassung bei Platzierungsänderungen.
Erstellung eines neuen Datensatzes im Bereich 'Erkennung', um den erkannten Text zu kopieren.
Anweisungen zum Zuordnen von Suchfeldern je nach Dokumententyp und Anwendungsfall.
Beispiel für die Eingabe von 'Belegdatum' mit einem Standard-Datumsformat.
Hinweis auf die Formatvorgaben des Oracle Formatmodells für Datumsangaben.
Demonstration der Vorlagenanwendung in der Praxis und deren Einfluss auf den Rechnungsimport.
Überprüfung der Vorlagenzuweisung während des Rechnungsimports und Anzeige in der Dokumentenkontrolle.
Erklärung, wie bereits importierte Dokumente mit Vorlagen funktionieren, wenn die Vorlage noch nicht aktiviert ist.
Abschluss der Bearbeitung durch das Setzen des Dokuments und Speichern.
Danke für die Erklärungen und Hinweis auf die Online-Dokumentation auf www.dat.de für weitere Fragen.
Einladung zur Kontaktaufnahme mit Alexander Eckert für weitere Fragen zur Datenbank.
Transcripts
hallo und herzlich willkommen zum video
blog mit alex und jasmina nachdem wir
letztes mal die dokumentenarchivierung
in m geblieben dort nicht doch
präsentiert haben zeigen wir dieses mal
wie man mit dokumentvorlagen eine
rechnung automatisch erkennen lassen und
so fehler automatisch befüllen lassen
kann
das ist besonders beim wiederkehrenden
dokumenten sind
wechseln wir dazu gleich ins programm
wir bekommen von dem muster gmbh
regelmäßige rechnungen zu hardware und
möchten diese rechnungen als mister
verwenden dazu kopieren wir im register
archiv des lieferanten stammes die sed
unserem musterrechnung wie den unter
datenpflege archivierung zu den
dokumentvorlagen und gegend dort eine
neue vorlage an und hier fügen wir dazu
kopierte es gibt es noch alle
möglichkeiten
alternativ können wir hiermit auch eine
datei als vorlagen dokument auswählen
links vergeben wie eine titel in unserem
fall hardware und überstimmen die
dokumententypen für eingangsrechnungen
wir legen jetzt den bereich fest wo die
texterkennung zu tragen kommt anhand
einer kennung geht es doch um ende für
einen eindeutigen wären abgesucht der
sich immer an der gleichen stelle
befinden sollte zum beispiel die idee
wir markieren den entsprechenden bereich
worauf muss man beachten wenn der platz
ist zulässt kann eine markierung gerne
ein bisschen großzügiger sein
also falls die rechnungen drucken oder
beim scannen verrutscht ist im register
erkennung erstellen wir einen neuen
datensatz der obere bereich zeigt den
kompletten text amt innerhalb unserer
maskierung erkannt wurde
wir kopieren die idee nummer in den
unteren bereichen so wird innerhalb
dieser markierung gesucht nun wollen wir
noch alles suchfelder zuordnen
je nach typ affair gehen wir bei diesem
schritt unterschiedliche pflicht zum
fehler in der stellen im register
suchfelder einen neuen datensatz ein
beleg datum geben wir eine spalte format
das standard datums format ein tag monat
ja diese format angab er hat dabei nach
vorgaben des oracle format modells zu
erfolgen
nach diesem prinzip gehen wir nun weiter
vor
sie markieren die beleg nummer im
dokument da die begegnung immer
variieren wird macht die exakte suche
nach diesen ziffern keinen sinn
wir lassen den unteren bereich somit
frei drücken ok und weisen das suchfeld
belegen zu den lieferanten weisen wir
eine spalte wert zu und das ohne texte
geschafft unsere vorlag ist fertig sehen
wir uns nun die verwendung mal in der
praxis sei okay zuerst prüfen und
importieren wir wie gewohnt am dokument
[Musik]
schon beim rechnungs import konnte er
sichtlich eine vorlage zugewiesen werden
das sind wie hier war zugewiesene
vorlagen
in der dokumenten kontrolle sehen wir
dass der staatliche kontrolle steht eine
type vergeben wurde und unsere vorlage
hardware aktiv ist
im dokument wurden alle relevanten
felder automatisch erfüllt die gruppe
vorlagen zeigt an welche vorlage aktiv
ist und so wie viel prozent der kennung
durchgeführt werden konnte um unsere
bearbeitung abzuschließen müssen wir nun
die produktion gehen und speichern
funktioniert diese vorlagen für bereits
importierte dokumente ja natürlich
basiert unsere vorlage aus einer
musterrechnung die sich in der
dokumenten kontrolle befindet und noch
nicht aktiviert wurde
dann gehen wir nach dokumenten an sich
dingen zum setzte dokument erkennen und
die vorlage kennen ob dieses dokument
anzuwenden
vielen dank für diese erklärungen kann
man natürlich auch nur so online doku
www.dat.de noch einmal nachlesen und
weitere fragen bitte an alexander eckert
die datenbank partie vielen dank fürs
zuhören servus und ba
[Musik]
[Musik]
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