Como hacer la Caracterización de procesos con ejemplos
Summary
TLDREste tutorial se centra en cómo caracterizar un proceso dentro de un sistema de gestión de calidad. Se explica el proceso de gestión del talento humano, incluyendo la identificación del responsable, el objetivo, el alcance y las actividades involucradas. Se utiliza una fórmula para establecer objetivos claros y se destacan las interacciones entre procesos para evitar duplicaciones o omisiones. Se discute la importancia de las entradas, proveedores, actividades, salidas, clientes, recursos, documentos y requisitos aplicables. Finalmente, se mencionan los indicadores de gestión para medir el desempeño del proceso.
Takeaways
- 😀 El video es un tutorial sobre cómo caracterizar un proceso en un sistema de gestión de la calidad.
- 📝 Es importante realizar un mapa de procesos antes de la garantización de procesos, como se explicó en un tutorial anterior.
- 👤 Se identifica al responsable o líder del proceso, que no necesariamente es quien realiza la actividad sino la figura encargada de supervisar el proceso.
- 🎯 El objetivo del proceso se describe detalladamente, reflejando el logro específico que se espera alcanzar, como en el caso de gestionar las competencias del talento humano de manera oportuna y eficiente.
- 🔢 Se utiliza una fórmula para establecer objetivos del proceso, incluyendo un verbo en infinitivo, el producto, los atributos y la relación con los recursos.
- 🛠 Se define el alcance del proceso, identificando las actividades iniciales y finales y asegurando que no haya duplicación de tareas entre procesos.
- 🔄 Las actividades del proceso deben seguir una secuencia y cumplir con el ciclo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar).
- 📑 Se identifican las entradas, proveedores, responsables, salidas y clientes del proceso, detallando los insumos y productos asociados.
- 🏢 Se clasifican los recursos necesarios para el proceso, incluyendo talento humano, infraestructura y ambiente de trabajo.
- 📚 Se asocian los documentos necesarios para llevar a cabo el proceso, distinguiendo entre documentos internos y externos.
- 📊 Se establecen los requisitos aplicables y los indicadores de gestión para medir y seguir el cumplimiento del proceso.
Q & A
¿Qué es el objetivo principal del video sobre la gestión del talento humano?
-El objetivo principal del video es enseñar cómo caracterizar un proceso de un sistema de gestión de la calidad, específicamente el proceso de gestión del talento humano.
¿Qué se debe hacer antes de garantizar un proceso?
-Antes de garantizar un proceso, es fundamental realizar un mapa de procesos, como se explicó en un tutorial anterior.
¿Quién es el responsable del proceso de gestión del talento humano según el script?
-El responsable del proceso de gestión del talento humano es el jefe de la oficina de talento humano.
¿Cuál es la fórmula para establecer un objetivo para el proceso de gestión del talento humano?
-La fórmula para establecer un objetivo incluye un verbo en infinitivo (rector), el producto del proceso, los atributos del producto y la relación con los recursos, seguido de la palabra 'para' y el impacto esperado en el cliente.
¿Cómo se define el alcance del proceso en el script?
-El alcance del proceso se define identificando la actividad inicial y final del proceso y asegurando que no haya actividades duplicadas o no registradas en ningún proceso.
¿Qué son las actividades y cómo se relacionan con el ciclo PHEVA en el proceso de gestión del talento humano?
-Las actividades son el conjunto de operaciones que realiza el proceso y se relacionan con el ciclo PHEVA (Planificar, Hacer, Verificar, Evaluar y Actuar) para asegurar la secuencia y ejecución de las actividades.
¿Qué se considera como entradas en el proceso de gestión del talento humano?
-Las entradas son los insumos, materias primas e información necesarias para llevar a cabo el proceso, como el presupuesto para capacitaciones, la política institucional y las solicitudes de capacitación y necesidades de personal.
¿Quiénes son los proveedores de proceso y cómo se clasifican?
-Los proveedores de proceso pueden ser internos (otros procesos del sistema de gestión de la calidad) o externos (organizaciones externas) que proporcionan las entradas necesarias para el proceso.
¿Qué se entiende por 'clientes' en el contexto del proceso de gestión del talento humano?
-Los clientes pueden ser internos (otros procesos del sistema de gestión de la calidad que reciben las salidas) o externos (clientes que reciben los productos finales).
¿Cuáles son las tres categorías de recursos mencionadas en el script y cómo se relacionan con el proceso de gestión del talento humano?
-Las tres categorías de recursos son talento humano (cargos que intervienen en el proceso), infraestructura (equipos, instalaciones, servicios de apoyo, sistemas de información) y ambiente de trabajo (condiciones físicas, económicas y sociales que afectan la prestación del servicio).
¿Qué son los documentos asociados y cómo se clasifican en el script?
-Los documentos asociados son aquellos que el proceso requiere para llevar a cabo sus actividades y se clasifican en internos (generados por la organización) y externos (no generados por la organización, como la normatividad).
¿Cuáles son las cuatro categorías de requisitos aplicables mencionadas en el video y cómo se relacionan con el proceso de gestión del talento humano?
-Las cuatro categorías de requisitos aplicables son los del cliente, legales y reglamentarios, organizacionales y los de la norma (ISO 9001 en este caso), que se relacionan con el proceso al establecer los estándares y expectativas que el proceso debe cumplir.
¿Cómo se establecen los indicadores de gestión en el script y cuál es un ejemplo mencionado?
-Los indicadores de gestión se establecen para realizar el seguimiento y medición del proceso. Un ejemplo mencionado es el 'cumplimiento del plan de capacitaciones', que se calcula dividiendo las capacitaciones ejecutadas entre las capacitaciones planeadas.
Outlines
😀 Caracterización de un Proceso de Gestión de la Calidad
En este primer párrafo se aborda cómo caracterizar un proceso dentro de un sistema de gestión de la calidad. Se menciona la importancia de realizar un mapa de procesos y se enfatiza la necesidad de revisar este aspecto antes de proceder. Se describe el proceso de 'Gestión del Talento Humano', destacando su responsabilidad y liderazgo, y se explica el rol del jefe de la oficina de talento humano en este proceso. Además, se detalla el objetivo del proceso utilizando una fórmula que incluye un verbo en infinitivo, el producto del proceso (en este caso, las competencias del talento humano), los atributos del producto y la relación con los recursos. Finalmente, se discute la importancia de definir el alcance del proceso para evitar duplicaciones o omisiones en la ejecución de actividades.
😀 Actividades y Secuenciación en la Gestión del Talento Humano
Este segundo párrafo se enfoca en las actividades que componen el proceso de gestión del talento humano, desde la selección hasta la evaluación del personal. Se destaca la secuenciación de estas actividades y cómo deben cumplir con un ciclo PH (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar). Se menciona la importancia de identificar las entradas y salidas del proceso, así como los proveedores y clientes internos y externos. Se detallan ejemplos de actividades específicas como 'planificar las necesidades de capacitación y de personal' y 'ejecutar los planes de capacitación y realizar los procesos de selección del personal'. También se aborda la interacción entre los procesos y cómo las salidas de uno pueden ser entradas para otros, destacando la importancia de la comunicación y coordinación entre los distintos procesos.
😀 Requisitos y Recursos para la Gestión del Talento Humano
En este tercer párrafo se discute la identificación de los recursos necesarios para el proceso de gestión del talento humano, clasificándolos en talento humano, infraestructura y ambiente de trabajo. Se enfatiza la importancia de identificar los cargos involucrados, los equipos y servicios de apoyo, así como las condiciones ambientales que pueden afectar la prestación del servicio. Se menciona la necesidad de contar con documentos asociados, tanto internos como externos, que son cruciales para llevar a cabo las actividades del proceso. Además, se aborda la importancia de establecer requisitos aplicables, incluyendo los del cliente, legales y reglamentarios, organizacionales y de la norma ISO 9001, para garantizar la efectividad del proceso.
😀 Indicadores de Gestión y Conclusión del Tutorial
El cuarto y último párrafo se centra en los indicadores de gestión, que son esenciales para realizar un seguimiento y medición del proceso de gestión del talento humano. Se menciona un ejemplo de indicador, el 'cumplimiento del plan de capacitaciones', y se sugiere cómo medir su efectividad. Finalmente, se invita a los espectadores a suscribirse al canal y a dejar comentarios y sugerencias para mejorar los tutoriales. Se concluye el tutorial destacando la importancia de la calidad en la gestión de la organización y se anuncia que en el próximo tutorial se explicará cómo se realiza la política de calidad.
Mindmap
Keywords
💡Gestión de la calidad
💡Mapa de procesos
💡Responsable del proceso
💡Objetivo del proceso
💡Alcance del proceso
💡Actividades
💡Entradas y salidas
💡Proveedores
💡Clientes
💡Recursos
💡Documentos asociados
💡Requisitos aplicables
💡Indicadores de gestión
Highlights
Bienvenidos al canal que enseña a implementar sistemas de gestión y control.
Explicación de cómo caracterizar un proceso de un sistema de gestión de la calidad.
Revisar el tutorial anterior sobre cómo realizar un mapa de procesos.
La garantización de procesos se realiza después de hacer el mapa de procesos.
Nombre del proceso es 'Gestión del Talento Humano'.
Identificar al responsable o líder del proceso, que es la cabeza visible del proceso.
El rol del responsable del proceso es asegurar la ejecución de acuerdo con las actividades planeadas.
El jefe de la oficina de talento humano es el responsable del proceso.
Descripción detallada del objetivo del proceso, como gestionar las competencias del talento humano.
Fórmula para establecer un objetivo para el proceso utilizando un verbo en infinitivo y atributos del producto.
Identificar los productos que generan el proceso y su relación con los recursos.
Definir el alcance del proceso, identificando la actividad inicial y final y su interacción con otros procesos.
Descripción de las actividades como conjunto de operaciones que realiza el proceso.
Importancia de seguir el ciclo PHVEA en las actividades del proceso.
Identificar las entradas del proceso, como insumos, materias primas e información.
Describir a los proveedores de proceso, ya sean internos o externos.
Determinar quién es responsable de realizar la actividad en el proceso.
Identificar las salidas del proceso, como los productos obtenidos al ejecutar las actividades.
Definir a los clientes del proceso, que pueden ser internos o externos.
Descripción de las actividades de verificar y actuar como genéricas para todos los procesos.
Identificar los recursos necesarios para el proceso, como talento humano, infraestructura y ambiente de trabajo.
Importancia de los documentos asociados al proceso, tanto internos como externos.
Descripción de los requisitos aplicables, incluyendo los del cliente, legales, organizacionales y de la norma.
Establecimiento de indicadores de gestión para el seguimiento y medición del proceso.
Ejemplo de indicador: Cálculo del cumplimiento del plan de capacitaciones.
Invitación a suscribirse al canal y dejar comentarios y sugerencias para mejorar los tutoriales.
Transcripts
hola amigos bienvenidos a creamos el
canal que le enseña a implementar
sistemas de gestión y control
en este vídeo te explicaremos cómo
caracterizar un proceso de un sistema de
gestión de la calidad
en el tutorial pasado explicamos cómo
realizar un mapa de procesos
la garantización de procesos se realiza
luego de haber realizado el mapa de
procesos
por lo tanto es fundamental primero que
revisen si no lo han hecho cómo se hace
un mapa de proceso
el nombre
de nuestro proceso es gestión del
talento humano
luego continuar continuamos con el
responsable o líder del proceso
aquí se identifica el cargo del empleado
que es responsable del proceso no se
refiere necesariamente al empleado que
realiza la actividad sino a la cabeza
visible de ese proceso
el rol del responsable del proceso es
velar por que el proceso se ejecute de
acuerdo con las actividades planeadas y
realice las divulgaciones de las
novedades del proceso como la
documentación o cualquiera otra
actualización que sufra el proceso
para nuestro caso el responsable del
proceso será el jefe de la oficina de
talento humano
continuamos entonces con el objetivo del
proceso
se describe de manera más detallada el
logro específico que se espera alcanzar
en la ejecución del proceso
5
e
para nuestro caso entonces tenemos
gestionar las competencias del talento
humano de la organización en forma o por
oportuna y eficiente en un ambiente
laboral favorable
pero como realizamos este objetivo
miremos entonces esta fórmula que nos
ayuda
a realizar un objetivo para el proceso
lo primero que debemos colocar es un
verbo en infinitivo como ya habíamos
dicho aquí podemos ver que nuestro mboe
gestionar es un verbo rector gestionar
el producto de ese proceso primero
entonces debemos de identificar hacer un
listado de todos los productos que
generan nuestro proceso en generaría
proceso de talento and y colocamos
entonces el producto estrella para
nuestro caso decidimos que eran las
competencias producto estrella eran la
competencia del talento humano
luego colocamos los atributos de ese
producto entonces vamos a tener uno un
personal con competencia oportuno y
eficientes oportuno y después colocamos
la relación con los recursos que sería
la que serían eficiente porque aquí
colocar la relación con los recursos
debido a que nosotros no nos podemos
gastar todo el presupuesto de la
organización en competencia del talento
humano porque otro proceso también tiene
sus necesidades de recursos
ahora habíamos dicho de que eso se va a
hacer otro atributo sería en un ambiente
laboral favorable
para el caso de los procesos misionales
además de beijing en infinitivo el
producto el atributo y la relación con
los recursos agregamos la palabra para y
luego colocamos el impacto esperado en
el cliente esto solamente aplica para
los procesos misionales y esta formula
la primera fórmula se aplicaría para los
procesos de apoyo estratégico y de
seguimiento
entonces seguimos con el alcance del
proceso
aquí se identifica la actividad inicial
y la actividad final del proceso y la
definición del alcance es muy importante
para determinar las interacciones entre
los procesos de manera que no exista una
actividad que sea realizada por dos
procesos o actividades que se lleven a
cabo pero no están registradas en ningún
proceso
para nuestro caso dijimos que la casera
que este proceso aplicaba a todos los
cargos de la organización de la
organización e incluyen las actividades
desde la selección hasta la evaluación
del personal
continuamos entonces con las actividades
son el conjunto de operaciones que
realiza el proceso
las actividades deben de cumplir una
secuencia es decir que se realiza o
ejecutan de acuerdo al orden en el que
se obtiene el producto o servicio
esperado en el proceso
las actividades deben seguir el ciclo ph
vea
porque aquí vemos las letras p h
y en la otra diapositiva aparecen
verificar y el actual y se deben de
dominarse con un verbo en infinitivo o
el sustantivo correspondiente al verbo
en la matriz de caracterización solo se
coloca el nombre de la actividad pero no
se describe esta descripción se realiza
en los procedimientos documentados o en
los instructivos base primero debemos de
colocar las actividades una vez
que definamos
y que nos ponga y que se ponga de
acuerdo del equipo de trabajo en las
actividades entonces continuamos con las
entradas a identificar las entradas los
proveedores responsables las salidas y
los clientes para nuestro ejemplo en la
actividad de planear colocamos que
planificar las necesidades de
capacitación y de personal y en la
actividad del hacer colocamos dos
actividades ejecutar los planes de
capacitación y realizar los procesos de
selección del personal
una vez que establecemos las actividades
entonces seguimos con las entradas del
proceso
se refiere a los insumos materias primas
e información que se requieren para
llevar a cabo el proceso
puede incluir productos tangibles
información o servicio
las entradas pueden provenir de otros
procesos del sistema de gestión de la
calidad o de clientes externos
entonces las entradas son todo aquellos
insumos que son necesarios para realizar
esta actividad
en nuestro caso para hacer la actividad
planificar las necesidades de
capacitación y de personal necesitamos
el presupuesto para las capacitaciones
la política institucional sobre
capacitación
solicitudes de capacitación y
necesidades de personal
continuamos luego con los proveedores
los proveedores de proceso pueden ser
internos o externos los internos son los
otros procesos del sistema de gestión de
la calidad que le entregan sus salidas
a este proceso
y los proveedores externos se refieren a
la orden a las organizaciones externas
como entidades públicas u otros
proveedores
estos proveedores son los que
realizan las entradas entonces por
ejemplo el presupuesto de capacitación
lo debe hacer un proveedor interno que
el proceso no todavía lo hemos dicho que
es un proceso de gestión financiera
la política institucional es pues la
realizaría el proceso de planeación
estratégica y la solicitud de
capacitación y necesidades de personal
las realizarían todos los procesos del
sistema de gestión de la calidad
continuamos entonces
con el responsable
es el cargo o comité que es el
responsable de realizar que es
responsable de realizar la actividad en
este caso sería el jefe de la oficina de
talento humano
y luego entonces serían las salidas que
se refiere a los productos que se
obtienen
al ejecutar las actividades del proceso
los productos pueden ser tangibles como
por ejemplo un informe o intangible como
por ejemplo atención a los clientes
cuando la norma iso9001 habla de
interacción entre los procesos se
refiere a identificar cuáles son las
salidas de un proceso que pueden ser
entradas para otros procesos
entonces las salidas para esta actividad
será el plan de capacitación y el plan
de vinculación de personal que dice
el número de personas que van a vincular
a la organización en un período
determinado
y luego continuamos con los clientes que
pueden ser internos o externos los
internos son los procesos del sistema de
gestión de la calidad que reciben las
salidas de un proceso
y los estrés no se refieren a los
clientes que reciben nuestros productos
entonces el plan de capacitación son los
clientes serían los empleados de la
misma organización y el plan de
vinculación de presiones serían todos
los procesos
entonces así continuamos con la
actividad de la de láser identificamos
las entradas
identificamos también los proveedores de
esas entradas
quien sería responsable de ejecutar
estas dos actividades
la salida de las actividades y los
clientes de esas actividades
continuamos entonces
con las actividades del verificar y de
la actuar
entonces en las actividades de verificar
estas dos actividades siempre son
genéricas y van para todos los procesos
al igual que las actividades en el
actuar
entonces sería verificar el cumplimiento
de los objetivos del proceso a través de
los indicadores de gestión del proceso y
la otra actividad sería analizar los
resultados de los indicadores de gestión
del proceso
y en la actividad de la actual sería
ejecutar las acciones correctivas
preventivas y de mejora resultado del
análisis de la información repetimos
entonces para que quede claro que estas
actividades digamos que son genéricas
siempre van
y luego entonces también identificamos
las entradas identificamos el proveedor
luego los responsables la salida y los
clientes
de igual forma se hace para la actividad
para actuar
listo entonces continuamos
con los recursos
se pueden clasificar en tres categorías
el talento humano se debe identificar
los cargos que intervienen en el proceso
de recursos de infraestructura se deben
considerar equipos instalaciones
servicios de apoyo como transporte
sistemas de información
jaguares software etcétera y ambiente de
trabajo que se deben considerar
condiciones ambientales físicas
económicas sociales que pueden afectar
la prestación del servicio dentro caso
pues humano serían los empleados de la
oficina de talento humano
infraestructura como computadores vídeo
bean oficina ambiente de trabajo silla
puestos de trabajo
etcétera
continuamos luego entonces con los
documentos asociados atroces que se
refieren a los documentos que requiere
para llevar que requiere el proceso para
llevar a cabo sus actividades
los documentos pueden ser internos que
son todos aquellos documentos que la
organización genera
y documentos externos que son lo que la
organización no genera
continuamos entonces por ejemplo en los
documentos internos pueden ser los
procedimientos del mismo del mismo
proceso y externo podrían ser lee y en
normatividad etcétera es recomendable
que aquí se coloque
porque no sé que no se describen todos
los procesos porque al momento de
eliminar un proceso o de modo de crear
un nuevo procedimiento perdón de
eliminar o crear un nuevo procedimiento
entonces también deberían de actualizar
la matriz de caracterización entonces es
mejor referenciarlo por ejemplo los
documentos del proceso que se encuentren
en un sitio en el sistema documental en
caso tal de que la organización tenga un
sistema documental
luego continuamos entonces con los
requisitos aplicables
existen cuatro categorías para los
requisitos lo primero son los del
cliente que son los que el cliente
establece con la organización los
legales y reglamentarios que se refiere
a lo que el gobierno establece para una
determinada actividad económica los
organizacionales que son los
establecidos por la propia organización
y los de la norma que son los requisitos
de la norma que estamos implementando en
este caso en la iso 9001 y que tienen
relación con el proceso
y por último
estableceremos los indicadores de
gestión
se deben inscribir los indicadores a
través de los cuales se realiza
seguimiento y medición al proceso
y colocamos un indicador como ejemplo
que es cumplimiento del plan de
capacitaciones aparece que estamos
hablando de competencia pero ya habíamos
dicho que íbamos a generar un plan de
capacitación y la fórmula sería
capacitaciones ejecutadas sobre
capacitaciones planeadas
en nuestro próximo tutorial
entonces explicaremos cómo se realiza la
política de calidad de una organización
con esto finalizamos este tutorial y te
invitamos a que te suscribas a nuestro
canal y dejes tus comentarios y sus
sugerencias con el fin de seguir
mejorando nuestros tutoriales
5.0 / 5 (0 votes)