How to write a great memo

Summary

En este video, Nettle Medora comparte cinco consejos clave para escribir un buen memorando. A través de ejemplos, se explica cómo evitar que los memorandos sean largos y aburridos, y cómo asegurarse de que sean claros y eficaces. Se destaca la importancia de tener una solicitud fácil de entender, de reducir al mínimo el encabezado y de llegar al punto rápidamente. También se recomienda repetir la acción necesaria al final y aclarar cuando no se requiere acción alguna. Estos consejos ayudarán a crear memorandos concisos que ahorran tiempo y aumentan la eficiencia en la comunicación.

Takeaways

• 😀 Asegúrate de que un memo sea necesario antes de enviarlo, para no desperdiciar el tiempo de los demás.
• 😀 Un memo debe ser claro y directo, con un único objetivo o acción a realizar por el receptor.
• 😀 Mantén el encabezado del memo corto y conciso, indicando quién lo envía, quién lo recibe y cuál es la acción requerida.
• 😀 Es importante que el contenido del memo vaya al grano rápidamente, sin detalles innecesarios o comentarios al margen.
• 😀 Usa negritas y repite la acción al final del memo para que sea clara y fácil de identificar.
• 😀 Si no se requiere ninguna acción, indica claramente al final del memo con las palabras 'No se requiere acción'.
• 😀 Evita memos largos y aburridos que puedan perder la atención de los lectores.
• 😀 Recuerda que los memos también se leen en dispositivos móviles, por lo que el formato debe ser amigable para pantallas pequeñas.
• 😀 Un buen memo tiene una estructura clara, con la acción esperada al principio y al final del mensaje.
• 😀 Los memos innecesarios crean fricción y sobrecargan a las personas, por lo que es importante asegurarse de que sean realmente necesarios.
• 😀 Revisa siempre el contenido del memo antes de enviarlo para eliminar cualquier detalle superfluo que no aporte valor.

Q & A

¿Cuál es el propósito principal de un memo?

El propósito de un memo es reemplazar reuniones sobre temas pequeños que pueden ser explicados de manera concisa a través de este formato de comunicación escrita.

¿Cuáles son los problemas comunes que pueden hacer que un memo sea inefectivo?

Los problemas más comunes incluyen que el memo sea largo, aburrido, vago o difícil de entender, lo cual puede llevar a que las personas eviten leerlo o no tomen las acciones necesarias.

¿Cómo debe empezar un buen memo?

Un buen memo debe comenzar con una solicitud clara y fácil de entender, antes de entrar en detalles adicionales. Asegúrate de que la solicitud principal esté claramente destacada desde el principio.

¿Por qué es importante tener un encabezado corto en un memo?

Es importante porque los encabezados largos pueden dificultar la lectura, especialmente en dispositivos móviles. Un encabezado corto y directo facilita la comprensión y ahorra tiempo.

¿Qué debe incluir el encabezado de un memo?

El encabezado debe incluir quién lo envía, quién lo recibe y qué se espera de los destinatarios, todo en un formato claro y conciso.

¿Qué se debe hacer si no se requiere ninguna acción en un memo?

Si no se requiere ninguna acción, es crucial indicarlo claramente al final del memo, escribiendo 'No se requiere acción' para evitar confusión.

¿Cómo se puede mejorar la claridad de un memo?

Para mejorar la claridad, se debe ir directo al grano, evitando rodeos innecesarios y explicando de manera breve lo que se espera que se haga. También es útil reiterar la acción requerida al final del memo.

¿Por qué se recomienda resaltar la acción al final del memo?

Resaltar la acción al final del memo garantiza que los lectores no tengan que buscar lo que se espera de ellos, aumentando las probabilidades de que tomen la acción deseada.

¿Qué características tiene un buen memo?

Un buen memo es breve, claro, tiene un encabezado conciso, se va directo al punto y reitera la acción al final, asegurando que los destinatarios comprendan fácilmente lo que se espera de ellos.

¿Qué errores comunes se deben evitar al escribir un memo?

Se deben evitar encabezados largos, textos innecesarios, lenguaje complicado, y la falta de claridad en cuanto a la acción que se espera de los destinatarios.